X. Kravspecifikation for Elektronisk Dørlåsesystem

Transkript

1 X. Kravspecifikation for Elektronisk Dørlåsesystem Kravspecifikationen er minimumskrav, som skal efterleves. Hvis ikke andet fremgår af nedenstående, indgår samtlige ydelser i de afgivne pris, jf. bilag x. Se herudover generelle krav fastsat som kontraktkrav, jf. afsnit x. Volumen Der ønskes tilbud på 1446 stk. elektroniske dørlåse til borgere i eget hjem (hovedydelse). Fordelingsnøglen ser ud som følger; Faaborg-Midtfyn Kommune (830 stk.), Kerteminde Kommune (420 stk.) og Langeland Kommune (196 stk.). Herudover er der option på 1065 stk. elektroniske dørlåse til borgere i eget hjem. Fordelingsnøglen ser ud som følger; Nordfyns Kommune (273 stk.) og Nyborg Kommune (792 stk.). Det understreges, at der alene er tale om estimater, og at den enkelte kommune ikke er bundet af oplistet antal låse. Den enkelte kommune vil umiddelbart efter kontrakttildeling igen optælle sit sortiment/antal borgere og herefter oplyse det reelle behov. Der skal være mulighed for, at den enkelte kommune i løbet af kontraktperioden kan købe 15 pct. ekstra elektroniske dørlåse, hvilket giver en samlet volumen på 2888 stk. elektroniske dørlåse ((1446 stk stk.) * 1,15). Definitioner Låsen Nøgle Enheder System Administrator Bruger Den samlede løsning Den elektroniske dørlås, inkl. alle komponenter (operativ). Den adgangsgivende enhed, der skal bruges til at låse døren op (adgangsrettighed). Samlet betegnelse for lås og nøgle. Det administrationssystem, der skal bruges til at administrere enheder for identificeret personale, der skal have adgang til identificeret borger (inkl. logning af data). Personale, der har adgang til i systemet at oprette, ændre, fjerne og i øvrigt administrere enheder. Personale og eksterne aktører, fx madservice, der skal have rettigheder fra administrator til via nøgle at få adgang til identificeret borger(e). Begrebet modsvarer samtlige ovennævnte begreber, og er det, tilbudsgiveren skal levere igennem hele kontraktperioden.

2 Beskrivelse af og krav til Enhederne (Mindstekrav) Placering Montering, inkl. undervisning Låsen skal placeres på den indvendige side af døren, således at låsen ikke er synlig for udefrakommende. Opsætning og nedtagning af låsen skal kunne foretages af ordregivers eget personale fra hjælpemiddeldepoterne uden faguddannelse/- autorisation, og låsen skal kunne opsættes og nedtages, uden at der kommer synlige mærker på døren eller sker skade på eksisterende cylinder. Såfremt der tilbydes en batteridreven lås, skal batteriet ligeledes kunne udskiftes af brugere uden brug af specialværktøj og viden. Monteringsvejledning skal medfølge (fx som PDF eller QRscanningskode), og 3 personaler (montører) pr. kommune skal tilbydes undervisning. Tilslutning Adgang for låsesmed Brandtekniske forhold Borgerens nøgle, herunder eksisterende låse-/cylinderformer Tilslutning af låsen skal ske via batteri eller 230 volt. Tilslutning må ikke kræve fast telefonforbindelse, og manglende strømforsyning, fx ved batteriskifte, må ikke nulstille loggen, jf. nedenstående om Beskrivelse af og krav til Systemet. Såfremt låsen ikke kan åbnes efter normal procedure, skal det være muligt for en faglært låsesmed at åbne døren. Låsen må ikke forringe de brandtekniske forhold. Borgerens eksisterende lås skal bibeholdes, således at borgeren og dennes pårørende kan benytte den eksisterende lås og de eksisterende nøgler sideløbende med plejepersonalets adgang til borgeren via den tilbudte lås. I skrivende stund findes der samlet set følgende låse-/cylinderformer hos borgere i eget hjem, hvor personalet har adgang (ét estimat optællinger i udvalgte distrikter er efterfølgende multipliceret); stk. ovale cylindre stk. profilcylindre med dråbeformet udseende stk. runde cylindre Låsen skal kunne monteres på 99 pct. af de ovennævnte låse- /cylinderforme, idet ordregiver er bekendt med, at der kan være 1 pct. af låsene (en lille del af de dråbeformede), der ikke kan monteres efter

3 hensigten. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at dørene med oval eller rund cylinder låses enten den ene eller anden retning, så motoren/vrideren skal kunne opsættes til at køre/dreje begge veje. Kirke- og kasselåse med cylinder er ikke medtaget i nærværende udbud. Nøglen Der skal tilbydes en nøgle enten i form af applikation, RFID-kort, brik, fjernbetjening eller anden adgangsgivende enhed. Hvis der tilbydes en nøgle i form af en applikation, skal denne applikation til hver en tid kunne installeres og opdateres på personalets eksisterende og fremtidige smartphones og tablets på Android såvel som iso (Apple). Til personale, der ikke har smartphone eller tablet, men som skal have adgang til borgeren, fx afløsere eller elever, skal der samtidig med applikationen kunne tilbydes en alternativ adgangsgivende enhed, fx RFID-kort, brik, fjernbetjening eller anden adgangsgivende enhed. Hvis tilbudsgiver ikke tillige med applikationen som nøgle kan levere en alternativ løsning, vil nyindkøb af smartphones blive tillagt tilbudsprisen, jf. tilbudsskemaet i bilag x. Det bemærkes, at der vurderes at være 83 personaler, der har brug for alternativ adgangsgivende enhed (antallet er inkluderet under nøgler, jf. nedenstående om Rettigheder ). Bluetooth Eventuel Bluetooth i låsen skal være kompatibel med personalets eksisterende smartphones og tablets, herunder de(n) Bluetooth-version der ligger herpå, samt kompatibel i.f.t. evt. fremtidige smartphones og tablet (nyere versioner), da smartphones og tablets som udgangspunkt skiftes hvert 2. år. Alternativt skal låsen løbende opdateres til at kunne understøtte kommunikation med nye versioner af Bluetooth. Eksisterende smartphones og tablet hos personalet (ikke udtømmende); - Faaborg-Midtfyn Kommune; HTC One S + Mini ipad og ipad 2 - Kerteminde Kommune; Samsung Galaxy XCover 2 + iphones - Langeland Kommune; Samsung Galaxy XCover 2 + Tab 2 - Nordfyns Kommune (optionskommune); (i skr. stund ingen, politisk beh.) - Nyborg Kommune (optionskommune); Samsung Galaxy S III + ipad

4 Beskrivelse af og krav til Systemet (Mindstekrav) Der ønskes et system for administration af nøgler samt logning af op- og i-låsninger. Opkobling Brugergrænsefladen Undervisning Systemet skal hostes af tilbudsgiver, være browserbaseret og kunne tilgås via enhver computer (Windows) samt via smartphones og tablet både Android og iso (Apple). Brugergrænsefladen skal være på dansk. Tilbudsgiver skal tilbyde undervisning i brugen af systemet, inkl. applikationen, til relevant personale, jf. nedenstående oplistning under Rettigheder. Rettigheder Der skal være adgang for 4387 enheder (2888 låse og 1499 nøgler) fordelt som følger pr. deltagende kommuner; Faaborg-Midtfyn; 449 brugere/nøgler Kerteminde; 204 brugere/nøgler Langeland; 260 brugere/nøgler Nordfyns (optionskommune); 300 brugere/nøgler Nyborg (optionskommune); 286 brugere/nøgler Herudover skal der oprettes op til 44 administratorrettigheder (Faaborg- Midtfyn: 6, Kerteminde: 8, Langeland: 12, Nordfyns (optionskommune): 6 og Nyborg (optionskommune): 12). Enhver administrator og bruger skal have personligt brugernavn og adgangskode, og der skal være mulighed for at udskifte eksisterende brugere med nye brugere, fx i forbindelse med jobskifte/ny leverandør. Der skal ligeledes for den enkelte kommune være mulighed for at tilgå flere nøgler udover oven for anførte estimat, hvis der opstår et udvidet behov i kontraktens løbetid. Systemet skal være målrettet den enkelte kommune, dvs., at systemet skal kunne opdeles i distrikter, plejegrupper og borgere. Systemet skal give mulighed for forskellige rettighedsmæssige adgange til brugere, og adgangen skal kunne gives permanent eller midlertidigt i kortere og længere perioder.

5 Systemet skal som minimum indeholde følgende oplysninger pr. lås/nøgle: navn, identifikationsnummer, adresse, distrikt, oprettelsesdato samt fritekstfelt. Det skal være muligt at afgrænse brugernes adgang til specifikke informationer, herunder at brugeren kun har adgang til de oplysninger, som vedrører eget distrikt eller egen borger(e). Der skal særligt være mulighed for at afskære de eksterne aktører for uvedkommende oplysninger om borgerne. Endvidere skal der være mulighed for at blokere en nøgle i systemet, hvis en nøgle mistes. Registrering Det skal være muligt at administrere hver enkelt enhed i systemet, således at hver enhed skal være oprettet i systemet med stamdata og rettigheder uden brug af CPR-numre. Persondata Tilbudsgiver skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at eventuelle (person)oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Tilbudsgiver skal på ordregivers anmodning give tilstrækkelige oplysninger til, at ordregiver kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen gælder ligeledes for behandlingen hos tilbudsgiver. Kryptering Der skal ske kryptering af datastrøm i.f.t. den samlede løsning. Log Der skal løbende ske logning af alle fysiske handlinger i systemet, dvs. oplysninger om 1) hvilke brugere/nøgler, der har eller har forsøgt at åbne/låse døren, 2) hos hvilken borger/lås, 3) på hvilket tidspunkt samt 4) tekniske alarmer/fejl, fx lavt batteri eller strømsvigt ved låsen

6 Udtræk af data Offentlighedsloven fastsætter, at ordregiver skal sørge for, at hensynet til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved valg, etablering og udvikling af nye IT-løsninger. Det indebærer, at det tilbudte system, samt den underliggende database, skal være indrettet på en sådan måde, at det er muligt for administrator ved enkle kommandoer at foretage dataudtræk af handlingerne i systemet (excel-format) i overensstemmelse med loven eller i øvrigt i.f.t. ledelsesinformation m.v. Nede-/oppetid Nedetid af systemet, fx servernedbrud (men ikke begrænset hertil), må ikke hindre adgangen til borgerens hjem. Adgangsrettigheder til borgerens hjem skal således downloades til nøglen, hvorefter der ved selve oplåsningen hos den enkelte borger ikke behøver at være online adgang til systemet. Der skal være backup på alle data i systemet. Opdateringer/ versionsændringer Support og hotline Der skal ske opdateringer og versionsændringer i hele kontraktperioden, herunder også for eventuelle applikationer, og disse skal varsles mindst 14 dages inden og foretages i de mest hensigtsmæssige tidsrum efter aftale med ordregiver. Tilbudsgiver skal give 24 timers support og hotline i hele kontraktperioden. Supporten skal omfatte den samlede løsning. Serviceaftale Ordregiver forbeholder sig retten til at fortsætte brugen af systemet, inkl. eventuelle applikationer, i op til 3 år efter kontraktens udløb mod tilbudsgivers fortsatte overholdelse af ovennævnte krav samt fortsatte fakturering, jf. priserne i tilbudsskemaet. Alternativt forbeholder ordregiver sig retten til at overtage driften af systemet uden beregning. Ordregiver vælger selv, hvilken løsningsmodel der i givet fald vælges.

7 X. Tildelingskriterier Under- og delkriterier Pris 50% (se tilbudsskema) Funktionalitet 25 % Ordregiver lægger vægt på de af tilbudsgiver angivne priser, jf. tilbudsskemaet i bilag x, hvor der gives pris på følgende: a) Adgang til systemet pr. kommune pr. år b) Lås c) Nøgle som applikation, RFID-kort, brik, fjernbetjening eller anden adgangsgivende enhed (fordelt på tre linjer i tilbudsskemaet) d) Evt. kodningsstander, herunder montering (operativ) e) Ekstra batterier f) Ekstra monteringsdele ( servicepakke til montørerne ) pr. låsetype (option) g) Montering pr. lås uanset låsetype (option) Ordregiver lægger vægt på, at den samlede tilbudte løsning er funktionel og brugervenlig både i.f.t. op- og nedtagning, administration og daglig drift. Der evalueres på såvel tilbudsgivers beskrivelse samt ordregivers afprøvning af: 1) Låsen; tid i.f.t. montering, batteriskift og nedtagning. 2) Systemet; brugergrænseflade, oprettelse, ændring og fjernelse af enheder, kobling af enhederne, herunder ift. begrænset omfang (antal enheder) og tidsrum 3) Nøglen i samspil med Låsen; førstehåndsindtryk ift. nøglen, hastighed og lydniveau i.f.t. op- og i-låsning af dør ude- og indefra Sikkerhed 15 % Ordregiver lægger vægt på, at løsningen er sikker for borgeren. Der evalueres på tilbudsgivers beskrivelse af: 1) håndtering i systemet af mistede nøgler (for applikationen = mistet smartphones eller tablets); hvordan og hvor hurtigt nøglen kan blokeres af systemet, og hvor lang tid nøglen stadig virker herefter, 2) evt. batteri-back-up i låsen, samt hvordan og hvor hurtigt fejl og svigtende batterikapacitet registreres og videregives til ordregiver, 3) hvordan data krypteres, og hvor datatab i øvrigt forhindres samt 3) hvilken oppetid tilbudsgiver garanterer ifm. administrationssystemet og enhederne imellem, samt hvordan tilbudsgiver i øvrigt er sikret mod nedbrud mv.

8 Implementering og undervisning 10 % Ordregiver lægger vægt på den bedst tænkelig implementerings- og undervisningsplan. Der evalueres på tilbudsgivers beskrivelse af: 1) procedure for implementering- og undervisningsplan, inkl. datoer og ansvarsfordeling, herunder leveringstid samt undervisning af administratorer, brugere og montører (der skal i tilbudsgivers besvarelse tages udgangspunkt i, at alle optioner udnyttes). Vareprøver Tilbudsgiver skal ved afgivelse af sit tilbud vedlægge: 1) Beskrivelse af kriterierne Funktionalitet, Sikkerhed og Implementering og undervisning, 2) Lås alt inkl. (for at være operativ) samt vejledning til montering ift. alle tre typer låse-/cylindertyper (låsen må ikke være monteret på udsnit af dør el.lign., men skal leveres, som tilbudsgiveren ville have leveret den til ordregiver efter tildeling af kontrakt), 3) Nøgle enten applikation, RFID-kort, brik, fjernbetjening eller anden adgangsgivende enhed (der skalved alle nøgletyper medfølge vejledning i opsætning og brug, og nøgler, der har brug for kodning, skal være prækodet) samt 4) Demo-adgang til systemet, herunder vejledning til opsætning og brug (der må ikke kræves installation). Der skal således leveres dét, der gør, at den samlede løsning kan testes og evalueres.