Repræsentantskabsmøde tirsdag den 25. oktober 2016, kl i Hereford Steak House, Taastrup Hovedgade 106, Taastrup

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde tirsdag den 25. oktober 2016, kl i Hereford Steak House, Taastrup Hovedgade 106, Taastrup Repræsentantskabet: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Annette Greve, Bitten London, Claus Mitchell Andersen, Dan Schuwendt, Jens-Ole Larsen-Nielsen, Kurt Christensen, Lene Truelsen, Lilian H. B. Fisker, Peter Ejler Nielsen Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen deltog ikke, sekretær Jane Dalgaard, økonomimedarbejder Pernille Andersen Revision: Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab v. statsautoriseret revisor Pia Søndergaard deltog ikke Afbud: Mogens Piil, Jette Dahl Pedersen, Parveen Khatoon 1/15

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for repræsentantskabet Valg af dirigent Godkendelse af referat fra seneste repræsentantskabsmøde Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Regnskab for boligorganisation og afdelinger Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Nye vedtægter for Målsætningsprogram, vision, mission og værdier Pas på huslejen 360 analyse af driften Nyt byggeprojekt i Trekroner Behandling af eventuelt indkomne forslag Valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer og personlige suppleanter Valg af revisor Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning Dirigenten bemærkede, at repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning for Bilag 3: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Bilag 4: Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Bilag 5: Vedtægter for... 8 Bilag 6: Udkast til vedtægtsændring for... 8 Bilag 7: Nye normalvedtægter med rettelser... 8 Bilag 8: Notat målsætningsprogram i... 9 Bilag 9: Mission, Vision, Værdier i /15

3 1. Forretningsorden for repræsentantskabet Gældende forretningsorden vedtaget den 25. november 2003 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager forretningsordenen til efterretning. Repræsentantskabet godkendte forretningsordenen. 2. Valg af dirigent Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en dirigent. Repræsentantskabet valgte kundechef Marie-Louise Bruun til dirigent. 3. Godkendelse af referat fra seneste repræsentantskabsmøde fra repræsentantskabets møde den 22. oktober 2015 er fremsendt til repræsentantskabet den 16. november Der er ikke i den forløbne periode fremkommet bemærkninger til referatet, hvorfor dette fremlægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender referatet fra seneste repræsentantskabsmøde. 3/15

4 Repræsentantskabet godkendte referatet fra repræsentantskabsmødet den 22. oktober 2015 uden bemærkninger. 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Organisationsbestyrelsens årsberetning er vedlagt som bilag. Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsberetningen for Dirigenten bemærkede, at repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning for Regnskab for boligorganisation og afdelinger Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder boligorganisationens og afdelingernes driftsregnskaber for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 samt status pr. sidstnævnte dato. Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for og Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for boligorganisationen og afdelingerne. Boligorganisationens regnskab Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån kr. Den disponible saldo pr. 31. maj 2016 er kr. hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. 4/15

5 Boligorganisationen har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 31. maj 2016 er kr. efter fradrag af den bundne del på kr. Afdeling 3601, Rådhushaven Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3602, Kallerupvang Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges kr. til nedsættelse af egenfinansiering og kr. overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3603, Thorsgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3605, Fløngvangen Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges til nedsættelse af egenfinansiering. Status balancerer med kr. Afdeling 3606, Engvadgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Status balancerer med kr. Begivenheder efter regnskabsårets udløb Der er fra balancedagen og frem til i dag ikke indtrådt forhold, som forrykker vurderingen af årsregnskabet for boligorganisationen og dens afdelinger. 5/15

6 Bilag 3: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte regnskabet for Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2017 Driftsbudgettet er opstillet, således at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet for den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er 916 kr. pr. lejemålsenhed og afdelingernes grundbidrag udgør 425 kr. pr. lejemålsenhed. Bilag 4: Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2017 Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte boligorganisationens driftsbudget pr. den 1. juni /15

7 7. Nye vedtægter for Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Ud over en række mindre præciseringer omfatter de væsentligste ændringer: - Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. - Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse, og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om de vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Ifølge driftsbekendtgørelsen 7, stk. 1, kan repræsentantskabet delegere den kompetence, der er nævnt i boligselskabets vedtægter 4, stk. 5, til organisationsbestyrelsen. De områder der ifølge de nye vedtægters 4, stk. 5 kan uddelegeres til organisationsbestyrelsen er: 4, Stk. 5: Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligorganisationer og serviceafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Overgang af en afdeling fra boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendom. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. I bilag 6 er rettelserne ifølge de nye normalvedtægter indskrevet med grønt og den udgående tekst skrevet med rødt. 7/15

8 På mødet vil organisationsbestyrelsens indstilling til ovennævnte delegation blive meddelt. Bilag 5: Vedtægter for Bilag 6: Udkast til vedtægtsændring for Bilag 7: Nye normalvedtægter med rettelser Det indstilles, at repræsentantskabet godkender vedtægtsændringerne og tager organisationsbestyrelsens indstilling vedrørende delegation af kompetence til efterretning. Repræsentantskabet besluttede at vedtage de nye vedtægtsændringer som foreslået. Repræsentantskabet besluttede ligeledes at følge indstillingen fra organisationsbestyrelsen vedrørende delegation af kompetence, således at vedtægternes 4,stk. 5, nr. 3, 4, 7 og 8 fremadrettet kan varetages af organisationsbestyrelsen. 8. Målsætningsprogram, vision, mission og værdier Organisationsbestyrelsen har besluttet på sit arbejdsmøde i april 2016 og på organisationsbestyrelsesmødet i juni 2016, at arbejde med et målsætningsprogram samt en mission, vision og værdier for boligselskabet. Organisationsbestyrelsen har ønsket at arbejde med at gøre Høje- Taastrup Boligselskabs profil mere synlig, herunder at blive en mere aktiv medspiller på det boligpolitiske område i Høje-Taastrup Kommune. Det er organisationsbestyrelsens ønske, at mission, vision, værdier samt målsætningsprogrammet bliver et levende og nærværende dokument, der kan være med til at bane vejen for et fremtidigt boligselskab. Det er den overordnede plan, at der hvert fjerde år udarbejdes et nyt målsætningsprogram, og at dette målsætningsprogram udarbejdes med baggrund i administrators målsætningsprogram, og samtidig hermed indarbejdes særlige temaer, som organisationsbestyrelsen ønsker at have fokus på. 8/15

9 Efter endelig godkendelse af repræsentantskabet vil begge blive layoutet og omdelt til samtlige beboere. Bilag 8: Notat målsætningsprogram i Bilag 9: Mission, Vision, Værdier i Det indstilles, at repræsentantskabet godkender den fremlagte vision, mission og værdier samt målsætningsprogrammet for. Repræsentantskabet roste organisationsbestyrelsen for arbejdet med målsætningsprogram, vision, mission og værdier. Repræsentantskabet godkendte den fremlagte vision, mission og værdier samt målsætningsprogrammet for. 9. Pas på huslejen 360 analyse af driften I juni 2016 er der indgået en aftale mellem regeringen, BL Danmarks Almene Boliger og KL Kommunernes Landsforening om et nationalt måltal for effektiviseringer i den almene boligsektor, der kan danne grundlag for en afdæmpet huslejeudvikling for beboerne. Det er aftalt, at der fastsættes et mål for effektiviseringen af driften i den almene boligsektor for i alt 1,5 mia. kr. samt at dette måltal skal være indfriet i Dette betyder i praksis, at alle boligafdelinger i gennemsnit skal spare 8,5 % på driftsudgifterne. Dette betyder, at alle boligorganisationer og afdelinger skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Hertil kommer, at mange beboere i boligselskaberne bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. 9/15

10 Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt 360 analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen giver KAB anbefalinger til hvordan driften kan gøres mere effektiv og professionel. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsorden, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? På organisationsbestyrelsens arbejdsmøde i april 2016 og på organisationsbestyrelsesmødet i juni 2016 blev emnet fremlagt, og det blev besluttet at bestille rapporterne for samtlige afdelinger i Høje Taastrup Boligselskab. Rapporterne er nu udarbejdet og analyserne peger på flere besparelsesmuligheder. Der er overordnet seks anbefalinger til besparelsespotentialer som det anbefales, at boligorganisationen arbejder med. De seks anbefalinger er: - Effektiv og professionel drift herunder driftsfællesskaber med andre boligorganisationer. - At holde udgifterne nede tænk i stordriftsfordele. - Mere effektiv beboerservice anvend smarte værktøjer til beboerkontakt og service. - Bedre udnyttelse af arbejdstiden det anbefales at der indkøbes robotplæneklipper. 10/15

11 - Bedre udnyttelse af maskinparken. - At hæve beboerindskuddene, hvilket vil medføre mindre tab ved fraflytninger. Det er organisationsbestyrelsens mål at 360 analyserne bliver sammenholdt med boligselskabets mission, vision, værdier og målsætningsprogram. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender det videre arbejde med baggrund i analyserne, og delegere beslutningskompetencen til det videre arbejde hermed til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet godkendte det videre arbejde med baggrund i analyserne, og delegerede beslutningskompetencen til det videre arbejde til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet besluttede, at rapporterne sendes til de lokale ejendomskontorer, således at disse kan printes herfra. 10. Nyt byggeprojekt i Trekroner På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev et nyt byggeprojekt i Trekroner, Roskilde præsenteret for organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tilkendegav stor interesse for projektet men havde flere spørgsmål hertil. Specielt blev der udtrykt usikkerhed vedrørende størrelsen på lejemålene og i den forbindelse spørgsmål til den kommende beboersammensætning m.m. Der har efterfølgende været afholdt møde mellem organisationsbestyrelsen og Center for Byggeri, hvor alle spørgsmål og tvivl blev behandlet. Projektet indeholder opførelse af 60 almene boliger i Trekroner, heraf skal 17 bygges som små boliger på ca. 30 m², 13 boliger på ca. 45 m², og 30 familieboliger på m 2. Det foreløbige forslag til byggeriet er, at de 30 familieboliger bygges efter Almen Bolig + konceptet mens de resterende boliger som udgangspunkt skal være driftsbetjente. Kommunen har meddelt, at de forventer, at lokalplanprocessen er afsluttet primo 2017 hvor de ligeledes forventer, at skema A kan godkendes. 11/15

12 Udgifter, indtil der kan indsendes skema A, udgør i alt: Udarbejdelse af skitsemateriale Juridisk bistand Tekniske jordbundsundersøgelser I alt kr kr kr kr. Udgifterne vil blive medregnet i byggesagen, når denne endeligt projekteres. Da forhandlingerne med kommunen er i opstartsfasen vedrørende grundkøbet kan der i den forbindelse være udgifter der skal afholdes inden skema A det vil selvfølgelig blive forsøgt at skyde disse udgifter til perioden mellem skema A og B. Hvis byggeprojektet ikke bliver realiseret skal ovennævnte udgifter afholdes af selskabet. Organisationsbestyrelsen har tilkendegivet, at man ønskede at arbejde videre med projektet og indstiller til repræsentantskabet at vedtage byggeprojektet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens indstilling om: - at godkende projektet, - at organisationsbestyrelsen får delegeret kompetencen til at varetage boligorganisationens interesser i denne sag - herunder godkendelse af endelig projekt samt grundkøb med mere. Repræsentantskabet godkendte projektet, og delegerede kompetencen til at varetage boligorganisationens interesse i denne sag herunder godkendelse af endelig projekt og grundkøb m.m. til organisationsbestyrelsen. 11. Behandling af eventuelt indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag til behandling. 12/15

13 12. Valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer og personlige suppleanter I henhold til vedtægternes 10 vælger repræsentantskabet 5 medlemmer til organisationsbestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Repræsentantskabet kan herudover vælge/udpege 2 medlemmer med særlig boligsocial indsigt. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges/udpeges personlige suppleanter. Organisationsbestyrelsen består af følgende: Titel Navn Afdeling På valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2017 Næstformand Jan Carstensen Rådhushaven 2016 Bestyrelsesmedlem Jens Ole Larsen Nielsen Fløngvangen 2016 Bestyrelsesmedlem Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2016 Bestyrelsesmedlem Vakant Thorsgård 2017 Suppleanter Suppleant for Afdeling Kurt Christensen Berit Breiner Kallerupvang 2016 Jens Mazanti-Andersen Jan Carstensen Rådhushaven 2016 Vakant Vakant Fløngvangen 2016 Mogens Piil Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2016 Vakant Vakant Thorsgård 2016 Det indstilles, at repræsentantskabet vælger tre organisationsbestyrelsesmedlemmer for en toårig periode, samt personlige suppleanter for alle organisationsbestyrelsesmedlemmer for en etårig periode. Følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer blev valgt: Jan Carstensen Jens Ole Larsen Nielsen Claus Mitchell Andersen Dan Schuwendt Rådhushaven Fløngvangen Engvadgård Thorsgård 13/15

14 Følgende suppleanter blev valgt: Kurt Christensen Peter Ejler Nielsen Lene Truelsen Mogens Piil Lilian H. B. Fisker Kallerupvang Rådhushaven Fløngvangen Engvadgård Thorsgård Organisationsbestyrelsen består herefter af: Titel navn afdeling på valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2017 Næstformand Jan Carstensen Rådhushaven 2018 Bestyrelsesmedlem Jens-Ole Larsen-Nielsen Fløngvangen 2018 Bestyrelsesmedlem Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2018 Bestyrelsesmedlem Dan Schuwendt Thorsgård 2017 Suppleanter suppleant for afdeling på valg Kurt Christensen Berit Breiner Kallerupvang 2017 Peter Ejler Nielsen Jan Carstensen Rådhushaven 2017 Jens-Ole Larsen-Nielsen Lene Truelsen Fløngvangen 2017 Mogens Piil Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2017 Lilian H.B. Fisker Dan Schuwendt Thorsgård Valg af revisor Organisationsbestyrelsens indstilling til valg af revisor vil foreligge til mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens indstilling og valgte revisionsfirmaet Alber, Statsautoriseret Revisionspartnerskab. 14/15

15 14. Eventuelt Da der ikke forelå yderligere til behandling, takkede dirigenten og formanden for god ro og orden under mødet og afsluttede samtidigt repræsentantskabsmødet. 15/15