Årsberetning om intern overvågning

Transkript

1 Årsberetning om intern overvågning år 2012 Side 1 af 6

2 0. Gennemførsel og kontrol af IO-programmet Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Adgang til distributionsnettet Kundekontakt Selskabsmæssig udskillelse Regnskabsmæssig adskillelse Habilitet Indgåelse af aftaler Prisfastsættelse... 5 Side 2 af 6

3 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program Der er ikke sket ændringer i den overordnede organisationsstruktur i virksomheden siden Årsberetning 2011, der er dog igangværende mindre omstruktureringer. Der er igangværende uafsluttede ændringer i Østkraft Nets kundeservice herunder, telefonomstillingen, for at frigive ressourcer internt i gruppen, med henblik på mere tid til at udføre opgaver med relation til kunderne. Der er ikke gennemført medarbejderinformationsmøder eller erklæringer i 2012, som det ellers var planlagt, da det er valgt at afvente de planlagte ændringer. Det er vor forventning at medarbejderinformationsmøderne vil blive gennemført i løbet af anden halvdel af Energitilsynet vil herefter blive informeret. Der har ikke været klager rettet mod over diskriminerende adfærd i Der er ikke foretaget intern audit. 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Der er i 2012 ikke sket ændringer i selskabets håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO). Som tidligere beskrevet er orienteringsmøde og medarbejdererklæringer udsat til anden halvdel af Forretningsgangen for FFO er som hidtil, at medarbejderen har pligt til at behandle indkomne FFO fortroligt. Således skal fysiske dokumenter med FFO opbevares i virksomhedens sikrede værdibokse. For værdibokse tildeles alene adgang til medarbejdere, som har behov for oplysningerne i forbindelse med deres daglige arbejde. Medarbejderne har desuden pligt til at makulere fysiske dokumenter indeholdende FFO, som ikke længere skal benyttes. Foruden fysiske dokumenter med FFO anvendes SonWin til elektronisk lagring af FFO. Adgangen til SonWin er begrænset, således at kun medarbejdere, der har behov for oplysningerne i deres daglige arbejde har adgang til elafregningssystemet. De pågældende medarbejdere har i øvrigt individuelle brugernavne og adgangskoder. Medarbejdere med adgang til FFO er instrueret i ikke at videregive de pågældende oplysninger uden kundens direkte samtykke. I den forbindelse accepteres mundtlig tilladelse til videregivelse af oplysningerne. Der er indgået samarbejde med PBS om fakturafremsendelse og med POST DANMARK A/S om kuvertering og forsendelse af selvaflæserkort. Der er ikke modtaget klager i forbindelse med behandling af FFO. 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Det vurderes, at der ikke er forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. Der er ikke modtaget klager. Side 3 af 6

4 3. Adgang til distributionsnettet Der er i 2012 ikke sket ændringer i IO-programmet vedr. adgang til distributionsnettet. Adgang og tilslutning til distributionsnettet er effektivt reguleret i leveringsbestemmelserne og tilhørende forretningsgange. Afbrydelser registreres og rapporteres til Energitilsynet i forbindelse med den årlige benchmarking. Vedligeholdelse og udbygning af elnettet sker efter en vurdering af eksisterende anlægs alder og stand. Planlagte afbrydelser i forbindelse med vedligeholdelse, samt løbende kabellægningsarbejde som udføres i regi af, annonceres i det lokale dagblad, lokalradioen, lokaltv s hjemmeside, netavisen samt på selskabets hjemmeside. Er antallet af berørte forbrugere lille informeres disse i stedet individuelt. Under planlægningen af en afbrydelse undersøges det også, om der er berørte ØKN kunder som skal have individuel telefonisk besked. En sådan samtale gør det muligt at placere afbrydelsen så den er til mindst mulig gene for den pågældende kunde. Der er ikke modtaget klager. 4. Kundekontakt Der er i 2012 ikke sket ændringer på selskabets hjemmeside. har fået henvendelser fra kunder, som mener at hjemmesiden er vanskelig at navigere rundt i. For eksempel kunne det være relevant, hvis aktuelle afbrydelser kunne annonceres direkte på forsiden, frem for at kunden er nødt til at vælge undermenuerne Planlagte afbrydelser eller Driftsforstyrrelser. Hjemmesiden opfylder Energitilsynets vejledning til koncernhjemmesider. Informationsmøde for medarbejderne i kundeservice gennemføres i anden halvdel i Leveringsbestemmelser udleveres til alle nye netkunder samt til interesserede. Derudover fremsendes på opfordring pjecen Gode elvaner udgivet af Dansk Energi. Nævnte publikationer findes ligeledes på hjemmesiden 5. Selskabsmæssig udskillelse Der er ikke foretaget ændringer i IO-programmet i Der forefindes to sideordnede aktiviteter i. 1. Gadelys for Bornholms Regionskommune 2. Udlejning af overskydende fibernetkapacitet Aftalerne med de sideordnede aktiviteter er indgået med ØSTKRAFT EnergiService A/S. ØKN solgte i 2012 ydelser til ØKE for kr. ud af en total omsætning på kr. De sideordnede aktiviteter udgør således 3,3 % af omsætningen i. Side 4 af 6

5 6. Regnskabsmæssig adskillelse har kun bevilling til drift af distributionsnet og der er således ingen procedurer. 7. Habilitet er som følge af dets kundeantal ikke omfattet af de særlige regler om habilitet. Antal kunder pr , Indgåelse af aftaler Der er i 2012 ikke foretaget ændringer i IO-programmet, ligesom der heller ikke er indgået nye koncerninterne aftaler. Der er indgået følgende koncerninterne aftaler: Udlejning af overskydende kapacitet på s fibernet. Kapaciteten udlejes af ØSTKRAFT EnergiService A/S, og der foreligger en aftale mellem ØSTKRAFT EnergiService A/S og, der ejer fibernettet. Vedligeholdelse af gadelys. ØSTKRAFT EnergiService A/S har en aftale med Bornholms Regionskommune om vedligeholdelse af gadelyset, i den forbindelse køber ØSTKRAFT EnergiService A/S vedligeholdelsesydelser af samt de lokale elinstallatører. Overvågning af elnet. har en aftale med ØSTKRAFT Produktion A/S om overvågning af elnettet, hvor sidstnævnte overvåger nettet. Husleje vedrørende Almindingsvej 10, Rønne. Aftale indgået mellem ØSTKRAFT Holding A/S, som ejer, og, som lejer. For ovennævnte aftaler gælder, at de alle er skriftlige. Aftalerne har ikke været i udbud, men er dog kontrolleret af koncernens revisor. Desuden har aftalen om vedligeholdelse af gadelyset været konkurrenceudsat, idet også de lokale elinstallatører er en del af aftalen. For indkøb gælder i øvrigt, at indkøb over kr. kun kan foretages efter indhentning af skriftligt tilbud (evt. i form af en rammeaftale eller kontrakt). 9. Prisfastsættelse Der er i 2012 ikke foretaget nogen ændringer i IO-programmet. I henhold til lov om elforsyning prisfastsætter netvirksomheden sine ydelser efter objektive og ikkediskriminerende kriterier i forhold til hvilke omkostninger, de enkelte kunde-installationskategorier giver anledning til. Således er nettariffen for eksempel lavere for kunder med et forbrug over kwh. Metoden for nettariffens beregning er anmeldt til Energitilsynet og godkendt ved Energitilsynets skrivelse af 2. april Side 5 af 6

6 ØSTKRFT Net A/S s gebyrer følger Dansk Energis vejledende tariffer. Metoden for beregning af investeringsbidrag er ligeledes anmeldt og godkendt af Energitilsynet. Rønne, den 29. maj 2013 Poul Sonne-Pedersen/Birgitte Petersen Side 6 af 6