Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Sted: Torsdag, den 23. januar 2014 kl (umiddelbart efter repræsentantskabsmødet) Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer Øvrige: Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: Dagsordenspunkter: 01/14 Sager til orientering /14 Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen i Sydtrafik /14 Valg af bestyrelsesformand og næstformand /14 Vederlag eller diæter /10 Udpegning af 3 bestyrelsesmedlemmer og 3 stedfortrædere til Vestbanen A/S /10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder og de årlige Repræsentantskabsmøder /14 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplan A/S /14 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S /14 Sydtrafiks 8. udbud, kontrakttildeling lukket punkt

2 01/14 Sager til orientering J. nr Dato: 15.januar Mundtlig orientering om fremtidig udsendelse af bestyrelsesdagsordener samt bilag Til orientering. 2

3 02/14 Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen i Sydtrafik J. nr Sagsfremstilling I henhold til 19 i Sydtrafiks vedtægt fastsætter Bestyrelsen selv sin forretningsorden. Den nugældende forretningsorden blev godkendt af Bestyrelsen i mødet den 4. februar Den foreslåede forretningsorden er uændret i forhold til denne forretningsorden. at forslag til forretningsorden godkendes. 3

4 03/14 Valg af bestyrelsesformand og næstformand J. nr Sagsfremstilling I henhold til 18 i vedtægten for Sydtrafik vælger bestyrelsen selv sin formand og næstformand. Direktør Lars Berg forestår valghandlingen. Økonomi Formandens månedlige vederlag er kr ,25,-, og næstformandens månedlige vederlag er kr ,-. Der vil ske en mindre regulering pr. 1. april Der skal foretages valg af formand og næstformand til Sydtrafiks bestyrelse 4

5 04/14 Vederlag eller diæter J. nr Retningslinjer for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for Sydtrafiks bestyrelse og repræsentantskab blev godkendt af den daværende bestyrelse i Vederlagenes størrelse blev fastsat af Statsforvaltningen Syddanmark ved beslutning af 8. oktober Reglerne giver formanden og næstformanden et fast vederlag, og de øvrige bestyrelsesmedlemmer en valgmulighed mellem at få udbetalt et fast månedligt vederlag eller få udbetalt mødediæter og eventuel dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Bortset fra formanden og næstformanden bedes bestyrelsesmedlemmerne meddele administrationen, hvorvidt man ønsker et fast vederlag eller ønsker at få udbetalt diæter og evt. tabt arbejdsfortjeneste inden den 10. februar Lovgivningen Intet Økonomi Det månedlige vederlag for de øvrige bestyrelsesmedlemmer er pr. 1. januar 2014 kr ,- Formandens månedlige vederlag er kr ,25,-, og næstformandens månedlige vederlag er kr ,-. Der vil ske en mindre regulering pr. 1. april Diætsatsen udgør pr. 1. januar 2014 kr. 400,- pr. dag for møder under 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested. For møder over 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested udgør diætsatsen kr. 800,-. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af det diætbeløb, der ydes for møder under 4 timers varighed. Det maksimale erstatningsbeløb pr. dag udgør pr. 1. januar 2014 kr ,-. Orientering om reglerne for vederlag og diæter. 5

6 05/10 Udpegning af 3 bestyrelsesmedlemmer og 3 stedfortrædere til Vestbanen A/S. J. nr. 3. januar 2014 Vestbanen A/S er en privatbanestrækning fra Nr. Nebel over Varde til Esbjerg. Banen har 2 aktionærer : Varde Kommune med ca. 38 % af aktierne og Sydtrafik med ca. 62 % af aktierne. Banen finansieres i henhold til Lov om Trafikselskaber af regionen. Vestbanens bestyrelse består af 5 medlemmer som vælges af generalforsamlingen for 4 år ad gangen, der følger efter et kommunevalg (Vestbanens vedtægts 22). Bestyrelsen vælger selv af sin midte formand og næstformand. I henhold til aktionæroverenskomst mellem Varde Kommune og Sydtrafik, indgået i maj 2007, forpligter parterne på kommende generalforsamlinger at stemme på 2 henholdsvis 3 medlemmer og disses stedfortrædere udpeget af Varde Kommune henholdsvis Sydtrafik. Stedfortræderne indtræder alene i tilfælde af varigt forfald. Der er ifølge vedtægten for Vestbanen A/S ordinær generalforsamling i maj måned, men af hensyn til nødvendige beslutninger omkring banens fremtid, ønsker Vestbanens A/S direktør mulighed for nyvalg til bestyrelsen så hurtigt som muligt. Der vil snarest blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. Den nyudpegede formand forestår valget. Økonomi Bestyrelsesmedlemmerne af Vestbanen A/S oppebærer diæter og kørepenge, ved deltagelse i møderne. Der er fastsat et formandshonorar, som i 2013 udgjorde kr årligt. Der udpeges 3 medlemmer til Vestbanen A/S bestyrelse samt 3 stedfortrædere. 6

7 06/10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder og de årlige Repræsentantskabsmøder J. nr I henhold til forslag til forretningsorden afholder bestyrelsen ordinære møder på forud fastsatte dage. Der har hidtil været tradition for, at der afholdes ét månedligt bestyrelsesmøde (med undtagelse af juli måned). Der afholdes rpræsentantskabsmøde efter behov dog mindst en gang årligt, hvor repræsentantskabet skal godkende den forholdsmæssige fordeling af de enkelte parters tilskud til selskabets financiering. Mødedatoerne fastlægges. 7

8 07/14 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplan A/S J. nr På Rejseplan A/S generalforsamling er et af punkterne på dagsordenen udpegning af medlemmer til bestyrelsen. Der er indgået aktionæroverenskomst, hvor samtlige ejere bliver repræsenteret i bestyrelsen. Bestyrelsen er en arbejdende embedsmandsbestyrelse. Repræsentationen i bestyrelsen i Rejseplan A/S består af 2 medlemmer fra DSB, 2 medlemmer fra Movia, 1 medlem fra hvert af selskaberne NT, Midttrafik, Sydtrafik og Metro (tidl. Ørestadsselskabet). Sydtrafik er repræsenteret i bestyrelsen ved direktøren med afdelingschef Christina V-B Andersen som suppleant. I henhold til vedtægten for Sydtrafik 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Lovgivningen Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. Økonomi Intet. at direktør Lars Berg indtræder i bestyrelsen med afdelingschef Christina V-B Andersen som suppleant. 8

9 08/14 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S J. nr På Rejsekort A/S generalforsamling er et af punkterne på dagsordenen udpegning af medlemmer til bestyrelsen. Der er indgået aktionæroverenskomst, hvor samtlige ejere bliver repræsenteret i bestyrelsen. Bestyrelsen er en arbejdende embedsmandsbestyrelse. Repræsentationen i bestyrelsen i Rejsekort A/S består af 2 medlemmer fra DSB, 2 medlemmer fra Movia, 1 medlem fra hvert af selskaberne NT, Midttrafik, Sydtrafik og Metro (tidl. Ørestadsselskabet). Sydtrafik er repræsenteret i bestyrelsen ved direktøren med afdelingschef Britta Søndergaard Nielsen som suppleant. I henhold til vedtægten for Sydtrafiks 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Lovgivningen Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. Økonomi Intet. at direktør Lars Berg indtræder i bestyrelsen med afdelingschef Britta Søndergaard Nielsen som suppleant. 9

10 09/14 Sydtrafiks 8. udbud, kontrakttildeling lukket punkt J. nr Dato: 7. januar

11 I øvrigt deltog 11