Ejby Elnet A.m.b.a. Program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd

Transkript

1 Ejby Elnet A.m.b.a. Program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning 2012

2 Indhold 1 Indledning 2 2 Information til medarbejderne omkring bestemmelserne 3 3 Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Administration og bogholderi Installations- og målerfunktionen Kundeadministration 4 4 Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger 4 5 Sikring af adgang til distributionsnettet sker på ikkediskriminerende måde Adgang til distributionsnet Vedligeholdelse af nettet Udbygning af nettet Tilslutning af nettet Driftsforstyrrelser 6 6 Kundekontakt 6 7 Selskabsmæssig og regnskabsmæssig udskillelse 6 8 Habilitetskravet i henhold til Elforsyningslovens Indgåelse aftaler 7 10 Prisfastsættelse 7 11 Kontrol af den ikke-diskriminerende adfærd 7 12 Bilag 7 _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

3 1 Indledning Nærværende program er udarbejdet i forbindelse med Ejby Elnet A.m.b.a.'s (herefter Ejby Elnet) implementering af bestemmelserne om ikke-diskriminerende adfærd i netvirksomheder. Programmet er udarbejdet som et dynamisk dokument, som vil blive ændret i takt med ændringer i Ejby Elnets forhold. Det overordnede ansvar for programmet er hos formanden for Ejby Elnet. Udformningen af programmet foretages af Ejby Elnets bestyrelse og kontrol heraf foretages årligt af bestyrelsesformanden. Årsberetningen for 2012 og program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd er ændret i forhold til årsberetningen for Ændringen er blandt andet foretaget for at sikre, at årsberetningens formelle indhold i højere grad stemmer overens med Energitilsynets vejledning samt elforsyningsloven. Programmet indeholder en beskrivelse af væsentlige forhold i Ejby Elnets funktioner, samt beskrivelse af, hvordan interne og eksterne medarbejdere tilknyttet de funktioner som varetager opgaver som er relevante for det interne overvågningsprogram er blevet informeret. Der er tillige medtaget et afsnit omkring, hvordan kontrollen af bestemmelsernes overholdelse er blevet gennemført. Programmet indeholder ikke dokumenter, som skal udarbejdes årligt, i form af årsberetning omkring intern overvågning af ikke-diskriminerende adfærd. Ejby, den 31. maj 2013 Ejby Elnet A.m.b.a. Børge Klausen Bestyrelsesformand _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

4 2 Information til medarbejderne omkring bestemmelserne Ejby Elnet har en ansat i form af selskabets bestyrelsesformand, mens alle øvrige funktioner er outsourcet til henholdsvis Energi Fyn og Ejby Fjernvarme. Ejby Elnet har sikret sig, at de relevante medarbejdere i disse selskaber er orienteret om bestemmelserne vedrørende intern overvågning. Energi Fyns notat "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder" (bilag 1) er gennemgået og det er Ejby Elnets vurdering, at dette overholder bekendtgørelsen om intern overvågning samt elforsyningsloven. Medarbejderne i Ejby Fjernvarme informeres årligt om Ejby elnets program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd og er blevet gjort bekendt med Energi Fyns notat "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder". 3 Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Alle relevante medarbejdere ansat hos Energi Fyn og Ejby Fjernvarme har modtaget orientering omkring fortroligheden af forretningsmæssigt følsomme oplysninger, jf. nedenstående beskrivelser af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i de enkelte funktioner i de to selskaber. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger anses for at være: Forbrugstal Forbrugsprofiler Betalingsmønster Restance Personoplysninger. Der er nedenfor angivet for de enkelte relevante funktioner hos henholdsvis Ejby Fjernvarme og Energi Fyn, hvordan de skal forholde sig til de oplysninger, som de har adgang til. 3.1 Administration og bogholderi Administration og bogholderi varetages af Ejby Fjernvarme og indeholder varetagelse af bogholderimæssige forhold. Medarbejdere hos Ejby Fjernvarme har ikke adgang til ovenstående forretningsmæssige følsomme oplysninger ved udførelse af administrations- og bogholderifunktionen. _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

5 3.2 Installations- og målerfunktionen Ejby Fjernvarme varetager opgaver vedrørende installations- og målerfunktion hos forbrugerne. Installations- og målerfunktion omfatter teknisk måleranvisning og hertil beslægtede opgaver. Som følge heraf forefindes der hos Ejby Fjernvarme installationsdata for samtlige kunder i Ejby Elnet. Disse data har karakter af forretningsmæssige følsomme oplysninger. De ansatte hos Ejby Fjernvarme har modtaget orientering omkring fortroligheden af forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. 3.3 Kundeadministration Energi Fyn varetager opgaver vedrørende kundeadministration. Som følge heraf forefindes der hos Energi Fyn betalingsdata, målerdata samt installationsdata for samtlige kunder i Ejby Elnet. Der udleveres målerdata m.v. til rådgivere, elinstallatører og slutkunden selv. Udleveringen af disse data sker i henhold til de i Energi Fyns beskrevne procedurer i notatet "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder"(bilag 1). Der følges årligt op på Energi Fyns overholdelse af "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder" ved hjælp af indhentelse af "årsberetning for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd for Energi Fyn Net A/S". 4 Forretningsmæssige fordelagtige oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger omfatter Ejby Elnets strategiske planer omkring udbygning af elnettet og lignende. Der er hos Ejby Elnet kun begrænsede oplysninger, der kan karakteriseres som forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. Oplysninger om udbygning af ledningsnettet i forbindelse med ny udstykning af grunde anses for at være offentlig tilgængelig, og der er således ingen risiko for, at medarbejdere hos Ejby Elnet eller samarbejdspartnere misbruger sådanne oplysninger. Den ansatte medarbejder samt samarbejdspartnere har modtaget orientering omkring fortroligheden af forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

6 5 Sikring af adgang til distributionsnettet sker på ikkediskriminerende måde 5.1 Adgang til distributionsnet Risiko for diskriminerende adfærd ligger i, at Ejby Elnet har monopol på transport af elektricitet i eget bevillingsområde, og derfor eventuelt kan gøre tilslutning, vedligeholdelse, udbygning og reetablering ved driftsforstyrrelser afhængig af, hvem kunden er. I lighed med tidligere år varetages installationsfunktion og målerfunktion af Ejby Fjernvarme og kundeadministration af Energi Fyn. Diskriminerende adfærd kan finde sted i følgende situationer: Vedligeholdelse af nettet Udbygning af nettet Tilslutning af nettet Driftsforstyrrelser Der sker ikke nogen prioritering vedrørende adgang til distributionsnettet. Besvarelser, udlevering af data m.v. sker således i takt med modtagne henvendelser. Det vurderes ikke, at deri løsningen af opgaver vedrørende adgang til distributionsnettet, er risiko for diskriminerende adfærd. 5.2 Vedligeholdelse af nettet For fejl sker der tillige en naturlig vurdering af vigtigheden af opgaven efter følgende vejledende prioritering: 1. Fare for mennesker 2. Fare for dyr 3. Værdimæssige tab 4. Industriinstallationer og betydelige antal private installationer 5. Private installationer. Der foretages ingen prioritering for anlægsarbejder og anlægsprojekterne løses, som opgaverne/ordrerne kommer ind i huset. Vedligeholdelse af distributionsnettet sker i overensstemmelse med stærkstrømsbekendtgørelsen og der sker en kontinuerlig vurdering af vedligeholdelsesniveauet. Kun i tilfælde af henvendelse fra enkelte forbrugere om udskiftning af en defekt elmåler foretages udskiftningen for en enkelt forbruger. 5.3 Udbygning af nettet Udbygning af distributionsnettet sker i det omfang der byggemodnes nye projekter og tages løbende op til vurdering. _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

7 Udbygning af distributionsnettet sker på en ikke-diskriminerende måde ved at opgaverne udføres, som de bliver bestilt og uden at modtage oplysninger om den enkelte kundes elleverandør. 5.4 Tilslutning af nettet Ved tilslutning af nye kunder i nettet kan priser og vilkår ses på Ejby Elnets hjemmeside - og disse er fastlagt i overensstemmelse med Dansk Energi's standarder. Priser og vilkår er anmeldt til Energitilsynet. 5.5 Driftsforstyrrelser Driftsforstyrrelser er hændelser, som ikke er planlagt, og som forstyrrer levering af elektricitet i forsyningsområdet. Fejl modtages af kunderne og registres. Ud fra en konkret vurdering igangsættes fejlretning. Enhver driftsforstyrrelse tilstræbes rettet hurtigst muligt for at bibeholde en høj forsyningsgrad. Driftsforstyrrelser rapporteres i henhold til Energitilsynets regler for registrering af afbrudshyppighed og afbrudsvarighed til brug for benchmark på leveringstidspunktet. 6 Kundekontakt Energi Fyn varetager opgaverne vedrørende kundekontakten til Ejby Elnets kunder. Energi Fyn har udarbejdet notatet "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder" (bilag 1) og dette bliver mindst en gang årligt gennemgået på Energi Fyns afdelingsmøder og medarbejderne får udleveret dokumentet. Desuden er der for medarbejderne hos Energi Fyn en gang årligt undervisning og information om reglerne for ikke-diskriminerende adfærd. Der henvises endvidere til afsnit Selskabsmæssig og regnskabsmæssig udskillelse Ejby Elnet har ingen selvstændige sideordnede aktiviteter, hvorfor der ikke er behov for regnskabsmæssig adskillelse og instruks for området. 8 Habilitetskravet i henhold til Elforsyningslovens 45 Ejby Elnet er som følge af sit kundeantal (< ) ikke omfattet af elforsyningslovens 45. _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning

8 9 Indgåelse aftaler Der foreligger aftaler mellem Ejby Elnet og Energi Fyn som varetager kundeservice/afregning mv. på vegne af Ejby Elnet. Der foreligger ligeledes aftale mellem Ejby Elnet og Ejby Fjernvarme som varetager administrations- og bogholderiopgaven. Ovenstående aftaler er indgået efter forhandling mellem uafhængige parter uden interesse sammenfald og er hermed indgået på markedsmæssige vilkår. Den overvågningsansvarlige kontrollerer at aftaler foreligger skriftligt inden aftaletidspunktet. 10 Prisfastsættelse Risikoen for diskriminerende adfærd ligger i, at de enkelte kunder pålægges priser, der ikke står i forhold til de omkostninger, som er forbundet med at levere til de enkelte kunder. I forbindelse med Ejby Elnet A.m.b.a.'s prisfastsættelse af ydelserne over for forbrugerne, tages der udgangspunkt i Dansk Energis tariferingsmodeller og standardsatser. Dette indebærer, at prisen for netydelser sammensættes, så forbrugerne kun betaler for de ydelser, de modtager. Eksempelvis vil en B-forbruger, som aftager el fra 10/0,4 kv stationer ikke betale for omkostningerne afledt af 0,4 kv nettet. Tilslutningsbidrag, gebyrer m.v. prisfastsættes i henhold til standardsatserne beregnet af Dansk Energi, idet der dog ikke er sket regulering som følge af de seneste ændringer, Dansk Energi har beregnet. Følgende priser er fastsat og fremgår af selskabets hjemmeside ( Tilslutningsbidrag Variable tariffer Abonnement 11 Kontrol af den ikke-diskriminerende adfærd Der bliver hvert år foretaget en opdatering af ovenstående beskrivelser omkring den ikkediskriminerende adfærd, herunder foretaget kontrol af det implementerede systems effektivitet, således at Ejby Elnets forretningsgange opfylder kravene om ikke-diskriminirende adfærd jf. Energitilsynets bekendtgørelse nr. 980 af 6. oktober Kontrollen udføres af selskabets overvågningsansvarlige, som er bestyrelsesformand Børge Klausen. 12 Bilag 1. Energi Fyns notat "Instruks for håndtering af netselskabernes kunder". _Beskrivelse af implementering af bestemmelserne om intern overvågning