BILAG 1 FREMTIDIGE STYRINGSPRINCIPPER

Transkript

1 Til Randers Kommune Dokumenttype Bilag 1 Dato 04. juli 2014 BILAG 1 FREMTIDIGE STYRINGSPRINCIPPER

2 BILAG 1 FREMTIDIGE STYRINGSPRINCIPPER Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T F

3 Fremtidige styringsprincipper - styringsprincipper INDHOLD 1. Indledning 1 2. Økonomiske styringsprincipper -bygningsdrift Fælles principper Principper for køb og salg af kommunale bygninger Principper for indgåelse af leasing-/lejeaftaler af fast ejendom Principper for byggerådgivning, renovering og anlægsprojekter vedr. fast ejendom, hvor fagforvaltningerne er projektejer Principper for byggerådgivning ifm. renovering og anlæg af almene ældre- og plejeboliger Principper for økonomistyring af anlægsbevillinger Principper for udvendig vedligeholdelse Principper for vedligeholdelse af tekniske installation Principper for husleje i lejede bygninger Principper for husleje i udlejede bygninger Principper for administration af forsikringer af ejendomme Energi besparende foranstaltninger (anlæg) Pulje til større vedligeholdelsesopgaver (anlæg) Selvstændigt ejendomscenter model B Principper for indvendig vedligeholdelse Principper for vedligeholdelse af udenomsarealer Principper for energistyring Videreudvikling af Den nuværende model Model A Principper for indvendig vedligeholdelse Principper for vedligeholdelse af udenomsarealer Principper for energistyring 8 3. Økonomiske styringsprincipper Facility management Selvstændigt ejendomscenter model B Principper for styring af rengøringsområdet Videreudvikling af den nuværende model Principper for styring af rengøringsområdet 10

4 1. INDLEDNING Som led i analysen af Randers Kommunes ejendomsadministration skal der udarbejdes forslag til fremtidig organisering af ejendomsadministrationen. Dette notat beskriver, forslag til hvorledes de økonomiske styringsprincipper kan være i en fremtidig organisering af Randers Kommunes ejendomsadministration. Der beskrives styringsprincipper i forhold til Bygningsområdet Facility management opgaverne. Inden for hvert af de to områder beskrives principperne i forhold til de to modeller i rapporten med den mest vidtgående (model B) først. 1

5 2. ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER -BYGNINGSDRIFT Forslag til fremtidige styringsprincipper i forhold til bygningsdrift er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende organisering af ejendomsdriften, hvor en stor del af opgaverne er organiseret i Bygninger under Miljø og Teknik. Styringsprincipperne beskrives i forhold til følgende områder: Køb og salg af kommunale bygninger Indgåelse af leasing-/lejeaftaler af fast ejendom Byggerådgivning, renovering og anlæg, hvor fagforvaltningerne er projektejer Byggerådgivning ifm renovering og anlæg af almene ældre- og plejeboliger Økonomistyring af anlægsbevillinger Indvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af udenomsarealer Udvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af tekniske installationer Husleje i lejede bygninger Husleje i udlejede bygninger Forsikringer Energistyring Pulje til større vedligeholdelsesopgaver Energi besparende foranstaltninger Styringsprincipper er fælles for begge modeller med undtagelse af områderne Indvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af udenomsarealer Energistyring I det følgende beskrives styringsprincipperne i forhold til: Placering af budgetansvaret Styringsprincippet 2.1 Fælles principper Principper for køb og salg af kommunale bygninger Forslag til køb og salg af kommunale bygninger forelægges Økonomiudvalget. Ejendomscenteret har ret til at stille forslag om køb og salg af ejendomme. Fast ejendom er ansvarlig for aftaleindgåelsen Principper for indgåelse af leasing-/lejeaftaler af fast ejendom Formålet med principperne er at sikre, at der ikke indgås aftaler om nye lejemål, hvor behovet kan løses ad anden vej, samt at sikre, at lejemål er juridiske og økonomiske tilstrækkelig attraktive. 2

6 Ejendomscenteret er fremover ansvarligt for administration af kommunens lejemål, der indgås på foranledning af fagforvaltningerne. Ejendomscenteret er ansvarlig for det ejendomsfaglige aspekt ift. til ny aftaler, hvor Fast ejendom er ansvarlig for det juridiske indhold i aftalerne. Aftale om leje eller leasing af fast ejendom, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave er omfattet af bekendtgørelsen om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Det betyder, at der enten skal ske deponering med et beløb svarende til det leasedes værdi, eller der skal ske tilsvarende reduktion i Kommunens låntagning. Indgåelse af lejekontrakter ved leje af bygninger/lokaler skal godkendes i direktionen og underskrives af kommunaldirektøren. Aftaler om leasing af fast ejendom eller andet, der kan sidestilles med kommunal anlægsvirksomhed, skal forlægges Byrådet til afgørelse, jf. bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. Fagforvaltninger, der overvejer at indgå aftaler om nye lejemål, skal forud for markedsdialogen, rette henvendelse til Ejendomscenteret for at afdække, om behovet kan dækkes ved at omprioritere brugen af eksisterende lejemål eller eksisterende kommunale ejendomme. Fagforvaltninger kan kun indgå aftale om nye lejemål under forbehold af Byrådets godkendelse. Fagforvaltningen fremsender udkast til lejeaftale til Ejendomscenteret, som vurderer den ejendomsfaglige dimension af lejeaftalen, herunder påser Ejendomscenteret, at behovet for nye lejemål ikke kan løses ved omprioritering inden for den eksisterende ejendomsmasse. Ejendomscenteret sikrer, at lejemålet om nødvendigt er omfattet af kommunes forsikringsordning. Ejendomscenteret videresender udkast til lejeaftale til juridisk afdeling, som vurderer juraen i lejeaftalen. Juridisk afdeling oversender påtegnet udkast til lejeaftale til direktionen, som er ansvarlig for endelig godkendelse af lejeaftalen. Fagforvaltninger, der ønsker at udtræde af et lejemål, anmoder tilsvarende Ejendomscenteret om at opsige lejeaftalen eller at overdrage lejemålet til en anden fagforvaltning. Fagforvaltningen er ansvarlig for, at der er bevillingsmæssig dækning for lejeaftalen, herunder at der fremover budgetters med lejeudgiften Principper for byggerådgivning, renovering og anlægsprojekter vedr. fast ejendom, hvor fagforvaltningerne er projektejer Formålet med principperne er at fastlægge beskrive omfanget af Ejendomscenterets byggerådgivning samt beskrive fagforvaltningernes og Ejendomscenterets roller i forbindelse med renovering og anlægsprojekter, hvor fagforvaltningerne er projektejer. Renoverings og anlægsopgaver vedr. fast ejendom er underlagt de generelle kommunale regler for meddelelse af anlægsbevillinger og for aflæggelse af anlægsregnskaber. Principperne er: 3

7 At fagforvaltningerne er ansvarlige for udarbejdelse af oplæg med beskrivelse af de materielle forudsætninger for meddelelse af anlægsbevilling til nybygninger og større renoveringsopgaver. Fagforvaltningen er ansvarlig at få beskrevet de faglige dimensioner af projektet. Oplægget skal medtage forslag til afledt drift i forhold til ejendomsdriften. Fagforvaltningen er ansvarlig for eventuelle aftaler med rådgiver i forhold til foranalysen. At Ejendomscenteret rådgiver fagforvaltningen i forhold til foranalysen. At når byrådet har meddelt anlægsbevilling, overgår anlægsopgaven til Ejendomscenteret. At Ejendomscenteret er ansvarligt for eventuelle aftaler med rådgiver, herunder inddragelse af Miljø og Teknik i forhold til gennemførelse af projektet. At der skal være fokus på dialogen mellem Ejendomscenteret og fagforvaltningerne med henblik på at sikre et højt informationsniveau, så den politiske forankring af anlægsprojekterne er sikret. At væsentlige ændringer i projektet i anlægsfasen forelægges fagforvaltningen Principper for byggerådgivning ifm. renovering og anlæg af almene ældre- og plejeboliger Formålet med principperne er at fastlægge de specifikke principper for opførelse af almene ældre- og plejeboliger, som er gældende ud over de ovenfor nævnte generelle principper. De specifikke principper er: At fagforvaltningen i foranalysen skal medtage regler for drift og afvikling af boligerne samt beregning og administration af husleje. Heri skal indgå forslag til fordelingsnøgler mellem Randers Kommune og boligselskabet Principper for økonomistyring af anlægsbevillinger Formålet med principperne er at fastlægge let-administrerbare regler. Der skal fastlægges principper for, hvornår der skal aflægges anlægsregnskaber Byrådet kan fx beslutte, at der ikke aflægges anlægsregnskaber for anlægsbevillinger under 2 mio. kr. hvornår anlægsregnskaber forelægges Byrådet som enkelt sag eller fremlægges i forbindelse med godkendelse af årsregnskabet. Byrådet kan fx beslutte, at der altid aflægges anlægsregnskaber for anlægsbevillinger over 5 mio. kr. Eventuelle anlægsregnskaber udarbejdes af Ejendomscenteret, som oversender regnskaberne til fagforvaltningerne, som er ansvarlige for endelig godkendelse af anlægsregnskaberne. 4

8 2.1.6 Principper for udvendig vedligeholdelse Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af ejendomscenteret, driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men på sigt skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til udvendig vedligeholdelse budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. Undtaget herfor er dog udvendig vedligeholdelse for de udlejningsejendomme, hvor vedligeholdelsen indgår i huslejen. Disse vedligeholdelsesopgaver overgår ikke til Ejendomscenteret, medmindre der indgås aftale herom Principper for vedligeholdelse af tekniske installation Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af ejendomscenteret, driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men på sigt skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til vedligeholdelse af tekniske installationer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. Undtaget herfor er dog vedligeholdelse af tekniske installationer i de udlejningsejendomme, hvor vedligeholdelsen indgår i huslejen. Disse vedligeholdelsesopgaver overgår ikke til Ejendomscenteret, medmindre der indgås aftale herom Principper for husleje i lejede bygninger Formålet er at sikre en effektiv administration af huslejen i lejede bygninger. Udgifter til husleje budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler Principper for husleje i udlejede bygninger Formålet er at sikre en effektiv administration af huslejen i udlejede bygninger. Ved institutioner, der har huslejeindtægter, bogføres indtægten på institutionen. I andre tilfælde budgetteres og bogføres på ejendommen Principper for administration af forsikringer af ejendomme Formålet med principperne er at fastlægge let-administrerbare regler for korrekt forsikring af de kommunale ejendomme. Forsikring af de kommunale ejendomme er underlagt Randers Kommune generelle principper på forsikringsområdet. Udgifter til ejendomsforsikringer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. 5

9 Nuværende organiseringen af kommunens forsikringsafdeling fastholdes. Ejendomscenteret har budgetansvaret for forsikringsudgifterne på rådhuset. Ejendomscenteret sikrer en korrekt opgørelse over de kommunalt ejede, lejede og udlejede ejendomme. Oversigten indeholder oplysning om Ejendommens adresse Formålet med brugen af ejendommen Bruger Omfattet areal Evt. lejeudgift Evt. lejeindtægt Ejendomscenteret er fremover ansvarligt for at administration af forsikringspolicerne bygger på en korrekt opdateret oversigt over omfattede ejendomme. Ejendomscenteret bistår med nødvendige oplysninger ved fremtidige udbud af ejendomsforsikringsområdet Energi besparende foranstaltninger (anlæg) Formålet er at sikre en effektiv investering i energibevarende foranstaltninger Budgetansvaret og ansvaret for opgaven overgår til Ejendomscenteret. Ejendomscenteret skal udarbejde planer for de energibesparende foranstaltninger, som forelægges det fagudvalg Ejendomscenteret referer til Pulje til større vedligeholdelsesopgaver (anlæg) Formålet er at sikre en effektiv investering i fremtidige større vedligeholdelsesopgaver. Budgetansvaret og ansvaret for opgaven overgår til Ejendomscenteret. Forslag til vedligeholdelsesopgaver forelægges byrådet via det fagudvalg Ejendomscenteret referer til 2.2 Selvstændigt ejendomscenter model B I denne model placeres budgetansvaret således: Tabel 1: Styringsprincipper for selvstændigt ejendomscenter bygningsdrift Drift Indvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af udenomsarealer Energistyring Ejendomscenteret Fast ejendom Fagforvaltning I de efterfølgende afsnit beskrives styringsprincipperne: 6

10 2.2.1 Principper for indvendig vedligeholdelse Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne og kombinere den indvendige vedligeholdelse med den udvendige vedligeholdelse. Den indvendige vedligeholdelse skal leveres af ejendomscenteret, driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men på sigt skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til indvendig vedligeholdelse budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. Undtaget herfor er dog indvendig vedligeholdelse for de udlejningsejendomme, hvor vedligeholdelsen indgår i huslejen. Disse vedligeholdelsesopgaver overgår ikke til Ejendomscenteret, medmindre der indgås aftale herom Principper for vedligeholdelse af udenomsarealer Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af ejendomscenteret, driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. Udgifter til udenomsarealer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug, men på sigt skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes Principper for energistyring Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som sikrer en effektiv energistyring. Opgaven forestås af ejendomscenteret eller anden ekstern leverandør dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. Udgifter til energi budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. 2.3 Videreudvikling af Den nuværende model Model A I denne model er budgetansvaret placeret således: Tabel 2: Styringsprincipper ved videreudvikling af den nuværende model bygningsdrift Drift Indvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af udenomsarealer Energistyring Forvalter Fast ejendom Fagforvaltning I de efterfølgende afsnit beskrives styringsprincipperne: 7

11 2.3.1 Principper for indvendig vedligeholdelse Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området. Den indvendige vedligeholdelse forestås af institutionens eget personale,driftsafdelingen eller eksterne leverandører. Det er institutionen, der inden for budgettets rammer fastlægger serviceniveau og vælger leverandør. Udgifter til indvendig vedligeholdelse budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti. Budgettet administreres af institutionen Principper for vedligeholdelse af udenomsarealer Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området. Udenomsarealer vedligeholdes af institutionens eget personale, driftsafdelingen eller eksterne leverandører. Det er institutionen, der inden for budgettets rammer fastlægger serviceniveau og vælger leverandør. Udgifter til vedligeholdelse af udenomsarealer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti. Budgettet administreres af institutionen Principper for energistyring Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området. Energistyringen forestås af institutionens eget personale eller eksterne leverandører. Det er institutionen, der inden for budgettets rammer fastlægger serviceniveau og vælger leverandør. Udgifter til vedligeholdelse af udenomsarealer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti. Budgettet administreres af institutionen. 3. ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER FACILITY MANAGEMENT Facility Management omfatter en lang række opgaver så som, vagt, post, kantine, reception, rengøring, vinduespolering. Forslag til fremtidige styringsprincipper i forhold til beskrives med udgangspunkt i rengøringsopgaven. Randers Kommune bruger i dag godt 33 mio. kr. på rengøringsområdet. Rengøringsområdet er derfor et særligt fokusområde ifm. etableringen af et ejendomscenter. På rengøringsområdet, benytter Randers Kommune i dag mere end 420 forskellige leverandører af rengøring og ydelser ifm. rengøring. Omsætningen hos de 10 største leverandører udgør 18,6 mio. kr. svarende til 55,7 % af de samlede udgifter til private leverandører af rengøring. Hertil kommer at mange institutioner har valgt at løse rengøringsopgaven ved ansatte medarbejdere. De efterfølgende principper for håndtering af rengøringsområdet ift. de 3 modeller kan umiddelbart overføres til andre facility management opgaver. I det følgende beskrives styringsprincipperne i forhold til 8

12 Placering af budgetansvaret Styringsprincippet 3.1 Selvstændigt ejendomscenter model B I denne model er budgetansvaret placeret således: Tabel 3: Styringsprincipper for den selvstændige ejendomscenter- rengøring Drift Rengøring Ejendomscenteret Fast ejendom Fagforvaltning I de efterfølgende afsnit beskrives styringsprincippet ift. den centrale model: Principper for styring af rengøringsområdet Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som sikrer en effektiv styring af området. Rengøringsopgaven forestås af ejendomscenteret via et rengøringskorps, driftsafdelingen eller eksterne leverandører dvs. ikke valgfrihed for institutionerne mht. niveau og valg af leverandør. Udgifter til rengøring budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. 9

13 3.2 Videreudvikling af den nuværende model I denne model er budgetansvaret placeret således: Tabel 4: Styringsprincipper ved videreudvikling af den nuværende model- rengøring Drift Rengøring Forvalter Fast ejendom Fagforvaltning I de efterfølgende afsnit beskrives styringsprincippet i forhold til den decentrale model: Principper for styring af rengøringsområdet Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området. Rengøringsopgaven forestås af institutionens eget rengøringspersonale, driftsafdelingen eller eksterne leverandører. Det er institutionen, der inden for budgettets rammer fastlægger serviceniveau og vælger leverandør. Udgifter til rengøring budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti, jf. gældende regler. Budgettet administreres af institutionen. 10