Nyfors Net A/S Årsberetning 2009 for program Intern Overvågning

Transkript

1 Nyfors Net A/S Årsberetning 2009 for program Intern Overvågning Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 1

2 Energitilsynet Center for Energi, Konkurrencestyrelsen Nyropsgade København V Brønderslev, 15.juni 2010 Indhold Indledning til Energitilsynet: Gennemførsel og kontrol af IO- program ved Nyfors Net A/S Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger Adgang til distributionsnettet Kundekontakt Selskabsmæssig udskillelse Regnskabsmæssig adskillelse Krav om habilitet Indgåede aftaler Prisfastsættelse... 9 Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 2

3 Indledning til Energitilsynet: Nyfors Net A/S er underlagt elforsyningslovens 20 a, hvori der er krav om, at netselskabet skal etablering et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. I bekendtgørelse nr. 635 af 27. juni 2005 er der fastsat retningslinjer for, hvad et sådant program skal omfatte, herunder at der årligt skal udfærdiges en årsberetning, som beskriver programmets gennemførelse. Denne årsberetning skal offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet. Dette er 4. årsberetning for Nyfors Net A/S og den skal ses i sammenhæng med tidligere årsberetninger. Denne årsberetning omfatter desuden de to transformatorforeninger - Knøsgaard og Øslev- Drøstrup, som Nyfors Net har driftsaftaler med. Persondataloven og lov om offentlighed i forvaltningen kan indeholde regler, der gælder ud over regelsættet for intern overvågning. Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 3

4 0. Gennemførsel og kontrol af IO- program ved Nyfors Net A/S Netselskabets navn: Nyfors Net A/S CVR nr.: Nyfors Net A/S anvender Nyfors Entreprise A/S til kundeafregning i perioden. Ansvar for Program for Intern Overvågning har i 2009 været delt mellem 2 personer: Erik Frandsen, Chef for El-installation og Kundecenter Torben Riis, Chef for Stab og HR Der var 108 ansatte i koncernen ved udgangen af 2009 og samtlige medarbejdere er ansat i Nyfors amba. Nyfors Net A/S køber teknisk og administrativt personale hos Nyfors amba. Disse medarbejdere er omfattet af program for intern overvågning. Energitilsynet har d. 6 maj 2010 været på virksomhedsbesøg hos Nyfors Net og har her påpeget at Nyfors Net A/S mangler at gennemføre et internt Audit program. Ansvarlig herfor vil fremadrettet være: Torben Riis, Salgs & Marketingchef. Medarbejderne i Kundecenteret hos Nyfors er orienteret om indholdet af program for Intern Overvågning ligesom programmet er at finde på Nyfors Net intranet, kaldet Rådhuspladsen som blev søsat i juni måned Nyfors Net A/S er af Energitilsynet blevet opfordret til at omskrive det eksisterende program for Intern Overvågning, således det i højere grad refererer til de eksisterende beskrivelser af arbejdsgange. Der vil være en opgave der vil blive udført i 2010 af den ansvarlige for Programmet for Intern Overvågning hos Nyfors Net A/S. Nyfors-koncernen har i 2009 en koncernoversigt, som angivet i diagrammet nedenfor. Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 4

5 Nyfors amba CVR-nr Nyfors Holding A/S CVR-nr Nyfors Net A/S CVR-nr Nyfors Energi A/S CVR-nr Nyfors Entreprise A/S CVR-nr Nyfors Fiber A/S CVR-nr NV Net A/S Ejerandel 10,538 % Nordjysk Elhandel A/S Ejerandel 17,41 % Dong Energy A/S Ejerandel 1,2% Bredbånd Nord I/S Ejerandel 33,33% 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Databasen SonWin Afregning, som indeholder kundeoplysninger, idet kundeservice og fakturering er outsourcet til Nyfors Entreprise A/S. Databasen er begrænset af adgangskoder og adgangsbegrænsninger pr. skærmbillede efter need to know - princippet. I Nyfors-koncernen betragtes alle oplysninger i kundedatabasen som følsomme oplysninger. Disse følsomme oplysninger kan igen deles op i generelle oplysninger og fortrolige oplysninger. Oplysninger, der bliver modtaget pr. post eller indgår i et elektronisk dokumenthåndteringssystem - SonWin EDH- som er begrænset af sikkerhedsadgange på sagsniveau. Medarbejder med et arbejdsbetinget behov, har adgang til kundedatabase og sagsmapper, og er instrueret i at behandle oplysningerne i overensstemmelse med reglerne for intern overvågning. Ligeledes er der en generel fortrolighedsklausul i medarbejdernes ansættelseskontrakter. Oplysninger om elforbruget i bevillingsområdet samt de enkelte aktørers markedsandele og kundegrundlag er fortrolige oplysninger, der kun videregives i henhold til markedsforskrifterne og til Energinet.dk. De berørte medarbejdere i Kundecenteret er på afdelingsmøder orienteret om program for intern overvågning og om formålet med at etablere dette overvågningsprogram i netvirksomheden. At der ikke må diskrimineres mellem kunder, at alle kunder skal have samme behandling samt at man ikke må fremhæve egne selskaber ved at anbefale disse til vores kunder. Risikoområder: Almindelige kundeoplysninger (navn, adresse) Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 5

6 Målerdata (forbrugstal) Betalingsmønstre for kunden (restancer, opkrævning og evt. inkasso-forhold) 2. Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger Netselskabet har ingen sideordnede aktiviteter. Selskabet beskæftiger sig kun med netdrift indenfor forsyningsområdet, hvortil vi har bevilling til at drive netdrift. 3. Adgang til distributionsnettet Jævnfør bekendtgørelse nr. 635 skal Nyfors Net A/S sikre afgang til nettet i forbindelse med tilslutning af nye forbrugere, vedligeholdelse af samt udbygning af nettet. Nyfors Net A/S følger de til enhver tid gældende Tilslutningsbestemmelser for Nyfors Net A/S og Netbenyttelsesaftale som fremgår af Tilslutning af nye og udvidelse af eksisterende installationer anvises elinstallatørerne via Dansk Energis elektroniske installationsblanket, normalt i løbet af et døgn. Der er udarbejdet en 20-årig anlægsplan for udbygning af netselskabets anlæg på 60, 10 og 0,4 kv niveau. Ligeledes deltager Nyfors Net A/S proaktivt bl.a. i forbindelse med udarbejdelsen af de kommunale lokalplaner. Vedligeholdelse af anlæggene foregår med skyldigt hensyn til Stærkstrømsbekendtgørelsens afsnit 5 Drift af elforsyningsanlæg, og der sker en kontinuerlig vurdering af vedligeholdelsesniveauet. Der bliver foretaget en elektronisk registrering af afbrudsperioder og afbrudshyppighed. For 2009 har der for Nyfors Net A/S været en gennemsnitlig afbrudsvarighed på 45,8 minutter og en afbrudshyppighed på 0,42. Hvor tallene på landsplan var 66,6 minutter og 0,40 for Der arbejdes løbende på at forbedre afbrudsstatistikken bl.a. ved ændring af luftledningsanlæg til kabelanlæg. Pr. 1. juli 2009 var det således kun på 60 kv og 0,4 kv, der fandtes luftledningsanlæg. Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 6

7 4. Kundekontakt Medarbejderne i selskabets kundecenter er orienteret om formålet med etablering af program for intern overvågning i netselskabet og de særlige risici for diskriminerende adfærd, der knytter sig til mundtlig og skriftlig kontakt med kunderne. Medarbejderne er instrueret i på en neutral måde at henvise til ved forespørgsel om elpriser, således at Nyfors Energi A/S og det associerede elhandelsselskab, Nordjysk Elhandel A/S, ikke favoriseres ved kontakt med kunderne. Nyfors Net A/S har opbygget webportalen efter retningslinjer givet af Energitilsynet, Medlemsinfo nr : Orientering om vejledninger til hjemmesider vedr. intern overvågning. Dette har resulteret i, at der er en særskilt portal udelukkende for netselskabet. Denne webportal opdateres løbende og der vil blive implementeret forbedringer og optimeringer i takt med øvrige webportals forbedringer hos Nyfors. Der er ligeledes i 2009 sat fokus på, at der ikke udsendes markedsføringsmateriale sammen med elregningen. Eventuelle hændelser eller tvivlsspørgsmål vil blive rapporteret og belyst i takt med at de konstateres. Procedurer og tiltag: Der er i 2009 implementeret at handelskunder er oprettet i et særskilt handelsselskab i afregningssystemet som anses for at være et juridisk element i fortolkningen af begrebet ikke diskriminerende adfærd Elselskabets regninger er blevet gennemgået af Energitilsynet ved stikprøveundersøgelse. Nyfors Net har i den sammenhæng haft en konstruktiv dialog og tilpasset regningslayoutet i samarbejde med Energitilsynet. Nyfors Net har i forbindelse med at Energitilsynet har afholdt et tilsynsmøde vedr. Program Intern Overvågning den 6. maj 2010 i Brovst tilrettet vores hjemmeside ud fra dialogen med Energitilsynet. Nyfors Net har endvidere planlagt at tilrettet al kundekorrespondance (brevskabeloner) ifbm den daglige drift efter anvisninger givet ifbm. tilsynsmødet d. 6. maj Der er udarbejdet en skriftlig procedure for leverandørskifte og kundebetjening generelt. Netselskabet har opbygget egen hjemmeside, hvorpå der findes aktuelle informationer i henhold til reglerne udsendt af Energitilsynet. Hjemmesiden er korrigeret efter Energitilsynets tilsyn d. 6. maj Koncernhjemmesiden har et link til netselskabets hjemmeside. 5. Selskabsmæssig udskillelse Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 7

8 Nyfors Net A/S udøver alene aktiviteter, der ligger ingen for bevillingen for netvirksomhed. Heraf følger at aktiviteter i koncernen, som har karakter af sideordnede aktiviteter er samlet i Nyfors Entreprise A/S. Nyfors Net A/S køber løntimer fra moderselskabet Nyfors amba, hvor samtlige medarbejdere er ansat. 6. Regnskabsmæssig adskillelse I Nyfors-koncernen er der overalt regnskabsmæssig adskillelse, idet at de forskellige projekter oprettes regnskabsmæssigt under et arbejdsordrenummer (AO-nummer), som relaterer sig til et kontonummer i det aktuelle selskab i koncernen. Med udgangen af 2009 er der indført et nyt og forbedret system til at håndtere disse arbejdsordrenumre, således der nu arbejdes på projektnumre. Denne adskillelse er omfattet af den ordinære revision af koncernen. 7. Krav om habilitet Nyfors Net A/S er som følge af antal el-kunder på i selskabet ikke omfattet af de særlige regler om habilitet, jf. elforsyningslovens Indgåede aftaler Der er indgået skriftlige koncerninterne aftaler mellem Nyfors Net A/S og Nyfors amba til markedspris, hvor det er muligt. Hvor det ikke er muligt anvendes beregningsregler, der overholder de skattemæssige regler for armslængde-princippet. De koncerninterne aftaler bliver revideret af selskabet økonomichef en gang årligt. Andre eksterne aftaler vil altid blive indgået skriftligt og på almindelige markedsmæssige vilkår. Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 8

9 9. Prisfastsættelse Nyfors Net A/S har i forbindelse med fastsættelse af tariffer og priser for 2009 anvendt hidtidige principper, idet Dansk Energi Nets beregningsmodel er benyttet til beregning af nettarifferne, Desuden er de standardiserede beløbsstørrelser for tilslutningsbidrag og gebyrer, der er udarbejdet af branchen og anmeldt til Energitilsynet, benyttet. Koncernens trykte årsrapport for 2009 er fremsendt til Energitilsynet. Med venlig hilsen Nyfors Net A/S Henrik Mentz Adm. Direktør Torben Riis Salgs- & Marketingchef Nyfors Net A/S Årsberetning for program Intern Overvågning 2009 Side 9