Undervisningsministeriet Tilskudskontoret

Transkript

1 Undervisningsministeriet Tilskudskontoret EASY Vejledning til udfyldning af revisorerklæring for tilskud til aktivitet ved åben uddannelse (såvel aktivitet under EVE-rammen og videregående åben uddannelse) ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse (EA- SY-brugere). Ved en tilskudsudbetaling omfattende årselevaktivitet skal institutionen indsende revisorerklæring (Indberetningsblanket underskrevet af institutionens ledelse og tilhørende revisorerklæring). Revisorerklæringen skal være Tilskudskontoret i hænde i nedenstående uger efter tilskudsudbetalingen: Kvartal Indberetningsperiode Indberetningsfrist Frist for revisorerklæring 1 1. januar marts 16. april uge 19 i finansåret 2 1. april 30. juni 5. juli uge 32 i finansåret 3 1. juli 30. september 5. oktober uge 45 i finansåret 4 1. oktober 31. december 5. januar uge 6 i finansåret +1 Hvis indberetningsdatoen ikke er en hverdag, er efterfølgende hverdag fristen. Revisorerklæringer, der ikke er udfyldt korrekt af institutionen, annulleres. Tilskudskontoret sender mail til institutionen om årsagen til annulleringen og beder institutionerne fremsende ny korrekt udfyldt revisorerklæring. Den fortrykte revisorerklæring vedrører indberetning af aktivitet til brug for den kvartalsvise elektronisk indberetning for årselevaktivitet ved åben uddannelse ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, der anvender EASY. Revisorerklæringen skal sendes til Tilskudskontoret - Lis Cordtz. Generelt Den af ministeriet udarbejdede fortrykte revisorerklæring skal anvendes i den foreliggende form, og der må ikke ske kopiering over på f.eks. revisors eget brevpapir. Revisorerklæringen anvendes uændret, hvis revisor ikke tager forbehold eller afgiver supplerende oplysninger. Hvis revisor tager forbehold eller giver supplerende oplysninger, skal dette indskrives i den fortrykte revisorerklæring, i de tekstbokse, der er afsat til henholdsvis forbehold og supplerende oplysninger og revisorerklæringen indsendes sammen med det fortrykte indberetningsskema, der er underskrevet af institutionens ledelse. De første afsnit i erklæringen frem til evt. afsnit vedrørende forbehold eller supplerende oplysninger skal gentages uændret, idet der alene kan tilføjes de oplysninger om institutionen, kvartal, årstal og datering, hvor der er afsat plads i tekstboks. Tekstboksen til evt. Supplerende oplysninger er placeret efter Konklusionen. Sagsnr

2 Konklusionen skal gentages uændret som angivet i den fortrykte revisorerklæring, idet der i tilfælde af forbehold og/eller supplerende oplysninger i den afsatte tekstboks ovenover konklusionen kan angives følgende tekst, idet relevant kombination vælges: Bortset fra effekten af ovenstående forbehold og/eller supplerende oplysninger gælder nedenstående konklusion. Vejledning til pkt Nedenfor henvises under nogle af punkterne til udskrifter i EASY-A, hvor institutionen skal kontrollere grundlaget for indberetningen, inden den endelige indberetning sendes. Flere af udskrifterne bestilles automatisk i forbindelse med bestillingen af batchjobbet af B779 Tilskudsindberetning, ÅU. For uddybning af mulige kontroller i EASY-A af grundlag henvises til EASY-A vejledning Indberetning af årselever på Åben Uddannelse, der ligger på UNI*C s hjemmeside under: Tilskud/ Udskriften B784 Indberetningsudskrift, ÅU rummer umiddelbart under udskriftens navn (i udskriftens hoved) oplysninger om: Bilagsnr. Bilagsnr. der suppleres Antal poster der indberettes Afsendelsestid Oplysningerne herfra benyttes ved udfyldelse af revisorerklæringerne: Nedenfor er anført bemærkninger til de enkelte punkter på revisorerklæringen. 1. Kvartal: Her angives det kvartal, revisorerklæringen vedrører. Der kan kun erklæres for ét kvartal på en blanket. 2. Institutions navn: Her angives navn. 3. Institutionsnummer: Her angives institutionens 6-cifrede institutionsnummer. Det er institutionsnumret for den juridiske enhed, som angives, ikke evt. afdelinger under denne. 4. Kontaktperson: Her angives den person, der har det praktiske kendskab til de indberettede oplysninger, samt telefonnummer og Ingen aktivitet i kvartalet: Her sættes kryds, hvis institutionen ikke har haft aktivitet ved åben uddannelse i det aktuelle kvartal. 6. Bilagsnr.: Er det bilagsnr., der identificerer indberetningen entydigt på institutionen og i CØSA. (Nummeret fremgår af hovedet på EASY-A udskriften). 7. Kategori: (total/supplerende(total er lig oprindelig i EASY)): det angives om der er tale om en total (oprindelig/endelig) indberetning eller en supplerende indberetning. En revisorerklæring for et kvartal, kan højest indeholde én total indberetning. Kategorien fremgår øverst på udskriften. 2

3 8. Henvisning for supplerende indberetninger: Henvisning til den indberetning, som den supplerende indberetning er en korrektion af/tilføjelse til. En supplerende indberetning skal afsendes med henvisning til bilagsnummeret på den totale/supplerende indberetning som den supplerer. Nummeret fremgår af hovedet på EASY-A udskriften (Bilagsnr., der suppleres). 9. Antal poster: Her angives det antal poster, der indberettes. Dette fremgår af hovedet på EASY-A udskriften. 10. Afsendelsestid/Godkendelsesdato: Fremgår af hovedet på EASY-A udskriften. 11. Supplerende indberetning som følge af revisorerklæring: Feltet udfyldes, hvis der i institutionens kvittering for datamodtagelse i TK er fejlmarkerede rækker, der giver anledning til supplerende indberetninger, samt hvis institutionens egne registreringer eller revisors kontrol giver anledning til supplerende indberetninger. F.eks. hvis der er supplerende indberetninger som følge af deltagere, der har betalt i perioden fra indberetningsdatoen til fristen for revisorerklæring eller hvis der er indberettet aktivitet på uddannelser, som institutionen ikke har godkendelse til mv. Der henvises i øvrigt til EASY-A vejledning om indberetning af årselever Åben Uddannelse for nærmere beskrivelse af proceduren herfor: Tilskud/ 12 Institutionens underskrift: Indberetningsblanketten (revisorerklæringens pkt.1-12) underskrives af institutionens ansvarlige ledelse. Dette gælder både for selvejende institutioner og øvrige institutioner, der er godkendt til udbud af åben uddannelse og for statsinstitutioner. Underskriften kan ske af en medarbejder, der af institutionens ledelse i henhold til institutionens interne regnskabsinstruks er delegeret kompetence til at underskrive på ledelsens vegne. Der skal i så fald foreligge underskriftblad på institutionen for de underskriftsberettigede. Der må ikke anvendes underskriftsstempel. Underskriften skal være egenhændig og med blå skrift. Vejledning til pkt. 13 (revisorerklæringen): Revisorerklæringen gælder for selvejende institutioner, og øvrige institutioner, der er godkendt til udbud af åben uddannelse, og som indberetter via EASY-A. Revisorerklæringen stiles til Undervisningsministeriet og dateres, underskrives og stemples af institutionens revisor. I henhold til gældende bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse skal revisor kontrollere, at institutionens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er rigtige, herunder at institutionens registrering af antallet af årsstuderende er i overensstemmelse med gældende bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for erhvervsrettet uddannelse m.v. (Tilskudsbekendtgørelsen) med senere ændringer, gældende bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser mv. og gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse. Revisorerklæring for den relevante indberetningsperiode indsendes til Undervisningsministeriet, Tilskudskontoret efter de frister, som er angivet først i denne vejledning. 3

4 Den af ministeriet udarbejdede fortrykte revisorerklæring skal anvendes i den foreliggende form, bortset fra de ændringer der følger af indskrivning af eventuelle forbehold og supplerende oplysninger som angivet i afsnittet Generelt i starten af vejledningen samt nedenfor, og der må ikke ske kopiering over på f.eks. revisors eget brevpapir. I det første tekstafsnit i revisorerklæringen er afsat tekstblok til indskrivning af Institutionens navn, samt til angivelse af det kvartal og årstal revisorerklæringen vedrører, samt til angivelse af den dato, som institutionens ledelse har underskrevet det pågældende vedhæftede indberetningsskema (skemaets pkt. 12). Der må ikke foretages ændringer i afsnittet Det udførte arbejde. Hvis revisor tager forbehold eller giver supplerende oplysninger, skal dette indskrives i den fortrykte revisorerklæring i de tekstbokse, der er afsat til henholdsvis forbehold og supplerende oplysninger og revisorerklæringen indsendes sammen med det fortrykte indberetningsskema, der er underskrevet af institutionens ledelse. Tekstboksen til evt. Supplerende oplysninger er placeret efter Konklusionen. Konklusionen skal gentages uændret som angivet i den fortrykte revisorerklæring, idet der i tilfælde af forbehold og/eller supplerende oplysninger i den afsatte tekstboks ovenover konklusionen kan angives følgende tekst, idet relevant kombination vælges: Bortset fra effekten af ovenstående forbehold og/eller supplerende oplysninger gælder nedenstående konklusion. På linien Sted og dato angives stedet for underskriften, samt dato for denne, f.eks. Århus, 10. juni Revisorerklæringen må ikke være underskrevet tidligere end datoen for ministeriets tilskudsbrev vedrørende de af revisorerklæringen omfattede bilag. På linien revisors navn anføres revisors navn med blokbogstaver. På linien revisionsfirma (stempel) og underskrift skal revisorfirmaets stempel påføres og underskrives med revisors egenhændige underskrift og med blå skrift. Det skal understreges, at ministeriet er restriktiv i forhold til at formalia er overholdt, og som hovedregel vil annullere revisorerklæringer, der ikke er korrekt udfyldt og sende mail til institutionen om årsagen. 4

5 Yderligere oplysninger til brug for en korrekt indberetning Nedenfor er angivet nogle oplysninger, som institutionen og revisor bedes tage til efterretning. Der henvises i øvrigt til IEU-tilskudsinstruksen på Yderligere opfordres institutionen til løbende at holde sig orienteret med nyhederne på websiderne for de administrative systemer (EASY) Godkendelse til den uddannelsesaktivitet, der indberettes. Det er en central tilskudsbetingelse, at skolen/institutionen er godkendt til den uddannelse, der indberettes på, og at de konkrete fag der indberettes på er gyldige og tilknyttet uddannelsen. Man skal være opmærksom på, at enkeltfag, der i den aktuelle periode indgår i en fælles kompetencebeskrivelse (FKB), indberettes efter reglerne herfor, og derfor ikke indberettes som aktivitet under åben uddannelse. Der henvises til afsnittet herom i IEU tilskudsinstruksen. Skolen og revisor skal således være opmærksomme på, at skolen er godkendt til den aktivitet, der er indberettet som tilskudsudløsende. Indberetning af aktivitet. Aktivitet under Åben uddannelse og deltidsuddannelser under EVE og under Åben uddannelse indberettes i det kvartal, hvor kurset/faget har startdato/ny tælledato jf. dog nedenfor. På indberetningsdagen indberettes den aktivitet, hvor der er betalt deltagerbetaling for aktivitet, der er startet eller har ny tælledato i det relevante kvartal. Ved aktivitet, hvor der ikke er fastsat deltagerbetaling, indberettes i det kvartal, hvor der konstateret opfyldelse af 20% tællereglen jf. IEU-instruksens pkt For aktivitet, hvor der er fastsat deltagerbetaling, kan aktivitet, hvor deltagerbetaling er betalt i perioden fra indberetningsdagen den 5. i måneden efter kvartalet og frem til fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for det relevante kvartal, indberettes som supplerende indberetning i forbindelse med revisorattestationen. Fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for de enkelte kvartaler fremgår ovenfor. Uddannelsesaktivet, der løber over et finansårsskift, opgøres altid til udgangen af finansåret, sådan at den forholdsmæssige andel af kurset/faget, der kan henføres til finansåret opgøres med slutdato den 31. december, og får tilskud efter takster gældende i finansåret. Den del af aktiviteten, som ligger i det nye finansår indberettes i forhold til kursets/fagets nye startdato, og får tilskud efter gældende takster i dette finansår. Der henvises til i øvrigt til EASY-A vejledningen for indberetning af Åben Uddannelse for den konkrete håndtering af indberetninger jf. adressen ovenfor. For tilskudsudløsning af indberettede årselever i kvartalet, skal de kurser/hold, som vedrører det indberettede uddannelsesforløb/enkeltfag have start- eller ny tælle dato i omstående indberetningsperiode. 5

6 Kvartal Indberetningsperiode Indberetningsfrist 1 1. januar marts 5. april i finansåret 2 1. april 30. juni 5. juli i finansåret 3 1. juli 30. september 5. oktober i finansåret 4 1. oktober 31. december 5. januar i finansåret +1 Tilskudsmærkekombinationer (TMK). Ved indberetning af aktivitet bruges begrebet tilskudsmærkekombinationer TMK. For åben uddannelse er der alene to kombinationer at indberette på: ÅBNUD: Kombinationen benyttes for udbud af åben uddannelse med almindelig tilrettelæggelse. FJERN: Kombinationen benyttes for udbud af åben uddannelse tilrettelagt som fjernundervisning. Der er tale om fjernundervisning, når mindre end 50 % af undervisningen foregår på skolen/institutionen. Der ydes ikke bygningstaxameter til udbud afholdt som fjernundervisning. Særlige tilskudsmærker til indberetning af vejledning/uddannelsesplan ved GVU (GVUplaner), Skuemester/Censor ved tekniske prøver i GVU (Skuemester) og materialer og lokaleleje ved tekniske prøver ved GVU (Lokaleleje). Følgende varighedsuafhængige aktiviteter i forbindelse med grunduddannelse for voksne (GVU) indberettes på nedenstående tilskudsmærker sammen med den øvrige elektroniske aktivitetsindberetning. Der er tale om vejledning/uddannelsesplan ved GVU (pr. uddannelsesplan) (GVU-planer), skuemester/censor m.v. ved tekniske prøver ved GVU (pr. prøve) (Skuemester) og materialer og lokaleleje ved tekniske prøver ved GVU (pr. prøve) (Lokaleleje). Indberetningen sker på nedenstående tilskudsmærkekombinationer sammen med den almindelige årselevaktivitet, og erklæres på samme revisorerklæring som den almindelige årselevaktivitet. GVUPL GVU-plan: Kombinationen benyttes for kursister, hvis aktivitet skal udløse tilskud til: Vejledning/uddannelsesplan ved GVU (pr. uddannelsesplan) Taksten udbetales pr. udarbejdet uddannelsesplan ved erhvervsuddannelser. Tilskudsmærket kan indberettes sammen med henholdsvis 3514 EUD, enkeltfag merkantile uddannelser, 3569 EUD, enkeltfag tekniske uddannelser, 3771 Faglært landmand, enkeltfag, 3004 Pædagogisk grunduddannelse, 3005 Social- og Sundhedshjælperuddannelsen, 3006 Social- og sundhedsassistent (indberetningsformen er antal ). SKUME Skuemester: Kombinationen benyttes for kursister, hvis aktivitet skal udløse tilskud til: Skuemester/censor m.v. ved tekniske prøver (pr. prøve). Taksten udbetales pr. afsluttende prøve ved tekniske uddannelser i forbindelse med et GVU-forløb. Tilskudsmærket kan indberettes sammen med 3569 EUD, tekniske uddannelser. (indberetningsformen er antal ). 6

7 LOKLE Lokaleleje: Kombinationen benyttes for kursister, hvis aktivitet skal udløse tilskud til: Materialer og lokaleleje ved tekniske prøver ved GVU (pr. prøve). Taksten udbetales pr. afsluttende prøve ved tekniske uddannelser i forbindelse med et GVU-forløb. Tilskudsmærket kan indberettes sammen med 3569 EUD, tekniske uddannelser. (indberetningsformen er antal ). Tillægstakster til GVU-årselevaktivitet (tillægstakst til merkantile GVU, tekniske GVU og deltagerbetalingstakst), der vedrører deltagere, der deltager som led i en GVU-uddannelsesplan udløses på basis af betalingsstatus, der for disse deltagere er 3, jf. nedenstående. Betalingsstatus. For enkeltfag og uddannelsesforløb (fra en erhvervsrettet grunduddannelse), der ikke er optaget under en fælles kompetencebeskrivelse og deltidsuddannelser på erhvervsuddannelsesniveauet opkræves jf. gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse en af institutionen fastsat deltagerbetaling efter de almindelige regler om åben uddannelse (ikke-reguleret deltagerbetaling). Uddannelsesaktiviteter omfattet af 3. i gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse er ikke omfattet af deltagerbetaling, dvs. ved åben uddannelse: Enkeltfag på de grundlæggende social- og sundhedsuddannelser og deltidsuddannelser ved social- og sundhedsuddannelserne efter ÅU-loven og enkeltfag herfra. samt merituddannelsen på pædagogisk grunduddannelse (PGU-merituddannelsen) efter ÅU-loven. Herudover betales ikke deltagerbetaling ved kompetenceafklarende forløb m.v. som led i grunduddannelse for voksne efter lov om erhvervsrettet grunduddannelse og videregående uddannelse (videreuddannelsessystemet) for voksne. Deltagere, der deltager som ledige dagpengeberettigede i 6 ugers selvvalgt uddannelse på erhvervsuddannelsesniveauet eller deltagere, der deltager som led i GVU-plan, betaler ikke deltagerbetaling. Der ydes særlig kompensation for deltagerbetalingen i henhold til finansloven. For uddannelsesforløb og enkeltfag (fra en videregående uddannelse) opkræves deltagerbetalingen efter de almindelige regler om åben uddannelse (ikke-reguleret deltagerbetaling), jf. gældende bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser mv. Hvor der er deltagerbetaling, er betalt deltagerbetaling senest ved fristen for rettidig revisorattestation (tælledatoen) af aktiviteten en tilskudsbetingelse. Der ydes ikke tilskud til aktivitet for elever, hvis deltagerbetaling ikke er registreret senest ved denne frist. På indberetningsdagen indberettes den aktivitet, hvor der er betalt deltagerbetaling for aktiviteten, der er startet eller har ny tælledato i det relevante kvartal. Deltagerbetaling, der er betalt i perioden fra indberetningsdagen den 5. i måneden efter kvartalet og frem til fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for det relevante kvartal kan indberettes som supplerende indberetning i forbindelse med revisorattestationen. Fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for de enkelte kvartaler fremgår i starten af afsnittet. For aktivitet, hvor der ikke er deltagerbetaling indberettes i det kvartal, hvor tællereglen er opfyldt. Der henvises til reglerne herfor i IEU-tilskudsinstruksen, hvor også tælleregler for uddannelser, hvor der ikke er deltagerbetaling, men fuldt taksameter er beskrevet. 7

8 Der anvendes følgende deltagerbetalingskoder: 0 Ikke relevant for deltagerbetaling 1 Der er betalt (UVM er rekvirent tilskudsudløsende) 2 6 ugers selvvalg (se nedenfor) 3 GVU (se nedenfor) 5 IKA (deltager som led i individuel kompetenceafklaring) 6 Ikke betalt. Deltagerbetalingskode 0 Anvendes, når rekvirenten ikke er UVM (Der udløses ikke tilskud fra UVM, men bruges til at registrere aktivitet, hvor rekvirenten er Staten i Jobcenteret, kommuner eller anden aktør på deres vegne i forhold til aktivitet, der er omfattet af gældende bekendtgørelse om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelses-indsats m.m). Der er nærmere beskrivelse heraf i IEUtilskudsinstruksens kapitel 21. Deltagerbetalingskode 1 Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse ved aktivitet, hvor der er fastsat deltagerbetaling, og hvor der ydes tilskud fra Undervisningsministeriet. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Der ydes tilskud med undervisningstaksten der er knyttet uddannelsen/det enkelte fag. Hvor der er deltagerbetaling, er betalt deltagerbetaling en tilskudsbetingelse. Deltagerbetalingen ved udbud af åben uddannelse (ikke reguleret-deltagerbetaling) fastsættes af institutionen inden for de rammer, der er i gældende lov om åben uddannelse mv. og gældende bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser mv., samt gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse Deltagerbetalingen skal være betalt senest ved den rettidige frist for revisorattestation af tilskud til aktiviteten. Det betyder, at aktivitet, der er betalt i perioden fra indberetningsdagen frem til revisors attestation af den indberettede aktivitet kan indberettes ved supplerende indberetning. Kun aktivitet, hvor deltagerbetaling er betalt på senest på indberetningsdatoen kan medtages i hovedindberetningen. Deltagerbetalingskode 2 Anvendes for ledige dagpengeberettigede, der deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers uddannelse, og som jf. gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse er fritaget for deltagerbetaling. Ved indberetning af aktivitet udløses der kun reduceret takst på lige fod med almen aktivitet, men derudover udløses et tillægstaxameter, der modsvarer deltagerbetalingen (hvor der er fastsat deltagerbetaling). Tillægstaxametret til deltagerbetaling indgår ikke i institutionens budgetmål her indgår alene den reducerede takst. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Deltagerbetalingskode 3 Anvendes for personer, som deltager som led i en GVU-plan og som jf. gældende bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse er fritaget for deltagerbetaling. Ved ind- 8

9 beretning af aktivitet udløses der kun reduceret takst på lige fod med almen aktivitet, men derudover udløses et tillægstaxameter, der modsvarer deltagerbetalingen (hvor der er fastsat deltagerbetaling). Tillægstaxametret til deltagerbetaling indgår ikke i institutionens budgetmål her indgår alene den reducerede takst. Må kun anvendes når UVM er rekvirent. Deltagerbetalingskode 5 (IKV) Anvendes for personer, der deltager i individuel kompetencevurdering. Ved IKV er der ikke deltagerbetaling, og i stedet for betalt deltagerbetaling, skal deltageren opfylde tællereglerne jf. IEU-instruksen pkt , for at indberetning kan ske. Bemærk at deltagerbetalingskode 5 gerne må indberettes med anden rekvirent end UVM, idet IKV kan afholdes såvel som et af Staten i Jobcentret- eller kommunerekvireret udbud og som et UVMfinansieret udbud. Deltagerbetalingskode 6 (Ikke betalt) For anvendelsen i forbindelse med skoler, der indberetter via EASY-A henvises til EASY-A vejledning Indberetning af årselever på Åben Uddannelse", der ligger på UNI*C s hjemmeside under: Tilskud Beregningsmetoden for deltagerbetaling Deltagerbetalingen ved udbud af åben uddannelse (ikke reguleret-deltagerbetaling) fastsættes af institutionen inden for de rammer, der er i gældende lov om åben uddannelse mv. og gældende bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser mv. Særligt gælder, at for uddannelsesaktiviteter, der ikke afsluttes i et kalenderår, men fortsætter ind i et nyt, opkræves kun deltagerbetaling for den forholdsmæssige andel af aktivitetens samlede varighed, der afvikles i finansåret. Institutionen skal orientere deltageren om, at der vil ske opkrævning af deltagerbetaling for den resterende andel af uddannelsesaktiviteten, når reglerne for deltagerbetaling for det nye finansår er kendt. Der skal foreligge dokumentation for modtagelsen af deltagerbetaling. Rekvirent. Her angives rekvirenten (UVM, SJOB, KOMA mv. jf. nedenfor). Rekvirenten er normalt UVM bortset fra, hvor rekvirenten er staten i jobcenter, kommune eller anden aktør på deres vegne i forhold til aktivitet, der er omfattet af gældende bekendtgørelse om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m. Der er nærmere beskrivelse heraf i IEU- instruksens kapitel 21. 9

10 Indberetning sker med angivelse af relevante rekvirentkoder jf. nedenfor. 1. UVM, UVM-finansieret Rekvirenttypen er ikke relevant i forhold til kommune/sjob rekvireret aktivitet her, men bruges kun til aktivitet, der kan oppebære UVM- tilskud. 2. KOMA, kommunefinansieret, aktiveret. Under denne rekvirenttype indberettes fra og med 2007 den aktivitet, som skal betales af kommunerne og som ikke er omfattet af nedenstående rekvirenttyper, 3, 4, 5, 6 og 7 dog med den undtagelse, som er anført under rekvirenttype KOMF, kommunefinansieret, fleksjob 6 ugers selvvalgt uddannelse. Under denne rekvirenttype indberettes deltagere fra og med 2007, der er fleksjobvisiterede og som benytter sig af retten til 6 ugers selvvalgt uddannelse. 4. KOMR, kommunefinansieret, revalidend/forrevalidend. Under denne rekvirenttype indberettes fra og med 2007 deltagere, der er 1) Forrevalidend og modtager kontanthjælp eller starthjælp efter lov om aktiv socialpolitik eller 2) Revalidend og modtager revalideringsydelse eller starthjælp eller forrevalidend og modtager ledighedsydelse eller særlig ydelse efter lov om aktiv socialpolitik. Særligt gælder, at for deltagere, som deltager efter nr. 1 på erhvervsuddannelser, korte videregående uddannelser og ved mellemlange videregående uddannelser, samt elever på kostafdelinger omfattet af 8 i bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for erhvervsrettet uddannelse m.v. i 2007 og 2008, skal indberettes under 2. KOMA, kommunefinansieret, aktiveret (vil typisk ikke være relevant for social- og sundhedsskoler). Ordningen er nærmere beskrevet i IEU- instruksens pkt AAKA, anden aktør, på vegne af kommune, aktiveret. Under denne rekvirenttype indberettes fra og med 2007 den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen og som ikke er omfattet af nedenstående rekvirenttyper 6 og 7 dog med den undtagelse, som er anført under rekvirenttype AAKF, anden aktør, på vegne af kommune, fleksjob 6 ugers selvvalg Under denne rekvirenttype indberettes den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen fra og med 2007, der er fleksjobvisiterede og som benytter sig af retten til 6 ugers selvvalgt uddannelse. 7. AAKR, anden aktør, på vegne af kommune, revalidend/forrevalidend. Under denne rekvirenttype indberettes den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen fra og med 2007, for deltagere, der er 1) Forrevalidend og modtager kontanthjælp eller starthjælp efter lov om aktiv socialpolitik eller 2) Revalidend og modtager revalideringsydelse eller starthjælp eller forrevalidend og modtager ledighedsydelse eller særlig ydelse efter lov om aktiv socialpolitik. Særligt gælder at for deltagere, som deltager efter nr. 1, på erhvervsuddannelser, korte videregående uddannelser og ved mellemlange videregående uddannelser, samt elever på kostafdelinger omfattet af 8 i bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for erhvervsrettet uddannelse m.v. i 2007 og 2008, skal indberettes under 5 AAKA, anden aktør, på vegne af kommune, aktiveret (vil typisk ikke være relevant for social- og sundhedsskoler). Ordningen er nærmere beskrevet i IEU- instruksens pkt AAST, andre aktører, på vegne af Staten i Jobcenteret 10

11 Under denne aktivitet indberettes fra og med 2007 den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af staten i jobcentret (SJOB) 9. SJOB, staten i jobcenteret. Under denne aktivitet indberettes fra og med 2007 den aktivitet, som varetages af staten i jobcentret(sjob). Ovenstående betyder, at institutionerne ved indberetning af aktivitet, der starter fra og med 1. januar 2007 og som er omfattet af Bekendtgørelse om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m., i fuldt omfang, skal anvende ovenstående indberetningstyper. Antal årselever (ÅE) Bemærk, at det er vigtigt at institutionen tænker i årselever og ikke på individ, når der indberettes og ved modtagelse af tilskud herfor (undtagen ved GVU-plan, skuemester og lokaleleje i forbindelse med et GVU-forløb her indberettes antal). En årselev er en elev på fuld tid i 40 uger. Dvs. at 1 elevuge er lig 1/40 = 0,025 ÅE (årselev) Kontrol af grundlag Institutionen skal kontrollere grundlaget for indberetning, inden den endelige indberetning sendes. Til brug for dette er der nogle udskrifter i systemet. Flere af udskrifterne bestilles automatisk i forbindelse med bestillingen batchjobbet B779 Tilskudsindberetning, ÅU. Det fremgår af loggen hvilke kurser, der indberettes, og evt. fejl og advarsler skrives i loggen sammen med de afgrænsninger, der er anvendt ved bestillingen. En stor del af kontrollen er således knyttet tæt sammen med Kladdeindberetning. Er der spørgsmål/problemer vedr. registreringen i EASY-A, henvises til de administrative vejledninger på eller til EAYS-A konsulenterne. Supplerende indberetninger Der kan laves supplerende indberetninger. Det foregår på samme måde som ved en almindelig indberetning med kladdeindberetning og efterfølgende godkendelse af den. Derfor er det meget vigtigt at være omhyggelig med kontrollen af datagrundlaget, før man sender den totale/oprindelige indberetning. Procedure for indberetning(er) og supplerende indberetning(er) Indberetningsperiode Kvartal Indberetningsperiode Dato for elektronisk indberetning Hovedindberetning = Total/oprindelig Indsendelse af revisorerklæring og elektronisk reindberetning Tilføjelser/ændringer = supplerende 1 1. januar marts 5. april uge 19 i finansåret 2 1. april 30. juni 5. juli uge 32 i finansåret 11

12 3 1. juli 30. september 5. oktober uge 45 i finansåret 4 1. oktober 31. december 5. januar uge 6 i finansåret +1 Hvis indberetningsdatoen ikke er en hverdag, er efterfølgende hverdag fristen. 1. Institutionen foretager elektroniske indberetning for det pågældende kvartal: Hovedindberetningen (total/oprindelig) for kvartalet. 2. Institutionen modtager herefter et tilskudsbrev fra Tilskudskontoret, hvoraf det beregnede tilskud fremgår. Brevet kan hentes på brevportalen dage efter hovedindberetningen (total/oprindelig). 3. Institutionen indsender revisorattesteret revisorerklæring efter modtagelsen af tilskudsbrevet fra ministeriet. Hvis institutionen foretager en supplerende indberetning med ændringer/tilføjelser til hovedindberetningen (total/oprindelig) umiddelbart efter hovedindberetningen (total/oprindelig) og datoen for den elektroniske indberetning er overholdt for det pågældende kvartal, så vil disse ændringer være med i ministeriets tilskudsbrev. Bilagsnummer for total/oprindelig indberetning og bilagsnummer for supplerende (indsendt umiddelbart efter total/oprindelig indberetning) kan påføres samme revisorerklæring (hvis den supplerende indberetning er med i tilskudsanvisningen). 4. Yderligere supplerende indberetninger, der måtte være for det pågældende kvartal indberettes elektronisk. Det bør tilstræbes at ændringer/tilføjelser til et kvartal foretages i forbindelse med revisorerklæringen af hovedindberetningen for kvartalet. Institutionen modtager herefter et tilskudsbrev fra Tilskudskontoret, hvoraf det beregnede tilskud for den yderligere supplerende indberetning fremgår. 5. For at institutionen kun behøver revisorbesøg 4 gange om året til revisorerklæringerne, kan revisorerklæringen for evt. yderlige supplerende indberetning indsendes sammen med den rettidige indsendelse af revisorerklæring for næste kvartal. 12