KONTROLINSTRUKS LDP opretholdelseskontrol (1%)

Transkript

1 Sagsnr. i Workzone: ISBN-nummer: Instruksgiver: EU & Erhverv Udformet af: Jordbrugskontrol & EU & Erhverv Ajourføringspligtig: Jordbrugskontrol & EU & Erhverv Udstedelsesdato: Anvendes for efterfølgende kontrol oversendt efter 1. februar 2019 KONTROLINSTRUKS LDP opretholdelseskontrol (1%) Bruges ved efterfølgende kontrol i opretholdelsesperioden af investeringsprojekter, der har modtaget tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet. Formålet er at kontrollere, at betingelserne for investeringen stadig er opfyldt og at investeringen stadig er opretholdt. Indhold 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT... 2 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 4 A. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager... 4 B. Oplysninger om tilsagn og støtteudbetaling... 6 C. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol... 8 D. Varsling, tidspunkt og deltagere i kontrolbesøget E. Resultater af kontrol SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M F. Projektets opretholdelse G. Opbevaring af dokumenter og udgiftsbilag H. Overholdelse af krav til synliggørelse af tilskud, hvis projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet informationsmateriale Fejl! Bogmærke er ikke defineret. I. Overholdelse af krav til skiltning J. Støttebetingelsernes opfyldelse i projektperioden K. LBB Tjekliste L. Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Bilag 1 - Registrering af mistanke om svig... 19

2 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT Udfyldes af kontrolløren Kontrolresultat Ja Nej Er det en OK-kontrolrapport? (sæt X) Der må kun svares ja, såfremt der IN- GEN bemærkninger eller tvivl har været under besigtigelsen. Der skal være et NEJ, hvis der er bemærkninger til noget, eller der er punkter, der ikke kunne dokumenteres. Det er sagsbehandlerne, der derefter afgør om dette giver anledning til reduktion i tilskuddet Hvis Nej, hvilke punkter i rapporten, har givet anledning til bemærkninger: Angiv nummer på de spørgsmål, hvor der er bemærkninger. Selve bemærkningerne skal angives under punkt E. Er der sendt høringsbrev til tilsagnshaver? (sæt X) Hvis Ja, er der modtaget et høringssvar? (sæt X) Hvis ja. Høringssvaret er dokument nr: SKAL vedlægges, hvis der har været høring, og der er modtaget et høringssvar, skriv KD nr her i feltet Udfyldes af sagsbehandler der har oprettet kontrolgrundlaget. DATO Sagsbehandler initialer Der skal udføres efterfølgende kontrol af investeringsprojekter for at sikre, at de forpligtelser der er beskrevet i tilsagnet mv. er opfyldt. Udtagelsen til kontrol beror på båre risiko og tilfældighed. 1 1 jf. art. 52 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 2 af 20

3 Afsnit A-C udfyldes af sagsbehandleren Afsnit C (del 2) - G udfyldes af kontrolløren. I de resterende afsnit (H - J) udfylder sagsbehandleren de grå felter og kontrolløren udfylder de hvide felter. Kontrolgrundlag Sagsbehandleren opretter kontrolgrundlaget i VAKS/Workzone og overfører dette til Jordbrugskontrol. Omfanget af kontrolgrundlaget skal være tilstrækkeligt til at kontrolløren kan fastlægge projektets omfang og dermed hvad der skal kontrolleres for opretholdelse. Det er en beskrivelse af investeringen med eventuelle obligatoriske elementer og krav fastsat i forbindelse med prioriteringsscoringen. Som minimum skal kontrolgrundlaget omfatte: - Kontrol- eller afsyningsrapport fra udbetalingssagen inkl. billedmateriale og evt. ordningsbilag - Endeligt tilsagn og evt. forud liggende ændringsansøgninger også dem i opretholdelsesperioden - Udbetalingsanmodning(er), evt. slutrapporter, udbetalingsbrev - Fakturaer og betalingsdokumentation med undtagelse for projekter med standardomkostninger - Udfyldt kontrolrapport Forberedelse Til baggrund for kontrolbesøget skal dokumenter vedrørende projektansøgningen, projektets godkendelse, tilsagn og eventuelle senere godkendte ændring af projektet, budget, eventuelle tidligere kontrolrapporter (fx afsyningsrapport), slutrapport, udbetalingsanmodning(er), udbetalingsbrev(e), mv. læses igennem. Formålet med den efterfølgende kontrol er at kontrollere, at den investering, der tidligere er udbetalt tilskud til, ikke har undergået væsentlig forandring, ophørt eller flyttet siden slutudbetalingen. Derudover bliver opbevaringen af dokumenter kontrolleret, dog ikke fakturaer i projekter med standardomkostninger. Endelig bliver det kontrolleret, om der er skiltet, hvis relevant. Alle punkter (Ja/Nej felter eller afkrydsningsfelter) samt bemærkningsfeltet i kontrolrapporten SKAL udfyldes. Hvis punktet ikke er relevant, angives dette. Relevante bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol skal vedlægges. Jeres svar og bilag er dokumentation for, at kontrollen er udført samt dokumentation for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet ved kontrollen. Dit svar må ikke formuleres, så der kan fremkomme tvivl om svaret, såsom Jeg formoder. Niveauet for kontrol fremgår af den generelle kontrolinstruks og af forklaringerne til de enkelte spørgsmål her i kontrolinstruksen. Hvis du i den konkrete sag ikke modtager oplysninger/ser/observerer ting som anført i kontrolinstruksen (fx ved at ansøger eftersender dokumenter som burde have været forelagt under kontrolbesøget), beskriv da en sådan svaghed i kontrollen. Hvis du mener dette er væsentligt for din konklusion af kontrollen, skal dette anføres. Side 3 af 20

4 Baseret på dine svar i kontrolrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Derfor er det vigtigt, at det tydeligt fremgår, der er taget stilling til samtlige punkter i rapporten og at der er taget stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål, der er dukket op undervejs i kontrollen på stedet. Generelt set omfatter efterfølgende kontrol: Kontrol af investeringens opretholdelse Opbevaring af dokumenter hos tilsagnshaver Evt. skiltning og anden synliggørelse Kontrol af støttebetingelsernes opretholdelse Registrering af M-tid Både forberedelse af kontrolsagen; kørsel til/fra kontrol; efterfølgende sagsbehandling af kontrolsagen og journalisering af kontrolsagen skal du benytte det produktnummer, der knytter sig til den ordning som opretholdelseskontrollen vedrører. Udtræksårsagen i Vaks bør være vejledende for hvilken ordning, der kontrolleres eller se i afsnit A. Landdistriktsprogrammet Landdistriktsprogrammet LDP - Miljøteknologi Miljøteknologi investeringstilskud LDP Bilag IV-arter Bilag IV-arter LDP - Biogasanlæg Biogasanlæg LDP Erhvervsudvikling videnoverførsel LDP 14/ Erhvervsudvikling videnoverførsel LDP 14/20 LDP - Erhvervsudvikling primær landbrug Erhvervsudvikling primær landbrug LDP Farestalde Farestalde LDP 14/20 LDP - Landdistriktsfondsloven Landdistriktsfondsloven LDP Lægivende og biotopforbed-rende plantninger Lægiv. & biotopforbedr. Plantninger LDP - Læhægn Landskabsbeplantninger LDP - Miljøteknologi Miljøteknologi 14/20 LDP Natur- og miljøprojekter Natur- og Miljøprojekter LDP - Natura Natura 2000 Aktivitet: 1 - Produktion Underaktivitet: Kontrol på stedet eller i tilfælde af tilsagnet er baseret på Standardomkostninger vælges Standardomkostninger (se b.8) SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud a.1 Udtræksårsag: Tilfældigt Risiko Sæt kryds om udtræksårsagen er Risiko eller Tilfældigt udvalgt jf. risikoanalysen fra Data og Analyse. a.2 Tilskudsordning: Hvilken tilskudsordning er der givet tilsagn til? Hvis ordningen indeholder flere indsatsområder, så skriv, hvilken af indsatsområderne, som Side 4 af 20

5 projektet har fået tilskud under. (Hvilken teknologi) a.3 Bekendtgørelse: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for projektet. Angiv link til bekendtgørelsen. a.4 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder for projektet. Angiv link til de for projektet relevante vejledning(er). a.5 Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Afsyningssag/5% kontrolsags journalnummeret fra WorkZone skrives ind. Kontrol sagsnummeret fremkommer i forbindelse med oprettelse af opretholdelsessagen Type J.nr. System Tilsagn Udbetaling Afsyningssagen/5% kontrolsagen Opretholdelseskontrol: WorkZone WorkZone a.6 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. a.7 Projekttype: Angiv type af projektet. Er der tale om en investering i form af et varekøb (f.x. en maskine, hegn) eller anlægsarbejde (bygning, stald, sø, stendynge, græsningsareal) mv. a.8 Tilskudsmodtagers navn, adresse, tlf. nr. og . Tilskudsmodtagers navn og kontaktoplysninger fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Evt. kontaktperson. a. 9 CVR/CPR nr.: CVR/CPR: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre Side 5 af 20

6 undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. a.10 Projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler: a.11 Generelle og specifikke bemærkninger fra sagsbehandler: Angiv hvis projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler. Materialet skal IKKE kontrolleres her, det skal kun konstateres om udbudsmaterialet foreligger hos tilsagnshaver. Her angiver sagsbehandleren de forhold, som kontrolløren skal være særligt opmærksom på i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen. Det kan være forhold som i forbindelse med den administrative kontrol har givet anledning til tvivl eller undren, og som ønskes undersøgt ved besigtigelsen. Opfyldelse af specifikke krav. Fx hvis der er krav om 1 meter udyrket stribe jord langs med det etablerede læhegn opretholdelse af insektvold langs med læhegn hvis størrelsen på en sø er tæt på 100 eller m2 jordtyper, hvor der ikke må køres med tunge maskiner Det kan også være at sagsbehandler vil gøre kontrolløren opmærksom på at frugt/grønsagsavleren er medlem af en producent organisation (PO), hvilket betyder at investeringen IKKE må have et mærke på, hvor der står at investeringen tilhører PO en. I givet fald vil der være tale om dobbelt finansiering. Er der en opmåling, en vægt, en mængde, som skal følge en bestemt metodik skal dette fremgå. Kontrollørerne har ikke en vejledning til dette formål i nærværende instruks. Hvis der er tale om obligatoriske elementer, så skal det fremgå af b.6 Hvis det er krav som følge af prioriteringsscoren, så skal det fremgå af b.7 B. Oplysninger om tilsagn og støtteudbetaling Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud b.1 Dato for udløb af opretholdelsesperioden: Anfør periode for det konkrete projekt. b.2 Dato for udbetaling af slutudbetaling: Fremgår af slutudbetalingsbrevet. Dette er også startdato for Side 6 af 20

7 opretholdelsesperioden b.3 Dato for tilsagn: Datoen fremgår af tilsagnsbrevet. b.4 Har der været indmeldt ændringer i opretholdelsesperioden. Hvis ja, hvilke(n)? b.5 Kort beskrivelse af investeringen: b.6 Er der obligatoriske elementer. (Hvis JA, beskriv hvilke) JA/NEJ Er der i opretholdelses perioden indmeldt ændringer, såsom ændringer i ejerskab eller i investeringen. Hvis der har været ændringer, så skal dokumentet være en del af kontrolgrundlaget og her beskrives kort, hvilken type ændring, der er givet tilladelse til Projekttitlen bør værende sigende, men er ikke altid fyldestgørende til at beskrive investeringen, som skal kontrolleres. Beskriv derfor kort, hvilken type investering, der skal besigtiges. Svar JA/NEJ Hvis JA, beskriv hvilke og hvis der er krav til et bestemt antal, mængde, størrelse skal dette også fremgå. Fremgår de obligatoriske elementer tydeligt og med antal i tilsagnsbrevet, må der gerne henvises til vedlagte tilsagnsbrev. Er der krav om en bestemt metode til opmåling eller metode til at tælle e.l. skal dette beskrives. b.7 Er der krav fra prioriteringsscoringen, som stadig skal være opretholdt. (Hvis Ja, beskriv i afsnit J hvilke) Svar JA/NEJ Hvis JA, skal disse beskrives i afsnit J. I afsnit J skal opremses hvilke krav, og krav til størrelse eller antal. Det kan være et bestemt dyrehold (f.x. økologiske æglæggende høns) eller et jordarealet skal være dyrket med kartofler eller et bestemt væksthus areal. Er der bestemte krav til metode til opmåling eller metode til at tælle e.l. skal dette beskrives. Hvis disse er administrativt undersøgt, så er det ikke relevant for kontrollen og der skal svares NEJ. b.8 Tilsagnet er baseret på: Sæt kryds Type af omkostninger Billigst af to tilbud Faktiske priser Rimelige priser Standardomkostninger Side 7 af 20

8 Bemærkninger: Hvis investeringen indeholder både dele som er baseret på standard omkostninger og andre dele ikke baseret på standard omkostninger, så skal der sættes flere krydser. Beskriv hvilke dele af investeringen, der er standardomkostninger under bemærkninger. C. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol I tabellerne nedenfor angiver sagsbehandleren med afkrydsning de afsnit der skal udfyldes (DEL 1) og kontrolløren angiver ligeledes med afkrydsning at der er foretaget kontrol. Når kontrollen er gennemført, angiver kontrolløren i DEL 2 de bilag/dokumentation, som er vedlagt kontrolrapporten. På den måde har sagsbehandleren overblik over præcis, hvilke fotos og bilag der skal inddrages i den videre sagsbehandling. Udfyldes både af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) DEL 1 Sæt X eller IR AFSNIT AFSNIT I KONTROLRAPPORTEN, SOM ER UDFYLDT OG VEDLÆGGES Afkrydses af sagsbehandler, hvis der skal foretages fysisk kontrol Afkrydses af kontrollør, såfremt der er fortaget kontrol. F Projektets opretholdelse (udfyldes altid) X G Opbevaring af dokumenter (udfyldes altid) X H I J Overholdelse af krav til skiltning Kontrol af støttebetingelsernes opretholdelse (udfyldes altid) LBB tjekliste er (angives af kontrollør også i DEL2) Husk, at kravene har ændret sig over årene, så vær opmærksom på hvilke krav ordningen har. X Side 8 af 20

9 Bilag navngives i overensstemmelse med nedenstående som KD(nummer) (sigende tekst). Eksempelvis "KD1 Fotoalbum" Udfyldes af kontrolløren DEL 2 KD1 Fotoalbum Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du tage et, hvor det er muligt at se placeringen af skiltet og et hvor teksten kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere søer, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto i henvisning i teksten. Ved foto af hegn/søer m.m. angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDF-fil. Filen navngives Fotodokumentation bilag 1 til afsyningsrapporten og sagsnr. KD2 KD3 Kort beskrivelse af bilag Kort beskrivelse af bilag KD.. Side 9 af 20

10 D. Varsling, tidspunkt og deltagere i kontrolbesøget Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at virkeliggørelsen af målet med denne kontrol ikke bringes i fare. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage 2. Ved varsling om kontrol anmodes ansøger om, at samtlige bilag og originalbilag er til stede under besøget og at de er ordnet på en sådan måde, at det umiddelbart er muligt at finde de enkelte dokumenter, og at bilag der indgår i sagen og årsregnskab omfattende året/årene for projektets gennemførelse forefindes ved besøget. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til Den generelle kontrolinstruks som findes på Landbrugsstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol - jordbrug Kontrolinstrukser Tilsagnshaver skal altid have udleveret folderen Information om kontrolbesøg. Folderen findes på Landbrugsstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol jordbrug. Udfyldes af kontrolløren d.1 Varslingsdato: Dato på varslingsbrevet. d.2 Dato for kontrolbesøg: Den dato kontrolbesøget finder sted. d.3 Starttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos tilskudsmodtager). d. 4 Sluttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra tilskudsmodtager). d.5 Deltagere fra Landbrugsstyrelsen: d.6 Deltager(e) fra tilskudsmodtager: d.7 Dato for afslutning af kontrolsag fra kontrollørens side og oversendelse til sagsbehandling / kvalitetssikring. Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra Landbrugsstyrelsens side. Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra tilskudsmodtagers side. Datoen hvor kontrolløren afslutter kontrolrapporten og videresender. Datoen rettes ikke af en evt. kvalitetssikrer. Den udfylder i stedet i VAKS datoen for oversendelse. 2 Jf. art. 25 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integreret forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 10 af 20

11 E. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrolløren på baggrund af den gennemførte kontrol (afsnit J til N samt evt. bilag) JA NEJ Bemærkninger e.1 Er investeringen opretholdt? Bemærkninger (funktionsdygtig, ikke flyttet eller ophørt) e.2 Fejl og mangler fundet ved kontrollen. e.3 Øvrige bemærkninger til kontrollen. Skriv de bemærkninger for de punkter du har angivet i første tabel i rapporten. Øvrige bemærkninger som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Side 11 af 20

12 SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M. F. Projektets opretholdelse Alle investeringer (fysiske genstande) som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges og fotograferes. Fx maskiner, udstyr, IT-udstyr så som computere, printere og lign. I tilfælde af naturprojekter som fx læplantning (planteindkøb, plantning m.m.), etablering af søer, rydning af arealer og forberedelse til afgræsning (hegn, drikkevandsforsyninger m.m.) skal dette besigtiges og fotograferes og indtegnes på et kort. På kort nummers placeringerne og disse skal svare i fotodokumentations nummer. Har sagsbehandler skrevet noget i b.6 med obligatoriske elementer, så skal alle disse elementer besigtiges og fotograferes. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal (f.x. antal stier eller antal tråde på en hegn), et areal m2 (stiers areal), højde (f.x. på en stendyne), meter eller vægt af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, vejningen optællingen osv. Læs derfor tilsagnet godt igennem. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses for repræsentativ. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Tjek om serienumre, model/type mv. er i overensstemmelse med oplysningerne på faktura og evt. stelnumre registreret ved afsyning- eller kontrol. Hvis investeringen er gået i stykker, repareret, genafskaffet m.m. se nærmere under Opretholdelse i x år i ABC instruks, som findes på intranettet:» Landbrugsstyrelsen» Organisation» Enheder og teams» EU & Landbrug» EU & Erhverv» ABC, instrukser, mv. ( Udfyldes af kontrolløren JA NEJ Bemærkninger f.1 Er der foretaget besigtigelse af investeringer, herunder kontrol af eventuelle obligatoriske elementer; serienumre/ stel nr. på investeringerne? f.2 Er projektet ophørt eller flyttet? f.3 Er projektet på kontroltidspunktet anvendt til andet Hvis Ja, anmod tilsagnshaver om en forklaring. Er tilsagnshaver ikke tilstede ved besigtigelsen, kontakt da tilsagnshaver. Hvis dette forsøg ikke giver resultat, notere dette i rapporten. Se tilsagn. Side 12 af 20

13 formål end angivet i tilsagnet eller er der åbenlyse indikationer på at dette har været tilfældet? f.4 Er der sket væsentlige ændringer af projektet? Spørg tilsagnshaver. Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Projektets oprindelige formål er at gennemføre projektet i overensstemmelse med tilsagnet. Spørg tilsagnshaver. Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Er tilsagnshaver ikke tilstede ved besigtigelsen, kontakt da tilsagnshaver. Hvis dette forsøg ikke giver resultat, notere dette i rapporten. Side 13 af 20

14 G. Opbevaring af dokumenter og udgiftsbilag Bemærk, hvis en investering er baseret på et tilsagn med standard omkostninger, så er der ingen krav om at en faktura skal kunne fremvises. Vær opmærksom på, at et tilsagn kan indeholde dele af investeringen, som er standard omkostninger, mens andre dele ikke er. I disse tilfælde skal du vælge at se fakturaer på den del af investeringen, som ikke er baseret på standard omkostninger. Af tilsagnsbrevet fremgår krav til opbevaring af dokumenter hos tilskudsmodtager. Kontrolløren udvælger med udgangspunkt i kontrolgrundlaget - Minimum 5 pct. (antalsmæssigt) af projektets fakturaer/udgiftsbilag. - Minimum 2 øvrige dokumenter og efterprøver om dokumenterne forefindes hos tilskudsmodtager. Dokumenterne affotograferes (ét billede = første side af det enkelte dokument) og indsættes i det generelle fotoalbum med en forklarende tekst. Udfyldes af kontrolløren. Evt. flere linjer tilføjes efter behov. Navn / beskrivelse af dokumentet der er udvalgt af kontrolløren Er dokumentet opbevaret i overensstemmelse med tilsagnsbrev Ja Nej Kontrollørens uddybende bemærkninger til evt. mangelfuld dokumentopbevaring skrives herunder g.1 Hvis ikke alle de udvalgte dokumenter jf. ovenstående kan genfindes, angiv hvilke dokumenter der ikke er opbevaret og tilskudsmodtagers evt. begrundelse for dette. Bemærk, hvis der er sket reparation/indkøbt nye ting, skal tilsagnshaver også opbevare disse fakturaer i opretholdelsesperioden. Side 14 af 20

15 H. Overholdelse af krav til skiltning Udfyldes kun, hvis Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud har anmodet om det. Se punkt C. Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud anfører hvad skiltningskravet er i det konkrete projekt og som ønskes kontrolleret på stedet Udfyldes af kontrolløren H.1 Er der skiltet i overensstemmelse med kravet angivet ovenfor? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja, vedlæg foto der viser placering af skiltet samt foto af skiltet, hvor teksten SKAL kunne læses. Angiv størrelse på skilt (A4/A3, eller andet) Hvis Nej, redegør nærmere for de konstaterede forhold. Side 15 af 20

16 I. Støttebetingelsernes opfyldelse i projektperioden Der kan i nogle ordninger/projekter være støttebetingelser konkrete eller specifikke for det enkelte projekt der skal opretholdes i hele projektperioden. Hvis der er svaret JA i b.6, så beskrives de her. Det kan f.eks. også være krav om at være arbejdskraftbehov (830 timers kravet) eller krav om at projektet indgår i økologisk jordbrug. Ligeledes kan der være krav til at et areal skal holdes ryddet (Natura2000). Støttebetingelser vedr. økologisk autorisation og arbejdskraftbehov (830 timer), undersøges forudgående administrativt af sagsbehandleren. Den fysiske kontrol består derfor ved sådanne støttebetingelser udelukkende i, på stedet at observere indikationer på, at de af sagsbehandleren undersøgte forhold (f.eks. enhederne der ligger til grund for beregning af arbejdskraftbehov) gør sig faktisk gældende på stedet. Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud anfører de støttebetingelser der ønskes kontrolleret og/eller de forhold/input der er indgået i sagsbehandlerens administrative kontrol, som ønskes vurderet på stedet Udfyldes af kontrolløren JA NEJ Bemærkninger J.1 Er støttebetingelserne eller de forhold der ligger til grund for støttebetingelserne opretholdt? Hvis Nej, redegør nærmere for de konstaterede forhold. J. LBB Tjekliste Udfyldes kun, hvis Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud har anmodet om det. Se punkt C. Ved kontrol af LBB ordningen, beskrives rammerne for kontrollen gennem LBB-tjeklisten. Denne udfyldes af kontrolløren, vedlægges og angives i kontroldokument-listen. Side 16 af 20

17 K. Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Projekt og tilskudsmodtager INFORMATION OG UNDERSKRIFTSBLAD TIL TILSKUDSMODTAGER Udfyldes både af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) Tilskudsordning: Den ordning under LDP projektet har fået tilskud under. Det samme som a.2. Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i DCK, samt Captia nr. Det samme som punkt a.5. Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. Det samme som punkt a.6. Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Det samme som punkt a.8. CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. Det samme som punkt a.9. Dato for kontrolbesøg: Udfyldes af kontrollør. Den dato kontrolbesøget finder sted. Kontrollør underskrift og dato Udfyldes af kontrollør Navn: Dato: Underskrift: Landbrugsstyrelsen foretager kontrol i forbindelse med administrationen af tilskud under Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne. Formålet med kontrollen er at undersøge på stedet, om et projekt, der har opnået tilskud under ovennævnte fonde, er blevet gennemført i overensstemmelse med gældende EU- og nationale regler. Vi har bl.a. undersøgt følgende: - Om projektet fortsat er gennemført i overensstemmelse med tilsagn. - Om tilsagnsmodtager fortsat opbevarer bilag. - Om tilskudsmodtager fortsat lever op til kravene vedr. skiltning. Side 17 af 20

18 Du skal som tilskudsmodtager have mulighed for at bekræfte din tilstedeværelse ved kontrollen samt komme med dine eventuelle umiddelbare bemærkninger 3. Vær opmærksom på, at du har oplysningspligt samt pligt til at yde den fornødne vejledning og hjælp ved kontrollens gennemførelse 4. Bemærk, at besøg på stedet er en del af kontrollen, og at der ved den efterfølgende sagsbehandling kan konstatere forhold, som kan få betydning for kontrollens resultat. Det er til enhver tid tilsagnshavers ansvar at leve op til de EU- og nationale krav som er gældende for projektet. Kontrollen kan ikke betragtes som sikkerhed for, at du overholder de relevante krav. Hvis vi har brug for at indhente yderligere oplysninger, vil du høre fra os. Ved høringen har du mulighed for at komme med kommentarer, inden der træffes afgørelse i sagen. Ved at skrive under nedenfor bekræfter du kun, at du har været til stede ved kontrollen, samt at du har haft mulighed for at fremsætte dine umiddelbare bemærkninger til kontrollen. Tilskudsmodtager eller dennes repræsentant: Udfyldes af tilskudsmodtager eller dennes repræsentant Navn i blokbogstaver: Dato: Underskrift: Eventuelle bemærkninger fra tilskudsmodtager: 3 Jf. art. 53, stk. 3 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli For ordninger under Landdistriktsprogrammet: jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Landdistriktsfonden. For ordninger under Fiskeriudviklingsprogrammet: Jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Hav- og Fiskerifonden. Side 18 af 20

19 Bilag 1 - Registrering af mistanke om svig I forbindelse med kontrolbesøg kan kontrolløren støde på forhold, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Svig er vanskeligt at opdage og endnu sværere at bevise, fordi ansøgeren bevidst forsøger at skjule de faktiske omstændigheder for os. Det er vigtigt at registrere mistanke om svig, så der kan følges op på mistanken ved en særskilt undersøgelse. Desuden skal Landbrugsstyrelsen kunne dokumentere, at vi opfylder vores pligt til at bekæmpe svindel med EU-midler 5. Kontrolløren må ikke oplyse tilsagnshaveren om, at vi har en mistanke om svig. Se også afsnit om svig under punkt 2.4 under generel kontrolinstruks sidst i kontrolinstruksen. Definitioner Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Uregelmæssighed: Enhver overtrædelse af en støttebetingelse, der fører eller kunne føre til en uretmæssig udbetaling 6. Svig: En forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan være ukorrekte erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål end de var bevilget til 7. Mistanke om svig: En uregelmæssighed, som det er nødvendigt at følge op på for at undersøge, om der er tale om svig 8. Fremgangsmåde Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Efter kontrollen sender du en særskilt besked til Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud. Denne mail, vedrørende mistanke om svig skal ikke i høring, da vi på dette tidspunkt ikke skal oplyse tilsagnshaveren om mistanken. Det er fagkontoret der sender mistanke om svig i høring, efter at mistanken om svig er vurderet og evt. supplerende oplysninger er indhentede. 5 Jf. bilag I, stk. 1, litra b), punkt iv i Kommissionens delegerede forordning 907/2014 (til Rådsforordning 1306/2013). 6 Jf. art. 2, nr. 1 i Kommissionens forordning 1848/ Jf. art. 1, stk. 1, litra a) i Konventionen af 26. juli 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (PIF-konventionen). 8 Jf. art. 2, nr. 4 i Kommissionens forordning 1848/2006. Side 19 af 20

20 Du kan kopiere og udfylde denne mailskabelon, som du sender til kontaktpersonen i Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud: Støtteordning: Kontrollør: Sagsnummer: Hvori består mistanken om svig? Hvilke dokumenter/billeder er fremsendt for at understøtte mistanke om svig? Der er vigtigt, at mistanken kan dokumenteres, da dette er grundlaget for at følge op på sagen. Du vil ofte se, at en uregelmæssighed er til fordel for støtteansøger. Det er ikke i sig selv grund nok til at behandle sagen som mistanke om svig. Der skal være konkrete tegn på, at "fejlen" er begået med vilje, ellers behandles sagen som en uregelmæssighed (hvilket stadig ofte vil medføre reduktion eller bortfald af støtte). Husk at beskrive baggrunden for din mistanke og gerne hvilke forhold der skal undersøges, for at mistanken kan af- eller bekræftes. Henvendelser om svig fra borgere Under en kontrol kan det ske at ansøger eller andre personer fortæller dig om svig med EU-midler, der ikke vedrører den kontrol, som du skal udføre. Du skal opfordre personen til at gå videre med sin mistanke. Henvis til vores hjemmeside om eksterne henvendelser ( Vedkommende kan også henvende sig på svig@lbst.dk eller Landbrugsstyrelsen, Tilskudsudbetaling, Nyropsgade 30, 1780 København V. Hvis de oplysninger du får fra borgeren, er så konkrete, at man kan identificere den støttemodtager og støtteordning/udgift, der muligvis har begået svig i forbindelse med, skal du give besked til det fagkontor, der forvalter ordningen. Se "Fremgangsmåde" ovenfor. Side 20 af 20