ERKLÆRING OM PRIVATLIVSBESKYTTELSE FOR ANSØGERE

Transkript

1 ERKLÆRING OM PRIVATLIVSBESKYTTELSE FOR ANSØGERE Velkommen til Adecco. Vi ser frem til at arbejde sammen med jer for at fremme jeres karriere. Som du nok forventer, indsamler og bruger vi oplysninger om dig for at udføre vores tjenester bedst muligt. Adecco ser det som sin opgave at respektere og værne om dine private oplysninger. Denne Erklæring om Privatlivsbeskyttelse for Ansøgere beskriver dine rettigheder med hensyn til privatlivets fred i forbindelse med behandlingen af dine oplysninger, samt vores tiltag for at beskytte dit privatliv. Vi ved, at det er langt, men læs venligst denne Erklæring grundigt. Der er en indholdsfortegnelse nedenfor, som gør det muligt at springe direkte til de afsnit, du måtte foretrække. Indhold Nogle begreber, som er værd at kende Hvilke personoplysninger indsamler og benytter virksomheden? Hvorfor benytter vi dine personlige oplysninger? Hvad siger loven om dette? Skal du give os de personoplysninger, vi beder om? Behandler vi dine personoplysninger uden menneskelig indgriben? Hvor længe beholder I mine personoplysninger? Overfører vi dine data til en tredjepart? Overfører vi dine data til steder udenfor EU? Hvad er dine rettigheder? Hvad med databeskyttelse, når man benytter Adecco Systemer? Hvordan håndterer vi ændringer i denne Erklæring? Nogle begreber, som er værd at kende For det første skal det gøres klart, hvordan vi bruger visse ord i denne erklæring. Det virker måske indlysende, men i denne Erklæring vil du blive omtalt som Ansøgeren eller du. Når vi taler om os eller Virksomheden refereres der til Adecco. Vi har vores officielle kontor på Falkoner Alle 1, 2000 Frederiksberg. Virksomheden er en del af Adecco Gruppen, den største leverandør af HR-tjenester i verden. Gennem forskellige virksomheder og forretningsområder leverer Adecco Gruppen adskillige HR (Human Resources) aktiviteter såsom personaleløsninger, udstationering, lønningstjenester, rekruttering & udvælgelse, testløsninger, karriereskift, talentudvikling, kurser & uddannelse, udsendelse og international bevægelighed ( vores Aktiviteter ).

2 For at udføre vores Aktiviteter benytter Virksomheden flere IT-systemer. I visse tilfælde sørger Virksomheden for en Selvbetjeningsportal ( Portal ) til sine ansøgere/ansatte. Portalen lader dig søge efter og ansøge om jobs, som Virksomheden og dens søsterselskaber slår op, inden for dine interesser, kompetencer og/eller erfaringer og de steder, hvor du har udtrykt ønske om at arbejde. Til sidst skal det nævnes, at denne Erklæring også handler om mennesker som dig og din familie. Den omfatter oplysninger om dig, men også dine meninger og meninger om dig (fx Jeg er fodboldfan ). Erklæringen drejer sig ikke om oplysninger om Virksomheden (selvom de nogle gange overlapper). Disse typer oplysninger kaldes nogle gange personoplysninger eller persondata. Vi benytter ordet Personoplysninger i denne Erklæring. Hvilke personoplysninger indsamler og benytter virksomheden? Personoplysninger, som virksomheden typisk indsamler, omfatter, men er ikke begrænset til: Dit navn, fødselsdato og -sted, kontaktoplysninger og kvalifikationer (uddannelse, kurser og praktikforløb), identitetspapirer og arbejdstilladelse samt andre oplysninger, der figurerer i dit CV; hvis du logger ind på Portalen via din LinkedIn-profil, eller via andre sociale medier: dine profildata; hvis du kontakter os, vil vi i visse tilfælde beholde denne korrespondance i vores arkiver; feedback om dig fra vores personale eller fra en tredjepart; hvis du giver feedback om andre, beholder vi som regel også dette og dette regnes også som dine personoplysninger (det er trods alt dine meninger); vi indsamler muligvis også oplysninger om dine besøg på vores hjemmeside/portal, hvilket omfatter, (men ikke er begrænset til) din IP-adresse, browser, tidsstempling, sted, trafikdata om landet, data om området, weblogs og anden kommunikationsdata samt de ressourcer, du benytter. Disse oplysninger vil gøre dit besøg på vores hjemmeside/portal nemmere i fremtiden. Vi kan, for eksempel, foreslå jobs til dig, som er specifikke for det område, du kontaktede os fra; vi indsamler muligvis også oplysninger med henblik på markedsføring og -analyse, bl.a. oplysninger om, hvordan du reagerer på -, sms-, telefon- eller andre typer marketingkampagner. fotos og videoer af din deltagelse i træning eller lignende aktiviteter (du vil blive givet mulighed for at fravælge at blive filmet eller fotograferet ved begivenheden); detaljer omkring eventuelle handicaps og hensyn vi skal tage til disse på arbejdspladsen; og i nogle tilfælde indsamler vi også personfølsomme oplysninger, hvor loven tillader os at gøre det (i visse lande vil vi derfor spørge til din baggrund for at sikre lige muligheder for overvågning).

3 Hvorfor benytter vi dine personlige oplysninger? Virksomheden indsamler og behandler personoplysninger: 1. For at levere de tjenester, du forventer af os, som at finde passende jobs/opgaver at søge, hjælpe dig med kurser, eller yde støtte til at ansøge om jobs/opgaver. Vi vil ligeledes sende dit CV til mulige arbejdsgivere, så du kan indgå i deres overvejelser, og holde dig informeret om fremtidige jobmuligheder via , telefon, mail og/eller andre kommunikationsmetoder; 2. med dit tilsagn vil vi muligvis også bruge dine kontaktoplysninger til direct marketing, fx via , SMS eller telefon; 3. for at videreudvikle, teste og forbedre vores webside/portal, eller andre allerede eksisterende eller nye systemer til at levere bedre tjenester til dig; dette foregår primært i forbindelse med nye IT-systemer og processer, så oplysningerne om dig kan bruges til at teste disse systemer og processer, hvor kunstige data ikke fuldt ud kan dække det nye IT-systems arbejdsprocesser; 4. for at udføre studier og statistisk og analytisk research, for eksempel for at sammenligne effektiviteten ved vores placering af ansøgere mellem forskellige sektorer og geografiske placeringer og identificere faktorer, som kunne forklare eventuelle forskelle, som vi finder; 5. for at overføre data til en tredjepart (se nedenfor); 6. hvor det er nødvendigt, for at følge enhver juridisk forpligtelse; og 7. vi behandler muligvis også dine oplysninger for at: a. fremme sikkerhed og beskyttelse af folk, ejendomme, systemer og aktiver; b. overvåge at interne retningslinjer og procedurer bliver fulgt; c. administrere kommunikationssystemer og andre systemer, som Adecco Gruppen benytter (herunder databaser over interne kontakter); d. efterforske eller reagere på hændelser og klager; e. med hensyn til fotos eller videoer af kurser, for at rapportere internt at kurset har fundet sted samt deres indhold (for eksempel i interne opdateringer) og også for at markedsføre lignende kurser internt og eksternt til tredjeparter; f. overholde forpligtelser og rettigheder og samarbejde med efterforskninger under politiet, regeringen eller andre myndigheder; og g. deltage i ethvert potentielt eller faktisk køb eller salg, eller samlet projekt, af alle eller dele af en forretning eller en virksomhed, som ethvert medlem af Adecco Gruppen ønsker at deltage i.

4 Hvad siger loven om dette? Vi er af loven forpligtet til at have lovhjemmel til at behandle de data, vi besidder om dig. Når du arbejder med eller gennem Adecco, vil vores behandling af personoplysninger med alle disse formål være baseret på behandlingsgrundlag såsom: udførelsen af en kontrakt, hvori den registrerede person er en af parterne (formål 1 samt 6-7), nødvendig behandling for at overholde retlige eller regulatoriske forpligtelser (formål 6-7) og/eller nødvendig behandling i forbindelse med Adeccos legitime interesser for at udøve deres og deres ansattes grundlæggende rettigheder til at føre forretning på en måde, som ikke urimeligt påvirker dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder (formål 1-5 og 7). Når behandling er nødvendig grundet Adeccos legitime interesser, sikrer vi, at behandlingen udføres på sådan vis, at vores legitime interesser vejer tungere end ethvert individs interesser. Vi vil kun behandle dine personoplysninger på andre grundlag end disse med dit tilsagn (en yderligere behandlingsgrund). Skal du give os de personoplysninger, vi beder om? Du er ikke forpligtet til at udlevere dine personoplysninger til os, men det gør det mere eller mindre umuligt at arbejde med dig eller at levere vores tjenester, hvis du ikke gør det. Behandler vi dine personoplysninger uden menneskelig indgriben? Ja, nogle gange gør vi. Virksomheden kan bruge automatiske systemer/processer og automatiske afgørelser (såsom profilering) for at levere de ønskede tjenester til dig og til vores kunder. Hvis kunder for eksempel søger ansøgere til jobs, vil vi muligvis udføre en søgning på vores jobkandidater, inklusiv automatiske søgekriterier, som tager hensyn til din ledighed, kompetencer, lønramme og i visse tilfælde tidligere tilbagemeldinger, vi har modtaget fra kunder, for at indsamle en liste, som rangordner hvilke ansøgere med størst sandsynlighed vil opfylde kundens krav. Dette betyder, at din rangering nogle gange vil være højere end andre gange, afhængigt af hvordan disse faktorer passer til kundens behov. Hvor længe beholder I mine personoplysninger? Virksomheden kan beholde dine personoplysninger i op til 2 år efter du registrerer dig hos os. Hvis det lykkes dig at finde arbejde gennem os, vil Virksomheden være nødt til at beholde dine personoplysninger længere for at opfylde vores stadige juridiske og kontraktuelle forpligtelser. Generelt beholder vi dine personoplysninger, inklusiv skatteoplysninger, ansættelseskontrakter og andre økonomiske oplysninger (bl.a. lønudbetalinger og data som knytter sig til løn, osv) i 7 år, og andre personoplysninger i 2 år. Overfører vi dine data til en tredjepart? Som nævnt ovenfor, udleverer vi som regel dine data til tredjeparter. Det er for at opfylde de formål som er beskrevet ovenfor. Dette gør vi under de følgende omstændigheder:

5 Til vores leverandører. For eksempel vil vi muligvis hyre en leverandør til at varetage administrative og operationelle opgaver i forbindelse med vores relation til dig. Leverandøren/leverandørerne vil være underlagt kontraktuelle og andre juridiske forpligtelser til at bevare dine datas fortrolige status og respektere dit privatliv, og vil kun have adgang til de data, som er nødvendige for at udføre deres funktion; de relevante leverandører vil oftest være IT-leverandører (som leverer eller yder support på vores IT-systemer, herunder oplysninger om dig), firmaer som tager vare på lokaliteterne (som sørger for den fysiske sikkerhed i vores bygninger, og som derfor muligvis vil have brug for at kende til dig for at tillade adgang til vores bygninger), og medarbejdere, som leverer back office økonomiske og regnskabsmæssige ydelser (som muligvis får brug for at arbejde med ansøgernes oplysninger for at behandle ind- og udbetalinger). Vi kan muligvis også hyre leverandører, som leverer IT-tjenester og - løsninger, som omfatter værktøjer til videointerview og kompetencevurdering. Til medlemmer af Adecco gruppen af virksomheder i andre lande. Disse kan ligge i eller udenfor EU; forskellige medlemmer af gruppen varetager forskellige funktioner og dine oplysninger kan derfor muligvis blive delt med dem af forskellige grunde: o o Oplysninger deles med medlemmer af Adecco gruppen, som leverer IT-funktioner til Adecco-virksomheder over hele verden; disse IT-funktioner ligger blandt andet i Prag, Tjekkiet og Frankrig; Oplysninger deles også med Adecco datterselskaber over hele verden, hvor du har udtrykt interesse i mulighederne i det pågældende marked, eller hvor medlemmer af Adecco Gruppen ser, at du har særlige færdigheder, som efterspørges eller vil være til fordel i det marked. En liste over lande, hvor vi opererer, er tilgængelig på vores hjemmeside under vælg dit land -funktionen. Til vores kunder/mulige arbejdsgivere: vi vil dele dine data med de af vores kunder, som tilbyder jobs/opgaver, du muligvis vil være interesseret i, eller som er interesserede i din profil. De er underlagt kontraktuelle og andre fortrolighedsforpligtelser med hensyn til dine data både overfor os og overfor dig; Vi vil dele dine data med regering, politi, myndigheder eller retsinstanser, hvis, efter vores suveræne vurdering, vi finder at vi er retligt forpligtet eller autoriseret til at gøre det, eller at det ville være hensigtsmæssigt at gøre det; og Som en del af rettidig omhu i forbindelse med (eller som del af implementeringen af) en fusion, overtagelse, eller anden forretningstransaktion, kan vi være nødt til at udlevere dine data til den potentielle sælger eller køber og deres rådgivere. Overfører vi dine data til steder udenfor EU? Dine data kan overføres og behandles i et eller flere lande i eller udenfor EU. En komplet liste over de lande, vi opererer i, er tilgængelig på vores hjemmeside under vælg dit land - funktionen. Vi vil kun overføre dine data til lande udenfor EU, som EU Kommissionen vurderer leverer et passende niveau af beskyttelse af dig (en liste over disse lande er tilgængelig her: ), eller hvor Adecco Gruppen har implementeret passende sikkerhedsprocedurer for at søge at bevare sikkerheden omkring dine oplysninger (her benytter vi typisk en af de former for dataoverførsel, som EU Kommissionen har godkendt, se kopier af disse kontrakter her: ).

6 Hvad er dine rettigheder? Ret til at få adgang til og anskaffe en kopi af dine personoplysninger Du har ret til at bede om en bekræftelse af, om vi behandler nogle af dine personoplysninger. Hvor dette er tilfældet, har du ret til adgang til visse af dine personoplysninger (via Portalen) og til visse informationer om hvordan de behandles. I visse tilfælde, kan du bede os om at udlevere en elektronisk kopi af dine oplysninger. Ret til at korrigere dine personoplysninger Hvis du kan dokumentere, at de personoplysninger, vi besidder om dig, ikke er korrekte, kan du bede om at få disse oplysninger opdateret eller på anden vis korrigeret. Vi opfordrer dig til at benytte Selvbetjeningsportalen, hvis det er muligt, og opdatere dine personoplysninger direkte derfra. Ret til at blive glemt/få data slettet Under visse omstændigheder vil du have ret til at bede om at vi afgrænser behandlingen af dine persondata og/eller at disse bliver slettet. Du kan til enhver tid fremsætte dette ønske, hvorefter Adecco vil vurdere hvorvidt det skal efterkommes, dog er denne ret underlagt enhver juridisk ret eller forpligtelse, vi har til at beholde data. I situationer, hvor vi, i overensstemmelse med loven, vurderer at dit ønske om at få dine personoplysninger slettet skal efterkommes, vil Adecco gøre dette straks. Vær venligst opmærksom på, at når dine data er slettet, kan Virksomheden muligvis ikke længere levere sine tjenester til dig. Hvis du vil registreres hos virksomheden igen, skal du indtaste dine data igen. Ret til at gøre indsigelse For så vidt som virksomhedens behandling af dine data er baseret på virksomhedens legitime interesse (og ingen anden behandlingsgrund) eller har at gøre med direct marketing, er du berettiget til at gøre indsigelse over for Virksomheden, som behandler dine data, idet du henviser til din specifikke situation. Hvis du ønsker at gøre nogle af dine rettigheder gældende, bedes du venligst logge ind på Selvbetjeningsportalen eller kontakte os via på adecco.globalprivacy@adecco.com og gdpr@adecco.dk. Når du sender os en for at gøre dine rettigheder gældende, kan Virksomheden bede dig om identifikation før de handler på din henvendelse. Til sidst skal det nævnes, at du har ret til at indsende en klage til datatilsynet i det område, hvor du bor eller arbejder, eller der hvor du mener der er opstået et problem i forhold til dine data.

7 Hvad med databeskyttelse, når man benytter Adecco Systemer? Du er ansvarlig for sikkerheden omkring dine login-detaljer til Portalen, især det password vi har givet dig, eller som du har valgt. Disse login-koder er kun til eget brug. Du må ikke dele dine koder eller andre kontodetaljer med andre personer. Hvordan kontakter du os? Hvis du har spørgsmål eller bekymringer i forhold til vores Erklæring, ønsker yderligere information om, hvordan vi beskytter dine oplysninger (fx når vi overfører det udenfor Europa) og/eller, når du ønsker at kontakte virksomhedens dataansvarlige Group Data Protection Officer (DPO) og den ansvarlige for beskyttelse af private oplysninger i dit område, vores Privacy Lead, bedes du venligst sende os en på adecco.globalprivacy@adecco.com eller kontakte din lokale Privacy Lead gdpr@adecco.dk. Hvordan håndterer vi ændringer i denne Erklæring? Betingelserne i denne Erklæring kan ændre sig fra tid til anden. Vi gør opmærksom på enhver vigtig ændring i denne Erklæring gennem passende meddelelser enten gennem denne hjemmeside eller ved at kontakte dig gennem andre kanaler. Adeccos Privacy Team