Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: Udformet af:

Transkript

1 Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: Center for Erhverv Udformet af: Center for Kontrol og Center for Erhverv Ajourføringspligtig: Center for Kontrol og Center for Erhverv Udstedelsesdato: Anvendes for efterfølgende kontrol oversendt efter 23. september 2015 KONTROLINSTRUKS 1 % til brug for efterfølgende kontrol på stedet Bruges ved efterfølgende kontrol af investeringsprojekter, der har modtaget tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet og Hav- og Fiskeriudviklingsprogrammet Indhold 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT... 2 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 4 A. Kontroltype... 4 B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager... 4 C. Oplysninger om tilsagn... 6 D. Udbetaling(er) kontrollen vedrører... 7 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol... 8 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget G. Deltagere i kontrolbesøget H. Resultater af kontrol I. Kontrollør navn og dato SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M J. Projektets opretholdelse K. Opbevaring af dokumenter L. Overholdelse af krav til synliggørelse af tilskud, hvis projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet informationsmateriale M. Overholdelse af krav til skiltning N. Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger Bilag 1 - Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Bilag 2 - Registrering af mistanke om svig Bilag 3 - Kollektive læhegn... 29

2 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT Udfyldes af kontrolløren Kontrolresultat Ja Nej Er det en OK-kontrolrapport? (sæt X) Hvis Nej, hvilke punkter i rapporten, har givet anledning til bemærkninger: Angiv nummer på de spørgsmål, hvor der er bemærkninger. Selve bemærkningerne skal angives under punkt H. Er der sendt høringsbrev til tilsagnshaver? (sæt X) Hvis Ja, er der modtaget et høringssvar? (sæt X) Er høringssvaret vedlagt? (sæt X) Udfyldes af Center for Erhverv DATO Sagsbehandler initialer Der skal udføres efterfølgende kontrol af investeringsprojekter for at sikre, at de forpligtelser der er beskrevet i tilsagnet mv. er opfyldt. Udtagelsen til kontrol beror på båre risiko og tilfældighed. 1 Til baggrund for kontrolbesøget skal dokumenter vedrørende projektansøgningen, projektets godkendelse, ordningens bekendtgørelse, vejledning, tilsagn og eventuelle senere godkendte ændring af projektet, budget, eventuelle tidligere kontrolrapporter (fx afsyningsrapport), slutrapport, udbetalingsanmodning(er), udbetalingsbrev(e), mv. læses igennem. Formålet med den efterfølgende kontrol er at kontrollere, at den investering, der tidligere er udbetalt tilskud til, ikke har undergået væsentlig forandring siden slutudbetalingen. Derudover bliver opbevaringen af dokumenter kontrolleret. Endelig bliver det kontrolleret, om der er skiltet, hvis relevant. Alle punkter (Ja/Nej felter eller afkrydsningsfelter) samt bemærkningsfeltet i kontrolrapporten SKAL udfyldes. Hvis punktet ikke er relevant, angives dette. Relevante bilag og dokumentation for den gennem- 1 jf. art. 52 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 2 af 29

3 førte kontrol skal vedlægges. Jeres svar og bilag er dokumentation for, at kontrollen er udført samt dokumentation for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet ved kontrollen. Dit svar må ikke formuleres, så der kan fremkomme tvivl om svaret, såsom Jeg formoder. Niveauet for kontrol fremgår af den generelle kontrolinstruks og af forklaringerne til de enkelte spørgsmål her i kontrolinstruksen. Hvis du i den konkrete sag ikke modtager oplysninger/ser/observerer ting som anført i kontrolinstruksen (fx ved at ansøger eftersender dokumenter som burde have været forelagt under kontrolbesøget), beskriv da en sådan svaghed i kontrollen. Hvis du mener dette er væsentligt for din konklusion af kontrollen, skal dette anføres. Baseret på dine svar i kontrolrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Derfor er det vigtigt, at det tydeligt fremgår, der er taget stilling til samtlige punkter i rapporten og at der er taget stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål, der er dukket op undervejs i kontrollen på stedet. Generelt set omfatter efterfølgende kontrol: Kontrol af investeringens opretholdelse Opbevaring af bilag Evt. skiltning Afsnit A-D udfyldes af Center for Erhverv. Afsnit F-K udfyldes af kontrolløren. I de resterende afsnit (E, L, M, og N) udfylder Center for Erhverv de grå felter og kontrolløren udfylder de hvide felter. Side 3 af 29

4 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Kontroltype Udfyldes af Center for Erhverv LDP 1 % 2 EFF 1 % 3 B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager Udfyldes af Center for Erhverv b.1 Udtræksårsag: Risiko eller Tilfældigt udvalgt jf. risikoanalyse. b.2 Tilskudsordning: Den ordning under LDP eller EFF/EHFF projektet har fået tilskud under. b.3 Bekendtgørelse: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for projektet. Angiv link til bekendtgørelsen. b.4 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder for projektet. Angiv link til vejledning(er). b.5 Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i DCK, samt Captia nr. b.6 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. b.7 Projekttype: Angiv type af projektet. Er der tale om varekøb, anlæg, tjenesteydelser mv. b.8 Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.9 Tilskudsmodtagers adresse: Tilskudsmodtagers adresse fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.10 Kontaktperson: Hvis tilskudsmodtager har oplyst en kontaktperson anføres denne her. b.11 Telefon: Tilskudsmodtagers telefonnummer fremgår af udbetalingsanmodning. 2 jf. art. 52 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Kontrol på stedet af projektets gennemførelse inkl. bilagskontrol. 3 jf. art. 125 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013. Side 4 af 29

5 b.12 Tilskudsmodtagers fremgår af udbetalingsanmodning. b. 13 CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. b.14 Projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler: Angiv hvis projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler. Materialet skal IKKE kontrolleres her, det skal kun konstateres om udbudsmaterialet foreligger hos tilsagnshaver. b.15 Infrastrukturprojekt? Ja/Nej b.16 Krav om tilladelser/godkendelser? b.17 Generelle og specifikke bemærkninger fra Center fra Erhverv: Ja/Nej. Hvis Ja angiv, hvilke tilladelser/godkendelser der skal foreligge. Her angiver Center for Erhverv de forhold, som kontrolløren skal være særligt opmærksom på i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen. Opfyldelse af specifikke krav. Fx hvis der er krav om 1 meter udyrket stribe jord langs med det etablerede læhegn opretholdelse af insektvold langs med læhegn hvis størrelsen på en sø er tæt på 100 eller m2 Side 5 af 29

6 C. Oplysninger om tilsagn Udfyldes af Center for Erhverv c.1 Anfør varighed af opretholdelsespligten: c.2 Dato for udbetaling af slutudbetaling: 5 år fra sidste udbetalingsdato. Anfør periode. Fremgår af slutudbetalingsbrevet. Dette er også startdato for opretholdelsesperioden c.3 Dato for tilsagn: Datoen fremgår af tilsagnsbrevet. c.4 Projektperiode: Datoer for projektperiode fremgår af tilsagnsbrevet og evt. senere projektforlængelse. Side 6 af 29

7 D. Udbetaling(er) kontrollen vedrører Nedenfor angives projektets samlede anmeldte udgifter samt oplysninger om den samlede udbetaling, som skal kontrolleres ved dette besøg. Udfyldes af Center for Erhverv d.1 Projektets samlede faktiske udgifter: Udfyldes af Center for Erhverv Fremgår af ansøgning(er) om udbetaling. Udfyldes af Center for Erhverv Betaling nr. Dato Udfyldes af Center for Erhverv Udbetalt beløb Udfyldes af Center for Erhverv d.2 Slutudbetaling Se dato på udbetalingsbrev Se beløb i udbetalingsbrev d.3 Total: Samlet udbetalt støttebeløb Side 7 af 29

8 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol I tabellerne nedenfor angives de afsnit der skal udfyldes (DEL 1), samt de bilag og andet dokumentation, som vedlægges kontrolrapporten (DEL 2). Når kontrollen er gennemført, angiver kontrolløren de afsnit og bilag, samt den dokumentation, som er vedlagt kontrolrapporten. På den måde har sagsbehandleren overblik over præcis, hvilke fotos og bilag der skal inddrages i den videre sagsbehandling. Bemærk der er indsat hyperlink så det er muligt at hoppe frem og tilbage i instruksen. Stå på linket og tast: Ctrl + venstre klik med musen. (Der er indsat hyperlink på nogle afsnit i tabellen herunder samt tilhørende overskrift hyperlinket henviser til). Udfyldes både af Center for Erhverv (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) DEL 1 Sæt X hvor relevant AFSNIT AFSNIT I KONTROLRAPPORTEN, SOM ER UDFYLDT OG VEDLÆGGES Udfyldes af Center for Erhverv med X Skal vedlægges hvis Center for Erhverv har sat X eller ej relevant Eller hvis kontrollen har givet anledning Udfyldes af kontrollør J Projektets opretholdelse X K Opbevaring af dokumenter X L M N Overholdelse af synliggørelse af tilskud (publikationer, websider og andet informationsmateriale) Overholdelse af krav til skiltning Landskabs- og biotopforbedrende beplantning Ved kollektive læhegn, benyt bilag 3 Hvis X, udfyld også tabel under afsnit L Hvis X, udfyld også tabel under afsnit N I tabellen nedenfor angives bilag, fotos og andet dokumentation som er vedlagt kontrolrapporten. Udfyldes af kontrolløren DEL 2 Bilagsnr./foto nr. Beskrivelse af bilag/dokumentation/foto Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du tage et, hvor det er muligt at se placeringen af skiltet og et hvor teksten kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere Side 8 af 29

9 søer, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto i henvisning i teksten. Ved foto af hegn/søer m.m. angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDF-fil. Filen navngives Fotodokumentation bilag 1 til afsyningsrapporten og sagsnr. Side 9 af 29

10 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget Udfyldes af kontrolløren f.1 Varslingsdato: Dato på varslingsbrevet. Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at virkeliggørelsen af målet med denne kontrol ikke bringes i fare. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage 4. Ved varsling om kontrol anmodes ansøger om, at samtlige bilag og originalbilag er til stede under besøget og at de er ordnet på en sådan måde, at det umiddelbart er muligt at finde de enkelte dokumenter, og at bilag der indgår i sagen og årsregnskab omfattende året/årene for projektets gennemførelse forefindes ved besøget. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til Den generelle kontrolinstruks, februar 2013, som findes på NaturErhvervstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol - jordbrug Kontrolinstrukser ( Tilsagnshaver skal altid have udleveret folderen Information om kontrolbesøg. Folderen findes på NaturErhvervstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol jordbrug. f.2 Dato for kontrolbesøg: Den dato kontrolbesøget finder sted. f.3 Starttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos tilskudsmodtager). f. 4 Sluttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra tilskudsmodtager). 4 Jf. art. 25 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integreret forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 10 af 29

11 G. Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrolløren g.1 Fra Miljø- og Fødevareministeriet: g.2 Deltager(e) fra tilskudsmodtager: Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra Miljø- og Fødevareministeriets side (NaturErhvervstyrelsen, Fødevarestyrelsen) Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra tilskudsmodtagers side. Side 11 af 29

12 H. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrolløren på baggrund af den gennemførte kontrol (afsnit J til N samt evt. bilag) JA NEJ Bemærkninger h.1 Er investeringen opretholdt? Bemærkninger h.2 Fejl og mangler fundet ved kontrollen. h.3 Øvrige bemærkninger til kontrollen. Skriv de bemærkninger for de punkter du har angivet i første tabel i rapporten. Øvrige bemærkninger som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Side 12 af 29

13 I. Kontrollør navn og dato Udfyldes af kontrolløren i.1 Navn: Navne på de medarbejdere, der har været involveret i kontrollens gennemførelse og rapportering. Ved 2 kontrollører på stedet, anføres begge navne. Ved 1 kontrollør på steder og 1 kontrollør til gennemgang af rapporten anføres ligeledes begge navne. i.2 Dato: Den dato hvor kontrolsagen er afsluttet i Center for Kontrol og oversendt til Center for Erhverv. Side 13 af 29

14 SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M. J. Projektets opretholdelse Udfyldes af kontrolløren j.1 Er der foretaget besigtigelse af investeringer, herunder kontrol af eventuelle serienumre/ stel nr. på investeringerne? JA NEJ Bemærkninger Hvis Nej, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Alle investeringer (fysiske genstande), som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges og fotograferes. Fx maskiner, udstyr, ITudstyr så som computere, printere og lign. I tilfælde af naturprojekter som fx læplantning (planteindkøb, plantning m.m.), etablering af søer, rydning af arealer og forberedelse til afgræsning (hegn, drikkevandsforsyninger m.m.) skal dette besigtiges og fotograferes. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Tjek om serienumre, model/type mv. er i overensstemmelse med oplysningerne på faktura. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m2, meter eller vægt af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, vejningen optællingen osv. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses for repræsentativ. Hvis investeringen er gået i stykker, repareret, genafskaffet m.m. se nærmere under Opretholdelse i 5 år i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Find Centre og enheder EU & Landbrug Center for Erhverv Projektdesign ABC, Instrukser, mv. (link: Side 14 af 29

15 j.2 Er projektet ophørt eller flyttet? Hvis Ja, anmod tilsagnshaver om en forklaring. j.3 Er projektet anvendt til et andet formål end det oprindelige formål jf. tilsagnet? j.4 Er der sket væsentlige ændringer af projektet? Se tilsagn. Spørg tilsagnshaver. Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Projektets oprindelige formål er at gennemføre projektet i overensstemmelse med tilsagnet. Spørg tilsagnshaver. Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. j.5 Ved infrastruktur projekter. Er der sket en ændring i ejendomsretten til infrastrukturdelen af projektet? j.6 Hvis ja i j.5 Se b.16. Spørg tilsagnshaver. Bemærkninger Bemærkninger Har en virksomhed eller et offentligt organ en uretmæssig fordel af denne ændring? Side 15 af 29

16 K. Opbevaring af dokumenter Udfyldes af kontrolløren k.1 Er relevante dokumenter (bilag, fakturer, betalingsdokumentation) opbevaret af tilskudsmodtager, som fastsat i tilsagnsbrev og evt. senere godkendte ændringer? JA NEJ Bemærkninger Se tilsagn og evt. senere godkendte ændringer. Hvis Nej, angiv hvilke dokumenter der ikke er opbevaret. Hvis nogen eller alle påkrævede dokumenter ikke er opbevaret, som fastsat i tilsagnsbrevet, angiv hvilke samt evt. tilskudsmodtagers begrundelse. Bemærk, hvis der er sket reparation/indkøbt nye ting, skal tilsagnshaver også gemme disse fakturaer i opretholdelsesperioden. Se mere i ABC instruksen. k.2 Hvis der har været udbud i forbindelse med projektet. Er udbudsmaterialet fortsat opbevaret? k.3 Er udbudsmaterialet identisk med det indsendte? k.4 Hvis der har været krav til tilladelser/godkendelser i forbindelse med projektet. Er materialet fortsat opbevaret? k.5 Er tilladelser/godkendelser stadigvæk gældende? Se felt b.14. Hvis Nej, angiv hvilke dokumenter der ikke er opbevaret. Hvis nogen eller alle påkrævede dokumenter ikke er opbevaret, som fastsat i tilsagnsbrevet, angiv hvilke samt evt. tilskudsmodtagers begrundelse. Bemærkninger. Hvis Nej, angiv hvorfor. Se flet b.16. Hvis Nej, angiv hvilke dokumenter der ikke er opbevaret. Hvis nogen eller alle påkrævede dokumenter ikke er opbevaret, som fastsat i tilsagnsbrevet, angiv hvilke samt evt. tilskudsmodtagers begrundelse. Bemærkninger. Side 16 af 29

17 L. Overholdelse af krav til synliggørelse af tilskud, hvis projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet informationsmateriale Udfyldes kun, hvis Center for Erhverv har anmodet om det. AFSNITTET SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Krav om synliggørelse af tilskud, da projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet materiale Udfyldes af Center for Erhverv, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Center for Erhverv har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Center for Erhverv anfører hvad der er lavet i projektet (publikationer, websider og andet) Udfyldes af Center for Erhverv I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Center for Erhverv. JA NEJ Bemærkninger l.1 For projekter omfatter udarbejdelse af publikationer dvs. rapporter, brochurer, foldere, plakater, postkort, flyers og nyhedsbreve og/eller elektronisk formidling i form af websider eller andet informationsmateriale. Bemærkning. Vedlæg foto eller lignede som dokumentation. Forefindes materialet hos tilsagnshaver? l.2 Er det identisk med det materiale der blev indsendt sammen med udbetalingsanmodningen? Bemærkninger. Hvis Nej, angiv hvorfor. Side 17 af 29

18 M. Overholdelse af krav til skiltning Udfyldes af kontrolløren m.1 Er der opsat skilt/tavle/plakat? m.2 Hvis tilsagnshaver har indsendt dokumentation for skiltning. Er skiltet stadigvæk identisk med det indsendte? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja, vedlæg foto der viser placering af skiltet samt foto af skiltet, hvor teksten SKAL kunne læses. Angiv størrelse på skilt (A4/A3, eller andet) Hvis Nej, redegør næremere for de konstaterede forhold. Skiltekravet afhænger af programperiode og projektstørrelse. Bemærkninger Hvis Nej, angiv hvorfor. Side 18 af 29

19 N. Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger Udfyldes kun, hvis Center for Erhverv har anmodet om det. AFSNITTET SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger - individuelle tilsagn Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger kollektive tilsagn. Bilag 3 skal udfyldes Udfyldes af Center for Erhverv, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Center for Erhverv har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Følgende afsnit er kun for individuelle tilsagn. Ved kollektive tilsagn, skal bilag 3 udfyldes i stedet for. Beplantningernes etablering, placering og vedligeholdelse Antal beplantninger ifølge tilsagn/udbetaling Antal beplantninger kontrolleret Længde/bredde af hegn ifølge tilsagn/udbetaling: m. rækker Længde/bredde af hegn ifølge kontrol: m. rækker Bemærkninger Notér antal kontrollerede beplantninger og størrelse på de kontrollerede beplantninger. Angivelse af meter hegn, antal rækker og ha, skal være pr. beplantning for både Center for Erhverv og Center for Kontrol. Størrelse småbeplantning ifølge tilsagn/udbetaling: Størrelse småbeplantning ifølge kontrol: ha ha Side 19 af 29

20 Bemærkninger fra Center for Erhverv om betingelser for 60% tilskud: Udfyldes af Center for Erhverv Skriv de særlige betingelser for projektet, angivet i tilsagnet og evt. senere ændringer: Center for Erhverv beskriver, hvilke særlige betingelser der skal være opfyldt for det pågældende projekt. 1. Udfyldes af Center for Kontrol: Er de særlige be tingelser overholdt? JA NEJ Bemærkninger til overholdelse af de supplerende betingelser: Udfyldes af Center for Kontrol Beplantningernes etablering, placering og vedligeholdelse JA NEJ BEMÆRKNINGER a. Svarer antallet af de kontrollerede beplantninger til antallet af beplantninger i tilsagn med eventuelle ændringer? (sæt kryds) b. Er der overensstemmelse mellem beplantningernes placering og udformning i tilsagn(og senere ændringer) og kortmateriale og de kontrollerede beplantninger? (sæt kryds) Hvis de kontrollerede beplantninger ikke svarer til antallet af beplantninger i ansøgningen (med senere ændringer) afkrydses i NEJ, Beliggenhed, længde og antal rækker i et hegn skal svare til det i tilsagnet (med senere ændringer) beskrevne og det på kort angivne. En småplantnings beliggenhed (og antal planter) skal ligeledes stemme overens med det tilsagn og kort. Hvis det for eksempel af ansøgningen fremgår, at der er tale om et 200 m langt 6 rækket hegn, og det er et 400 m langt 3 rækket hegn, der er etableret, sæt kryds i NEJ, og beskriv de faktiske forhold under bemærkninger. Der er ingen bagatelgrænse, hvad længde og antal planter angår Side 20 af 29

21 c. Består hvert hegn af 1-7 planterækker, og er arealet af hver småplantning mindre end 0,5 hektar? (sæt kryds) d. Er beplantningernes vedligeholdelsestilstand tilfredsstillende? (sæt kryds) Er småplantningen etableret rundt om et vandhul, eller er der en lysning inde i beplantningen, indregnes areal af vandhul eller lysning i de 0,5 hektar. Et hegn ophører med at være tilskudsberettiget, hvis der inden for 5 år efter den afsluttende udbetaling af tilskud, plantes yderligere rækker, så antallet af rækker overstiger 7. Et hegn må gerne med den ene eller begge ender støde op til skov. Det skaber optimale ledelinjer. En småplantning ophører med at være tilskudsberettiget, hvis der inden for 5 år efter den afsluttende udbetaling af tilskud, plantes yderligere, så arealet af beplantningen overstiger 0,5 ha. Beplantningens vedligeholdelsestilstand betragtes som tilfredsstillende, hvis ukrudtet kan bekæmpes mekanisk med renser med harvetænder. Hvis ukrudtet overvejende består af étårigt ukrudt, eller hvis det flerårige ukrudt (kvik, tidsler o.lign) ikke har så kraftigt fat, at det truer med at kvæle det udplantede, er beplantningens vedligeholdelsestilstand tilfredsstillende. Hvis vedligeholdelsestilstanden ikke er ok, sæt kryds i NEJ, og beskriv de faktiske forhold under bemærkninger. Side 21 af 29

22 Planternes antal, art og kvalitet a. Svarer det optalte antal planter til det anført i udbetalingen?(sæt kryds) Hvis NEJ, skyldes det, at noget af beplantningernes anførte længde/anførte areal mangler?(sæt kryds)... JA NEJ Bemærkninger Det etablerede plantantal fremgår af udbetalingsanmodningen Når alt er, som det skal være, er de planter, der er givet tilskud til, at finde i beplantningen/-erne. Hvis dette ikke er tilfældet, kan der være flere årsager: En (eller flere) planteart(-er) kan være gået ud Nogle af planterne kan være gået ud rundt om i beplantningen Noget af beplantningen er gået ud på et sammenhængende areal Noget af den anførte beplantning er slet ikke etableret. Hvis nogle af planterne, spredt rundt om i beplantningen, er gået ud, har det ikke den store betydning. Hvis noget af beplantningen derimod mangler over et samlet areal, fordi planterne er gået ud, gnavet ned eller aldrig plantet, således at beplantningen ikke længere har den længde/det areal, der er anført i sagsmaterialet, er der tale om en overtrædelse. Det samme er tilfældet, hvis en (eller flere) planteart(-er) mangler, og beplantningens karakter således ikke bliver som tilsigtet. b. Kan beplantningerne leve op til formålet for ordningen for den anførte længde/det anførte areal? (sæt kryds) c. Svarer planternes art i beplantningerne til de anførte på plantelisten i bekendtgørelsen? (sæt kryds) I bekendtgørelsen er det anført, hvilke planter, der skal anvendes. Hvis der er anvendt planter angivet i bekendtgørelsens bilag 1 og de valgte særlige betingelser er overholdt, (Danske hjemmehørende arter eller bivenlige arter), sæt kryds i JA. Hvis der er plantet ikketilskudsberettigede plantearter ind i beplantningerne, sæt kryds i NEJ, og beskriv de faktiske forhold under bemærkninger. Også hvis der ikke er søgt tilskud til de specifikke planter. Side 22 af 29

23 d. Er beplantningen anlagt med min. 75 % løvfældende planter? (sæt kryds) Plantningsprojekter med tilskudssats på 60 % a. Antal beplantninger med forøget tilskud: Kontrollerede antal beplantninger, der opfylder betingelserne for forøget tilskud: JA NEJ Bemærkninger Notér, hvor mange beplantninger i projektet, der er søgt om forøget tilskud til. Og hvor mange af disse, du har kontrolleret, som opfylder betingelserne for forøget tilskud. b. Er kravet til pløjedybde overholdt? (sæt kryds) Der må ikke pløjes dybere, end de lokale forhold tilsiger. Fastsættelse af pløjedybden foretages på grundlag af udtalelse fra det lokale museum. Hvis kravet ikke er overholdt, sæt kryds i NEJ, og beskriv de faktiske forhold under bemærkninger. Side 23 af 29

24 Bilag 1 - Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager INFORMATION OG UNDERSKRIFTSBLAD TIL TILSKUDSMODTAGER Denne side skal afleveres til tilsagnshaver. Kontroltype Udfyldes af Center for Erhverv LDP 1 % 5 EFF 1 % 6 Projekt og tilskudsmodtager Udfyldes både af Center for Erhverv (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) Tilskudsordning: Den ordning under LDP eller EFF/EHFF projektet har fået tilskud under. Det samme som b.2. Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i DCK, samt Captia nr. Det samme som punkt b.5. Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. Det samme som punkt b.6. Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Det samme som punkt b.8. CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. Det samme som punkt b. 13. Dato for kontrolbesøg: Udfyldes af kontrollør. Den dato kontrolbesøget finder sted. 5 jf. art. 52 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Kontrol på stedet af projektets gennemførelse inkl. bilagskontrol. 6 jf. art. 125 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013. Side 24 af 29

25 Kontrollør underskrift og dato Udfyldes af kontrollør Navn: Dato: Underskrift: NaturErhvervstyrelsen foretager kontrol i forbindelse med administrationen af tilskud under Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond. Formålet med kontrollen er at undersøge på stedet, om et projekt, der har opnået tilskud under ovennævnte fonde, er blevet gennemført i overensstemmelse med gældende EU- og nationale regler. Vi har bl.a. undersøgt følgende: - Om projektet fortsat er gennemført i overensstemmelse med tilsagn. - Om tilsagnsmodtager fortsat opbevarer bilag. - Om tilskudsmodtager fortsat lever op til kravene vedr. skiltning. Du skal som tilskudsmodtager have mulighed for at bekræfte din tilstedeværelse ved kontrollen samt komme med dine eventuelle umiddelbare bemærkninger 7. Vær opmærksom på, at du har oplysningspligt samt pligt til at yde den fornødne vejledning og hjælp ved kontrollens gennemførelse 8. Bemærk, at besøg på stedet er en del af kontrollen, og at der ved den efterfølgende sagsbehandling kan konstatere forhold, som kan få betydning for kontrollens resultat. Det er til enhver tid tilsagnshavers ansvar at leve op til de EU- og nationale krav som er gældende for projektet. Kontrollen kan ikke betragtes som sikkerhed for, at du overholder de relevante krav. Hvis vi har brug for at indhente yderligere oplysninger, vil du høre fra os. Ved høringen har du mulighed for at komme med kommentarer, inden der træffes afgørelse i sagen. Ved at skrive under nedenfor bekræfter du kun, at du har været til stede ved kontrollen, samt at du har haft mulighed for at fremsætte dine umiddelbare bemærkninger til kontrollen. Tilskudsmodtager eller dennes repræsentant: Udfyldes af tilskudsmodtager eller dennes repræsentant Navn i blokbogstaver: Dato: Underskrift: 7 Jf. art. 53, stk. 3 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli For ordninger under Landdistriktsprogrammet: jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Landdistriktsfonden. For ordninger under Fiskeriudviklingsprogrammet: Jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Hav- og Fiskerifonden. Side 25 af 29

26 Eventuelle bemærkninger fra tilsagnshaver: Side 26 af 29

27 Bilag 2 - Registrering af mistanke om svig I forbindelse med kontrolbesøg kan kontrolløren støde på forhold, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Svig er vanskeligt at opdage og endnu sværere at bevise, fordi ansøgeren bevidst forsøger at skjule de faktiske omstændigheder for os. Det er vigtigt at registrere mistanke om svig, så der kan følges op på mistanken ved en særskilt undersøgelse. Desuden skal NaturErhvervstyrelsen kunne dokumentere, at vi opfylder vores pligt til at bekæmpe svindel med EU-midler 9. Kontrolløren må ikke oplyse tilsagnshaveren om, at vi har en mistanke om svig. Se også afsnit om svig under punkt 2.4 under generel kontrolinstruks sidst i kontrolinstruksen. Definitioner Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Uregelmæssighed: Enhver overtrædelse af en støttebetingelse, der fører eller kunne føre til en uretmæssig udbetaling 10. Svig: En forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan være ukorrekte erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål end de var bevilget til 11. Mistanke om svig: En uregelmæssighed, som det er nødvendigt at følge op på for at undersøge, om der er tale om svig 12. Fremgangsmåde Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Efter kontrollen sender du en særskilt besked til Center for Erhverv. Denne mail, vedrørende mistanke om svig skal ikke i høring, da vi på dette tidspunkt ikke skal oplyse tilsagnshaveren om mistanken. Det er fagkontoret der sender mistanke om svig i høring, efter at mistanken om svig er vurderet og evt. supplerende oplysninger er indhentede. 9 Jf. bilag I, stk. 1, litra b), punkt iv i Kommissionens delegerede forordning 907/2014 (til Rådsforordning 1306/2013). 10 Jf. art. 2, nr. 1 i Kommissionens forordning 1848/ Jf. art. 1, stk. 1, litra a) i Konventionen af 26. juli 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (PIF-konventionen). 12 Jf. art. 2, nr. 4 i Kommissionens forordning 1848/2006. Side 27 af 29

28 Du kan kopiere og udfylde denne mailskabelon, som du sender til kontaktpersonen i Center for Erhverv, Projektdesign: Støtteordning: Kontrollør: Sagsnummer: Hvori består mistanken om svig? Hvilke dokumenter/billeder er fremsendt for at understøtte mistanke om svig? Der er vigtigt, at mistanken kan dokumenteres, da dette er grundlaget for at følge op på sagen. Du vil ofte se, at en uregelmæssighed er til fordel for støtteansøger. Det er ikke i sig selv grund nok til at behandle sagen som mistanke om svig. Der skal være konkrete tegn på, at "fejlen" er begået med vilje, ellers behandles sagen som en uregelmæssighed (hvilket stadig ofte vil medføre reduktion eller bortfald af støtte). Husk at beskrive baggrunden for din mistanke og gerne hvilke forhold der skal undersøges, for at mistanken kan af- eller bekræftes. Henvendelser om svig fra borgere Under en kontrol kan det ske at ansøger eller andre personer fortæller dig om svig med EU-midler, der ikke vedrører den kontrol, som du skal udføre. Du skal opfordre personen til at gå videre med sin mistanke. Henvis til vores hjemmeside om eksterne henvendelser ( Vedkommende kan også henvende sig på svig@naturerhverv.dk eller NaturErhvervstyrelsen, Center for Tilskudsudbetaling, Nyropsgade 30, 1780 København V. Hvis de oplysninger du får fra borgeren, er så konkrete, at man kan identificere den støttemodtager og støtteordning/udgift, der muligvis har begået svig i forbindelse med, skal du give besked til det fagkontor, der forvalter ordningen. Se "Fremgangsmåde" ovenfor. Side 28 af 29

29 Bilag 3 - Kollektive læhegn Udfyldes, hvis der er henvist til dette. Se afsnit N. Side 29 af 29