UDBUDSPLAN for anskaffelse af fagsystemer

Transkript

1 UDBUDSPLAN for anskaffelse af fagsystemer RANDERS KOMMUNE U D K A S T December 2010

2 1. Indledning Randers Kommunes łkonomiudvalg behandlede p młde den 21. juni 2010 forslag til udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer , dateret 24. maj Udbudsstrategien indeholder en beskrivelse af markedssituationen og en udbudsplan for, hvorn r de udbudspligtige sendes i udbud. konomiudvalget besluttede at sende sagen i byr det med fłlgende indstilling: Udbudsstrategien tiltr dt som principbeslutning, idet forvaltningen arbejder videre med strategien og forel gger et revideret opl g for łkonomiudvalget i septemberoktober 2010, herunder da det igangv rende arbejde i Kombit og Kommunernes Landsforening samt SKIs kommende udbud af ASP-lłsninger, kan medfłre ndringer i strategien. Af det reviderede opl g vil ogs fremg en plan for prioritet 6 systemerne. KL har efterfłlgende r dgivet Randers Kommune til at tilpasse udbudsplanen, s ledes at kommunen hurtigst muligt kommer i overensstemmelse med udbudsreglerne. Det foruds ttes, at alle udbudspligtige KMD-systemer har v ret i udbud inden den nuv - rende betalingsaftale med KMD udlłber med udgangen af Udbudsplanen er tilrettet, s ledes at tidspunkter for udbud af udbudspligtige ikke- KMD-systemer nu ogs fremg r. Udbudsplanen indeholder endvidere udbud af fagsystemer efter tilbudsloven. 2. Udbudspligtige systemer efter udbudsdirektivet Udbudsdirektivet indeholder detaljerede regler om gennemfłrelse af udbud. Procedurereglerne fasts tter fasterammer for udbudsprocessen, herunder regler for offentliggłrelse, frister og kommunikation. EU-udbudsreglerne har forskellige t rskelv rdier for varer og tjenesteydelser og bygge- og anl gsopgaver. For varer og tjenesteydelser, herunder IT-systemer er t r- skelv rdien pt kr. 2

3 2.1. Udbudsformer Det vurderes, at udbud af de udbudspligtige systemer kan foretages p fłlgende m - der; Udbud via SKI eller Begr nset udbud Udbudssamarbejde med andre kommuner SKI er i gang med at udbyde rammeaftale Cloud/ASP. SKI har udmeldt, at rammeaftalen forventes at foreligge den 10. december Rammeaftalen indeb - rer, at kommunerne kan benytte delaftale II kommunal ASP til at indkłbe eksisterende fagsystemer via SKI. Rammeaftalen omfatter ikke monopolsystemerne. Hvis man benytter indg r kommunen en leveranceaftale med en leverandłr. Kommunen kan tildele ordren enten som direkte tildeling eller via et miniudbud. Betingelserne for at anvende direkte tildeling henholdsvis miniudbud er beskrevet i en vejledning fra SKI. SKI indbyder kommunerne til informationsmłder om i januar m ned SKI rammeaftale aflłfter s ledes kommunernes udbudsforpligtelse. Begr nset udbud vil sige, at der gennemfłres et udbud med en procedure, hvor kun aktłrer, som ordregiver opfordrer hertil, kan afgive tilbud. P konkurrenceomr derne tager KL initiativ til at afd kke mulighederne for etablering af udbudssamarbejder. Det vil sige, at flere kommuner g r sammen om at gennem udbud af de udbudspligtige systemer. Der kan v re tale om forskellige samarbejdsmodeller, f.eks. at samarbejdet kun omfatter udarbejdelse af kravspecifikation. KOMBIT tager initiativ til at der udarbejdes en udbudsplan for monopolsystemerne. Det er s ledes KOMBIT, der aflłfter kommunernes udbudsforpligtelse af disse systemer, jf. i łvrigt afsnit

4 Det er ikke muligt at pege p en bestemt udbudsform, som Randers Kommune skal benytte i realiseringen af n rv rende udbudsplan. Der vil givet v re systemomr der, der egner sig til SKI rammeaftale, hvorimod andre omr der tilskynder til, at der v l- ges begr nset udbud som udbudsform. Endvidere vil der fłrst i starten af 2011 v re klarhed over SKI aftalens indhold og afklaring af evt. problemstillinger ved at anvende denne. I forbindelse med igangs tning af de enkelte udbud foretages s ledes en konkret vurdering af hvilken udbudsform, der skal v lges KMD ikke-konkurrenceudsatte fagsystemer monopolsystemer Monpolsystemerne er systemer, hvor der kun er Øn leverandłr KMD. Systemerne best r af en r kke faglige systemer samt stamregistre og infrastruktur, som kommunerne ogs m kłbe af KMD, fłr de fłrstn vnte virker. Monopolsystemerne er: Produktnavn p faglig system KMD Aktiv KMD Boligstłtte KMD Błrnefamilieydelse Dagpengesystemet KMD Social Pension KMD Underholdsbidrag KMD Valgudskrivning Anvendelsesomr de Kontanthj lp Boligstłtte, Boligl n Błrnetilskud mv. Syge- og barselsdagpenge Fłrtids- og folkepension Błrne og gtef llebidrag Valgkort og lister Produktnavn p stamregistre P-data ESR KMD eindkomst/fif KMD V-data Anvendelsesomr de Personoplysninger (CPR) Ejendomsoplysninger Indkomstoplysninger Virksomhedsoplysninger (CVR/SE) 4

5 Produktnavn p infrastruktur KSP LOS KMD Sag Basis KMD Ondemand KMD Udbetaling KMD Arkivering Anvendelsesomr de Brugerrettigheder Organisatoriske oplysninger Sagsoverblik Uddataopbevaring Bankudbetaling Aflevering til Rigsarkivet Randers Kommunes udgifter i 2011 til KMD for monopolsystemerne udgłr kr., excl. udgifter til KMD Valgudskrivning. KMD Valgudskrivning er ikke indeholdt i kommunens betalingsaftale med KMD. KL har ved brev af 6. juli 2010 til samtlige kommuner oplyst fłlgende: Udbud p monopolomr derne For monopolomr derne, hvor KMD i dag er eneste leverandłr, har KLs bestyrelse anmodet KOMBIT om at iv rks tte en plan for udbud. KL er i dialog med Konkurrencestyrelsen om denne udbudsplan. Det er KLs klare opfattelse, at f lles udbud via KOMBIT er den eneste m de at aflłfte kommunernes udbudspligt. Det skyldes at udbudsreglerne kr ver, at alle tilbudsgivere behandles lige. Udbudspligten p monopolomr derne vil derfor fłrst v re aflłftet, n r der gennemfłres udbud p kravspecifikation af arbejdsgange, beregningsregler, sikring af omgivende gr nseflader mv., hvor flere it-leverandłrer reelt kan byde p opgaverne. Et s dant forarbejde med kravspecifikation mv., er en meget omfattende investering, der kun kan lłftes af kommunerne i f llesskab. KL har derfor anmodet KOMBIT om i dialog med kommunerne at iv rks tte en f lles kommunal udbudsplan for monopolomr derne. KOMBIT har den 26. november 2010 offentliggjort en skitse til udbudsplanen for de it-lłsninger, hvor KMD i dag er eneste leverandłr. Planen skal bane vej for effektivisering, monopolbrud og aflłftning af kommunerne udbudspligt. Den bygger p en rammearkitektur, der skal sikre, at fagsystemer til ydelser kan deles om en r kke funktioner, og at flere leverandłrer kan byde. Planen tager hłjde for, at en r kke ydelser, hvor KMD er eneste it-leverandłr, fremover skal administreres af ATP. KOMBIT samarbejder blandt andet med ATP om at egne den samlede rammearkitektur for omr det. KOMBIT har opgaverne med at samle kommunerne om f lles indkłb af itlłsningerne, mens KL har opgaven med, overfor staten, at sikre regelforenkling og adgang til statslige it-lłsninger, som kommunerne skal bruge. 5

6 Fłrste del godkendt KOMBITs bestyrelse godkendte ved seneste bestyrelsesmłde den 19. november den del af planen, der omfatter Inden udgangen af 2011 vil KOMBIT s leverere en samlet og mere detaljeret plan til KL. I 2011 p begyndes udbud af: Kontanthj lp, enkeltydelser, personlige till g mv. F lles lłsninger, infrastruktur, gr nseflader mv. (skal bruges af alle ydelser) Randers Kommunes udbudsplan af monopolomr derne sker i overensstemmelse med ovenn vnte udmelding fra KL Koncernlłsning Randers Kommunes koncernlłsning udgłres af fłlgende systemer; Produktnavn p system KMD Debitor KMD Opus konomi KMD Opus E-indkłb KMD Opus Personale KMD Decentral Lłnstyring KMD Frav r KMD Opus Personaleregistrering KMD Lłn og Personale, basis KMD Vagtplan KMD Tidsadministration KMD Rollebaseret indgang Anvendelsesomr de Debitor/Kreditor Finansiel styring E-handel Teknisk produkt Randers Kommunes udgifter i 2011 til KMD for koncernlłsningen udgłr kr. 6

7 Der foreligger konkurrence inden for koncernlłsninger, s ledes at der er 2 leverandłrer i forhold til lłn og personale og mindst 3 leverandłrer af łkonomisystemer. Kun KMD kan leverer en samlet lłsning. Koncernlłsningen udbydes samlet, dog s ledes at det skal v re muligt for leverandłrer at byde p delydelser. Koncenlłsningen udbydes i medio bruges til implementering af lłsning, s ledes at lłsningen forventes at v re i drift 1. januar Systemer til arbejdsmarkedsomr det Randers Kommune anvender KMD-systemer p arbejdsmarkedsomr det. Det drejer sig om; Produktnavn p system KMD Opera A-refusion Opera Duo Randers Kommunes udgifter i 2011 til KMD for arbejdsmarkedssystemer udgłr kr. Der foreligger konkurrence inden for arbejdsmarkedssystemer. Der er pt. 2 leverandłrer, som kan leverer hele ydelsen. Arbejdsmarkedssystemerne er s t t integreret, at der v lges Øn leverandłr. Randers Kommune gennemfłrer et samlet udbud af arbejdsmarkedssystemer, s ledes at der kun kan v lges en hovedleverandłr for den samlede leverance. Arbejdsmarkedssystemer udbydes i ultimo 2011, s ledes at en ny aftale kan v re i drift senest i lłbet af

8 2.5. Systemer til skole- og institutionsomr det Randers Kommune har i dag en fler-leverandłr situation p administrative fagsystemer til skole- og institutionsomr det. Det drejer sig om; Produktnavn p system KMD Institution Tabulex TEA Tabulex Trio Anvendelsesomr de Daginstitutioner/Dagpleje:pladsanvisning, betaling etc. Folkeskoler: Elevadministration Folkeskoler: Skemal gning Randers Kommunes udgifter i 2011 for de n vnte systemer udgłr kr. Der foreligger konkurrence inden for administrative systemer til skole- og institutionsomr det. Der er leverandłrer, der kan levere en samlet lłsning, ligesom der er leverandłrer, der udvikler systemer til enkelte segmenter. Randers Kommune udbyder fagsystemer til skole- og institutionsomr det samlet, dog s ledes at del v re muligt for leverandłrer at byde p delydelser. Fagsystemer til skole- og institutionsomr det udbydes medio 2011, s ledes at systemerne kan v re i drift senest i ESDH- og sagssystemer Randers Kommune anvender i dag ESDH- og sagssystemer til henholdsvis emne- og geosager samt personsager. I forhold til emne- og geosager anvendes Public 360, som leveres af Software Innovation. Aftalen er indg et i april m ned Aftalen indeholder ikke en udlłbsdato, men har et opsigelsesvarsel p 12 m neder. Den rlige driftsudgift til vedligeholdelse og support udgłr kr. Randers Kommune anvender KMD Sag Journal til skrivning af journalnotater p personsagsomr det. Den rlige udgift i 2011 udgłr kr. 8

9 Direktionen har besluttet, at der i lłbet af december 2010 skal udarbejdes et kommissorium for implementering af ESDH p personsagsomr det. Byr ds- og direktionssekretariatet har igangsat en proces for udskiftning af Public. Der skal sikres en koordinering af de 2 processer. Det forventes, at ESDH- og sagssystemer bringes i udbud i Omsorgssystem Randers Kommune anvender i dag VITAE Omsorg p ldreomr det. Der er indg et aftale med CSC Scandihealth i september m ned Aftalen indeholder ikke en udlłbsdato, men har et opsigelsesvarsel p 6 m neder. Den rlige udgift til omsorgssystemet udgłr kr. Der er konkurrence p omsorgssystemer. Udbud igangs ttes ultimo Andre systemer Kategorien andre systemer omfatter; Bibliotekssystem Lovinformationssystem Blanketsystem S rlige KMD-systemer omfattet af kommunens betalingsaftale Randers Kommune har i dag en aftale med Axielle om levering af DDE-Libra. Aftalen er indg et i efter ret Aftalen indeholder ikke en udlłbsdato. Aftalen har en v rdi p kr. rligt. Det skłnnes, at Axielle leverer bibliotekssystemer til 95 pct. af folkebibliotekerne. P biblioteksomr det tales om i lłbet af de n ste par r at bygge danskernes digitale bibliotek. Heri ligger et stort łnske om, at man har Øn database, som alle anvender. Randers Kommune afventer disse resultatet af disse drłftelser, inden et evt. udbud af bibliotekssystemet udbydes. 9

10 Randers Kommunes aftale med Schultz Lovinformation om adgang til lovinformation udlłber 31. december Der igangs ttes udbud i Randers Kommune har netop gennemfłrt udbud af blanketsystem. Der er indg et aftale med Kommuneinformation. Aftalen udlłber 31. december 2014 med mulighed for at forl nge i 2 x 1 r. Udbud tilrettel gges herefter. Den nug ldende betalingsaftale med KMD indeholder en r kke stamregistre og infrastruktur, som m kłbes af KMD, fłr KMD fagsystemerne virker. Det drejer sig om eksempelvis KFS-Lan, kommunikation via KMD Net, KMD Host print, EDI-service. Endvidere kłbes data til LIS og EDW moduler til Data Warehouse. Der tages hłjde for disse ydelser i forbindelse med udbuddene af fagsystemerne. I forhold til LIS/EDW moduler vurderes dette tillige sammen med evt. tilslutning til KLs FLIS system. 3. Systemer som udbydes efter tilbudsloven Det fłlger af Tilbudsloven, at der skal ske annoncering af offentlige tjenesteydelseskontrakter, hvis v rdi overstiger kr., men er mindre end de aktuelle t rskelv rdier i udbudsdirektivet. Inden beslutningen om, at der skal foretages annoncering efter Tilbudsloven, skal det dokumenteres, at opgłrelsen er foretaget p et sagligt grundlag, samt at forh ndsvurderingen omfatter de samlede omkostninger i relation til kontrakten i hele kontrakts perioden, herunder eventuelle optioner. I forhold til kommunens nuv rende betalingsaftale med KMD forventes der gennemfłrt tilbudsindhentning p anskaffelse KMD Byggesag og E&M databasen. P baggrund af kortl gningen af fagsystemer vil tilbudsloven ligeledes skulle anvendes i forhold til bl.a.; AS2007 Infovision Novax Bostedssystem 10

11 Randers Kommune vil i fłrste halv r af 2011 gennemg systemer, som skal udbydes efter tilbudsloven. 4. Samlet oversigt Udbudsplanen for anskaffelse af fagsystemer er s ledes: Kategori Monopolsystemer Udbudsplan Sker i overensstemmelse med KLs udmelding af 6. juli 2010 og KOMBITs skitse til udbudsplan af 26. november 2010 Koncernlłsning Udbud p begyndes medio 2011 Arbejdsmarkedsomr det Udbud p begyndes ultimo 2011 Skole og institutionsomr det Udbud p begyndes medio 2011 ESDH- og sagssystemer Udbud forventes gennemfłrt i 2011 Omsorgssystem Udbud igangs ttes ultimo 2011 Andre udbudspligtige systemer Udbud igangs ttes lłbende fra 2011 Systemer som udbydes efter tilbudsloven Omfanget og tidsplan fastl gges i 1. halv r Forankring af udbudsplanen Udbudsplanen forankres i IT-afdelingen. IT-afdelingen tager initiativ til at udbuddene igangs ttes og koordinerer de fornłdne aktiviteter i hele udbudsprocessen. IT-afdelingen tilbyder forskellige v rktłjer til systemejerne, f.eks. skabelon for kravspecifikation, forslag til kontraktgrundlag, skabelon for leverandłrevalueringer etc. IT-afdelingen sikrer ajourfłring af udbudsplanen. Ekstern r dgivning i forbindelse med udbudsprocessen koordineres af ITafdelingen. Der er behov for ekstern bistand til kontraktindg else, gennemfłrelse 11

12 af udbud o.a. Der gennemfłres et udbud efter tilbudsloven p ekstern r dgivning i 1. kvartal Implementeringen af systemer forankres hos systemejerne. Behovet for projektorganisering vurderes i de konkrete tilf lde. Udgifter til ekstern bistand i forbindelse med implementering afholdes som udgangspunkt af systemejerne. 12