Elektronisk nøglesystem for hjemmeplejen. Daglig drift. dd. mm åå

Transkript

1 Elektronisk nøglesystem for hjemmeplejen Daglig drift dd. mm åå

2 Elektronisk nøglesystem for hjemmeplejen, daglig drift Systembeskrivelse Systembeskrivelse Det elektroniske nøglesystem er en ny type personalelås, hvor man erstatter den fysiske nøgle med en digital nøgle i form af krypteret software i en almindelig bluetooth mobiltelefon eller i en bluetooth fjernbetjening. Tre hovedelementer i Det elektroniske nøglesystem: Det administrative system med en database hvor alle data på låse, borgere, personale og rettigheder samt log af hændelser ligger. Mobiltelefon, PDA, smartphone eller en bluetooth fjernbetjening som personalet bruger til at låse døren hos borgeren op med. Elektronisk låseenhed som monteres på indersiden af borgerens dør. Fortsætter næste side Side 1 af 12

3 Systembeskrivelse Fortsat fra forrige side Opbygning af Det elektroniske nøglesystem: 1 Områdeleder med administrativt system Kommunikation via Internet og GPRS 2 Hjemmehjælper med mobiltelefon eller fjernbetjening Bluetooth 3 Låseenhed hos borger Side 2 af 12

4 1. Daglig drift Når Anna skal låse op med sin mobiltelefon, PDA eller smartphone Anna er hjemmehjælper i en kommune, 1 af Når Anna starter sin vagt, tænder hun sin mobiltelefon, PDA eller smartphone. 1.2 Anna åbner Phoniro programmet på sin mobiltelefon, PDA eller smartphone. 1.3 Anna logger ind med sit personlige brugernavn og password. 1.4 Når Anna er logget på, vil de elektroniske nøgler automatisk blive opdateret via mobilnettet og ligge i hendes mobiltelefon, PDA eller smartphone. 1.5 Nu har Anna alle sine nøgler liggende i sin mobiltelefon, PDA eller smartphone. 1.6 Når Anna ankommer til en dør, som hun skal låse op, kan Anna finde borgerens navn på sin liste i mobiltelefonen, PDA en eller smartphonen. Fortsætter næste side Side 3 af 12

5 Anna er hjemmehjælper i en kommune, 2 af 3 Fortsat fra forrige side 1.7 Hvis Anna ikke kan se borgeren navn på sin liste, kan hendes mobiltelefon, PDA eller smartphone søge efter låsens og borgernes identitet. 1.8 Før Anna kan låse op eller søge låsen skal hun tage i dørhåndtaget eller banke på døren for at vække låseenheden på indersiden af døren. 1.9 Når låsen er vækket og Anna har borgerens navn i programmet på mobiltelefon, PDA eller smartphone kan hun trykke på lås op og låseenheden låser døren op At låse en dør op tager ca sekunder for en rutineret bruger Hvis Anna taber eller på anden måde mister sin mobiltelefon, PDA eller smartphone kan hun få administrator i systemet til at spærre hendes mobiltelefon, PDA eller smartphone. Fortsætter næste side Side 4 af 12

6 Anna er hjemmehjælper i en kommune, 3 af 3 Fortsat fra forrige side 1.12 Når Anna låser op og låser igen, logges hændelserne, så hun har dokumentation for sit arbejde Anna låser igen på samme måde døren når hun er færdig med sit besøg Annas mobiltelefon, PDA eller smartphone opdateres løbende, mens hun er på arbejde. Hvis hun får en ny nøgle i systemet, så opdateres hendes sin mobiltelefon, PDA eller smartphone med det samme. Side 5 af 12

7 2. Daglig drift Når Bent skal montere låseenheden hos borgeren. Bent er servicemedarbejder i kommunen, 1 af Bent får besked på, at Gerda skal have opsat en låseenhed, så hjemmeplejen kan få adgang til Gerda, når hun skal have hjemmehjælp. 3.2 Bent ankommer til Gerda og vurderer, hvilken type hoveddørslås det er og finder låseenhed og værktøj frem. 3.3 Bent skal bruge en låseenhed og tre stykker værktøj: En UmbraCo skruetrækker, en stjerneskruetrækker PZ2 og en skævbider 3.4 Låseenheden indeholder følgende: Låseenhed Monteringsring Skruer Stang Fortsætter næste side Side 6 af 12

8 Bent er servicemedarbejder i kommunen, 2 af 2 Fortsat fra forrige side 3.5 Bent skruer de to skruer på bagsiden af Gerdas eksisterende lås ud og tager vrideren af. 3.6 Bent monterer monterings ringen i stedet for vrideren. Hvis der er behov og de eksisterende er for korte så bruger Bent de medfølgende skruer og stangen som han klipper til med bidetangen. 3.7 Bent laver ingen mærker på Gerdas dør, da han bruger de to eksisterende skruehuller, hvor vrideren sad og den nye elektroniske låseenhed monteres på ringen. 3.8 Bent bruger ca. 15 minutter på at montere en låseenhed hos Gerda. 3.9 Hvis Gerda havde haft en anden type lås, så har Bent forskellige tilpasningsstykker med i sin bil Når Bent har monteret låsen, så kører han en referencekørsel med den, så låsen finder ud af, hvordan Gerdas dør låser og låser op Bent har noteret låseenhedens serienummer, som senere skal kobles sammen med Gerda i det administrative system. Side 7 af 12

9 3 Daglig drift Gerda bruger sin egen nøgle. Gerda er ældre og modtager hjemmepleje. 4.1 Gerda er glad, for hun kan stadig bruge sin egen nøgle, som hun hele tiden har gjort. 4.2 Gerdas datter kan også bruge sin nøgle til Gerdas bolig ligesom tidligere. 4.3 På bagsiden af døren sidder låseenheden og Gerda kan bruge låseenhedens vrider ligesom den gamle vrider, der nu er afmonteret. 4.4 For Gerda er der ingen ændringer, når hun skal låse eller låse sin dør op. 4.5 Gerda er glad for, at man ikke udefra kan se, at der bor en ældre som modtager hjemmepleje. Side 8 af 12

10 4. Daglig drift Inge sidder på områdekontoret og deler elektroniske nøgler ud. Inge sidder på områdekontoret i hjemmeplejen, 1 af Inge har adgang til det administrative system. 5.2 Inge har oprettet Anna som lokalbruger og Gerda som borger. 5.3 Inge har koblet Gerda sammen med låsen som Bent har sat op. Anna vil online få nøglen til Gerda på sin mobiltelefon uden at skulle hente den fysisk. 5.4 Det som Inge gør i det administrative system er at: Oprette og redigere borgere Oprette og redigere medarbejdere Redigere rettigheder hos medarbejderne Oprette låse Oprette nye mobiltelefoner og fjernbetjeninger Koble borgere og låse sammen Se batteristatus på låsene Se log og udskrive lister m.m. Fortsætter næste side Side 9 af 12

11 Inge sidder på områdekontoret i hjemmeplejen, 2 af 3 Fortsat fra forrige side 5.5 Inge kan i systemet se, hvornår Gerda har haft besøg af hjemmeplejen og hvem der har besøgt hende. Fortsætter næste side Side 10 af 12

12 Inge sidder på områdekontoret i hjemmeplejen, 3 af Inge kan se batteristatus på alle låseenhederne i loggen. 5.7 Batterierne i låseenheden byttes normalt en til to gange i løbet af fem år, afhængigt af trafik ud og ind af døren. (Bluetooth vækkes, når døren bruges). 5.8 Batterierne kan personalet selv skifte, da det ikke kræver værktøj og låseenheden husker sine indstillinger selvom batteriet skiftes. 5.9 Når Inge ser i systemet, at der er lavt batteri, er der ca. en måneds drift tilbage på batteriet Når der er lavt batteri blinker låseenheden også og Anna får besked, når hun låser op med sin mobiltelefon Bluetooth fjernbetjeningen bruger 2 stk. AAA batterier som holder til 8000 tryk eller ca. et år ved 10 besøg om dagen. Batterierne kan personalet selv skifte Inge har mange muligheder i det administrative system for at udlevere nøgler online og spærre en telefon eller fjernbetjening hvis de mistes Når systemet er oprettet bruger Inge ikke lang tid på at oprette nye borgere eller personale samt koble låse og borger sammen Inge gør det hele på en webbaseret brugergrænseflade og Inge kan altid trække informationer ud om der for eksempel er låse der ikke er tilknyttet borger eller omvendt Inge kan også give medarbejdere begrænset eller tidsbegrænset adgang ved for eksempel en vikar eller ekstern firma. Side 11 af 12

13 Systemet er opbygget omkring kommunens områder eller distrikter. Medarbejderne er koblet sammen med området eller distriktet. En medarbejder kan være koblet på flere forskellige områder eller distrikter. De adgangsgivende enheder er også koblet til et område eller distrikt. Den adgangsgivende enhed giver kun de adgangsrettigheder, som den medarbejder, der logger på, har adgang til. Dette betyder at forskellige medarbejdere med forskellige adgangsrettigheder kan dele en adgangsgivende enhed, for eksempel en telefon. I systemet er låseenheden koblet sammen med borgeren, som igen er koblet via en visitation til et område eller distrikt. Visitationen gør, at borgerne kan være knyttet til et område eller distrikt i en bestemt periode. Side 12 af 12