KONTROLINSTRUKS LDP opretholdelseskontrol

Transkript

1 Sagsnr. i Workzone: Instruksgiver: EU & Erhverv Udformet af: Fysisk Jordbrugskontrol Ajourføringspligtig: Fysisk Jordbrugskontrol Godkendt: EU & Erhverv ISBN nr.: Udstedelsesdato: Anvendes for efterfølgende kontrol i 2018 KONTROLINSTRUKS LDP opretholdelseskontrol Bruges ved efterfølgende kontrol i opretholdelsesperioden af investeringsprojekter, der har modtaget tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet Indhold 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT... 2 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 4 A. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager... 4 B. Oplysninger om tilsagn og støtteudbetaling... 5 C. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol... 5 D. Varsling, tidspunkt og deltagere i kontrolbesøget... 7 E. Resultater af kontrol... 8 SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M F. Projektets opretholdelse... 9 G. Opbevaring af dokumenter og udgiftsbilag H. Overholdelse af krav til synliggørelse af tilskud, hvis projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet informationsmateriale I. Overholdelse af krav til skiltning J. Støttebetingelsernes opfyldelse i projektperioden K. LBB Tjeksliste L. Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Bilag 1 - Registrering af mistanke om svig... 17

2 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT Udfyldes af kontrolløren Er det en OK-kontrolrapport? (sæt X) Kontrolresultat Ja Nej Hvis Nej, hvilke punkter i rapporten, har givet anledning til bemærkninger: Angiv nummer på de spørgsmål, hvor der er bemærkninger. Selve bemærkningerne skal angives under punkt E. Er der sendt høringsbrev til tilsagnshaver? (sæt X) Hvis Ja, er der modtaget et høringssvar? (sæt X) Er høringssvaret vedlagt? (sæt X) Udfyldes af sagsbehandler der har oprettet kontrolgrundlaget. DATO Sagsbehandler initialer Der skal udføres efterfølgende kontrol af investeringsprojekter for at sikre, at de forpligtelser der er beskrevet i tilsagnet mv. er opfyldt. Udtagelsen til kontrol beror på båre risiko og tilfældighed. 1 Kontrolgrundlag Sagsbehandleren opretter kontrolgrundlaget i VAKS/Workzone og overfører dette til Fysisk Jordbrugskontrol. Omfanget af kontrolgrundlaget skal være tilstrækkeligt til at kontrolløren kan fastlægge projektets omfang og dermed hvad der skal kontrolleres for opretholdelse. Som minimum skal kontrolgrundlaget omfatte: - Kontrol- eller afsyningsrapport fra udbetalingssagen inkl. billedmateriale og evt. ordningsbilag - Endeligt tilsagn og evt. forud liggende ændringsansøgninger - Udbetalingsanmodning(er), evt. slutrapporter, udbetalingsbrev - Fakturaer og betalingsdokumentation, hvis ikke ordningen har standardomkostninger. Forberedelse Til baggrund for kontrolbesøget skal dokumenter vedrørende projektansøgningen, projektets godkendelse, ordningens bekendtgørelse, vejledning, tilsagn og eventuelle senere godkendte ændring af projektet, 1 jf. art. 52 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 2 af 18

3 budget, eventuelle tidligere kontrolrapporter (fx afsyningsrapport), slutrapport, udbetalingsanmodning(er), udbetalingsbrev(e), mv. læses igennem. Formålet med den efterfølgende kontrol er at kontrollere, at den investering, der tidligere er udbetalt tilskud til, ikke har undergået væsentlig forandring siden slutudbetalingen. Derudover bliver opbevaringen af dokumenter kontrolleret. Endelig bliver det kontrolleret, om der er skiltet, hvis relevant. Alle punkter (Ja/Nej felter eller afkrydsningsfelter) samt bemærkningsfeltet i kontrolrapporten SKAL udfyldes. Hvis punktet ikke er relevant, angives dette. Relevante bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol skal vedlægges. Jeres svar og bilag er dokumentation for, at kontrollen er udført samt dokumentation for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet ved kontrollen. Dit svar må ikke formuleres, så der kan fremkomme tvivl om svaret, såsom Jeg formoder. Niveauet for kontrol fremgår af den generelle kontrolinstruks og af forklaringerne til de enkelte spørgsmål her i kontrolinstruksen. Hvis du i den konkrete sag ikke modtager oplysninger/ser/observerer ting som anført i kontrolinstruksen (fx ved at ansøger eftersender dokumenter som burde have været forelagt under kontrolbesøget), beskriv da en sådan svaghed i kontrollen. Hvis du mener dette er væsentligt for din konklusion af kontrollen, skal dette anføres. Baseret på dine svar i kontrolrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Derfor er det vigtigt, at notere de overvejelserne der ligger bag svarende og angive hvilken dokumentation man har tage stilling til. Detskal tydeligt fremgår, der er taget stilling til samtlige punkter i rapporten og at der er taget stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål, der er dukket op undervejs i kontrollen på stedet. Generelt set omfatter efterfølgende kontrol: Kontrol af investeringens opretholdelse Opbevaring af dokumenter hos tilsagnshaver Evt. skiltning og anden synliggørelse Kontrol af støttebetingelsernes opretholdelse Afsnit A-C udfyldes af sagsbehandleren Afsnit D-G udfyldes af kontrolløren. I de resterende afsnit (F - J) udfylder sagsbehandleren de grå felter og kontrolløren udfylder de hvide felter. Side 3 af 18

4 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud a.1 Udtræksårsag: Risiko eller Tilfældigt udvalgt jf. risikoanalyse. a.2 Tilskudsordning: Den ordning under LDP projektet har fået tilskud under. a.3 Bekendtgørelse: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for projektet. Angiv link til bekendtgørelsen. a.4 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder for projektet. Angiv link til de for projektet relevante vejledning(er). a.5 Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. a.6 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. a.7 Projekttype: Angiv type af projektet. Er der tale om varekøb, anlæg, tjenesteydelser mv. a.8 Tilskudsmodtagers navn, adresse, tlf. nr. og . Tilskudsmodtagers navn og kontaktoplysninger fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Evt. kontaktperson. a. 9 CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. a.10 Projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler: a.11 Generelle og specifikke bemærkninger fra sagsbehandler: Angiv hvis projektet er omfattet af EU- eller nationale udbudsregler. Materialet skal IKKE kontrolleres her, det skal kun konstateres om udbudsmaterialet foreligger hos tilsagnshaver. Her angiver sagsbehandleren de forhold, som kontrolløren skal være særligt opmærksom på i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen. Opfyldelse af specifikke krav. Fx hvis der er krav om 1 meter udyrket stribe jord langs med det Side 4 af 18

5 etablerede læhegn opretholdelse af insektvold langs med læhegn hvis størrelsen på en sø er tæt på 100 eller m2 B. Oplysninger om tilsagn og støtteudbetaling Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud b.1 Dato for udløb af opretholdelsesperioden: Anfør periode for det konkrete projekt. b.2 Dato for udbetaling af slutudbetaling: Fremgår af slutudbetalingsbrevet. Dette er også startdato for opretholdelsesperioden b.3 Dato for tilsagn: Datoen fremgår af tilsagnsbrevet. C. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol I tabellerne nedenfor angiver sagsbehandleren med afkrydsning de afsnit der skal udfyldes (DEL 1) og kontrolløren angiver ligeledes med afkrydsning at der er foretaget kontrol. Når kontrollen er gennemført, angiver kontrolløren i DEL 2 de bilag/dokumentation, som er vedlagt kontrolrapporten. På den måde har sagsbehandleren overblik over præcis, hvilke fotos og bilag der skal inddrages i den videre sagsbehandling. Udfyldes både af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) DEL 1 Sæt X eller IR AFSNIT AFSNIT I KONTROLRAPPORTEN, SOM ER UDFYLDT OG VEDLÆGGES Afkrydses af sagsbehandler, hvis der skal foretages fysisk kontrol Afkrydses af kontrollør, såfremt der er fortaget kontrol. F Projektets opretholdelse (udfyldes altid) X H Opbevaring af dokumenter (udfyldes altid) X I J J K Overholdelse af synliggørelse af tilskud (publikationer, websider og andet informationsmateriale) Overholdelse af krav til skiltning Kontrol af støttebetingelsernes opretholdelse (udfyldes altid) LBB tjekliste (angives af kontrollør også i DEL2) X Side 5 af 18

6 Bilag navngives i overensstemmelse med nedenstående som KD(nummer) (sigende tekst). Eksempelvis "KD1 Fotoalbum" Udfyldes af kontrolløren DEL 2 KD1 KD2 KD3 Fotoalbum Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du tage et, hvor det er muligt at se placeringen af skiltet og et hvor teksten kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere søer, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto i henvisning i teksten. Ved foto af hegn/søer m.m. angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDF-fil. Filen navngives Fotodokumentation bilag 1 til afsyningsrapporten og sagsnr. Kort beskrivelse af bilag Kort beskrivelse af bilag KD Side 6 af 18

7 D. Varsling, tidspunkt og deltagere i kontrolbesøget Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at formålet medkontrollen ikke bringes i fare. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage 2. Ved varsling om kontrol anmodes ansøger om, at samtlige originalbilag er til stede under besøget og at de er ordnet på en sådan måde, at det umiddelbart er muligt at finde de enkelte dokumenter, og at bilag der indgår i sagen og årsregnskab omfattende året/årene for projektets gennemførelse forefindes ved besøget. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til Den generelle kontrolinstruks som findes på Landbrugsstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol - jordbrug Kontrolinstrukser Tilsagnshaver skal altid have udleveret folderen Information om kontrolbesøg. Folderen findes på Landbrugsstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol jordbrug. Udfyldes af kontrolløren d.1 Varslingsdato: Dato på varslingsbrevet. d.2 Dato for kontrolbesøg: Den dato kontrolbesøget finder sted. d.3 Starttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos tilskudsmodtager). d. 4 Sluttidspunkt for kontrolbesøg: Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra tilskudsmodtager). d.5 Deltagere fra Miljø- og Fødevareministeriet d.6 Deltager(e) fra tilskudsmodtager: d.7 Dato for afslutning af kontrolsag fra kontrollørens side og oversendelse til sagsbehandling / kvalitetssikring. d.8 Udlevering af folder Information om kontrolbesøg Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra Miljø- og Fødevareministeriets side. Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra tilskudsmodtagers side. Datoen hvor kontrolløren afslutter kontrolrapporten og videresender. Datoen rettes ikke af en evt. kvalitetssikrer. Den udfylder i stedet i VAKS datoen for oversendelse. Ja/nej 2 Jf. art. 25 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integreret forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 7 af 18

8 E. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrolløren på baggrund af den gennemførte kontrol (afsnit J til N samt evt. bilag) JA NEJ Bemærkninger e.1 Er investeringen opretholdt? Bemærkninger e.2 Fejl og mangler fundet ved kontrollen. e.3 Øvrige bemærkninger til kontrollen. Skriv de bemærkninger for de punkter du har angivet i første tabel i rapporten. Øvrige bemærkninger som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Side 8 af 18

9 SEKTION II: PROJEKTETS OPRETHOLDELSE, OPBEVARING AF DOKUMENTER, SKILTNING M.M. F. Projektets opretholdelse Alle investeringer (fysiske genstande) som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges og fotograferes. Fx maskiner, udstyr, IT-udstyr så som computere, printere og lign. I tilfælde af naturprojekter som fx læplantning (planteindkøb, plantning m.m.), etablering af søer, rydning af arealer og forberedelse til afgræsning (hegn, drikkevandsforsyninger m.m.) skal dette besigtiges og fotograferes. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Tjek om serienumre, model/type mv. er i overensstemmelse med oplysningerne på faktura og evt. stelnumre registreret ved udbetalingsafsyning- eller kontrol. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m2, meter eller vægt af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, vejningen optællingen osv. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses for repræsentativ. Hvis investeringen er gået i stykker, repareret, genafskaffet m.m. se nærmere under Opretholdelse i 5 år i ABC instruks, som findes på intranettet:» Landbrugsstyrelsen» Organisation» Enheder og teams» EU & Landbrug» EU & Erhverv» ABC, instrukser, mv. ( Udfyldes af kontrolløren JA NEJ Bemærkninger f.1 Er der foretaget besigtigelse af investeringer, herunder kontrol af eventuelle serienumre/ stel nr. på investeringerne? f.2 Er projektet ophørt eller flyttet? f.3 Er projektet på kontroltidspunktet anvendt til andet formål end angivet i tilsagnet eller er der åbenlyse indikationer på at dette har været tilfældet? f.4 Er der sket væsentlige ændringer af projektet? Hvis Ja, anmod tilsagnshaver om en forklaring. Se tilsagn. Spørg tilsagnshaver. Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Projektets oprindelige formål er at gennemføre projektet i overensstemmelse med tilsagnet. Spørg tilsagnshaver. Side 9 af 18

10 Hvis Ja, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Side 10 af 18

11 G. Opbevaring af dokumenter og udgiftsbilag Af tilsagnsbrevet fremgår krav til opbevaring af dokumenter hos tilskudsmodtager. Kontrolløren udvælger en stikprøve med udgangspunkt i kontrolgrundlaget - Minimum 5 pct. (antalsmæssigt) af projektets fakturaer/udgiftsbilag - Minimum 2 øvrige dokumenter og efterprøver om dokumenterne forefindes hos tilskudsmodtager. Stikprøven øges hvis: - der findes fejl, skal antallet af stikprøven øges med 25 % (minimum et dokument) - der findes mere end 3 fejl i stikprøverne, skal alle bilag kontrolleres. - der findes en systematisk fejl, skal alle bilag, som kan henføres til fejlen, kontrolleres. Dokumenterne affotograferes (ét billede = første side af det enkelte dokument) og indsættes i det generelle fotoalbum med en forklarende tekst. Udfyldes af kontrolløren. Evt. flere linjer tilføjes efter behov. Navn / beskrivelse af dokumentet der er udvalgt af kontrolløren Er dokumentet opbevaret i overensstemmelse med tilsagnsbrev Ja Nej Kontrollørens uddybende bemærkninger til evt. mangelfuld dokumentopbevaring skrives herunder g.1 Hvis ikke alle de udvalgte dokumenter jf. ovenstående kan genfindes, angiv hvilke dokumenter der ikke er opbevaret og tilskudsmodtagers evt. begrundelse for dette. Bemærk, hvis der er sket reparation/indkøbt nye ting, skal tilsagnshaver også opbevare disse fakturaer i opretholdelsesperioden. Se mere i ABC instruksen. Side 11 af 18

12 H. Overholdelse af krav til synliggørelse af tilskud, hvis projektet skulle udarbejde publikationer, websider og andet informationsmateriale Udfyldes kun, hvis Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud har anmodet om det. Se punkt C. Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud anfører hvad der er lavet i projektet (publikationer, websider og andet) Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud. JA NEJ Bemærkninger h.1 For projekter omfatter udarbejdelse af publikationer dvs. rapporter, brochurer, foldere, plakater, postkort, flyers og nyhedsbreve og/eller elektronisk formidling i form af websider eller andet informationsmateriale. Bemærkning. Vedlæg foto eller lignede som dokumentation. Forefindes materialet hos tilsagnshaver? h.2 Er det identisk med det materiale der blev indsendt sammen med udbetalingsanmodningen? Bemærkninger. Hvis Nej, angiv hvorfor. Side 12 af 18

13 I. Overholdelse af krav til skiltning Udfyldes kun, hvis Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud har anmodet om det. Se punkt C. Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud anfører hvad skiltningskravet er i det konkrete projekt og som ønskes kontrolleret på stedet Udfyldes af kontrolløren l.1 Er der skiltet i overensstemmelse med kravet angivet ovenfor? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja, vedlæg foto der viser placering af skiltet samt foto af skiltet, hvor teksten SKAL kunne læses. Angiv størrelse på skilt (A4/A3, eller andet) Hvis Nej, redegør nærmere for de konstaterede forhold. Side 13 af 18

14 J. Støttebetingelsernes opfyldelse i projektperioden Der kan i nogle ordninger/projekter være støttebetingelser konkrete eller specifikke for det enkelte projekt der skal opretholdes i hele projektperioden. Det kan f.eks. være krav om arbejdskraftbehov (830 timers kravet) eller krav om at projektet indgår i økologisk jordbrug. Ligeledes kan der være krav til at et areal skal holdes ryddet (Natura2000). Støttebetingelser vedr. økologisk autorisation og arbejdskraftbehov (830 timer), undersøges forudgående administrativt af sagsbehandleren. Den fysiske kontrol består derfor ved sådanne støttebetingelser udelukkende i, på stedet at gøre obsservationer, som underbygger, at de af sagsbehandleren undersøgte forhold (f.eks. enhederne der ligger til grund for beregning af arbejdskraftbehov) gør sig faktisk gældende på stedet. Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud anfører de støttebetingelser der ønskes kontrolleret og/eller de forhold/input der er indgået i sagsbehandlerens administrative kontrol, som ønskes vurderet på stedet Udfyldes af kontrolløren JA NEJ Bemærkninger J.1 Er støttebetingelserne eller de forhold der ligger til grund for støttebetingelserne opretholdt? Hvis Nej, redegør nærmere for de konstaterede forhold. K. LBB Tjeksliste Udfyldes kun, hvis Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud har anmodet om det. Se punkt C. Ved kontrol af LBB ordningen, beskrives rammerne for kontrollen gennem LBB-tjeklisten. Denne udfyldes af kontrolløren, vedlægges og angives i kontroldokument-listen. Side 14 af 18

15 L. Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Projekt og tilskudsmodtager INFORMATION OG UNDERSKRIFTSBLAD TIL TILSKUDSMODTAGER Udfyldes både af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter) Tilskudsordning: Den ordning under LDP som tilskudsmodtger har fået tilskud under. Det samme som a.2. Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Det samme som punkt a.5. Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. Det samme som punkt a.6. Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Det samme som punkt a.8. CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. Det samme som punkt a. 9. Dato for kontrolbesøg: Udfyldes af kontrollør. Den dato kontrolbesøget finder sted. Kontrollør underskrift og dato Udfyldes af kontrollør Navn: Dato: Underskrift: Landbrugsstyrelsen foretager kontrol i forbindelse med administrationen af tilskud under Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikter. Formålet med kontrollen er at undersøge på stedet, om et projekt, der har opnået tilskud under ovennævnte fonde, er opretholdt i overensstemmelse med gældende EU- og nationale regler. Vi har bl.a. undersøgt følgende: - Om projektet fortsat er gennemført i overensstemmelse med tilsagn. - Om tilsagnsmodtager fortsat opbevarer bilag. - Om tilskudsmodtager fortsat lever op til kravene vedr. skiltning. Side 15 af 18

16 Du skal som tilskudsmodtager have mulighed for at bekræfte din tilstedeværelse ved kontrollen samt komme med dine eventuelle umiddelbare bemærkninger 3. Vær opmærksom på, at du har oplysningspligt samt pligt til at yde den fornødne vejledning og hjælp ved kontrollens gennemførelse 4. Bemærk, at besøg på stedet er en del af kontrollen, og at der ved den efterfølgende sagsbehandling kan konstatere forhold, som kan få betydning for kontrollens resultat. Det er til enhver tid tilsagnshavers ansvar at leve op til de EU- og nationale krav som er gældende for projektet. Kontrollen kan ikke betragtes som sikkerhed for, at du overholder de relevante krav. Hvis vi har brug for at indhente yderligere oplysninger, vil du høre fra os. Ved høringen har du mulighed for at komme med kommentarer, inden der træffes afgørelse i sagen. Ved at skrive under nedenfor bekræfter du kun, at du har været til stede ved kontrollen, samt at du har haft mulighed for at fremsætte dine umiddelbare bemærkninger til kontrollen. Tilskudsmodtager eller dennes repræsentant: Udfyldes af tilskudsmodtager eller dennes repræsentant Navn i blokbogstaver: Dato: Underskrift: Eventuelle bemærkninger fra tilskudsmodtager: 3 Jf. art. 53, stk. 3 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli For ordninger under Landdistriktsprogrammet: jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Landdistriktsfonden. For ordninger under Fiskeriudviklingsprogrammet: Jf. 8 og 9 i Lov nr af 16/12/2014 om Hav- og Fiskerifonden. Side 16 af 18

17 Bilag 1 - Registrering af mistanke om svig I forbindelse med kontrolbesøg kan kontrolløren støde på forhold, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Svig er vanskeligt at opdage og endnu sværere at bevise, fordi ansøgeren bevidst forsøger at skjule de faktiske omstændigheder for os. Det er vigtigt at registrere mistanke om svig, så der kan følges op på mistanken ved en særskilt undersøgelse. Desuden skal Landbrugsstyrelsen kunne dokumentere, at vi opfylder vores pligt til at bekæmpe svindel med EU-midler 5. Kontrolløren må ikke oplyse tilsagnshaveren om, at vi har en mistanke om svig. Se også afsnit om svig under punkt 2.4 under generel kontrolinstruks sidst i kontrolinstruksen. Definitioner Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Uregelmæssighed: Enhver overtrædelse af en støttebetingelse, der fører eller kunne føre til en uretmæssig udbetaling 6. Svig: En forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan være ukorrekte erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål end de var bevilget til 7. Mistanke om svig: En uregelmæssighed, som det er nødvendigt at følge op på for at undersøge, om der er tale om svig 8. Fremgangsmåde Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Efter kontrollen sender du en særskilt besked til Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud. Denne mail, vedrørende mistanke om svig skal ikke i høring, da vi på dette tidspunkt ikke skal oplyse tilsagnshaveren om mistanken. Det er fagkontoret der sender mistanke om svig i høring, efter at mistanken om svig er vurderet og evt. supplerende oplysninger er indhentede. 5 Jf. bilag I, stk. 1, litra b), punkt iv i Kommissionens delegerede forordning 907/2014 (til Rådsforordning 1306/2013). 6 Jf. art. 2, nr. 1 i Kommissionens forordning 1848/ Jf. art. 1, stk. 1, litra a) i Konventionen af 26. juli 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (PIF-konventionen). 8 Jf. art. 2, nr. 4 i Kommissionens forordning 1848/2006. Side 17 af 18

18 Du kan kopiere og udfylde denne mailskabelon, som du sender til kontaktpersonen i Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud: Støtteordning: Kontrollør: Sagsnummer: Hvori består mistanken om svig? Hvilke dokumenter/billeder er fremsendt for at understøtte mistanke om svig? Der er vigtigt, at mistanken kan dokumenteres, da dette er grundlaget for at følge op på sagen. Du vil ofte se, at en uregelmæssighed er til fordel for støtteansøger. Det er ikke i sig selv grund nok til at behandle sagen som mistanke om svig. Der skal være konkrete tegn på, at "fejlen" er begået med vilje, ellers behandles sagen som en uregelmæssighed (hvilket stadig ofte vil medføre reduktion eller bortfald af støtte). Husk at beskrive baggrunden for din mistanke og gerne hvilke forhold der skal undersøges, for at mistanken kan af- eller bekræftes. Henvendelser om svig fra borgere Under en kontrol kan det ske at ansøger eller andre personer fortæller dig om svig med EU-midler, der ikke vedrører den kontrol, som du skal udføre. Du skal opfordre personen til at gå videre med sin mistanke. Henvis til vores hjemmeside om eksterne henvendelser ( Vedkommende kan også henvende sig på svig@lbst.dk eller Landbrugsstyrelsen, Tilskudsudbetaling, Nyropsgade 30, 1780 København V. Hvis de oplysninger du får fra borgeren, er så konkrete, at man kan identificere den støttemodtager og støtteordning/udgift, der muligvis har begået svig i forbindelse med, skal du give besked til det fagkontor, der forvalter ordningen. Se "Fremgangsmåde" ovenfor. Side 18 af 18