Indberetning af årselever Åben Uddannelse

Transkript

1 Indberetning af årselever Åben Uddannelse Sidst opdateret /v. 2. 2/UNI C/Steen Eske Indhold Indberetning af årselever Åben Uddannelse Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Generelt om indberetningen Grundlag for indberetning Kontrol af grundlag Kladdeindberetning Endelige indberetninger Supplerende indberetninger Overvågning af indberetninger Revisorerklæringer Denne vejledning omhandler de forhold, der vedrører selve administrationen omkring beregning og indberetning af årselevbidrag for ÅU-elever. Vejledningen omfatter ikke generelle forhold omkring administration af ÅU-elever herunder elevbetalinger. Der henvises til de respektive administrative vejledninger: ÅU-elever - oversigt Elevbetalinger Ændringer Det er præciseret at hvis skolen udelukkende har ÅU-elever hvor der ikke er krav om deltagerbetaling fx SOSU-skoler så er det ikke nødvendigt med to indberetninger.. Centrale begreber Årselevbidrag De normale årselevbidrag der beregnes på grundlag af varighed af fagene. Varighedsuafhængige bidrag Varighedsuafhængige bidrag oprettes ikke automatisk. Det skal gøres manuelt når betingelserne for at eleverne kan udløse tilskud er opfyldt. 1

2 De varighedsuafhængige tilskud kan være knyttet til en holdplacering (og fag), men behøver ikke at være det. Se vejledningen om varighedsuafhængige årselevbidrag - ÅU og AMU-elever. Kladdeindberetning Godkendelse En indberetning som endnu ikke er sendt til UVM. En kladdeindberetning kan ud over tælledato som er krævet afgrænses yderligere. Kladdeindberetninger kan godkendes og dermed omdannes til endelige indberetninger som automatisk sendes til UVM. Det er dog kun muligt hvis kladdeindberetningen kun af afgrænset til tælledato. Endelig indberetning TMK En indberetning som er sendt til UVM. Indberetningen danner grundlag for UVM beregning og udbetaling af taxametertilskud. Tilskudsmærkekombination. Alle former for bidrag der udløser tilskud skal være tilknyttet en TMK. Generelt Indberetningen af årselever for ÅU omfatter både almindelige årselevbidrag og varighedsuafhængige bidrag. Indberetningen vil automatisk medtage begge typer af bidrag og de udskrifter der dokumenterer indberetningen er opbygget således at de forskellige typer af bidrag ikke blandes sammen. De normale årselevbidrag oprettes ved kørsel af batchjobbet A085 Beregn ÅU-bidrag baseret på elevernes placering på hold, arvning af gebyrer og betaling opkrævningerne. Oprettelse af de varighedsuafhængige bidrag sker derimod ikke automatisk. Disse bidrag skal oprettes manuelt. Se den administrative vejledning om varighedsuafhængige bidrag ÅU og AMU-elever. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Generelt om indberetningen Grundlag for indberetning Kontrol af grundlag 2

3 Kladdeindberetning Endelige indberetninger Supplerende indberetninger Overvågning af indberetninger Revisorerklæringer Generelt om indberetningen Neden for er principperne beskrevet lidt nærmere. Der skal indberettes på ÅU-tælledatoerne , , og Der skal indberettes to gange for hver tælledato hvis der er krav om deltager betaling. Hvis der ikke e krav om deltagerbetaling så er det nok med den første indberetning, men mindre grundlaget ændres. Så der er behov for en supplerende indberetning: Første gang hhv tælle/skæringsdato , 5.04 tælle/skæringsdato , tælle/skæringsdato og tælle/skæringsdato Der indberettes altid faktiske bidrag. Anden gang efter tælle/skæringsdatoerne. Her er det ligeledes de faktiske bidrag der skal indberettes. Disse indberetninger vil være supplerende indberetninger i forhold til de tidligere indberetninger. Bidrag periodiseres automatisk ved årsskifte. Der indføres bidragsperioder knyttet til de enkelte ÅU-bidrag. Bidragsperioderne på et hold er som udgangspunkt lige lange = antal kalenderdage i holdets periode/antal tælledatoer (hvis det ikke går op forlænges 1. bidragsperiode). Omkring årsskifte kan bidragsperioderne dog blive noget forskellige for at sikre en korrekt periodisering. Størrelsen af bidragene i de enkelte bidragsperioder beregnes som Samlet bidrag*(antal kalenderdage bidragsperioden)/(antal kalenderdage i holdets periode) (det sidste bidrag reguleres så summen passer). Der indføres betalingsstatus efter samme system som for AMUelever. Følgende betalingsstatusser anvendes: 0 betalingsstatus ikke relevant 1 der er betalt for eleven 2 eleven er ledig dagpengeberettiget 3 eleven deltager som led i GVU-uddannelsesplan 5 eleven deltager som led i Individuelt Kompetence Vurdering (IKV) 6 der er ikke betalt for eleven Deltagerbetalingskode 0: 3

4 Skal anvendes, når rekvirenten ikke er UVM (der udløses ikke tilskud fra UVM), men bruges til at registrere aktivitet, hvor rekvirenten er AF/kommune som led i aktiveringsforløb. Deltagerbetalingskode 1: Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, og hvor der ydes tilskud fra undervisningsministeriet. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Der ydes tilskud med undervisningstaksten der er knyttet til CØSAformålet for faget reduceret for den tilknyttede deltagerbetaling. Deltagerbetalingskode 2: Anvendes for ledige dagpengeberettigede der deltager som led i 6 ugers uddannelse, og som jf. Bek om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse i 2004 er fritaget for deltagerbetaling. Ved indberetning af aktivitet udløses der kun reduceret takst på lige fod med almen aktivitet, men derudover udløses et tillægstaxameter, der modsvarer deltagerbetalingen. Tillægstaxametret til deltagerbetaling indgår ikke i institutionens budgetmål, her indgår alene den reducerede takst. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Deltagerbetalingskode 3: Anvendes for personer, som deltager som led i en GVU-plan og som jf. Bek om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse i 2004 er fritaget for deltagerbetaling. Ved indberetning af aktivitet udløses der kun reduceret takst på lige fod med almen aktivitet, men derudover udløses et tillægstaxameter, der modsvarer deltagerbetalingen. Tillægstaxametret til deltagerbetaling indgår ikke i institutionens budgetmål, her indgår alene den reducerede takst. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Deltagerbetalingskode 5 (IKV): Anvendes for personer, der deltager i individuel kompetencevurdering. Ved IKV er der ikke deltagerbetaling, og i stedet for betalt deltagerbetaling, skal deltageren opfylde tællereglerne jf. EASY-Ø instruksen, for at indberetning kan ske. Bemærk at deltagerbetalingskode 5 gerne må indberettes med anden rekvirent end UVM, idet IKV kan afholdes både som et AF- eller kommunerekvireret og UVM-finansieret kursus. Deltagerbetalingskode 6 (Ikke betalt): Betyder at der ikke er betalt på tælle-/skæringsdagen. Sådanne elever indberettes som hovedregel ikke. Dog indberettes eleverne med denne betalingsstatus i følgende tilfælde: Ved fag, hvor der ikke er fastsat deltagerbetaling, men der ydes fuldt undervisningstaxameter. Hvorvidt et fag ikke har delta- 4

5 gerbetaling, men modtager fuldt tilskud fremgår af takstkataloget på I stedet for betalt deltagerbetaling, skal deltageren være registreret som at tilstede (studieaktive) efter at 20% af enkeltfaget/uddannelsesforløbet er gennemført. Tilskudsbetingelsen skal være opfyldt senest på det tidspunkt hvor der indberettes. I dette tilfælde skal betalingsstatus sættes til 6 og der registreres tvungent bidrag. Hvis deltagerbetalingen ikke er indbetalt inden for den normale frist, men der hvor der foreligger tilsagn om betaling af deltagerbetalingen fra en offentlig myndighed eller Dansk Flygtningehjælp i henhold til bekendtgørelse om åben uddannelse. I sådanne tilfælde skal deltagerbetalingen være betalt senest en måned efter den normale frist for betaling af deltagerbetalingen. I dette tilfælde registreres alternativ betaler. Skolen skal følge op på om betalingen er sket senest én måned efter tælledatoen og i modsat fald fjerne alternativ betaler igen og sørge for at sende en supplerende indberetning. Grundlag for indberetning Grundlaget for årselevbidrag for ÅU-elever er elevernes tilknytning til skolefag i forbindelse med deres placering på hold. (se Holdplacering ÅU). Da årselevbidragene indberettes på UVM-fag, er det en betingelse at skolefagene er tilknyttet et UVM-fag, for at der kan indberettes noget årselevbidrag. Når en elev placeres på et hold og dermed normalt også knyttes til de(t) skolefag, som er på holdet, vil systemet automatisk oprette rækker med forventede ÅU-bidrag for hvert enkelt skolefag eleven følger (skolefag på elevernes holdplaceringer) og normalt tilknytte en tilskudsmærkekombination (TMK) til hver af disse. Hvis der ikke er sat en default TMK på holdet (på A326 Hold) vil systemet for ÅU-elever vælge den TMK af typen AABEN, som er primær for ÅU elever og derved gældende for langt de fleste elever. Det kræver dog, at den pågældende TMK er gyldig for den uddannelse eleven følger. Oplysningerne om TMKer og deres gyldighed leveres fra ministeriet og kan ikke ændres af skolerne. For lokale forsøgsuddannelser eller lokale versioner af centrale uddannelser kan og skal skolen dog oprette gyldige TMKer. Af TMKen fremgår det, om der skal dannes årselevbidrag for elever med denne kombination. Bemærk at det er de enkelte fag der bestemmer hvilket CØSA-formål årselevbidragene skal indberettes på. 5

6 En betingelse for at der udløses årselevbidrag er, at der er tilknyttet en TMK. For langt de fleste elever på centrale uddannelser vil den TMK systemet foreslår, være korrekt. Her skal skolen således ikke gøre noget. For lokale uddannelser eller lokale versioner af centrale uddannelser, hvor der gives tilskud, eller specielle elever f.eks. fjernundervisning, skal skolen sørge for at ændre TMK til den, der svarer til den enkelte elev. Det er meget vigtigt at dette gøres omhyggeligt, da systemet ikke har nogen mulighed for at kontrollere, om de registrerede oplysninger er korrekte, kun om de er lovlige på den pågældende uddannelse. Hvis der er krav om deltagerbetaling er det en forudsætning for, at der kan udløses årselevbidrag er, at eleven har betalt kursusgebyret senest på den tælledato, som bidraget er knyttet til. Til at styre dette indføres begrebet betalingsstatus for ÅU-elever efter samme princip som for AMUelever. Betalingsstatus kan sættes på vinduerne A702a Skolefag for eleven på holdet ÅU, A705c Skolefag for eleven på holdet ÅU og B825 Masseredigering af TMK, ÅU. 6

7 Default vil systemet sætte betalingsstatus til 6. Betalingsstatus 0, 2, 3 og 5 skal skolerne selv sørge for at sætte manuelt på de relevante elever. For elever med betalingsstatus 1 og 6 undersøges i forbindelse med dannelsen af en indberetningskladde automatisk (batchjobbet A085) hvorledes deres betalingssituation er dvs. om der er betalt rettidigt. Hvis det er tilfældet ændres betalingsstatus til 1, ellers sættes den til 6. For normalt betalende elever vil det således medføre at betalingsstatus automatisk sættes til 1. For elever med betalingsstatus 0, 2, 3 og 5 undersøges betalingssituationen ikke. De bidrag der oprettes i forbindelse med, at eleverne placeres på holdene og dermed knyttes til skolefagene, giver ikke direkte anledning til nogen indberetning, men kun til nogle forventede bidrag. For at få dannet faktiske ÅU-årselevbidrag, skal der her køres et batchjob der beregner årselevbidragene. Batchjobbet bestilles på det normale vindue A101 Bestilling af batchjob og udskrifter (menu System Jobs). Jobbet hedder A085 Beregn ÅU-bidrag. Batchjobbet bør køres jævnligt, således at de faktiske bidrag løbende oprettes i systemet. Jobbet køres automatisk, når der dannes en indberetning. Jobbet kan udover den tvungne afgrænsning ÅU-tælledato også afgrænses til aktivitetsafdeling, aktivitet, ansvarsområde og projektområde. Årselevbidragene for den enkelte elev (både de forventede og de faktiske) kan ses på to vinduer A702b ÅU-bidrag for skolefag på holdplacering og A705d ÅU-bidrag for skolefag på holdplacering. Disse to vinduer kan kun hentes fra henholdsvis vindue A702a Skolefag for ÅU-eleven på holdet (menu Elever Elever på ÅU holdplacering-åu (A702)) og A705c Skolefag for ÅU-eleven på holdet (menu Elever Elever på ÅU elever med holdplacering (A705)). 7

8 Det er ikke muligt at regulere årselevbidraget for hver enkelt elev, men skolen kan ændre på følgende parametre og dermed ændre den automatiske årselevberegning/-indberetning: Alternativ betaler. Hvis der angives J her, betyder det, at det ikke er eleven eller arbejdsgiveren der skal betale. I stedet kan det f.eks. være arbejdsformidlingen, Dansk Flygtningehjælp eller kommunen der skal betale. Et J initierer ligeledes at der skal dannes et faktisk bidrag, selv om betalingen ikke er sket rettidigt. Tvungent bidrag. Hvis der anføres J her, skal der indberettes bidrag, selv om betalingen ikke er sket rettidigt. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der har været problemer med bogføringen i EASY-Ø men selve betalingen faktisk er sket rettidigt. Minus bidrag. Hvis der angives J her, skal der ikke indberettes noget bidrag, selv om betingelserne for at udløse et bidrag ellers er til stede. Skolen skal overfor revisor kunne redegøre for de ændringer, der foretages på denne måde. Se herom under kontrol af grundlag. Kontrol af grundlag Skolen skal kontrollere grundlaget for indberetning, inden den endelige indberetning sendes til undervisningsministeriet. Til brug for dette er der et vindue og en række udskrifter i systemet. Nogle af udskrifterne bestilles automatisk i forbindelse med bestillingen af batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU (dette kan dog fravælges). En stor del af kontrollen er således knyttet tæt sammen med Kladdeindberetning. Princippet ved indberetningerne er at der kun medtages bidrag hvortil skolen har en godkendelse. Godkendelsen skal dække hele den periode eleven følger det skolefag årselevbidraget er knyttet til. Kontrollen af at skolen er godkendt til det pågældende fag (dvs. det UVM-fag der skal indberettes på) sker efter følgende principper: Fag med måltype ÅU: Skolen er godkendt til UVM-faget hvis skolen er godkendt til elevens uddannelse og faget er knyttet til denne uddannelse. Fag med måltype Enkeltfag: Skolen er godkendt til faget hvis UVM-faget er knyttet til elevens uddannelse og skolen er godkendt til en fuldtidsuddannelse hvortil UVM-faget er knyttet. Udbudsgodkendelserne fremgår af vinduet B549 Udbudsgodkendelser. 8

9 A708 Hold med ÅU-bidrag: Ved hjælp af vinduet (menu: Elever Elever på ÅU) kan man finde alle de hold hvortil der er knyttet ÅU-årselevbidrag på en given tælledato. Man kan se holdet, fag/niveau og antallet af ÅUelever samt det forventede og det faktiske ÅU-bidrag. Vinduet er således et godt hjælperedskab til at undersøge om forholdene er i orden inden man foretager en indberetning af ÅU-årselevbidrag. A728 ÅU-elever med tilskudsmærkekombinationer: Udskriften kan bruges til kontrol af, at eleverne har fået de korrekte TMKer. Udskriften giver et overblik over eleverne og deres TMK, og danner således grundlag for at rette op på oplysningerne, hvis der er behov for det. Udskriften bør bestilles, så snart eleverne er placeret på holdene. Man bør ikke vente med dette, til man nærmer sig indberetningen af årselever. Når alle TMKer er bragt på plads, bør udskriften være tom hvis den bestilles med N til medtag gyldige dvs. der kommer ikke nogen udskrift. I stedet fremgår det af A103 Jobovervågning at udskriften er tom. En skærmkopi af vinduet, som viser at udskriften er tom, bør fremlægges for skolens revisor. A752 Forventet ÅU-årselevbidrag: Udskriften viser pr. hold oplysninger om kvotienten for holdet, det faktiske antal ÅU-elever på holdet (bemærk, at der også kan være fuldtidselever på holdet), og antallet af ÅU-elever, der har betalt kursusgebyret. For hver af oplysningerne kvotient, antal ÅU-elever og antal ÅU-elever som har betalt, vises desuden det forventede ÅU-årselevbidrag. Udskriften kan bruges som et budget for, hvor stort et ÅUårselevbidrag skolen kan forvente at indberette og modtage tilskud for. Bemærk, at denne udskrift summerer oplysninger på tværs af tælledatoer og skolefagene på holdet. ÅU-bidragene svarende til ÅUelever og antal ÅU-elever, der har betalt, beregnes under hensyn til elevernes tilknytning til de enkelte fag. 9

10 A753 Særlige ÅU-årselevbidrag: Udskriften viser oplysninger om de ÅU-bidrag, der afviger fra den normale ÅU-bidragsberegning dvs. har tvungent bidrag J, alternativ betaler J, eller minus bidrag J. For hvert hold er ÅU-bidragene opdelt i to afsnit: Den første del viser de bidrag, som ikke dannes normalt dvs. hvor der er J til tvungent bidrag eller J til alternativ betaler. Samtidig vises oplysning om den debitor, som er knyttet til den opkrævning, der er knyttet til ÅU-bidraget. Den anden del viser de bidrag, som normalt dannes, men hvor der er sat J til minus bidrag og derfor intet faktisk bidrag er. Samtidig vises den tilknyttede TMK. Udskriften bestilles automatisk i forbindelse med afviklingen af batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Den version af udskriften, som svarer til den endelige indberetning, skal underskrives af skolens ansvarlige for årselevindberetningen og fremlægges for skolens revisor. A754 Kontrol af kursusgebyrer ÅU: Udskriften viser oplysninger om de ÅU-bidrag, der ikke er tilknyttet en opkrævning (og derfor ikke kan udløse faktiske bidrag), eller hvor opkrævningen er på et andet beløb end det, der er knyttet til holdet for den pågældende tælledato. Derudover vises også de opkrævninger hvor der er forskel mellem holdets opkrævningsdato (standard forfaldsdato) og forfaldsdatoen der er registreret på kursisten (aktuel forfaldsdato). Dette kan være årsag til at der ikke er beregnet bidrag, hvis den aktuelle forfaldsdato ligger forkert i forhold til tælledatoen. Manglende opkrævninger kan skyldes, at eleven ved en fejl ikke har arvet et gebyr eller at skolen har glemt at opkræve et helt hold eller at skolen har glemt at opkræve eleven, f.eks. fordi eleven er placeret på holdet, efter at de øvrige elever er opkrævet. Der medtages ikke oplysninger om bidrag, der har J til minus bidrag. Udskriften bestilles automatisk i forbindelse med afviklingen af batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Den version af udskriften, som svarer til den endelige indberetning, skal underskrives af skolens ansvarlige for årselevindberetningen og fremlægges for skolens revisor. Denne udskrift er det kun nødvendigt at anvende hvis der er krav om deltagerbetaling. 10

11 A494 Opkrævningsdebitorliste 1 og B494 Opkrævningsdebitorliste 2: Udskrifterne viser pr. aktivitet oplysninger om de debitorer, der er knyttet til eleverne på aktiviteten, samt oplysninger om de foretagne opkrævninger, deres betalingsstatus og rykkerstatus. Desuden oplyses, om evt. udmeldelsesdato for den enkelte elev. Disse udskrifter er det kun nødvendigt at anvende hvis der er krav om deltagerbetaling. A755 Skolefag med afvigende varighed: Udskriften består af to dele: I den første del vises oplysninger om skolefag på hold med en tidsmæssig varighed, som ikke svarer til den varighed, der findes på selve skolefaget, dvs. hvor man på holdet har ændret i varigheden af det pågældende skolefag (det er kun muligt på visse skolefag afhængigt af, hvad der står på det tilsvarende UVM-fag). I den anden del vises oplysninger om skolefag på hold med varighed i dage 0. Udskriften medtager kun oplysninger om hold, på hvilke der er placeret ÅU-elever på den tælledato, der er afgrænset til, og som har det pågældende skolefag. Udskriften skal bestilles i forbindelse med den endelige indberetning. Denne version af udskriften skal underskrives af skolens ansvarlige for årselevindberetningen og fremlægges for skolens revisor. A757 Skolefag uden UVM-fag for hold med ÅU-elever: Udskriften viser oplysninger om skolefag på hold, hvor der ikke er knyttet noget UVM-fag til skolefaget. Der medtages kun oplysninger om hold, hvor der er placeret ÅU-elever på den pågældende tælleperiode, og hvor eleverne er knyttet til det pågældende skolefag. De skolefag på holdplaceringer, som fremkommer på udskriften, vil skolen ikke modtage noget ÅU-årselevbidrag for, da der ikke er noget UVM-fag at indberette oplysningerne på. Hvis skolen skal have ÅU-årselevbidrag for den pågældende undervisning, skal der tilknyttes et UVM-fag til de pågældende skolefag. B394 Hold med afvigende antal ÅU-tælledatoer Udskriften viser hold, hvor det faktiske antal ÅU-tælledatoer er forskellige fra det forventede antal ÅU-tælledatoer. Der udskrives kun hold, som har tilknyttet mindst én holdplacering for en ÅUelev. Udskriften bestilles automatisk i forbindelse med afviklingen af batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Den version af udskriften, som svarer til den endelige indberetning, skal underskrives af skolens ansvarlige for årselevindberetningen og fremlægges for skolens revisor. 11

12 B665 UVM-fag skolen ikke er godkendt til. UVM-fag skolen ikke er godkendt til viser for en given periode oplysninger om hold og UVM-fag, hvor skolen ikke har en godkendelse der dækker hele skolefagets periode på holdet. Godkendelsen skal være udmeldt og fremgå af vinduet B549 Udbudsgodkendelser. Bemærk at de viste bidrag ikke vil blive medtaget i indberetningen. Kladdeindberetning Alle indberetninger skal dannes i form af kladder, inden der kan foretages en endelig indberetning. Kladdeindberetninger dannes ved hjælp af batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Der skal både ved den første indberetning for et kvartal/skæringsdato/tælledato oprindelig indberetning og ved de(n) efterfølgende supplerende indberetning(er) indberettes faktiske bidrag, selvom systemet giver en advarsel hvis man forsøger at indberette faktiske bidrag før skæringsdatoen/ tælledatoen. Batchjobbet B779 bestilles på vinduet A101 Bestilling af batchjob og udskrifter (menu: System Jobs). Jobbet starter med at bestille A085 Beregn ÅU-bidrag. På den måde sikres, at beregningen af ÅU-bidragene er opdateret. I forbindelse med at kladdeindberetningen skabes, dannes der nogle loglinjer som fortæller om der er problemer med nogle af de bidrag der behandles. Det gælder som tidligere nævnt, at det er muligt at indberette årselevbidrag til UVM for rekvirenter som kræver holdident selv om der mangler holdident på bidragene. Dette vil fremgå af loglinjerne. Loglinjerne skal inspiceres. Det kan gøres ved på vindue A103 Jobovervågning enten at inspicere loglinjerne ved at anvende højre musetast, eller ved at udskrive dem (tryk på knappen 6. Udskriv log). Når man danner kladdeindberetninger, skal man afgrænse på en sådan måde, at de udskrifter, der produceres i forbindelse med den enkelte kladdeindberetning, danner et grundlag for en grundig og effektiv kontrol af forholdene, svarende til den måde skolen har valgt at organisere arbejdsgangene. Udover tælledato, som er en tvungen afgrænsning, kan man således afgrænse til aktivitetsafdeling, ansvarsområde eller projektområde, afhængigt af hvorledes skolen anvender systemet. Det afgørende er, at kontrollen bør gennemføres af de medarbejdere i administrationen, der har grundlag for at vurdere, om de grundliggende registreringer i EASY er korrekte. I den forbindelse specielt, om der er sat de korrekte TMKer på elevernes placering på holdplaceringer. 12

13 I forbindelse med dannelse af indberetningskladder bestilles der automatisk (det kan fravælges ved bestillingen) en række udskrifter, som udgør et grundlag for kontrollen af datagrundlaget. En række af disse udskrifter er allerede beskrevet i det foregående afsnit. Udover disse kommer der automatisk en udskrift B784 Indberetningsudskrift, ÅU, som svarer præcis til de oplysninger, der vil blive indberettet på grundlag af denne indberetningskladde (hvis den kan indberettes, se herom under Endelig indberetning). Denne udskrift er meget overordnet og kan kun benyttes til at identificere områder, hvor der evt. er noget galt med datagrundlaget. Udskriften kan også bestilles som en CSV-fil. Desuden er det muligt at bestille to andre udskrifter, som gør der muligt gradvist at bore sig ned i de områder, hvor der evt. er problemer (udskrifterne kan også bestilles som CSV-filer): B786 Indberetningsudskrift pr. hold ÅU-årselever B785 Indberetningsdetail, ÅU Ved bestilling af udskrifterne B784 Indberetningsudskrift, ÅU og B785 Indberetningsdetail, ÅU kan man afgrænse til en given ÅE-rekvirent, og værdilisten indeholder de ÅE-rekvirenter, som findes på vinduet B320 ÅE-rekvirent oversigt. B785 Indberetningsdetail, ÅU kan bestilles til kun at vise elever med ændrede bidrag. Er der områder på den overordnede indberetningsudskrift, hvor der er problemer bestiller man først B786 Indberetningsudskrift pr. hold ÅUårselever afgrænset til de pågældende områder. Ved hjælp af denne udskrift kan man dernæst identificere de hold, hvor der er problemer. Herefter kan man så bestille B785 Indberetningsdetail, ÅU afgrænset til disse hold. Denne udskrift viser de enkelte elevers årselevbidrag på de pågældende skolefag på holdplaceringer. Her skulle det være muligt at identificere de elever, der er problemer med, f.eks. de som har fået en forkert tilskudsmærkekombination. Når man har identificeret de elever, der er noget galt med, går man ind i systemet på de pågældende holdplaceringer og retter på de nødvendige data. Herefter skal batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU så køres igen. Når man på denne måde har sikret, at alle data er korrekte, bestiller man en kladdeindberetning (B779) kun afgrænset til den pågældende tælledato. Denne indberetning danner så grundlaget for den endelige indberetning. På vinduet A512 Kladdeindberetninger (menu: System Generel indberetning), kan man se hvilke indberetningskladder, der ligger i systemet (denne type indberetning har dataudvekslingstypen TIÅ). Ved hjælp af tre knapper på vinduet kan man se indholdet af en indberetningskladde 13

14 (vindue B782 Tilskudsindberetning, kladde og B782a Tilskudsindberetning ÅU, kladde detail), udskrive kladden (svarende til den udskrift B784 der automatisk bestilles) og godkende den. Den sidste knap skal benyttes, når kladdeindberetning, som kun er afgrænset til en periode, omdefineres til at være en endelig indberetning. Skolen kan vælge, at de kladdeindberetninger, der kun afgrænses til en tælledato automatisk godkendes. Se herom under Endelig indberetning. 14

15 Kladderne slettes automatisk efter et bestemt antal dage, som skolen selv fastsætter. Oplysning om, hvornår indberetningskladder automatisk skal slettes, registreres på vinduet A514 Indberetningstyper (menu: System Generel indberetning). En indberetningskladde slettes desuden automatisk, hvis man bestiller en indberetning med præcis de samme afgrænsninger. Endelige indberetninger Indberetningskladder, der kun er afgrænset til de tvungne afgrænsninger (her tælledato), kan godkendes og på den måde blive til endelige indberetninger. Denne godkendelse kan, afhængigt af hvad skolen vælger (og registrerer i systemet) ske automatisk, når der dannes en sådan kladdeindberetning, eller manuelt. Uanset om man bruger det ene princip eller det andet, vil godkendelsen af en kladdeindberetning - som dermed gør indberetningen endelig - automatisk medføre, at indberetningen bliver sendt af sted. Oplysning om at indberetningskladder automatisk skal godkendes, kan skolen selv registrere i systemet på hver type af indberetning. Dette gøres (typisk af skolens systemadministrator) på vinduet A514 Indberetningstyper (normale brugere bør ikke have adgang til dette vindue) (menu: System Generel indberetning). Bemærk, at hvis man anvender automatisk godkendelse, vil alle de kladdeindberetninger, man bestiller udelukkende med tvungne afgrænsninger, automatisk blive godkendt og sendt af sted. Det betyder, at man ikke kan nå at kontrollere data. Denne facilitet bør derfor kun anvendes hvis skolen i forbindelse med kontrollen altid anvender en af de ikke tvungne afgrænsninger. På vinduet A513 Endelige indberetninger (menu: System Generel indberetning), kan man se hvilke endelige indberetninger, der ligger i systemet (denne indberetning har typen Tilsk-ÅU og dataudvekslingstypen TIÅ på A520 Overvågning dataafsendelser). Ved hjælp af tre knapper på vinduet kan man se indholdet af en endelig indberetning (vinduerne B783 Tilskudsindberetning ÅU, endelig og B783a Tilskudsindberetning ÅU, endelig detail), udskrive indberetningen (svarende til den udskrift B784 der automatisk bestilles) og gensende indberetningen, hvis der er gået noget galt med den første afsendelse. 15

16 Endelige indberetninger kan ikke slettes fra systemet. Oplysning om de årselevbidrag, der er indberettet, kan ses på vinduet B144 Indberettede årselevbidrag - ÅU. 16

17 Vinduet kan kun hentes fra de to relaterede vinduer, som viser årselevbidrag for et givent skolefag på holdplacering: A702b Årselevbidrag for skolefag/hold/elev og A705d Årselevbidrag for skolefag/hold/elev. Disse to vinduer kan igen kun hentes fra vinduerne A702a Skolefag for elev på holdet og A705c Skolefag for elev på holdet. Den samlede sti til vinduet B144 kan derfor være: Menu: Elever Elever på ÅU A702 Holdplacering ÅU højre museknap ->A702a ÅU-årselevbidrag for skolefag/hold/elev højre museknap B144 Indberettede årselevbidrag ÅU. Der findes desuden to udskrifter der dokumenterer det samlede resultat af de foretagne indberetninger for en eller flere indberetningsperioder dvs. det samlede resultat af den første endelige indberetning og evt. efterfølgende supplerende indberetninger for de pågældende indberetningsperioder (udskrifterne kan også bestilles som CSV-filer): B787 Totaludskrift, ÅU B788 Detailudskrift, ÅU Disse to udskifter svarer delvist til henholdsvis B784 Indberetningsudskrift, ÅU og B785 Indberetningsdetail ÅU. Forskellen på B787 og B784 er at hvor B784 dokumenterer en bestemt indberetning henholdsvis total eller supplerende, dokumenterer B787 de samlede indberetninger for en eller flere indberetningsperioder dvs. både på tværs af indberetninger i en given periode og samlet for flere perioder. B788 skal afgrænses til en tælledato og B787 til en given periode (som kan omfatte flere ÅU-tælledatoer bemærk at det er perioden for ÅUtælledatoerne og ikke indberetningsperioderne). Forskellen mellem dem er desuden at hvor B785 viser detailoplysninger for en bestemt indberetning henholdsvis total eller supplerende, viser B788 de samlede oplysninger for tælledatoen dvs. på tværs af indberetninger for tælledatoen. Ved bestilling af udskrifterne B784 Indberetningsudskrift, ÅU, B785 Indberetningsdetail, ÅU, B787 Totaludskrift ÅU og B788 Detailudskrift ÅU kan man afgrænse til en given ÅE-rekvirent, og værdilisten indeholder de ÅE-rekvirenter, som findes på vinduet B320 ÅE-rekvirent oversigt. 17

18 B787 Totaludskrift, ÅU: Udskriften viser totaltallene for de oplysninger, der er blevet indberettet i en eller flere indberetningsperioder i forbindelse med kørsel af B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Hvis der både har været afviklet førstegangsindberetning og supplerende indberetninger, viser udskriften det seneste af de indberettede bidrag pr. Uddannelse, Version, UVM-fag, Niveau, Varighed, TMK, betalingsstatus, ÅE-rekvirent, UVM-afdeling, Startdato og Opgørelsesmetode (anvendes ikke endnu) og Grundlag (forventet eller faktisk). Der vises kun et sæt oplysninger, gældende for hele den periode udskriften er afgrænset til. Udskriften giver således et overblik over de aktuelt indberettede oplysninger. Udskriften kan også bestilles som en CSV-fil. B788 Detailudskrift, ÅU: Udskriften viser detail-oplysninger for de senest indberettede poster i forbindelse med årselevindberetningerne i en indberetningsperiode. Udskriften skal afgrænses ÅU-tælledato, men kan derudover afgrænses yderligere, hvis man kun er interesseret i detailoplysninger for visse sumposter. Udskriften viser grundlaget for posterne på udskriften B787 Totaludskrift, ÅU (men kun for én tælledato). Udskriften kan også bestilles som en CSV-fil. Supplerende indberetninger Selv om skolen har været omhyggelig med kontrollen af datagrundlaget, inden afsendelsen af en endelig indberetning, kan det ske, at man bagefter opdager en fejl, som skulle være rettet, inden afsendelsen af indberetningen. Skolen har så mulighed for at sende en supplerende indberetning, som angiver tillæg/fradrag i forhold til den tidligere indsendte endelige indberetning. Dette gøres på helt samme måde, som ved bestillingen af den endelige indberetning dvs. man bestiller en kladdeindberetning udelukkende afgrænset til den samme tælledato, som den allerede afsendte endelige indberetning og godkender denne. Systemet kan selv se, at der tidligere er foretaget en endelig indberetning for den pågældende periode, og derfor bliver den nye indberetning til en supplerende indberetning. Der dannes en indberetning helt svarende til den tidligere endelige indberetning og systemet sammenligner både på sum-niveau (det niveau der indberettes) og på detail-niveau (enkelte årselevbidrag på skolefag på holdplaceringer), om der er forskelle i de to indberetninger. Der vil være forskelle i følgende situationer: 1. Den nye indberetning indeholder en post, som ikke findes tilsvarende i den oprindelige indberetning f.eks. på et andet skolefag 18

19 2. Den oprindelige indberetning indeholder en post, som ikke findes i den nye indberetning 3. Der er forskel på årselevbidrag for poster med den samme nøgle i de to indberetninger 4. To tilsvarende poster i de to indberetninger er ens men grundlaget er ikke det samme (f.eks. er der fjernet en elev og samtidig kommet en ny elev til) De steder, hvor der er forskelle på indberetningsniveauet, indberettes disse forskelle. Alle oplysningerne om forskelle på detail-niveau overføres til de indberetningstabeller således, at grundlaget for indberetningen ajourføres, selv om der evt. ikke indberettes noget (jf. type 4.). Bemærk således, at hvis skolen ved en fejl har fået indberettet en elev og glemt at indberette for en helt tilsvarende elev - dvs. totalt har indberettet et korrekt antal årselever af den pågældende type - bør der foretages en supplerende indberetning. Den supplerende indberetning sender ikke oplysninger til UVM, men sørger for at ajourføre grundlaget for indberetningen. B785 Indberetningsdetail, ÅU kan være en stor hjælp i forbindelse med at identificere hvor ændringerne er i den supplerende indberetning i forhold til den tidligere indberetning for samme indberetningsdato. Udskriften bestilles med den supplerende indberetnings jobnr. som findes på A512 Kladdeindberetning. Overvågning af indberetninger Når den endelige indberetning er sendt af sted, har skolen to muligheder for at overvåge, hvorledes det går med kommunikationen. A513 Endelige indberetninger A520 Overvågning dataafsendelser. 19

20 Der henvises til den generelle administrative vejledning om overvågning af indberetninger for en nærmere beskrivelse af funktionaliteten i disse vinduer. 20