REF00100 Program for intern overvågning

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Formål... 2 Ejerskab... 2 Gyldighedsområde... 2 Distributionsliste... 2 Grundlag Typer af diskriminerende adfærd Tiltag til forhindring af diskriminerende adfærd Forretningsmæssige Følsomme Oplysninger (FFO) Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger om egne aktiviteter (FFO-EA) Procedurer for modtagelse og behandling af FFO Adgang m.v. til distributionsnettet Favorisering af bestemte selskaber Kun aktiviteter indenfor bevillingerne (selskabsmæssig adskillelse) Sikring af regnskabsmæssig adskillelse Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår Prisfastsættelsen af NGFNE-D s ydelser Programmets administration m.v Kontrol med programmets overholdelse Den overvågningsansvarliges uafhængighed Bilag Gældende Side 1 af 12 Udg. 13

2 1.. Formål En nødvendig forudsætning for konkurrence på det danske naturgasmarked er tilstedeværelsen af en lige og ikke diskriminerende adgang til distributionsnettet. Distributionsnettet ejes af NGF Nature Energy Distribution A/S (NGFNE-D) og anvendes af gasleverandører, der er i konkurrence med hinanden. Derfor har NGFNE-D vedtaget dette program for intern overvågning i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 979 af 6. oktober Alle ansatte i NGFNE samt eksterne rådgivere, som er underlagt program for intern overvågning, skal forhindre diskrimination mellem brugerne af distributionsnettet. Programmet beskriver indledningsvis under punkt 2 de væsentlige typer af diskriminerende adfærd, som kan forekomme. I punkt 3 følger en beskrivelse af de foranstaltninger og tiltag, som er foretaget af NGFNE-D for at forhindre disse typer diskrimination. Punkt 4 indeholder en beskrivelse af programmets administration. Punkt 5 fastlægger, hvordan programmet kontrolleres. Ejerskab Personen der varetager rollen som Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for udarbejdelse og vedligeholdelse af dette dokument. Personen der varetager rollen som Direktør for NGF Nature Energy Distribution er ansvarlig for at sikre, at dette dokument afspejler den egentlige praksis i koncernen NGF Nature Energy Holding A/S (NGFNE-H). Gyldighedsområde Programmet er gældende for Koncernens ansatte, rådgivere og øvrige personer der udfører opgaver for distributionsselskabet. Distributionsliste samt Årsberetning for er tilgængelige for alle på NGFNE s Intranet Grundlag Naturgasforsyningsloven 11a, stk. 2 og 50 BEK. 979 af 6. oktober Kvalitetsledelsessystem for NGFNE-H. Gældende Side 2 af 12 Udg. 13

3 2. Typer af diskriminerende adfærd. Forskellige typer af diskrimination kan forekomme. Typerne er beskrevet i Naturgasforsyningsloven og samlet i 2 i bekendtgørelse 979 af 6. oktober Det er særligt følgende typer af ikke-diskriminerende adfærd, der skal sikres: 1) Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger ( FFO ) a) Fortrolig behandling af FFO, som NGFNE-D modtager b) Sikring af, at FFO, som kan videregives, kun videregives på en ikke diskriminerende måde. 2) Oplysninger om NGFNE-D s egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige (FFO-EA), må kun videregives på ikke diskriminerende vis. 3) Adgang m.v. til distributionsnettet. a) Adgangen til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår b) Vedligeholdelse af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår c) Udbygning af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår d) Tilslutning til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår 4) NGFNE-D favoriserer ikke bestemte selskaber i NGFNE-D s kundekontakt 5) NGFNE-D beskæftiger sig som udgangspunkt alene med de aktiviteter, der ligger indenfor bevillingerne for selskabet. Udøvelse af sideordnende aktiviteter vil kun ske i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. november ) NGFNE-D sikrer regnskabsmæssig adskillelse af NGFNE-D s bevillingspligtige aktiviteter 7) Habilitetskravene til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere i NGFNE-D, skal være opfyldt 8) Aftaler med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsbestemte vilkår 9) Prisfastsættelsen af distributionsydelser skal ske efter ikke diskriminerende kriterier Gældende Side 3 af 12 Udg. 13

4 3. Tiltag til forhindring af diskriminerende adfærd. 3.1 Forretningsmæssige Følsomme Oplysninger (FFO) I relation til FFO er der vedtaget de tiltag som fremgår af punkt 3.3 for at sikre: fortrolig behandling af FFO som NGFNE-D modtager at FFO, som kan videregives, kun videregives på en ikke diskriminerende måde. Hvilke oplysninger er FFO? Som led i driften af distributionsnettet, herunder varetagelse af opgaver i forbindelse med det åbne gasmarked, modtager og håndterer NGFNE-D oplysninger om gasmarkedets aktører og deres aktiviteter. Hvis en sådan oplysning ville kunne anvendes af andre aktører på markedet til at opnå en markedsmæssig fordel, så er den pågældende oplysning en forretningsmæssig følsom oplysning (FFO) I praksis vil FFO oftest være oplysninger om: forbrugsdata for distributionskunder forbrugsprofiler for distributionskunder med timemålinger kundernes betalingsmønster og økonomiske forhold oplysning om distributionskundens gasleverandør En FFO ophører med at være følsom og ophører dermed med at være en FFO når den er blevet almindelig kendt i markedet, f.eks. ved oplysning fra den aktør, som FFOén stammer fra eller vedrører. FFOén ophører derimod ikke med at være FFO, hvis oplysningen er blevet kendt ved en videregivelse fra NGFNE-D i strid med Naturgasforsyningslovens og dette programs regler for FFO. 3.2 Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger om egne aktiviteter (FFO-EA) For at sikre, at oplysninger om NGFNE-Ds egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige, ikke videregives på diskriminerende vis, er der vedtaget de tiltag, som fremgår af punkt 3.3 Hvilke oplysninger er FFO-EA FFO-EA er oplysninger om NGFNE-D s egne aktiviteter som ikke er offentligt tilgængelige og som vil kunne anvendes af andre aktører på markedet til at opnå en forretningsmæssig fordel. I praksis vil FFO-EA ofte være oplysninger om: Strategiske overvejelser i forbindelse med NGFNE-D Oplysninger om NGFNE-D s planlagte udbygning af nettet. Oplysninger i NGFNE-D s kundedatabase 3.3 Procedurer for modtagelse og behandling af FFO. Modtagelse af FFO kan ske på flere måder og i forskellige dele af NGFNE-D s organisation, primært ved håndtering af anmodninger om naturgastilslutning, ved forhandlinger og indgåelse af distributionsaftaler, ved hjemtagning og validering af målerdata, ved fakturering af kunder og videregivelse af FFO. Processer omkring indsamling og behandling af oplysninger, som kan karakteriseres som værende FFO eller FFO-EA indgår i NGFNE-D s forretningsgang, som sikrer, at kun godkendte jobroller/personer, har adgang til informationerne. Det sikres samtidig, at de kommercielle afdelinger og selskaber i NGFNE-koncernen ikke favoriseres i henhold til FFO eller FFO-EA, i forhold til de øvrige aktører og selskaber på gasmarkedet. Videregivelse af FFO-EA til personer eller virksomheder, hvor jobrollen/personen ikke er godkendt, må kun ske ved en egentlig offentliggørelse af denne FFO- EA, således at det sikres, at alle aktører modtager FFO-EA en samtidig og med samme indhold Konkret skal de personer, som forventes at modtage eller skulle behandle FFO eller FFO- EA, som led i deres arbejde i eller for NGFNE-D, modtage en kopi af dette program for intern overvågning, og de skal erklære at have gjort sig bekendt med og ville efterleve - reglerne i programmet. Erklæringen afgives skriftligt til NGFNE-D, jf. Bilag Medarbejdererklæring og Bilag Konsulenterklæring I IT-systemet befinder FFO- eller FFO-EA-oplysningerne sig i Virksomhedssystemet SonWin Gældende Side 4 af 12 Udg. 13

5 Tilgangen til disse oplysninger er sikret ved, at hver medarbejder er oprettet som bruger i SonWin, og den enkelte bruger er tildelt ansvarsgrupper, som afgrænser adgangen til data. Login til SonWin sker gennem Windows-login, som også giver adgang til rapporteringsværktøjet MS Report Services, hvor igen tildelte ansvarsgrupper bestemmer, hvilke rapporter, man kan trække. Password til SonWin og dermed Windows udløber efter 60 dage og er omfattet af programmerede regler, som sikrer, at kun godkendte jobroller/personer kan åbne programmerne. Enhver person, der modtager FFO eller FFO-EA, skal behandle denne FFO eller FFO- EA fortroligt og må kun videregive den til en anden person, hvis personens jobrolle er FFO eller FFO-EA godkendt. I HR-systemet Lessor HR er registreret, hvilke medarbejdere der er FFO og FFO-EA godkendt og har underskrevet Bilag Medarbejdererklæring. Den enkelte medarbejders leder har adgang til disse oplysninger. Underskrevne konsulenterklæringer er registreret og arkiveret hos den overvågningsansvarlige. Medarbejdere der udfører opgaver for både NGFNE-D og service- og handelsselskabet NGF Nature Energy A/S (NGFNE) må ved udførelse af opgaver for NGFNE ikke misbruge FFO fra NGFNE-D. Programmet for Intern Overvågning, er tilgængeligt for alle ansatte i NGFNE-koncernen på koncernens Intranet. 3.4 Adgang m.v. til distributionsnettet. For at sikre at: adgang til distributionsnettet sker på ikke diskriminerende vilkår udbygning af distributionsnettet gennemføres på en ikke diskriminerende måde tilslutning til distributionsnettet gennemføres på en ikke diskriminerende måde er der vedtaget følgende foranstaltning i NGFNE-D: vilkår og tariffer bliver løbende offentliggjort på NGFNE-D s hjemmeside og er ens for alle kunder aftaleforhold mellem NGFNE-D og gasleverandører er fastlagt i Gasleverandøraftalen, der er offentliggjort på NGFNE-D s hjemmeside. aftaleforhold mellem NGFNE-D og kunder er fastlagt i Alm. Betingelser for distribution af naturgas og offentliggjort på NGFNE-D s hjemmeside. IT tekniske krav til leverandørskift m.v. er formuleret i Forretningsprocesser for EDI-kommunikation på gasmarkedet og er ens for alle. Dokumenterne som specificerer regler og procedurer for, hvordan aktørerne anvender EDI-kommunikation på det danske gasmarked findes på Adgang til distributionsnettet sker på lige vilkår. Kundens rettigheder fremgår af Alm. Betingelser for distribution af naturgas og evt. en distributionsaftale. For at kunne virke som gasleverandør i et distributionsområde, skal gasleverandøren have indgået gasleverandøraftale med Energinet.dk, en gasleverandøraftale med distributionsselskabet og være registreret i aktørregistret. Disse betingelser og aftaler er tilgængelige på Internettet og er ens for alle brugere. Dette gælder dog ikke distributionsaftaler, der er tilpasset de enkelte distributionskunders faktiske forhold. Tariffer og betingelser for udbygning og tilslutning til nettet er offentliggjort på NGFNE-D s hjemmeside og er ens for alle. Alle tariffer anmeldes til Energitilsynet Før igangsættelse af vedligeholdelsesarbejder, der kan eller vil bevirke afbrydelse af forsyningen, går NGFNE-D i dialog med større kunder og informerer mindre kunder. 3.5 Favorisering af bestemte selskaber. NGFNE-D har fokus på at fremstå som uafhængigt selskab, hvilket skal sikres i både den mundtlige og skriftlige kommunikation med selskabets kunder. Dette opfyldes dels ved hjemmesiden der er separeret fra kommercielle ydelser (nås enten via link fra NGFNE-koncernens indgangsportal eller ved anvendelse af specifik URL-adresse). Den separate hjemmesides indgangsportal og links til den separate hjemmeside indeholder ikke reklamer for kommercielle ydelser og i den skriftlige og mundtlige kommunikation med kunderne, står NGFNE-D som tydelig afsender af/part i kommunikationen med kunderne. Gældende Side 5 af 12 Udg. 13

6 NGFNE-D har primært kundekontakt ved håndtering af anmodninger om naturgastilslutning, ved forhandling og indgåelse af distributionsaftaler samt ved besøg fra erhvervsteknikere og andre medarbejder i NGFNE-D hos kunder. For at sikre, at NGFNE-D ikke favoriserer bestemte kunder i deres kundekontakt, forpligter FFO eller FFO-EA godkendte jobroller/personer sig til, ved deres underskrift på føromtalte Bilag Medarbejdererklæring og Bilag Konsulenterklæring ikke at rådgive om, anbefale eller på anden måde favorisere bestemte firmaer. 3.6 Kun aktiviteter indenfor bevillingerne (selskabsmæssig adskillelse) For så vidt angår kravet om, at NGFNE-D primært beskæftiger sig med de aktiviteter, der ligger indenfor bevillingerne for selskabet, er der foretaget følgende tiltag: Alle aktiviteter i NGFNE-D er begrænset, så NGFNE-D overholder og opfylder de til enhver tid gældende regler og forpligtelser i Naturgasforsyningsloven, samt regler og forskrifter, som udstedes i medfør heraf. Ledelsen i NGFNE-D er bekendt med lovens krav og intentioner. En eventuel beslutning om at involvere sig i aktiviteter, der ligger uden for bevillingernes rammer, vil være en ledelsesbeslutning og vil ske i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. november 2002 eller indenfor rammerne af et særskilt selskab. 3.7 Sikring af regnskabsmæssig adskillelse Til sikring af, at NGFNE-D overholder Naturgasforsyningslovens krav om regnskabsmæssig adskillelse, er der vedtaget følgende tiltag: NGFNE-D er et selvstændigt selskab i NGFNE-koncernen og har de bevillingspligtige aktiviteter. Som følge deraf, føres der separat regnskab for alle selskaber i NGFNE-koncernen. Såfremt NGFNE-D måtte beslutte at udføre sideordnede aktiviteter i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. december 2002 vil sådanne aktiviteter regnskabsmæssigt blive holdt adskilt fra bevillingsaktiviteter. 3.8 Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere. Til sikring af: at personer, der er bestyrelse, direktion eller ledende medarbejdere i NGFNE-D ikke deltager i driften eller ledelsen af et koncernforbundet selskab, som producerer eller sælger naturgas hverken direkte eller indirekte at direktører og ledende medarbejdere i NGFNE-D ikke deltager i driften eller ledelsen af et koncernforbundet selskab, som direkte eller indirekte ejer et selskab, der producerer eller sælger naturgas er der vedtaget følgende tiltag: Lederen af NGFNE-koncernens direktion skal ved enhver besættelse af bestyrelses- og direktionsposter i NGFNE-koncernen, sikre sig, at besættelsen af den pågældende post ikke er i strid med Naturgasforsyningsloven 28 b. Ledelsen i NGFNE-D sikrer sig ved enhver udpegelse af ledende medarbejdere i NGFNE-D, at den pågældende ikke direkte eller indirekte deltager i driften af et koncernforbundet selskab, som producerer eller sælger naturgas eller i et selskab, der direkte eller indirekte ejer et sådant selskab. 3.9 Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår Retsgrundlaget I medfør af bekendtgørelse nr. 1358, 2, stk. 1 nr. 8, jf. Naturgasforsyningslovens 28 c pålægges NGFNE-D at beskrive: De tiltag, som skal sikre overholdelse af kravet om, at aftaler, som selskabet indgår med andre selskaber, skal indgås på markedsbestemte vilkår samt foreligge skriftligt på aftaletidspunktet, jf. Naturgasforsyningslovens 28 c. Til sikring af at NGFNE-D lever op til dette krav er der iværksat følgende tiltag. Gældende Side 6 af 12 Udg. 13

7 3.9.2 NGFNE-koncernens struktur NGF Nature Energy A/S (NGFNE) er et selskab i NGFNE-koncernen. De fleste af koncernens såvel tekniske som administrative medarbejdere er ansat i NGFNE. Selskabet leverer serviceydelser til koncernens øvrige selskaber. NGFNE s primære formål er en optimering af driften i koncernen samt at undgå tilstedeværelsen af dobbeltfunktioner. Service- og handelsselskabet NGFNE er etableret i medfør af lovgivningen på naturgasområdet Aftalesetup og kontrol Aftaler mellem NGFNE-D og NGFNE indgås skriftligt og på markedsvilkår. NGFNE-D køber følgende ydelser af NGFNE: Gasteknik Økonomistyring og bogholderi HR og Kommunikation Kundecenter IT-ydelser Det påhviler revisionen at påse at prisfastsættelsen på aftaler om intern handel sker på markedsvilkår efter arm s length-vilkår: Da der er tale om selvstændige juridiske enheder. For at sikre af de skatteretlige krav for prisfastsættelse ved handler mellem koncernselskaber overholdes. De skatteretlige regler vedr. krav om markedspriser på intern handel er analoge til bestemmelserne i Naturgasforsyningsloven og bekendtgørelsen om program for intern overvågning Markedsforhold og grundlag for prisfastsættelsen på serviceaftaler Det er NGFNE-D s opfattelse, at der ikke findes et eksternt marked for de ydelser, der er forbundet med at drive et naturgasdistributionsselskab. OECD anviser 5 metoder til at fastsætte og vurdere armslængde priser: Den fri markedsprismetode (CUP) Videresalgsprismetoden (Resale price method) Cost plus avancemetoden (Cost plus method) Avancefordelingsmetoden (Profit split) Transaktionsbestemt nettoavancemetode (Transactional net margin method TNMM) Anden metode NGFNE-D anvender Cost plus avancemetoden, idet serviceaftalesystemet mellem selskaberne er kendetegnet ved følgende: Omkostninger skal henføres til der, hvor de bruges og ikke, hvor de opstår, f. eks opstår en lang række omkostninger i NGFNE, men bruges af NGFNE-D. Etablering af opsamlingssystemer, som grundlag for udarbejdelse af serviceaftaler mellem selskaberne Opsamlingssystemerne udgøres af finanskontoplan, projektregistrering til brug for eksterne omkostninger og timeregistrering. Costmanagementprincippet er ABC-metoden til fordeling af omkostninger på de enkelte ydelseskategorier. Serviceaftalesystemet skal sikre objektive, omkostningsægte markedspriser, som er nemme at administrere. NGFNE-D er bekendt med, at ABC-metoden er en anerkendt metode en lang række steder, hvor lovgivningen kræver regulering mellem uafhængige parter, f.eks. bruges metoden i telesektoren. Gældende Side 7 af 12 Udg. 13

8 3.10 Prisfastsættelsen af NGFNE-D s ydelser. Til sikring af, at prisfastsættelse af NGFNE-D s ydelser sker efter ikke-diskriminerende kriterier, er der vedtaget følgende tiltag: Metoder for fastsættelse af tariffer, betingelser og vilkår skal godkendes og bliver forhåndsgodkendt af Energitilsynet. Priser og tariffer anmeldes til Energitilsynet. Distributionstariffer er endvidere underlagt indtægtsrammebekendtgørelsen, som udmøntes og administreres af Energitilsynet. Gældende Side 8 af 12 Udg. 13

9 4. Programmets administration m.v. Direktøren for NGFNE-D har ansvar for programmet og skal for hvert kalenderår afgive en årsberetning til Energitilsynet. Årsberetningen skal: - beskrive programmet - beskrive programmets gennemførelse - beskrive den foretagne kontrol af programmet. NGFNED offentliggør årsberetningen og program på hjemmesiden. indgår som en del af NGFNE-koncernens samlede kvalitetsledelsessystem, følgende gennemføres derfor jf. NGFNE-koncernens kvalitetsledelsessystem: - Intern audit - Ledelsens Evaluering af KS-systemet. 3 gange årligt - Afvigelser og korrigerende handlinger Kvalitetsansvarlig udfører derfor, på vegne af NGFNE-D, følgende opgaver: - det daglige ansvar for programmets administration. - ansvar for FFO eller FFO-EA godkendelser af jobroller/personer i samarbejde med den enkelte afdelingsleder - ansvar for forberedelse af møder i KS-evalueringsgruppe (Ledelsens Evaluering) - opfølgning på beslutninger, der træffes i KS-evalueringsgruppe. NGFNE-koncernens KS-evalueringsgruppe består af: - Direktør for NGF Nature Energy Distribution - Kvalitetsansvarlig - Økonomidirektør - HR-chef - IT-chef - Klagechef - Anlægschef De pågældende medlemmer i KS-evalueringsgruppen skal fungere som ambassadører for programmet i deres respektive forretningsområde/afdelinger. Det indebærer, at de skal have fokus på programmets overholdelse indenfor forretningsområdet/afdeling, og være behjælpelig med råd, vejledning samt oplysninger om programmet i deres forretningsområde. KS-evalueringsgruppen har i forhold til programmet bl.a. følgende opgaver: - sørge for, at programmet på passende vis bliver kommunikeret. - senest 1. juni at anmelde resultatet af den årlige gennemgang af programmet og dets bilag, samt eventuelt revideret program til Energitilsynet. - afholde 3 møder årligt. Et væsentligt element i KS-evalueringsgruppens arbejde er at behandle afvigelser, der ikke følger de opstillede regler og procedure i programmet, og komme med forslag til korrigerende handlinger, samt forslag til, hvordan erfaringerne bedst kommunikeres. Gældende Side 9 af 12 Udg. 13

10 5. Kontrol med programmets overholdelse. Kontrollen med programmets overholdelse sikres primært ved følgende tiltag: - Den Kvalitetsansvarlige planlægger, udarbejder og vedligeholder i samarbejde med afdelingslederne et auditprogram for alle relevante afdelinger/processer hos NGFNE-koncernen. - Der foretages ekstern audit af programmets overholdelse, når KS-evalueringsgruppe finder behov herfor. Programmet tages op til revision en gang årligt i forbindelse med årsberetningens forberedelse. I den forbindelse skal det vurderes, om programmet afspejler NGFNE-koncernens reelle og fuldstændige virksomhed og organisation, samt om listen over FFO eller FFO-EA godkendte jobroller/personer fortsat er fuldstændig og relevant. Gældende Side 10 af 12 Udg. 13

11 6. Den overvågningsansvarliges uafhængighed. Naturgasforsyningslovens 11 a og bekendtgørelse nr. 979 af 6/ stiller krav om den overvågningsansvarliges uafhængighed. NGFNE-Ds ledelse har taget følgende tiltag for at sikre, at den overvågningsansvarlige er uafhængig og ikke har modstridende opgaver, ansvar, interesser eller forretningsforhold i forhold til tilknyttede virksomheder: - den overvågningsansvarlige har adgang til alle nødvendige oplysninger i hele NGFNE-koncernen for at kunne føre et tilstrækkeligt internt tilsyn. - den overvågningsansvarlige udfører ingen opgaver som konflikter med rollen som overvågningsansvarlig - den overvågningsansvarlige kan gå direkte til NGFNE-Ds bestyrelse uden om direktøren i NGFNE-D hvis den overvågningsansvarlige får viden om overtrædelse af reglerne om intern overvågning. - der informeres på intranettet under Links for Program intern overvågning om denne uafhængighed hos den overvågningsansvarlige samt om, at den overvågningsansvarlige kan meddele til Energitilsynet, hvis denne ikke får adgang til alle nødvendige oplysninger i hele koncernen. Den overvågningsansvarlige er kontraktligt ansat i NGFNE med direkte reference til direktøren i NGFNE-D. Gældende Side 11 af 12 Udg. 13

12 7. Bilag Bilag Medarbejdererklæring. Bilag Konsulenterklæring Gældende Side 12 af 12 Udg. 13