Ballerup Museums Fond. Revisionsprotokollat til årsregnskab regnskabsår

Transkript

1 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr Weidekampsgade 6 Postboks København C Telefon Telefax Ballerup Museums Fond Revisionsprotokollat til årsregnskab regnskabsår Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu

2 Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1 Revision af årsregnskabet Årsregnskabet Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Fuldmagtsforhold Manglende funktionsadskillelse og forretningsgange Ledelsens og bestyrelsens vurdering af risikoen for besvigelser Kommentarer til årsregnskabet Resultatopgørelsen Balancen 22 2 Øvrige oplysninger Ledelsens regnskabserklæring Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af god bogføringsskik Rådgivnings- og assistanceopgaver Forsikringsforhold Generelle it-kontroller Fondens samling 24 3 Konklusion på den udførte revision 24 4 Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 24 5 Erklæring 25

3 Deloitte 20 Revisionsprotokollat til årsregnskab 1. januar december Revision af årsregnskabet 1.1 Årsregnskabet Vi har afsluttet revisionen af det af ledelsen aflagte årsregnskab for 1. januar december 2013 for Ballerup Muesums Fond. 1.2 Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Baseret på vores revision skal vi fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledelsens vurdering af årsregnskabet: Fuldmagtsforhold Alene fuldmagt Museumsleder og bogholder er tildelt fuldmagter i banken som tillader dem at disponere alene over fondens midler, hvilket øger risikoen for tilsigtede fejl. Vi er opmærksomme på, at det på grund af fondens begrænsede ressourcer vil være administrativt uhensigtsmæssigt hvis der skal være to i forening til gennemførelse af banktransaktioner. Vi skal understrege, at bemærkningen ikke er udtryk for, at vi under vores revision har konstateret konkrete forhold, der kunne indikere tilsigtede fejl, men den skal ses som en understregning af, at den interne kontrol normalt involverer to i forening ved godkendelse af banktransaktioner Manglende funktionsadskillelse og forretningsgange Bogholderen varetager alle fondens regnskabsfunktioner, og det betyder, at der ikke er etableret funktionsadskillelse på følgende væsentlige områder: Likvide beholdninger, herunder godkendelse af betalinger Omsætnings- og debitorregistrering Omkostnings- og kreditorregistrering Endvidere er der ikke etableret detaljerede forretningsgange og interne kontroller, der forebygger og opdager fejl i årsregnskabet. Den manglende funktionsadskillelse og forretningsgange øger risikoen for fejl i fondens årsregnskab som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Fejl i årsregnskabet, der skyldes besvigelser, vil ikke nødvendigvis blive opdaget under revisionen, da fejl af denne karakter sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult. Vi er opmærksomme på, at det på grund af fondens begrænsede ressourcer ikke umiddelbart er praktisk muligt at etablere fornøden funktionsadskillelse på de nævnte områder.

4 Deloitte 21 Vi skal understrege, at ovennævnte bemærkninger ikke er udtryk for, at vi under vores revision har konstateret konkrete forhold, der kunne indikere uregelmæssigheder eller besvigelser, men de skal ses som en understregning af, at funktionsadskillelse og forretningsgange normalt er et væsentligt led i den interne kontrol. Vi har som følge af manglende funktionsadskillelse og manglende forretningsgange ikke foretaget en detaljeret gennemgang af fondens interne kontroller, men vi har dog stikprøvevis påset, at museumsleder har godkendt udgiftsbilag som overstiger 10 t.kr Ledelsens og bestyrelsens vurdering af risikoen for besvigelser I forbindelse med revisionen har museumsleder og bogholder bekræftet at de ikke har kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser at der ikke, på trods af den manglende funktionsadskillelse og manglende forretningsgange, vurderes at være særlig risiko for væsentlige fejl i fondens årsregnskab som følge af regnskabsmanipulation eller misbrug af fondens aktiver. Vi skal i denne forbindelse bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsregnskabet som følge af besvigelser. Vi skal ligeledes også forespørge bestyrelsen, om de har kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser. Vi betragter derfor bestyrelsens underskrift på nærværende revisionsprotokol som værende en positiv bekræftelser på: at bestyrelsen er bekendt med ledelsens ansvar for udformning og implementering af interne kontroller til at forebygge og opdage besvigelser, og at bestyrelsen er bekendt med, at det ikke er muligt at etablere funktionsadskillelse på en række områder som følge af fondens begrænsede administrative ressourcer at der på trods af den manglende funktionsadskillelse og manglende forretningsgange, efter bestyrelsens vurdering, ikke er særlig risiko for besvigelser, herunder fejl i årsregnskabet som følge af regnskabsmanipulation eller misbrug af fondens aktiver at bestyrelsen ikke har kendskab til oplysninger om besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser, der kan have involveret ledelsen eller medarbejdere, og som kan have en væsentlig betydning for årsregnskabet.

5 Deloitte Kommentarer til årsregnskabet Resultatopgørelsen Vi har foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budgettet. Vi har stikprøvevist bilagsrevideret poster i resultatopgørelsen, ligesom vi har gennemgået bilag efter balancedagen Omsætning fra kiosk mv. og momsregistrering Omsætningen fra kiosk mv. overstiger den ikke momspligtige beløbsgrænsen på 50 t.kr. Forholdet er drøftet med museumsleder og bogholder som oplyser, at fonden vil blive momsregisteret Balancen Balanceposterne er analyseret og stikprøvevist afstemt til underliggende dokumentation. Kassebeholdning er fysisk optalt i forbindelse med uanmeldt besøg og indeståender i banker er afstemt til årsopgørelse og engagementsoversigter Arv og donationer I overensstemmelse med fondens regnskabspraksis indsættes arv og donationer på særskilt bankkonto ved modtagelsen og modposteres under egenkapitalen. Årets anvendelse af arv og donationer i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning udgifts- og indtægtsføres i resultatopgørelsen med modpost på henholdsvis bankkontoen og egenkapitalen. Nedenstående afstemning viser imidlertid, at en række hævninger er foretaget på forkerte bankkonti og vi anbefaler, at dette korrigeres i Fondskonto Arv og donation Skoletj. Kto og Saldo ifølge bogføring og bankkonto , , ,60 Forbrug af donationer for 2008 jf. bilag 163 ikke hævet på forkert konto 9.648, ,00 Forbrug af donationer for 2011 jf. EP af bilag 505 hævet på forkert konto , ,00 Donation fra Nordea for 2012 jf. bilag 862 hævet på forkert konto , ,00 Anvendelse af donationer for 2012 jf. bilag 866 hævet på forkert konto -775,00 775,00 Depotgebyr for 2012 jf. bilag 388 hævet på forkert konto , ,00 Forbrug af midler for 2011 jf. 637 hævet på forkert konto , ,50 Forbrug af midler for 2011 jf. 639 hævet på forkert konto , ,00 Depotgebyr for 2013 jf. bilag 2112 hævet på forkert konto -850,00 850,00 Boksleje for 2013 jf. bilag 951 hævet på forkert konto , ,00 Gebyr for 2013 jf. bilag 1157 hævet på forkert konto -750,00 750,00 Korrigeret saldo , , ,60 Korrigeret saldo pengeinstitut pr vedr. arv og donationer ,08 Korrigeret saldo pengeinstitut pr vedr. skoletjenesten , ,68 Reserveret under egenkapital ,68 Forskel 0,00

6 Deloitte 23 2 Øvrige oplysninger 2.1 Ledelsens regnskabserklæring Som led i revisionen af vanskeligt reviderbare områder har museumsleder og bogholder afgivet en regnskabserklæring over for os vedrørende årsregnskabet for 1. januar december Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af god bogføringsskik Til brug for vores revision har vi modtaget kopi af bestyrelsens mødereferater. Endvidere har vi påset, at fonden på alle væsentlige områder overholder god bogføringsskik. 2.3 Rådgivnings- og assistanceopgaver Vi har udført følgende opgaver for fonden: Årsafslutning og forslag til rettelse af fejlposteringer Opstilling af årsregnskab 2.4 Forsikringsforhold Vores revision har ikke omfattet fondens forsikringsforhold. Vi anbefaler, at fonden periodisk får gennemgået forsikringsdækningen med forsikringsselskabet eller -mægleren med henblik på at vurdere de tegnede dækninger mv., herunder om dækningen på de tegnede forsikringer er tilstrækkelig, og om fonden eventuelt mangler at tegne forsikringer på særlige områder. Vi har i forbindelse med regnskabsafslutningen bedt museumsleder bekræfte, at der er tegnet de forsikringer, der under hensyn til fondens forhold skønnes tilstrækkelige til at dække fondes eventuelle skadessituationer. 2.5 Generelle it-kontroller Vi har ikke gennemgået fondens generelle it-kontroller, da vi har vurderet, at eventuelle svagheder eller mangler heri ikke vil kunne medføre væsentlige fejl eller mangler i årsregnskabet. Vi skal anbefale, at fonden foretager en vurdering af, om back-up-procedurer er tilstrækkelige til at sikre, at bogføringsmaterialet kan genskabes, hvis det går tabt.

7 Deloitte Fondens samling I overensstemmelse med revisionsaftalen har vi foretaget samlingsrevision. Samlingsrevisionen er foretaget den 13. marts 2014, hvor vi stikprøvevis har udvalgt: 20 genstande fra fondens registreringer af genstande i systemet "Regin" og påset deres fysiske tilstedeværelse i udstillingen/arkiverne 5 genstande fra udstillingen/arkiverne og kontrolleret, at genstandene er registeret i systemet "Regin" Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3 Konklusion på den udførte revision Hvis bestyrelsen godkender årsregnskabet i den foreliggende form, vil vi forsyne den med en revisionspåtegning uden forbehold, men med en supplerende oplysning om, at budgettal ikke er revideret. Den supplerende oplysning er alene medtaget af hensyn til regnskabslæsers forståelse af revisionspåtegningen og skal dermed ikke opfattes som en kritisk bemærkning. Vores detaljerede kommentarer til den i forbindelse med årsafslutningen udførte revision er løbende meddelt og drøftet med museumsleder og bogholder. Ingen af de omtalte forhold har en sådan karakter, at vi har fundet det påkrævet at omtale dem i revisionsprotokollatet. 4 Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores tiltrædelsesprotokollat af 21. marts 2012 er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil, ligesom vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får udleveret et eksemplar heraf.

8 Deloitte 25 5 Erklæring I henhold til lovgivningen skal vi erklære, at vi opfylder de habilitetsbetingelser, der er indeholdt i lovgivningen, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. København, den 27. marts 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Lynge Skovgaard statsautoriseret revisor Fremlagt på bestyrelsesmødet, den 27. marts 2014 Bestyrelse Jan Holger Møller Formand Birgitte Dahl Bendt Thuesen Lisbet Haubro Mogens Palvad Kim Schou Nørøxe ABO/Käthe T:\Data\20\ \2014\ rp2013.doc