Principper for fordeling af budget vedrørende central organisering af bygningsvedligeholdelse og servicefunktion

Transkript

1 Principper for fordeling af budget vedrørende central organisering af bygningsvedligeholdelse og servicefunktion (Revideres løbende) Udarbejdet af: Sagsnummer.: Version nr.: Morten Sørensen / Lis Christiansen Dato: A [Version nr.]

2 Indledning I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2012 blev OEI-projekterne vedrørende Samling af servicefunktionen i Intern Drift og Central organisering af bygningsvedligehold godkendt. Økonomi - generelt I henhold til aftalestyringen er hvert aftaleområde tildelt en budgetramme. Der er ikke krav om detailbudgettering på gruppering indenfor de enkelte områder, ligesom aftalestyringen giver mulighed for at flytte budget mellem områder og konti. I forhold til selve bogføringen af udgifterne er det i forbindelse med gennemgang af faktisk forbrug på nogle specifikke områder konstateret, at der ikke anvendes samme konteringspraksis overalt i kommunen. Disse forhold giver en usikkerhed i forhold til oplysninger som trækkes fra økonomisystemet. Det er samtidig et udtryk for at de afsatte budgetter på kontiene vedrørende bygninger (gruppering 700) ikke svarer overens med de faktisk afholdte udgifter. Udgifterne til de opgaver som overføres til det tekniske område og/eller Fællessekretariatet, er hidtil afholdt af de enkelte aftaleområder indenfor deres samlede budgetramme. Nogle bygningsmæssige udgifter (inkl. inventar) er hidtil afholdt som anlægsudgifter ud fra afsatte bevillinger til konkrete projekter (f.eks. i forbindelse med renovering af skoler). Der vil også fremadrettet være behov for anlægsbevillinger til større ekstraordinære bygningsudgifter. Økonomistaben har i løbet af 2013 inddraget nogle aftaleholdere i arbejdet med fordeling af budgetter for at opnå den bedst mulige forståelse i organisationen for de anvendte principper. Det er dog ikke lykkedes at komme til en enighed om principperne. Udgangspunkt for justering af opgaver og økonomi Opgaverne skal placeres der hvor ekspertisen og det største kendskab til opgaven er. Budget og udgifter afsættes/afholdes på det område som er ansvarlig for opgaven. Afgrænsning af områder Som udgangpunkt omfatter projektet alle områder. En række områder/institutioner holdes dog af forskellige årsager udenfor på nuværende tidspunkt: Plejehjemmene beholder udgifterne i eget regi På dagtilbudsområdet er de selvejende daginstitutioner holdt ude, idet institutionerne har valgt selv at have den løbende bogføring Fællessekretariatet administrerer ejendomme til salg Økonomistab: Udgifter til ældreboliger, der administreres af Boligorganisationer og bogføres i forbindelse med regnskabsafslutningen indgår ikke. Faaborg Havn indtægtsdækkede virksomhed Institutioner under Sundhed og Handicap, hvor udgifterne for en stor del indgår som en del af takstfinansiering eller beboerbetaling. Center for Aktiv Indsats (udfører selv opgaverne, som en del af deres indsatsområde) Side 2

3 Det er målet at alle områder på sigt skal køre efter den vedtagne model. Senest pr. 1. januar 2016 hvor der etableres en facility management afdeling skal alle så vidt muligt indgå i ordningen. Indvendig vedligeholdelse Generelt Der er ikke taget højde for de enkelte bygningers forskellige alder og stand. Udgifterne til indvendig vedligeholdelse kan variere fra år til år. Under indvendig vedligeholdelse er hidtil bogført udgifter til sikringsanlæg, tekniske anlæg, bygningsvedligeholdelse og andre mindre akut-/driftsudgifter. Herudover er bogført f.eks. inventar og andre driftsudgifter som jf. forslag til aktivitetsfordeling skal forblive på aftaleområderne. Der er indregnet et effektiviseringsmål på kr. i 2013 og 1,836 mio. kr. årligt (2013- priser) i efterføglede år. Beløbet er ikke udmøntet, og skal trækkes fra det samlede beløb der flyttes fra aftaleområderne. Når effektiviseringsbeløbet er trukket fra det samlede beløb der er hentet fra aftaleområderne, fordeles budgettet ud fra forslag til aktivitetsfordeling. Det anslås ud fra en faglig vurdering fra Fagsekretariat Teknik at der til tekniske anlæg og decideret bygningsvedligeholdelse skal afsættes henholdsvis 60 kr. pr. m2 for skoler og administrationsbygninger, og 165 kr. pr. m2 for daginstitutioner og øvrige bygninger. Hertil skal lægges udgifter til sikringsanlæg og øvrige driftsudgifter. Særlige forhold Tandklinikken gør opmærksom på, at der er nogle specielle forhold, der gør sig gældende for deres institution, hvilket afdelingen Kommunale Bygninger er enig i. På baggrund af en drøftelse mellem teknik og tandklinikken vil en hensigtsmæssig fordeling på tandklinikken være: Under Teknik hører: Elføring frem til stikkontakt Varme Ventilation Gulve Vægge Fast belysning VVS installationer med almindelig brugsvand Under Tandplejen hører: Alle fagspecifikke tekniske installationer Herunder anlæg til N20 samt føringer Vandbehandlingsanlæg samt alle VVS føringer med behandlet vand I forhold til en realistisk økonomisk opdeling for alle parter er der desuden den udfordring at der er en del udgifter på units, autoklaver mv. konteret under indvendig vedligehold. Disse skal fortsat høre under Tandplejen, da det defineres som inventar fremadrettet. Drift af sikringsanlæg Sikringsanlæg dækker automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA-anlæg), tyverialarmer (AIA-anlæg) og videoanlæg (ITV-anlæg) samt vagtrondering (lukkeordning af administrationsbygninger, skoler, toiletbygninger m.fl.). Kommunalbestyrelsen har den 11. september Side 3

4 2012 truffet beslutning om at opgaverne vedrørende sikringsanlæg skal varetages af Fællessekretariatet fra 1. januar Det er lovpligtigt at have installeret ABA-anlæg på plejehjem, daginstitutioner, bo-institutioner og administrationsbygninger. Udgifterne har hidtil været afholdt af aftaleområderne. For skolernes vedkommende har Kommunalbestyrelsen via risikostyringspolitikken vedtaget, at der skal være installeret brandalarmeringsanlæg på alle skoler. Anlæggene er betalt af forsikringspuljen, og aftaleområderne får en rabat på deres brandforsikring svarende til ca. halvdelen af udgifterne til drift af brandalarmeringsanlæggene. ABA-anlæggene skal undergå 2 årlige eftersyn. 1 serviceeftersyn foretaget af sikringsfirma og 1 inspektion foretaget af autoristeret inspektionsfirma. Udover disse lovpligtige eftersyn har enkelte aftaleholdere tegnet et egentligt serviceabonnement. For AIA-anlæggene er der tegnet serviceabonnement som dækker tilslutning og transmission til kontrolcentral, overvågning på kontrolcentral, service og vedligehold, eftersyn samt vægter. Udgifter til AIA-anlæg, tåge-anlæg og vagtrondering og afholdes ligeledes af aftaleområderne, mens udgifter til ITV-anlæg afholdes af forsikringspuljen. Type Udgift 2013 i 1.000kr. Udgift aktuelle aftaleområder i kr. Øvrige i kr. ABA-anlæg AIA-anlæg ADK-anlæg ABDL-anlæg Tåge-anlæg Vagtrondering I alt Flytning af budgettal for øvrige områder sker i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 30. september Forbrugsafgifter (el, vand og varme) Flytning af budget for el, vand og varme er foretaget på baggrund af de oprindelige budgetter for 2013 korrigeret for energibesparende foranstaltninger. Godkendt i Kommunalbestyrelsen den 13. august Udvendig vedligeholdelse Opgave og budget er i forvejen placeret hos Fagsekretariat Teknik. Der skal ske en fordeling af budgetterne mellem Fagsekretariat Teknik og Intern Drift i forhold til opgaver over og under kr. Opdelingen sker kun for områder/institutioner, hvor der er overført teknisk servicepersonale til Intern Drift. Teknisk servicepersonale Teknisk servicepersonale er pr. 1. januar 2013 overført til Intern Drift. Personalet var tidligere ansat under de enkelte aftaleområder. Der overføres budget fra aftaleområderne til Intern Drift, svarende til den faktiske årsløn pr. 1. januar Der er udarbejdet særskilt dagsordenspunkt vedrørende flytning af budget til teknisk servicepersonale. Side 4

5 Vedligeholdelse af udenomsarealer og andre serviceopgaver For institutioner hvor der er overført teknisk servicepersonale til Intern Drift, placeres opgaven ved Intern Drift. Det blev oprindeligt besluttet, at daginstitutioner, biblioteker, havnebygninger og andre bygninger, der ikke er en del af den centrale organisering af servicefunktion, skal indgå i ordningen senest den 1. januar Det er således frivilligt om de vil lade Intern Drift stå for vedligeholdelse af udenomsarealer i perioden frem til 1. januar Af hensyn til overskueligheden foreslås at de områder der indgår i den indvendige vedligeholdes som udgangspunkt også indgår i vedligeholdelsen af udenomsarealer. Det vil primært være de kommunale daginstitutioner, der bliver berørt. Såfremt de ikke ønsker at deltage i ordningen før 1. januar 2016, vil de få tilbageført en del af deres budget. Udstyr og værktøj: Eksisterende udstyr og værktøj overdrages sammen med det tekniske servicepersonale til Intern Drift. Der har ikke hidtil været afsat specifikt budget til anskaffelse og udskiftning af materiel. Udgifterne er hidtil afholdt indenfor aftaleområdernes samlede budgetramme, og er bogført på gruppering 600 (IT, inventar og materiel) eller gruppering 700 (Grunde og bygninger). Udgiften skal fremadrettet finansieres indenfor det samlede beløb som afsættes til udenomsarealer og mindre driftsudgifter/akutopgaver (under kr.) i Intern Drift. Budget: Der er i budget til mindre vedligeholdelsesopgaver og udenomsarealer, ikke afsat midler til større reparationsarbejder på belægninger (asfalt, fliser m.m.) og til værktøj og maskiner. Side 5