Byggeprogram og anlægsbevilling. (vejledning)

Transkript

1 Byggeprogram og anlægsbevilling (vejledning) Senest ajourført den 4. november 2008

2 BYGGEPROGRAM OG ANLÆGSBEVILLING 1. KOMPETENCE- OG OPGAVEFORDELING I HENHOLD TIL BYGGEREGULATIVET Byggeprogram Byggeregulativets fasebeskrivelse tager udgangspunkt i, at byggeprogrammet er det afsluttende dokument i programfasen. Det er en koordineret sammenfatning af krav til opgaven og udarbejdes på grundlag af programoplægget. Byggeprogrammet udarbejdes af Bygningsafdelingen i det omfang afdelingen har kompetencer og ressourcer hertil. Herudover udarbejdes byggeprogram af eksterne rådgivere med Bygningsafdelingens medvirken. Driftsområdet medvirker ved udarbejdelsen og udarbejder indstilling til regionsrådet om godkendelse. Anlægsbevilling Driftsområdet udarbejder indstilling til regionsrådet om meddelelse af anlægsbevilling på baggrund af byggeprogrammet. Ved særlige opgaver kan det vælges kun at ansøge om projekterings-bevilling i denne fase. I henhold til Regler for økonomistyring og registreringspraksis gives anlægsbevillinger af regionsrådet, og anlægsarbejder må ikke igangsættes, før der foreligger en anlægsbevilling og et tilhørende rådighedsbeløb. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, dvs. en ledende medarbejder, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. 2. UDARBEJDELSE AF BYGGEPROGRAM Generelt I byggeprogrammet fastlægges opgavens økonomiske og tidsmæssige rammer samt oplysninger om projektorganisation, beslutningsprocedure og oplysninger af principiel karakter i relation til de tekniske muligheder for at gennemføre opgaven. Byggeprogrammet danner grundlag for dispositions- og projektforslag. Byggeprogrammet kan desuden udgøre en væsentlig del af grundlaget for udbud af projekteringsarbejdet eller udbud i totalentreprise. De største dispositioner af økonomisk betydning for byggesagen træffes i forbindelse med programmeringen. Organisering af byggesagen og udarbejdelse af byggeprogrammet er således en af de vigtigste opgaver i en byggesag. Udarbejdelse af byggeprogram sker efter retningslinierne i Paradigma for byggeprogram. Udarbejdelse af bilag til regionsrådssager sker efter retningslinierne i Paradigma for resume af byggeprogram. Indhold Byggeprogrammet sammenfatter alle principielle forudsætninger, krav og ønsker for byggeriet, herunder: Funktion, arkitektur, teknisk og miljømæssig kvalitet, drift og vedligehold, tid samt økonomiske forudsætninger. Byggeprogrammet skal således nærmere afklare og formulere de krav og ønsker, som er beskrevet i ideoplæg og programoplæg. Det skal herunder afklares, hvad der er krav, og hvad der er ønsker. Byggeprogrammet omfatter normalt følgende: Side 2

3 Byggeriets beliggenhed; Redegørelse for projektets forudsætninger, herunder lovgrundlag, grundforhold og infrastruktur samt beliggenhed og tilpasning til omgivelserne. Disponering; Fastlæggelse af rumbehov, rumforbindelser, arealer, højder og herunder beskrivelse af fysiske og funktionelle krav. Tid og økonomi; Faseopdelt hovedtidsplan for projektet. Specificeret økonomisk overslag vedrørende anlægsudgifter og driftsudgifter fordelt på kalenderår. Krav og ønsker skal være sammenholdt med de økonomiske forudsætninger. Som hovedregel medtages it, telefoni, løst inventar, fysisk flytning, mv. som en særskilt budgetpost, mens medicoteknisk apparatur administreres af Medicoteknisk Afdeling. Tekniske krav; Redegørelse for projektets principielle konstruktioner og installationer. Miljøforhold; Redegørelse for særlige miljømæssige foranstaltninger og overordnet kortlægning af projektets miljøpåvirkninger. Særlige forhold; Overordnet plan for sikkerhed og sundhed. Forslag til udbuds- og entrepriseform. Interessent- og risikoanalyse. Er der forventning om eventuelle særlige behov hos de kommende brugere af byggeriet, som går ud over normale standarder for byggeri, formuleres de i denne fase. Dette gælder Funktion: Bygningens anvendelse og fleksibilitet Omfang: Antal m² Sted: Geografisk placering Tid: Tidsplan for byggeriets hovedfaser Økonomi: Anlæg, drift, fremmed bistand Arkitektur: Særlige ønsker, materialer, lokalplankrav mv. De generelle, grundlæggende krav til byggeriet er indeholdt i Paradigma for byggeprogram. Herudover varierer byggeprogrammets omfang, indhold og detaljeringsgrad efter byggeopgavens art og entrepriseformen. Proces Udarbejdelse forestås normalt af Bygningsafdelingen. Der træffes normalt nærmere aftale om projektorganisation, kompetence- og opgavefordeling i en Intern Projektaftale (se paradigma). Projektaftalen indgås mellem pågældende driftsområde, sygehus/institution og Bygningsafdelingen. Byggeprogrammet skal være gennemarbejdet i samarbejde med den af Regionen nedsatte: Styregruppe, Projektgruppe og Brugergruppe(r). Hvis der i særlige tilfælde ikke er udarbejdet projektaftale, medvirker driftsområdet ved udarbejdelse af byggeprogrammet i samarbejde med den udpegede projektgruppe, i hvilken sikkerhedsrepræsentanten deltager. Projektgruppens sammensætning, indkaldelse, arbejdsform osv. aftales mellem driftsområdet og Bygningsafdelingen. Ved udarbejdelsen af byggeprogrammet skal der skelnes mellem, hvad der er krav (evt. ufravigelige), som skal overholdes, og hvad der er ønsker, som om muligt kan blive tilgodeset. Der bør i byggeprogrammet kun angives krav, hvor der er tale om egenskaber ved byggeriet, som anses for nødvendige og derfor skal være med i projektet. Af hensyn til handlefriheden i det videre forløb bør flest mulige egenskaber formuleres som ønsker. 3. MEDDELELSE AF ANLÆGSBEVILLING I henhold til bevillingsreglerne i budgettet, reglerne i Byggeregulativet og reglerne i bilag til Regler for økonomistyring og registreringspraksis Side 3

4 gælder følgende regler for meddelelse af anlægsbevilling og den administrative håndtering heraf: Overordnet Meddelelse af bevilling Anlægsbevillinger gives af regionsrådet. Anlægsbevilling søges som hovedregel på baggrund af et byggeprogram. Igangsættelse Anlægsarbejder må ikke igangsættes, før der foreligger en anlægsbevilling og et tilhørende rådighedsbeløb (anlægsbevillingen vedrører selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet vedrører alene den finansieringsmæssige funktion). Investeringsoversigt Rådighedsbeløb til bygge- og anlægsprojekter afsættes på investeringsoversigten i forbindelse med budgetvedtagelsen. Regionsrådet kan i løbet af budgetåret meddele tillægsbevilling til anlægsbevillinger og rådighedsbeløb. Indhold Bevillinger på det udgiftsbaserede område Bevilling gives til anlægsudgifter og -indtægter og omfatter den samlede udgift og indtægt, der er forbundet med gennemførelsen af arbejdet, uanset om det strækker sig over et eller flere år. Bevillinger på det omkostningsbaserede område I forbindelse med bygge- og anlægsprojekter på de omkostningsbaserede bevillingsområder, skal der foreligge beregninger på hvilke afledte konsekvenser bygge- og anlægsprojekterne vil have på takster mv. Afledt drift Ved afsættelse af rådighedsbeløb skal eventuelle afledte driftsudgifter indgå i sagsfremstillingen med henblik på indarbejdelse i driftsbudgettet. Ved enhver ansøgning om anlægsbevillinger skal de økonomiske konsekvenser af den samlede afledte drift, herunder bygningsdrift og afledt personale, fremgå af sagen, idet det præciseres, at afledte driftsudgifter skal afsættes med virkning fra anlæggets ibrugtagning. Ansvar Dagsorden Driftsområderne har ansvaret for udarbejdelse af dagsordenspunkter med indstillinger. Dagsordenspunkter med økonomisk indhold skal afleveres i Økonomisk Sekretariat til kvalitetssikring senest to dage inden sagen afleveres i Regionssekretariatet. Budgetansvarlig For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, dvs. en ledende medarbejder, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. Den enkelte budgetansvarlige har ansvaret for styring af et anlægsprojekt, såvel materielt og økonomisk, herunder at fakturaer bliver bogført, at der løbende er økonomiske opfølgninger ved hjælp af økonomirapporter, og at bevillingen overholdes. I konkrete tilfælde kan ansvaret for anlægsstyringen uddelegeres fra driftsområdet til en ledende medarbejder i den enkelte institution eller i Bygningsafdelingen. Investeringsoversigt Økonomisk Sekretariat ajourfører investeringsoversigten efter hvert regionsrådsmøde, hvor den efterfølgende vil være at finde på Økonomistabens Portal. Økonomisystem Når idéoplæg er godkendt og rådighedsbeløb afsat, sørger driftsområdet for, at der i Prisme sker oprettelse af anlægsprojektet og indberetning af rådighedsbeløbet. Den budgetansvarlige sørger for at oprette anlægsregnskabsmodul med en standardkontoplan til brug for bogføring af udgifter og indtægter. Anlægsregnskabet oprettes i en budgetmodel, der er oprettet til formålet af Økonomisk Sekretariat. Side 4

5 Når regionsrådet vedtager indstillingen om meddelelse af anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb, indberetter driftsområdet anlægsbevillingen i økonomisystemet, og rådighedsbeløbet aktiveres. Til brug for registreringen i Prisme, udfærdiger driftsområdet det grønne budgetregistreringsskema. Side 5