Styregruppe - Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg

Transkript

1 Styregruppe - Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg Dansk Naturvidenskabsfestival... 2 Baggrund for Naturvidenskabsfestival Aalborg... 2 Formålet med Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg... 2 Styregruppen bag Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg består af:... 2 Udvalgets arbejdsopgaver... 3 Organisering... 3 Arbejdsbeskrivelse for styregruppen - Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg (DNF Aalborg) Afholdelse af: Årsmøde, Styregruppemøder, Arbejdsgruppemøder Indkaldelse til møder (Styregruppe)møderne ledelse og beslutningsdygtighed Referat Ledelse Dansk Naturvidenskabsfestival i Aalborg Styregruppen behandler og træffer afgørelser Orientering til de bagvedliggende organisationer Årsberetning Revision og revisionsprotokol Åbenhed... 6 Side 1 af 6

2 Dansk Naturvidenskabsfestival Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg udspringer af Dansk Naturvidenskabsfestival, der er en landsdækkende festival, der hvert år i uge 39, sætter fokus på naturvidenskab, teknik og sundhed. Formålet er at vække og styrke børn og unges interesse inden for natur, teknik og sundhed, så flere derved får lyst til at vælge uddannelse og erhverv inden for de nævnte naturvidenskabelige områder. For overblik og nærmere forklaring i forhold til den landsdækkende festival og den større organisation bag, klik ind på Baggrund for Naturvidenskabsfestival Aalborg I 2008 startede der et unikt samarbejde (DNF Aalborg) i region Nordjylland blandt en lang række forskellige institutioner. Formålet med Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg Med naturvidenskabsfestivalen i Aalborg ønsker vi at vække og styrke de nordjyske unges interesse indenfor natur, teknik og sundhed, så flere unge derved får lyst til at vælge uddannelse og erhverv indenfor de nævnte naturvidenskabelige områder. Styregruppen bag Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg består af: Undervisere, ledere og medarbejdere fra Aalborg Universitet, University College Nordjylland, Aalborghus Gymnasium, Aalborg Tekniske Gymnasium, Aalborg Kommunes Skoletjeneste, Aalborg Zoo og NTS-Centret i Nordjylland, Side 2 af 6

3 Udvalgets arbejdsopgaver På baggrund af et årsmøde i januar konsolideres styregruppens medlemmer for det komne arbejdsår. Der udarbejdes endelig kalender med arbejdsgrupper og arbejdsopgaver for årets Naturvidenskabsfestival i Aalborg, der fremsendes til alle repræsentanter til orientering. Udvalgets arbejdsopgaver er som følger: Markedsføring - mod gymnasier - mod skoler, frie grundskoler, privat- og specialskoler. - mod Aalborg Skoler (56 skoler, 30 som gæster) - Visuel identitet: Logo; mail signatur, skilte, brochurer, hjemmeside - Pressemeddelelse/Lokalaviser Folder/ program Lærer-telt/Vip-område Transport Evaluering Hjemmeside Strategi Sekretariat Fonde og sponsorater Årsberetning Organisering Styregruppen for Naturvidenskabsfestivalen NVF Aalborg er en løs organisation uden en stærk top-down styring og formelt hierarki. Vi arbejder projektorienteret og innovativt. Side 3 af 6

4 Arbejdsbeskrivelse for styregruppen - Dansk Naturvidenskabsfestival Aalborg (DNF Aalborg) 1. Afholdelse af: Årsmøde, Styregruppemøder, Arbejdsgruppemøder Umiddelbart efter afholdelse af årsmøde (i januar, hvorunder der evt. er sket ændringer i styregruppens sammensætning, samt uddelegering af arbejdsområder og sammensat forskellige arbejdsudvalg, begynder efterfølgende afholdelsen af møder i de arbejdsudvalg, der tager fat på planlægningen af det indeværende års naturvidenskabsfestival). Det pågældende års styregruppemedlemmer føres til referat og påføres DNF Aalborgs hjemmeside, Styregruppens medlemmer afholder herefter møder i de enkelte arbejdsudvalg og samlet i styregruppen DNF Aalborg frem mod årets afvikling af Naturvidenskabsfestivalen i Aalborg Zoo. Der indkaldes til møder via mail. Mødeafholder, fungerer som mødeleder (formand) og næstkommende mødeafholder, er referent. Mødeleder udsender dagsorden. Referent sender efterfølgende referat af mødet. Kontaktpersoner for de enkelte institutioner modtager referat fra styregruppemøder, ligeledes når repræsentanten ikke har deltaget i det konkrete møde. På baggrund af mødet i januar udarbejdes endelig arbejdskalender for årets Naturvidenskabsfestival i Aalborg, der fremsendes til alle styregruppens repræsentanter til orientering. Såfremt det i forbindelse med naturvidenskabsfestivalen, findes relevant at inddrage andre parter f.eks. interesseorganisationer gøres dette ad hoc. Tilsvarende kan ekspertise inddrages ad hoc i arbejdet. Arbejdsudvalget for markedsføring koordinerer kontakt med pressen vedrørende spørgsmål, kampagner samt information. 2. Indkaldelse til møder Fællesmøder med styregruppen fastsættes på årsmødet. For hvert arbejdsudvalg vælges en tovholder, som indkalder til møder via mail. Med indkaldelser skal fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for behandlingen af de enkelte emner nødvendige skriftlige materiale. Med indkaldelsen skal endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner. Side 4 af 6

5 3. (Styregruppe)møderne ledelse og beslutningsdygtighed. Møderne ledes af formanden (mødeleder). Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne (2.), er styregruppen beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. Styregruppens medlemmer og andre tilstedeværende har pligt til straks at underrette styregruppen om ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet. De af styregruppen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens (mødeleders) stemme udslagsgivende. 4. Referat Næste mødeafholder tager referat af de forhandlinger og beslutninger, som styregruppen beslutter. Af referat skal fremgå: 1. Hvem der har ledet mødet. 2. Hvem der har deltaget i mødet. 3. Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter og oplysninger, der ønskes tilført referatet. Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige styregruppens medlemmer snarest muligt - og senest 8 dage efter mødets afholdelse. Referatet godkendes på komne styregruppemøde. Samtlige tilstedeværende medlemmer skal godkende referatet og dermed bekræfte deres godkendelse heraf. Medlemmer, der ikke har deltaget i et refereret møde, skal i referatet anføre, at de har gjort sig bekendt med indholdet af referatet. 4. Referatet arkiveres efterfølgende. 5. Ledelse Dansk Naturvidenskabsfestival i Aalborg Styregruppen forestår ledelsen af DNF i Aalborg. Styregruppen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for gennemførelse og skal føre tilsyn med, at ledelsen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed. De enkelte medlemmer af styregruppen kan fordre sig meddelt alle til opfyldelse af deres opgaver fornødne oplysninger, herunder foretage eftersyn af DNFs referater og konstatering af aktivernes tilstedeværelse. Arbejdsgruppen er selvsupplerende Styregruppen består i udgangspunkt af 10 medlemmer, de deltagende institutioner vælger selv deres repræsentant (er). Hvis styregruppen skal indskrænkes elle udvides besluttes dette af styregruppen. 6. Styregruppen behandler og træffer afgørelser Styregruppen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter DNF i Aalborgs forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Det påhviler herunder navnlig styregruppen at behandle alle ekstraordinære investeringer, optagelse af nye aktivitetsområder m.m. Side 5 af 6

6 Ønsker om aftaler, som DNF Aalborg indgår med kunder/samarbejdspartnere/sponsorer, skal i alle tilfælde aftales/drøftes med styregruppens medlemmer, eller behandles på et forudgående møde eller fremsendes til godkendelse hos styregruppens repræsentanter, inden denne indgås med kunder/samarbejdspartnere/sponsorer. 7. Orientering til de bagvedliggende organisationer Efter hvert styregruppemøde aflægges redegørelse til respektive bagland og organisationer. 8. Årsberetning Forelægger herudover besøgstal for DNF Aalborg, regnskaber og budgetter. Udkast til årsberetning udarbejdes af valgte medlemmer af gruppen. Årsberetningen behandles herefter af styregruppen DNF Aalborg på et styregruppemødemøde, hvorunder det sikres, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. Styregruppen godkender under dette møde årsberetningen og træffer beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det foreliggende årsregnskab. 9. Revision og revisionsprotokol Revisionen (valgt medlem af styregruppen DNF Aalborg) er berettiget og forpligtet til at deltage i det styregruppemøde, i hvilket årsregnskabet behandles og skal herunder blandt andet udtale sig om, hvorvidt årsregnskabet og årsberetning efter revisionens opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af DNF i Aalborgs økonomiske forhold. Boet tilhører DNF Aalborg indtil afvikling 10. Åbenhed Styregruppens medlemmer har kun tavshedspligt såfremt dette ønskes /aftales, da åbenhed er et vigtigt princip, som man i styregruppen arbejder efter. Såfremt et medlem fratræder, skal vedkommende straks til en repræsentant for styregruppen DNF Aalborg tilbagelevere alt fortroligt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf. -oo0oo- På vegne af styregruppen DNF i Aalborg Rikke Kruse Nielsen Morten Smetana Jens Bak Rasmussen Sidst redigeret: jbr Side 6 af 6