Ingen gæster Mette Bruun/

Transkript

1 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 1 Deltagere 33 medlemmer. Afbud fra: Gæster: Referent/Dato: Ingen gæster Mette Bruun/ Velkomst. Formanden bød velkommen og gennemgik dagsordenen. 2. Valg af referent. Sekretæren blev præsenteret og blev valgt til referent. 3. Valg af ordstyrer. Adam Hesager blev valgt til ordstyrer 4. Validering af GF Det er en ekstra ordinær generalforsamling og den er indkaldt tids nok. Der blev gjort opmærksom på, at det er et demokratisk problem, at der ikke er blevet indkaldt tids nok til den ordinære generalforsamling. Fremover skal reglerne overholdes, så der bliver holdt ordinær generalforsamling. 5. Bestyrelsens beretning om 2012 v/formanden. Det har været et år, hvor klubben har fortsat udviklingen og de selvstændige grupper har etableret sig. Det store projekt har været at få automatiseret brugen af funktioner som f.eks. conventus. Udvalgene: Der er startet et nyt intiativ Midtbyen boulder som klubben har sagt ja til sammen med Aarhus Kommune. Det betyder, at klubben skal stå for driften. Et andet nyt initiativ er Fortsætterholdet. Det retter sig mod øvede klatrere og deres træning. Ledergruppemøder: Det er blevet skønnet, hvor mange frivilligtimer, der er blevet lagt i udvalgene. Det er blevet til timer i alt i udvalgene. Hertil kommer, at nogle udvalg ikke har angivet, hvor mange timer, de har brugt. Den fungerende formand takkede de mange frivillige, der bruger deres tid i klubben. Forventninger til 2013:

2 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 2 Det er planen at lave en tilfredshedsundersøgelse blandt klubbens medlemmer. Den gode visionsdebat, der allerede er i klubben skal fortsætte. Overordnet økonomisk status: Ny revisor og revisorfirma, der har gennemgået aftalen med kommunen og hvad der sker hvis aftalen ophører. Det betyder, at klubben vil få refusion på de anlægsudgifter, klubben har haft. Se formandens beretning for yderligere uddybning mht. graf og tal. 6. Den Økonomiansvarliges beretning om Kasseren lagde vægt på, at der er blevet udviklet en masse nye procedurer i forbindelse med regnskabet. Det skulle f.eks. overdrages til ny revisor, der skulle udarbejdes en ny kontoplan pga. de mange nye udvalg og conventus mange funktioner har skullet fungere i forhold til betaling af kontingent og indskrivning af gæster. De primære udfordringer har bestået af, at kasseren var ny i jobbet og de mange nye opgaver og procedurer i forbindelse med den nye struktur. Cafe og fest regnskaberne er blevet lagt sammen med klubbens regnskab. Indførelsen af conventus har også været en udfordring og der er brugt meget tid på det. Kasseren har også skrevet en bacheloropgave om klubbens forandringsproces. Konklusionen var ÅKs primære udfordringer ift. erhvervsøkonomiske teorier, har været kommunikation og koordinering af forandringsprocessen. Manglende vision for forandringen har således størst relevance, idet det er første skrid i en planlagt organisatorisk forandring. Det lykkedes at modvirke den ellers naturlige modstand mod forandring i ledergruppen, trods udfordringerne. Den største kræft imod forandring blandt ledergruppen er overskuelighed, der indebærer, at der til tider mangler overblik over aktiviteterne og information om hvem man skal henvende sig til. Det er forståelig, givet den manglende kommunikation og planlægning. Forventninger til 2013: Kassererfunktionen skal gøres overskuelig, med klare opgaver og ansvarsområder. Ansættelse af MB + rutiner i administration Overskueliggør opgaver for frivillige, så det er nemmere at tage initiativ og kontakte den ansvarlige 1. Spørgeskemaundersøgelse 2. Visionsdebat 3. Ny hjemmeside 4. Årsplanlægning 5. Udvalgenes retningslinjer 2. Økonomi: fokus på kernekompetencer: væg aktiviteter fællesskab Kassererfunktioner skal være overskuelige Ansættelse af sekretær Overskueliggøre opgaver for de frivillige. 7. Regnskab 2012 til godkendelse.

3 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 3 + Ca til afdrag. DGI og DIF lån er uden for resultatopgørelse + Ca til udvalg + Ca regulering til afskrivninger på væg + Ca ansøgningspuljer for anerkendelse + Ca ekstraordinære investeringer, kun madrasser Ca administration Ca til drift I alt ca mere end det budgetteret. Overskuddet er på ca kr. I alt ca. 400K foran budget. I forbindelse med kasserens fremlæggelse af regnskabet var der en debat om, hvor stor klubbens egenkapital skal være. Der blevet bl.a. givet holdninger til kende om, at egenkapitalen skal være så stor at der er til udbetaling til nyt sted, hvis klubben bliver smidt ud af nuværende bygninger. I modsætning hertil var der holdninger fremme om, at egenkapitalen kunne benyttes til at nedsætte kontingentet eller gå til vedligeholdelse af vægge. Afstemning om regnskabet. 26 stemte for, ingen imod og 7 valgte ikke at stemme. 8. Pause. 9. Bestyrelsens og Ledergruppens forslag til budget Budget 2013 blev gennemgået. Det viste, at 53 % går til administration og drift, 20 % går til ekstraordinære investeringer, 12 % til driftsudvalg 7 % til uddannelse og anerkendelse af frivillige og 7 % til udvalgspulje. Debat om anerkendelsespuljen og hvor stor den skal være. Der er forskel på anerkendelse og belønning. 10. Indkommende forslag fra medlemmerne til GF. Bestyrelsens forslag A. Vedtægtsændring vedr. kontingent Forslag til ændring af vedtægternes 5 1. Har et medlem ikke betalt sit kontingent senest 1 måned efter forfald, kan bestyrelsen med 8 dages varsel udelukkes medlemmet, indtil restancen er betalt. Ændres til: 1. Har et medlem ikke betalt sit kontingent senest 1 måned efter forfald, er medlemmet udelukket. Ved at betale restancen plus gebyr for for sen indbetaling, svarende til indmeldelsesgebyr for nye medlemmer, ophæves udelukkelsen. For stemte 27, ingen imod. Ændringen blev dermed vedtaget.

4 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 4 B. Forslag om opbevaringsskabe Forslaget går ud på, at det primært er de frivillige, der skal tildeles skabene. Der sættes skilte på med navn og funktion. For stemte 10, imod stemte 15 og forslaget blev derfor ikke vedtaget. Forslag fra Jens Øland C. Betalingssystemet fungerer efter min mening ikke som hensigten. Da det som gæst er alt for omstændigt at skulle indskrives. Lige som det er min påstand, at noget af gæstebetalingen ender på cafeens konto, da medlemmer/gæster ved en fejl får brugt dankortautomaten, før nøglevagten når at opdage det, af og til fordi medlemmet begynder at indskrive sig, inden nøglevagten når at finde/tænde tablet. Løsninger: 2 dankortterminaler, en til gæstebetasling og en til cafe Eller der kan kobles en eller anden form for pc (måske vores tablet) på den nuværende dankortterminal, så den fungerer som et kasseapparat, derved kan de to typer betaling adskilles. Forslaget blev sammenskrevet til, at bestyrelsen arbejder videre på at finde en mere smidig løsning på betalingsproblematikken i forbindelse med gæstebetaling. Forslaget blev vedtaget. D. Rengøringen i klubben Forslaget blev trukket. Bestyrelsen har givet deres ord på, at de arbejder videre med at forbedre rengøringen i klubben. Forslag fra Rasmus Aamund E. Ændring af punkt 5 stk. 2: Et medlem kan udelukkes efter en beslutning vedtaget i bestyrelsen, hvis medlemmet ved omtale eller handlinger skader Århus Klatreklubs interesser eller anseelsen. Dette ændres til: Et medlem af Århus Klatreklub kan udelukkes fra klubben, hvis over 50 % af stemmerne afgivet ved en generalforsamling blandt klubbens medlemmer for dette.

5 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 5 Bestyrelsen gav deres ord på, at de vil arbejde på at lave vedtægter for eksklusion fra klubben. På den baggrund blev forslaget trukket tilbage. F. Ændring af punkt 6 stk. 1 Århus klatreklub ledes af min 3 og max 5 personer som vælges på generalforsamlingen. Dette ændres til: Århus Klatreklub administreres af 5 medlemmer + 2 suppleanter som vælges på generalforsamlingen. 8 stemte for, 10 imod så forslaget blev dermed ikke vedtaget. G. Ændring af reglement Ændring af punktet: Vi på væggen Kurser og træning i klubregi har førsteret. Derefter kommer toprebsklatring og til sidst føring. Dette ændres til: Alle medlemmer har lige ret til at benytte klubbens træningsfaciliteter på alle tidspunkter. For stemte 4, imod stemte 10. Forslaget er dermed ikke vedtaget. H. Alle genstande købt af klubben skal forblive i klubbens besiddelse (bagatelgrænse på f.eks. 200 kr.) For stemte 5, imod stemte 10 og forslaget er dermed ikke vedtaget. Generelle forslag I. Ordning vedr. udlånscrahspads Udlånd koster x kr/uge. Depositum x kr. Ved manglende tilbagelevering betales x kr. per uge udlåndstiden overskrides. Denne ordning kunne etableres ved at gøre juniorernes crashpads mulige at låne for alle medlemmer. Juniorerne ville stadig kunne skulle låne disse, så det burde ikke ændrer deres faciliteter, blot øger den for alle medlemmer.

6 Emne: Århus klatreklub Ekstra ordinær Generalforsamling 2013 Side: 6 For stemte 18, imod stemte ingen. Forslaget er hermed vedtaget. J. Klatreudstyr købes ind i en stor pulje så f.eks. begynderholdet eller juniorholdet ikke har deres eget, men det er en del af en pulje af fællesudstyr i stedet. For stemte 4, imod stemte 10, så forslaget er ikke vedtaget. K. Afholdelse af større arrangement såsom DM eller NM skal besluttes på en generalforsamling For stemte 13, imod stemte 10. Forslaget er vedtaget. L. Nedsættelse af arbejdsgruppe, der skal undersøge muligheden for at etablere en ekstra træningsfacilitet i ÅK regi tættere på Ringgaden. Dette ville kunne tage noget af presset fra vores hovedfaciliteter i Gellerup og være en attraktiv ekstra service til vores medlemmer. Dette ville også gøre, at ÅK kunne sætte sig på dette marked i stedet for at lade pladsen være åben for en ekstern udbyder. Man kunne f.eks. tænke sig, at det vil give plads til 100 ekstra medlemmer og altså kunne finansiere en egen husleje på omkring kr. Forslaget blev trukket tilbage, da det blev vedtaget at nedsætte en arbejdsgruppe til at arbejde videre med dette forslag. M. Reduktion af juniorernes budget, så det afspejler de midler, de tilfører klubben. For stemte 1, resten stemte imod forslaget. Det betyder, at det ikke er vedtaget. N. Begrænsning af holdstørrelser, junior/kdk osv., således at de ikke blokerer unødigt for anden klatring når de træner. Holdstørrelsen kunne f.eks. have et loft på 10. Derudover bør junior/kdk træning forsøge at udnytte weekenderne til at træne således, at al træning ikke ligger i hverdagene ml Forslaget blev trukket tilbage. 11 Godkendelse af budget For stemte 25, imod stemte ingen. Budgettet blev dermed godkendt. 12. Valg af bestyrelsen. På valg er Rasmus Aamand, Nicolai Ørum-Petersen, Adam Dziewięcki, Kjartan Primdahl-Bengtson, Njord Solberg og Anders Drevald. Valgt blev Nicolai, Adam Kjartan, Njord og Anders. 13. Eventuelt. Der vil blive oploadet en medlemsliste til hjemmesiden. På listen vil fremgå navn og medlemsnummer.