ERKLÆRING OM PRIVATLIVSBESKYTTELSE

Transkript

1 ERKLÆRING OM PRIVATLIVSBESKYTTELSE Velkommen til Adecco. Vi ser frem til at arbejde sammen med dig og være med til for at fremme din karriere. Som du nok forventer, indsamler og bruger vi oplysninger om dig for at udføre vores tjenester bedst muligt. Adecco ser det som sin opgave at respektere og værne om dine private oplysninger. Denne Erklæring om Privatlivsbeskyttelse beskriver dine rettigheder med hensyn til privatlivets fred i forbindelse med behandlingen af dine oplysninger, samt vores tiltag for at beskytte dit privatliv. Vi ved, at det er langt, men læs venligst denne Erklæring grundigt. Der er en indholdsfortegnelse nedenfor, som gør det muligt at springe direkte til de afsnit, du måtte foretrække. Indhold Nogle begreber, som er værd at kende Hvilke personoplysninger indsamler og benytter virksomheden? Hvorfor benytter vi dine personlige oplysninger? Hvad siger loven om dette? Skal du give os de personoplysninger, vi beder om? Behandler vi dine personoplysninger uden menneskelig indgriben? Hvor længe beholder I mine personoplysninger? Overfører vi dine data til en tredjepart? Overfører vi dine data til steder udenfor EU? Hvad er dine rettigheder? Overvågning Hvad med databeskyttelse, når man benytter Adecco Systemer? Hvordan håndterer vi ændringer i denne Erklæring? Nogle begreber, som er værd at kende For det første skal det gøres klart, hvordan vi bruger visse ord i denne erklæring. Det virker måske indlysende, men i denne Erklæring vil du blive omtalt som Du. Når vi taler om os eller Virksomheden refereres der til Adecco A/S. Vi har vores officielle kontor på Falkoner Alle 1, 2000 Frederiksberg. Virksomheden er en del af Adecco Gruppen, den største leverandør af HR-tjenester i verden. Gennem forskellige virksomheder og forretningsområder leverer Adecco Gruppen adskillige HR (Human Resources) aktiviteter såsom personaleløsninger, udstationering, lønningstjenester, rekruttering & udvælgelse, testløsninger, karriereskift, talentudvikling, kurser & uddannelse, udsendelse og international bevægelighed ( vores Aktiviteter ).

2 For at udføre vores Aktiviteter benytter Virksomheden flere IT-systemer. I visse tilfælde sørger Virksomheden for en Selvbetjeningsportal ( Portal ) til sine ansøgere/ansatte. Portalen lader dig opdatere dine egne oplysninger, såsom personoplysninger og bankoplysninger, og, hvis du arbejder for en af vores kunder, det antal timer, du har arbejdet. Til sidst skal det nævnes, at denne Erklæring også handler om mennesker som dig og din familie. Den omfatter oplysninger om dig, men også dine meninger og meninger om dig (fx Jeg er fodboldfan ). Erklæringen drejer sig ikke om oplysninger om Virksomheden (selvom de nogle gange overlapper). Disse typer oplysninger kaldes nogle gange personoplysninger eller persondata. Vi benytter ordet Personoplysninger i denne Erklæring. Hvilke personoplysninger indsamler og benytter virksomheden? Personoplysninger, som virksomheden typisk indsamler, omfatter, men er ikke begrænset til: Dit navn, fødselsdato og -sted, kontaktoplysninger og kvalifikationer (uddannelse, kurser og praktikforløb), identitetspapirer og arbejdstilladelse samt andre oplysninger, der figurerer i dit CV; hvis du logger ind på Portalen via din LinkedIn-profil, eller via andre sociale medier: dine profildata; hvis du kontakter os, vil vi i visse tilfælde beholde denne korrespondance i vores arkiver; feedback om dig fra vores personale eller fra en tredjepart, du arbejder hos eller med, samt andre oplysninger til bedømmelse; hvis du giver feedback om andre, beholder vi som regel også dette og dette regnes også som dine personoplysninger (det er trods alt dine meninger); vi indsamler muligvis også oplysninger om din brug af vores systemer, hvilket omfatter, (men ikke er begrænset til) din IP-adresse, browser, tidsstempling, sted, trafikdata om landet, data om området, weblogs og anden kommunikationsdata samt de ressourcer, du benytter. Disse oplysninger vil gøre vores systemer nemmere at operere i fremtiden; detaljer omkring eventuelle handicaps og hensyn vi skal tage til disse på arbejdspladsen; når du begynder at arbejde for virksomheden, vil vi også indsamle: o dit køn, nationalitet, kopier af ID-papirer, dokumentation for adresse og kopier af papirer, som dokumenterer din ret til at arbejde de steder, hvor du vil komme til at arbejde (visa, arbejdstilladelse, osv.); o lønningsinformation, såsom dine bankoplysninger, oplysninger om sygesikring og CPR-nummer, skat og skatteregistreringsnummer, honorarer, løn og særlige ydelser, samt ethvert frivilligt fradrag, du beder os lave i din løn og afgifter (som fagforeningsbidrag, bidrag til kirker, osv); o register over din arbejdstid, tid brugt på projekter, kurser, forfremmelser, undersøgelser og disciplinærsager;

3 o oplysninger om din brug af vores IT-systemer og lokaler (bl.a. overvågningskameraer og sikkerhedssystemer ved døre); o detaljer om dine pårørende og nærmeste familie; o rejseoplysninger (rejsedata, kreditkortinformation, pasnummer, udgifter afholdt) med henblik på forhandling, planlægning og køb af alle rejserelaterede aktiviteter (fx billetter til fly eller tog, reservationer til hotel eller leje af bil) og godtgørelse af rejseudgifter; o fotos og videoer af din deltagelse i træning eller lignende aktiviteter (du vil blive givet mulighed for at fravælge at blive filmet eller fotograferet ved begivenheden); og o i visse tilfælde vil vi også indsamle følsomme personoplysninger (fx data som omhandler dit helbred). Hvorfor benytter vi dine personlige oplysninger? Virksomheden indsamler og behandler personoplysninger: 1. For at levere de tjenester, du forventer af os, som at finde passende opgaver til dig, hjælpe dig med kurser, eller yde støtte til at ansøge om nye opgaver. Vi vil bl.a. holde dig informeret om fremtidige jobmuligheder via , telefon, mail og/eller andre kommunikationsmetoder; 2. for at videreudvikle, teste og forbedre vores systemer/processer; dette foregår primært i forbindelse med nye IT-systemer og processer, så oplysningerne om dig kan bruges til at teste disse systemer og processer, hvor kunstige data ikke fuldt ud kan dække det nye IT-systems arbejdsprocesser; 3. for at udføre studier og statistisk og analytisk research, for eksempel for at sammenligne effektiviteten ved vores placering af ansøgere mellem forskellige sektorer og geografiske placeringer og identificere faktorer, som kunne forklare eventuelle forskelle, som vi finder; 4. for at overføre data til en tredjepart (se nedenfor); 5. hvor det er nødvendigt, for at følge enhver juridisk forpligtelse; 6. når du begynder at arbejde for Virksomheden, for at udføre vores pligter som din arbejdsgiver eller kunde (når det drejer sig om individuelle leverandører); og 7. når du begynder at arbejde for virksomheden: a. at opfylde vores ansættelseskontrakt eller kontrakt for tjenesteydelser, samt enhver anden kontrakt og regel, som styrer vores ansættelses- eller kontraktforhold med dig; b. vedligeholde og forbedre forvaltningen af talentmassen generelt (bl.a. med henblik på analyse af arbejdsstyrken); c. udføre andre human ressources aktiviteter (bl.a. håndtering af arbejde, fravær, kurser og uddannelse, ansatte, udgifter og disciplinære foranstaltninger);

4 d. håndtere aktier eller andre værdier, som du muligvis har ret til; e. fremme sikkerhed og beskyttelse af folk, ejendomme, systemer og aktiver; f. overvåge at interne retningslinjer og procedurer bliver fulgt; g. administrere kommunikationssystemer og andre systemer, som Adecco Gruppen benytter (herunder databaser over interne kontakter); h. efterforske eller reagere på hændelser og klager; i. med hensyn til fotos eller videoer af kurser, for at rapportere internt at kurset har fundet sted samt deres indhold (for eksempel i interne opdateringer) og også for at markedsføre lignende kurser internt og eksternt til tredjeparter; j. overholde forpligtelser og rettigheder og samarbejde med efterforskninger under politiet, regeringen eller andre myndigheder; og k. deltage i ethvert potentielt eller faktisk køb eller salg, eller samlet projekt, af alle eller dele af en forretning eller en virksomhed, som ethvert medlem af Adecco Gruppen ønsker at deltage i. Hvad siger loven om dette? Vi er af loven forpligtet til at have lovhjemmel til at behandle de data, vi besidder om dig. Når du arbejder med eller gennem Adecco, vil vores behandling af personoplysninger med alle disse formål være baseret på behandlingsgrundlag såsom: udførelsen af en kontrakt, hvori den registrerede person er en af parterne (formål 1 samt 5-7), nødvendig behandling for at overholde retlige eller regulatoriske forpligtelser (formål 5-7) og/eller nødvendig behandling i forbindelse med Adeccos legitime interesser for at udøve deres og deres ansattes grundlæggende rettigheder til at føre forretning på en måde, som ikke urimeligt påvirker dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder (formål 1-4 og 7). Når behandling er nødvendig grundet Adeccos legitime interesser, sikrer vi, at behandlingen udføres på sådan vis, at vores legitime interesser vejer tungere end ethvert individs interesser. Vi vil kun behandle dine personoplysninger på andre grundlag end disse med dit tilsagn (en yderligere behandlingsgrund). Skal du give os de personoplysninger, vi beder om? Udleveringen af dine personoplysninger er et krav, som er nødvendigt for at indgå og/eller opretholde vores kontrakt med dig. Det vil sige, at du er forpligtet til at udlevere dine personoplysninger til os. Hvis du ikke udleverer dine personoplysninger til os, kan det være, at vi enten ikke er i stand til at forvalte ansættelses- eller leverandørforholdet med dig eller, i det mindste, at du ikke kan deltage i visse forløb såsom feedback eller karriereudvikling (hvilket muligvis også strider med din kontrakt med os). Behandler vi dine personoplysninger uden menneskelig indgriben? Ja, det gør vi. Virksomheden bruger automatiske systemer/processer og automatiske afgørelser (såsom profilering) for at levere de ønskede tjenester til dig og til vores kunder. Hvis kunder for

5 eksempel søger ansøgere til jobs, vil vi muligvis udføre en søgning på vores jobkandidater ved hjælp af automatiske kriterier for at skabe en liste over de mest egnede kandidater. Hvor længe beholder I mine personoplysninger? Virksomheden beholder muligvis (og er, under visse omstændigheder forpligtet til, afhængigt af typen af data) dine data flere år efter din ansættelse hos os er afsluttet. Generelt beholder vi data om skat og din ansættelseskontrakt, økonomiske oplysninger (fx lønudbetalinger og data knyttet til løn, osv.) i 7 år og andre personoplysninger i 2 år. Vi beholder ikke følsomme persondata længere end hvad der er rimeligt og nødvendigt. Overfører vi dine data til tredjeparter? Som nævnt ovenfor, udleverer vi som regel dine data til tredjeparter. Det er for at opfylde de formål som er beskrevet ovenfor. Dette gør vi under de følgende omstændigheder: Til vores leverandører. For eksempel vil vi muligvis hyre en leverandør til at varetage administrative og operationelle opgaver i forbindelse med vores relation til dig. Leverandøren/leverandørerne vil være underlagt kontraktuelle og andre juridiske forpligtelser til at bevare dine datas fortrolige status og respektere dit privatliv, og vil kun have adgang til de data, som er nødvendige for at udføre deres funktion; de relevante leverandører vil oftest være IT-leverandører (som leverer eller yder support på vores ITsystemer, herunder oplysninger om dig), firmaer som tager vare på lokaliteterne (som sørger for den fysiske sikkerhed i vores bygninger, og som derfor muligvis vil have brug for at kende til dig for at tillade adgang til vores bygninger), leverandører af HR-funktioner (som håndterer lønudbetaling og ydelser på vores vegne, såsom catering for partnere og kolleger), rejseudbydere (som håndterer eller planlægger rejser for vores partnere og kolleger) eller medarbejdere, som leverer back office økonomiske og regnskabsmæssige ydelser (som muligvis får brug for at arbejde med kollegers og partneres oplysninger for at behandle indog udbetalinger). Til medlemmer af Adecco gruppen af virksomheder i andre lande. Disse kan ligge i eller udenfor EU; forskellige medlemmer af gruppen varetager forskellige funktioner og dine oplysninger kan derfor muligvis blive delt med dem af forskellige grunde: o oplysninger deles med medlemmer af Adecco gruppen, som leverer IT-funktioner til Adecco-virksomheder over hele verden; disse IT-funktioner befinder sig i Frankrig, Prag og Amsterdam. o Oplysninger deles med hovedkontoret i Adecco gruppen i Schweiz med henblik på planlægning ift. arbejdsstyrken, budgetter og feedback; disse oplysninger vil muligvis også blive brugt af hovedkontoret i Schweiz til at foreslå nye muligheder til dig indenfor Adecco gruppen eller hos kunder. o Oplysninger deles også med Adecco datterselskaber over hele verden, hvor du har udtrykt interesse i muligheder inden for det marked, eller hvor medlemmer af Adecco Gruppen ser, at du har særlige færdigheder, som efterspørges eller vil være til fordel i det marked. En liste over lande, hvor vi opererer, er tilgængelig på vores hjemmeside under vælg dit land -funktionen.

6 Til vores kunder/mulige arbejdsgivere: vi vil dele dine data med de af vores kunder, som tilbyder jobs/opgaver, du muligvis vil være interesseret i, eller som er interesserede i din profil. For kolleger kan dette være det sted, hvor du arbejder med vores kunder. De er underlagt kontraktuelle og andre fortrolighedsforpligtelser med hensyn til dine data både overfor os og overfor dig; Vi vil dele dine data med regering, politi, myndigheder eller retsinstanser, hvis, efter vores suveræne vurdering, vi finder at vi er retligt forpligtet eller autoriseret til at gøre det, eller at det ville være hensigtsmæssigt at gøre det; og Som en del af rettidig omhu i forbindelse med (eller som del af implementeringen af) en fusion, overtagelse, eller anden forretningstransaktion, kan vi være nødt til at udlevere dine data til den potentielle sælger eller køber og deres rådgivere. Overfører vi dine data til steder udenfor EU? Dine data kan overføres og behandles i et eller flere lande i eller udenfor EU. En komplet liste over de lande, vi opererer i, er tilgængelig på vores hjemmeside under vælg dit land - funktionen. Vi vil kun overføre dine data til lande udenfor EU, som EU Kommissionen vurderer leverer et passende niveau af beskyttelse af dig (en liste over disse lande er tilgængelig her: ), eller hvor Adecco Gruppen har implementeret passende sikkerhedsprocedurer for at søge at bevare sikkerheden omkring dine oplysninger (her benytter vi typisk en af de former for dataoverførsel, som EU Kommissionen har godkendt, se kopier af disse kontrakter her: ). Hvad er dine rettigheder? Ret til at få adgang til og anskaffe en kopi af dine personoplysninger Du har ret til at bede om en bekræftelse af, om vi behandler nogle af dine personoplysninger. Hvor dette er tilfældet, har du ret til adgang til visse af dine personoplysninger og til visse informationer om hvordan de behandles. I visse tilfælde, kan du bede os om at udlevere en elektronisk kopi af dine oplysninger. Hvis der er et selvbetjeningssystem, opfordrer vi dig til at opdatere dine egne oplysninger derigennem. Ret til at korrigere dine personoplysninger Hvis du kan dokumentere, at de personoplysninger, vi besidder om dig, ikke er korrekte, kan du bede om at få disse oplysninger opdateret eller på anden vis korrigeret. Hvis der er et selvbetjeningssystem, opfordrer vi dig til at opdatere dine egne oplysninger derigennem. Ret til at blive glemt/få data slettet

7 Hvis vi ikke længere har brug for at gemme eller behandle dine data af nogen anden grund, kan du anmode om at vi stopper eller begrænser behandlingen eller (helt eller delvist) sletter dine personoplysninger. Ret til at gøre indsigelse For så vidt som virksomhedens behandling af dine data er baseret på virksomhedens legitime interesse (og ingen anden behandlingsgrund) eller har at gøre med direct marketing, er du berettiget til at gøre indsigelse over for Virksomheden, som behandler dine data, idet du henviser til din specifikke situation. Hvis du ønsker at gøre nogle af dine rettigheder gældende, bedes du venligst kontakte os via på eller Når du sender os en for at gøre dine rettigheder gældende, kan Adecco bede dig om identifikation før de handler på din henvendelse. Til sidst skal det nævnes, at du har ret til at indsende en klage til datatilsynet i det område, hvor du bor eller arbejder, eller der hvor du mener der er opstået et problem i forhold til dine data. Foretager vi nogen overvågning? Indenfor lovens rammer, forbeholder Adecco sig ret til at foretage revision, overvågning og optagelser af adgang, brug og indhold af alle data som er indeholdt i eller behandlet af vores ITsystemer. Dette gør vi for at opfylde de formål, som er beskrevet ovenfor (d)-(h), men understreger her denne praksis, især for at du er klar over at dit IT-relaterede arbejde kan overvåges af andre. Hvad med databeskyttelse, når man benytter Adecco Systemer? Du er ansvarlig for sikkerheden omkring dine login-detaljer til Portalen, især det password vi har givet dig, eller som du har valgt. Disse login-koder er kun til eget brug. Du må ikke dele dine koder eller andre kontodetaljer med andre personer. Hvordan kontakter du os? Hvis du har spørgsmål eller bekymringer i forhold til vores Erklæring, ønsker yderligere information om, hvordan vi beskytter dine oplysninger (fx når vi overfører det udenfor Europa) og/eller, når du ønsker at kontakte virksomhedens dataansvarlige Group Data Protection Officer (DPO), bedes du venligst sende os en på adecco.globalprivacy@adecco.com. Du kan også kontakte din lokale Privacy Lead ved post til Adecco A/S eller via gdpr@adecco.dk. Hvordan håndterer vi ændringer i denne Erklæring? Betingelserne i denne Erklæring kan ændre sig fra tid til anden. Vi gør opmærksom på enhver vigtig ændring i denne Erklæring gennem passende meddelelser enten gennem denne hjemmeside eller ved at kontakte dig gennem andre kanaler.

8 Adeccos Privacy Team