Digital Post og NemPost er ikke det samme. NemPost leveres af firmaet Assemble A/S. Digital Post leveres af e-boks A/S.

Transkript

1 Notat Forvaltning: IT Dato: J.nr.: Br.nr.: 6. maj 2011 Udf rdiget af: BH Vedrłrende: Digital Post versus NemPost Notatet sendes/sendt til: Digitaliseringsstyregruppen Baggrund Som et led i arbejdet med digitalisering har KL og Regeringen besluttet, at kommunerne skal arbejde m lrettet mod at sikre, at al kommunikation mellem borgere og kommunen skal kunne foreg digitalt. Til at understłtte dette arbejde har łkonomistyrelsen og KL blandt andet udviklet et system, Digital Post, til digitale postforsendelser. Digital Post blev implementeret i kommunerne i forbindelse med edag3, hvorefter borgere og myndigheder har kunnet udveksle personfłlsomme oplysninger med hinanden via en sikker mailforbindelse. Randers Kommune har dog p et tidligere tidspunkt kłbt og implementeret en lignende lłsning, Nempost. Nempost kan ogs anvendes til kommunikation mellem borgere og kommunen, men er ikke en del af det f llesoffentlige projekt omkring Digital Post. Digital Post og NemPost er ikke det samme. NemPost leveres af firmaet Assemble A/S. Digital Post leveres af e-boks A/S. Digitaliseringsstyregruppen łnskede derfor en afklaring omkring anvendelsen af de to lłsninger, og derfor er nedenst ende skriv blevet samlet for at kunne vurdere potentialet i de to lłsninger. Hvad er Digital Post? Digital post er resultatet af Dokumentboks-initiativet i den f digitaliseringsstrategi. llesoffentlige Borgerne og virksomhederne młder lłsningen som en service p borger.dk og Virk.dk.

2 - 2 - Digital Post har v ret i luften siden maj 2010 og er en del af den aftale, som kommunen har tilsluttet sig i forhold til edag3 og e2012. I Digital Post kan borgeren samle al sin digitale post b de fra det offentlige og fra private virksomheder, der sender til e-boks. Som eksempel p private virksomheder, der er afsender til e-boks kan n vnes; banker og sparekasser, benzin- og olieselskaber, fagforeninger og A- kasser, og forsikringsselskaber. Digital Post er tilknyttet borgerens cpr.nr. Det betyder, at postkassen fłlger borgeren hele livet, uanset om man flytter adresse eller skifter . Der kan linkes direkte fra kommunens hjemmeside til Digital Post. Digital Post er gratis for borgeren. For afsenderen (kommunen) er der transaktionsomkostninger forbundet med at sende dokumenter til digital post svarende til 1 kr. pr. gennemsnitlig brev. Herudover har afsenderen udgifter til lokal systemunderstłttelse (output management-system) i forbindelse med afsendelse af manuelle digitale breve svarende til ca. 1,07 kr. pr. gennemsnitligt manuelt digitaliseret brev. Randers Kommune er tilsluttet Digital Post p samtlige masseforsendelser dvs. BBRmeddelelser, meddelelser om Boligstłtte, Błrnetilskud, Ejendomsskat, Folkepension, Sygedagpenge, Underholdsbidrag. Endvidere leveres lłn- og ferieinformationer via Digital Post. I december m ned 2010 sendte kommunen masseforsendelser til Digital Post i fłlgende m ngder: Fra system M ngde (stk.) Basislłn BBR 125 Boligl n 210 Boligstłtte 125 Dagpenge 700 ESR Debitor 600 Social Pension 150 Błrneydelser 80 Udbetaling 400 Underholdsbidrag 80 Frem mod 2012 vil myndigheder ogs kunne begynde at sende de enkelt-breve digitalt, som en sagsbehandler har formuleret til en borger via Digital Post.

3 - 3 - Denne type digitale post er ikke tidligere sendt til e-boks og kan fx best af: En afgłrelse p en ansłgning fra en borger, hvor borgeren skal have en begrundelse for et afslag eller en tildeling af en ydelse En indkaldelse til undersłgelse p sygehuset Et tilbagesvar p et spłrgsm l, som borgeren har sendt til myndigheden Kommunens blanketlłsning kan i dag kommunikere med Digital Post, ligesom skrivning af Word-dokumenter i lłbet af 2. kvartal 2011 kan afleveres til Digital Post via output management-systemet KMD Doc2mail. Den kommende lłsning i forhold til flyttemeddelelser, Digital Flytning, udvikles til Digital Post. Endelig er der, jf. sidste digitaliseringsstyregruppemłde, nu ogs mulighed for, at sagsbehandlerne ved brug af Outlook kan skrive direkte til Digital Post. Det m forventes, at nye lłsninger, f.eks. ESDH, udvikles med funktionalitet til Digital Post. Allerede nu er der funktionalitet i KMD Sag EDH til Digital Post. Hvad er NemPost? NemPost er en lłsning, der tilbyder borgere en postboks til sikker tovejs-kommunikation med alle myndigheder i Danmark. Lłsningen har et web-mail interface, og kan monteres som en integreret del af en kommunes hjemmeside. Kommunen kan ogs v lge at linke til direkte til nempost.dk. Borgeren kan benytte NemPost, uanset hvor i landet man bor. NemPost er gratis for borgeren. For Randers Kommune vil der v re udgifter til etablering af udtr k/snitflader til NemPost samt output management-system. Der vil v re tale om ikke-standardsnitflader. Det vil sige, at udtr k og snitflader skal udvikles og vedligeholdes af Randers Kommune. Der er i dag ikke transaktionsomkostninger forbundet med at sende digital post til NemPost. NemPost anvendes kun i meget begr nset omfang i kommunen i dag. Det nye CMS-system er bygget op omkring NemPost. Det vil f.eks. sige, at post fra NemForening planl gges leveret via NemPost. Sammenfatning vedr. Digital Post versus NemPost. Digital Post er et f llesoffentligt initiativ, som markedet har taget til sig. Dvs. at nye lłsninger, hvor der er mulighed for print til/fra borgere og virksomheder, vil have funktionalitet i forhold til Digital Post. Dette f llesoffentlige initiativ er understłttet af landsd kkende markedsfłring i TV, borger.dk, virk.dk, konomi- og Erhvervsstyrelsen, ligesom en r kke kommuner har udviklet egen markedsfłring. Disse eksempler er tilg ngelige p nettet.

4 - 4 - Assemble har tilkendegivet, at afsendelse af masseforsendelser samt enkeltforsendelser udf rdiget via et fagsystem, f.eks. Sag EDH, ikke kan/vil ske via NemPost. NemPost vil s ledes v re Assembles lłsning p afsendes af breve og kvitteringer i hjemmesideuniverset. Private virksomheder leverer ikke digitale breve til NemPost. NemPost er for nuv rende billigere for kommunen end Digital Post i forhold til transaktionsomkostninger, ca. 1 kr. pr. brev. I den forbindelse skal man dog indregne udgifter til udvikling af snitflader til NemPost for ikke-assemble lłsninger. Som eksempler herp skal Randers Kommune selv finansiere udgifter til udvikling og vedligeholdelse af snitflader, hvis Digital Flytning, Blanketlłsning, KMD Sag EDH, Outlook og KMD Doc2mail skal kunne afsende/modtage meddelelser via NemPost. Der głres opm rksom p, at trods kommunens transaktionsomkostninger til Digital Post er der en positiv business case i at anvende Digital Post. En kommune har besluttet at udfase NemPost i forhold til digitale lłnsedler. Begrundelsen er, at man af strategiske rsager łnsker at bruge Digital Post. Kommunen anser det som signalforvirring at bruge flere sikre postkasser. Udrulning og markedsfłring (internt/eksternt). S vel i efter ret 2010 og for ret 2011 har der - i regi af staten, regionerne og KL - v landsd kkende kampagner om brugen af Digital Post til borgerne. Pt. forberedes en landsd kkende kampagne om brug af Digital Post p Virk.dk. ret Det forventes, at disse kampagner gentages op mod e2012. Kampagnerne har v ret kłrt p TV, ligesom der er udarbejdet forskelligt kampagnemateriale, som myndighederne kan hente p borger.dk og benytte lokalt. P modernisering.dk findes eksempler p lokale kampagner i kommuner. F.eks. har Odense Kommune ved rsskiftet 2010/2011 gennemfłrt en kampagne overfor borgerne med fłlgende indhold: Kampagnen benyttede sig bl.a. af disse medier: outdoor plakat (se eksempel her p siden) roll ups ved borgercomputer i BorgerServiceCenter, YdelsesCenter og p HovedBiblioteket med beskrivelse af tilmeldingsprocessen annoncer i lokalaviser folder med beskrivelse af tilmeldingsprocessen, kommunikationsprocessen samt fordelene ved at have en Digital Postkasse benthus i R dhushallen en eftermiddag i kampagneperioden, hvor borgerne ved 16 computere, kan f hj lp til at oprette en Digital Postkasse

5 - 5 - konkurrence, som man tilmelder sig via en konkurrence-postkasse i Odense Kommunes adressebog i den Digitale Postkasse webbanner p fyens.dk/odense og p odense.dk beskrivelse af tilmeldingsprocessen, kommunikationsprocessen samt fordelene ved at have en Digital Postkasse p odense.dk/post Som n vnt ovenfor har Randers Kommune i dag en r kke lłsninger, der er integreret til Digital Post. Det foresl s, at der igangs ttes en intern kampagne om brugen af disse muligheder. Det kan v re via Broen, vidste du at, nyhedsbreve etc. Muligheden for samarbejde med pengeinstitutter błr overvejes.