Her er en beskrivelse af de vigtigste punkter i vores nye fraflytningsprocedure. Vi vedlægger en figur, der illustrerer en typisk fraflytning.

Transkript

1 Tak for et godt seminar Årets varmemesterseminar er overstået, og vi er vendt hjem med mange gode input og forslag, som vi kan arbejde videre med. Vi vil gerne takke jer for den indsats, I gjorde på seminaret, og vi håber, at I også har fået tilegnet jer viden, som kan være til hjælp i det daglige arbejde. Vi oplevede nogle livlige debatter især omkring fraflytning, og vi fik det indtryk, at der stadig er spørgsmål om fraflytningsproceduren. Derfor vil vi i dette nummer af Den Blå Tråd informere om, hvordan vi håndterer fraflytninger i Dan-Ejendomme as. Den nye fraflytningsproces er en standardprocedure i Dan-Ejendomme as og gælder for alle. Du skal fremover følge denne procedure, selv hvis du har andre rutiner, du er vant til. Samtidig vil vi også informere jer om andre nye rutiner, som gælder pr. 1. januar Det vedrører fotodokumentation af flyttesyn og håndtering af fakturaer vedrørende vedligeholdelse af ejendommen. Vi er klar over, at dette nummer af Den Blå Tråd indeholder mange vigtige informationer. Hvis du har spørgsmål til nogle af emnerne, er det vigtigt, at du kontakter din projektleder. Ny fraflytningsprocedure Erik W. Bundesen, afdelingschef Her er en beskrivelse af de vigtigste punkter i vores nye fraflytningsprocedure. Vi vedlægger en figur, der illustrerer en typisk fraflytning. Forsyn Når lejeren skal flytte, tilbyder vi lejeren et uforpligtende forsyn. Formålet med forsynet er, at du skal give lejeren overblik over, hvad du forventer, der skal istandsættes i lejligheden. Du skal forklare lejeren, at der kan være yderligere mangler, som du ikke kan se ved forsynet pga. tæpper på gulvene, billeder på væggene, reoler, sofaer mv. i lejligheden. Forsynet kan derfor især bruges som en indikation af arbejdets forventede omfang. Du skal gøre lejeren opmærksom på de ting, som altid skal udbedres i et lejemål - fx store huller i væggene, slidt lakering, ridser på dørene mv. Vi anbefaler, at du ikke udtaler dig om pris på istandsættelse, men alene om arbejdets forventede omfang. Hvornår kan forsynet ske? Forsynet kan gennemføres, inden lejeren siger op eller kort efter opsigelsen. Hvis lejeren ønsker at bruge lejemålets indvendige vedligeholdelseskonto til istandsættelsen, skal forsynet ske inden opsigelsen, da lejeren normalt ikke har ret til at bruge kontoen efter opsigelsen. Brug af indvendig vedligeholdelseskonto ved fraflytning Der gælder forskellige regler for brug af den indvendige vedligeholdelseskonto alt efter, hvordan lejligheden skal afleveres: Som beset/velvedligeholdt: Lejeren kan ikke bruge den indvendige vedligeholdelseskonto efter, at lejligheden er opsagt. Istandsættelserne skal derfor være udført og betalt fra den indvendige vedligeholdelseskonto, inden lejeren siger op. (Det betyder, at forsynet skal ligge op til måneder før opsigelsen). 1

2 Nyistandsat: Du skal godkende, at udgifterne til istandsættelsen kan betales fra kontoen, inden lejeren siger op. Det er ikke et krav, at arbejderne er udført, eller regningerne er betalt inden opsigelsen. Hvis lejeren selv vil stå for istandsættelsen Vi giver lejeren lov til selv at istandsætte lejligheden, med mindre andet er beskrevet i kontrakten. Som noget nyt giver vi ALLE lejere mulighed for at bruge egne håndværkere også selv om der står i kontrakten, at arbejdet skal udføres af ejendommens håndværkere. Når lejeren selv istandsætter, eller selv bruger egne håndværkere, gælder to betingelser: 1. Istandsættelsen skal være udført i korrekt håndværksmæssig stand 2. Arbejdet skal være udført inden flyttesynet. Lejeren får besked om dette i det brev, vi sender som bekræftelse på opsigelsen. Dette bliver implementeret i de nye standardbreve og gælder alle kunder. Du skal sørge for at informere lejeren om, at kvaliteten af lejerens egen - eller egen håndværkers istandsættelse skal være i korrekt håndværksmæssig stand, og at det er lejerens eget ansvar, at dette bliver overholdt. Flyttesyn Flyttesynet skal holdes straks efter, at lejeren er flyttet fra lejemålet. Lejeren er officielt flyttet, når samtlige nøgler til lejemålet er afleveret. Derfor skal du altid holde øje med, om du modtager nøgler til lejemålet fx i din postkasse. Det er dit ansvar at holde flyttesynet straks efter, lejeren er flyttet. Normalt gennemfører vi flyttesynet senest 10 arbejdsdage, inden opsigelsesperioden ophører. Når flyttesynet er gennemført, har lejeren ikke længere adgang til lejemålet. Du skal derfor sørge for, at lejeren afleverer nøgler, vaskekort, brugsvejledninger mv. til dig. Husk at lejeren altid har ret til at invitere en tredje part med til flyttesynet fx en repræsentant for beboerrepræsentationen. På flyttesynet udfylder du en fraflytningsrapport, der beskriver de arbejder, som skal udføres i lejligheden. Du skal bede lejeren skrive under på rapporten som et bevis på, at lejeren har modtaget den. Underskriften er IKKE en accept af arbejdernes omfang. Når flyttesynet er gennemført, sørger du for, at arbejdet bliver udført af eksterne håndværkere. NYT Lejeren kan pege på en håndværker efter flyttesynet Som noget nyt giver vi lejeren mulighed for at pege på firmaer, de ønsker skal udføre arbejdet. Men efter flyttesynet er det Dan-Ejendomme as, der entrerer med firmaerne. Det betyder, at firmaerne skal leve op de betingelser, vi stiller til vores leverandører: 1. kvaliteten skal være efter vores anvisning 2. håndværkerne kan garantere, at arbejderne kan udføres i det tidsrum, vi vælger 3. firmaet hæfter for forsinkelse eller dårlig kvalitet. Det gælder også lejen i den periode, ny lejer skulle være flyttet ind 4. håndværkeren skal være momsregistreret. I praksis betyder den nye procedure, at: 1. du kontakter det firma, lejeren har peget på, umiddelbart efter flyttesynet. 2

3 2. Du gennemgår lejligheden med de pågældende håndværkere og beder dem give en pris på istandsættelsen. 3. Du henter også en pris hos de håndværkere, du normalt bruger på ejendommen. 4. Du sammenligner prisen og vælger den billigste leverandør. Du kan naturligvis ikke på forhånd vide, om det håndværksfirma lejeren eventuelt anbefaler kan leve op til vores kvalitet. Men det er vigtigt, at du sørger for at informere firmaet om, hvornår arbejdet skal være færdigt samt at firmaet hæfter for alle udgifter, hvis arbejdet ikke er færdigt til den aftalte tid. Den normale procedure er, at håndværkerne, som er skyld i forsinkelse, hæfter for de udgifter, der kan opstå ved, at ny lejer ikke kan flytte ind til tiden. Når arbejdet er færdigt, udfører du en kvalitetskontrol, inden ny lejer flytter ind. Det gælder uanset, hvilket firma der har udført istandsættelsen. Hvorfor har vi valgt at ændre i proceduren? Det nye i proceduren er, at vi giver lejeren mulighed for at pege på et håndværkerfirma efter flyttesynet. Baggrunden for denne ændring i proceduren skyldes to ting: 1. Vi ønsker at gøre op med myten om, at vi er i lommen på håndværkerfirmaer. Hvis lejeren kan skaffe et billigere tilbud på opgaven, ønsker vi ikke at stå i vejen for dette så længe kvalitet og arbejdstidspunkt er efter vores ønsker. Hvis vi nægter en lejer at bruge lejerens momsregistrerede håndværker, og regningen bliver dyrere end det, lejeren kunne have fået, ved vi, at vi får en sag på halsen og det kan vi i bund og grund godt forstå. 2. Vi kan altid forsvare flytteregninger med, at lejeren selv kunne have peget på et firma til at udføre opgaven. Det betyder naturligvis ikke, at vi ikke skal gøre alt for at skaffe lejeren det billigste tilbud. Det skal vi altid gøre! Det er vores forventning, at kun meget få lejeren vil benytte sig af denne mulighed for at pege på en håndværker efter flyttesynet. Erfaringen viser, at det kun sker i cirka et ud af hundrede tilfælde! Uanset om lejeren peger på et firma eller ej, er du naturligvis altid forpligtet til løbende at indhente kontroltilbud hos andre håndværkere end dem, du normalt bruger. Vi har pligt til at sikre vores lejere de billigste håndværkerpriser hver gang. NYT - Fotodokumentation af flyttesyn Pr. 1. januar 2005 indfører vi fotodokumentation ved alle flyttesyn i Dan-Ejendomme as. Fotodokumentationen skal alene bruges, hvis en flyttesag ender i en konflikt, hvor fraflytter fx ikke vil acceptere flytteafregningen. Formålet med fotodokumentationen er at illustrere lejlighedens generelle stand. Det kan du gøre ved at tage 5 6 billeder af lejemålet. Fotograferingen skal foregå digitalt, og inden du går i gang, skal du sørge for, at datoen er indstillet korrekt på kameraet. Du modtager kameraet i løbet af december. Hvis du har nogle spørgsmål vedrørende kameraet, kan du altid spørge din projektleder. 3

4 Hvordan gør du i praksis? Du kan starte med at fotografere hoveddøren med navneskiltet, inden du ringer på. Du skal, som nævnt tidligere tage 5-6 billeder, der beskriver lejlighedens generelle stand samt fotografere defekte bordplader, huller i døre, skader på gulvet, revner i sanitet, ødelagt inventar i køkkenet m.v. I den forbindelse er det vigtigt, at du ikke tager 10 billeder af den samme ridse i gulvet, selv hvis den er stor. Det kan virke provokerende. Når du fotograferer en skade på en væg eller et gulv, skal du holde en kendt genstand sammen med skaden fx en blyant, en æske tændstikker, mobiltelefon eller andet. Hvis du ikke angiver et størrelsesforhold, mister fotografiet sin værdi. Efter fotograferingen skal du sætte en label eller andet på kameraets hukommelseskort (chippen) og gemme den på dit kontor. Vi anbefaler, at du etablerer et system, så du nemt kan finde chippen igen. Det bedste er at opbevare chippen i en kuvert sammen med den øvrige del af flyttesagen. Indtil flyttesynet er afregnet, og du modtager besked fra ejendomsadministratoren, skal du gemme alle billeder fra flyttesynet. Derefter kan du slette chippen og bruge den ved næste flyttesyn. Erik W. Bundesen, afdelingschef Istandsættelse af lejligheder malerpriser I den sidste tid har der været meget tale om priser på istandsættelse af lejeboliger. Derfor har vi fra Ejendomsforeningen Danmark fået opmålinger for ni forskellige lejligheder, som viser prisen på maleristandsættelse. Opmålingerne er udført af Malernes Fagforening Storkøbenhavn og er foretaget i tre forskellige gennemsnitslejligheder hver med tre forskellige behandlinger. De 3 forskellige gennemsnitslejligheder er på henholdsvis 80, 120 og 150 m 2. Prisen er beregnet udfra følgende behandlinger: Behandling 1: Behandling 2: Behandling 3: Alt vaskes, gipses/pletspartles, repareres og males 1 gang. Lejlighedens gulve vaskes, letslibes, plettes samt 1 gang lak. Der udføres rengøring, vinduespolering m.m. Alt vaskes, gipses/pletspartles, repareres og males 2 gange. Lejlighedens gulve vaskes, letslibes, plettes samt 1 gang lak. Der udføres rengøring, vinduespolering m.m. Alt vaskes, træværk, vinduer, ovne og rør dobbeltvaskes, der gipses/pletspartles og males 3 gange. Lejlighedens gulve vaskes, letslibes, plettes samt 1 gang lak. Der udføres rengøring, vinduespolering m.m. 4

5 Priserne på de tre behandlinger i de tre forskellige lejligheder er: Lejlighedens Behandling 1 Behandling 2 Behandling 3 størrelse 80 m kr kr kr. 120 m kr kr kr. 150 m kr kr kr. Vi har i Dan-Ejendomme as selv foretaget en gennemgang af istandsættelsesopgørelserne for de seneste cirka fraflytninger. Undersøgelsen viser, at: de gennemsnitlige istandsættelsesudgifter var pr. lejlighed kr kr. malerarbejdet udgjorde 63% af istandsættelsesudgifterne, eller ca kr. gulvarbejderne udgjorde 20% af istandsættelsesudgifterne, eller ca kr. rengøring m.v. udgjorde 7% af istandsættelsesudgifterne, eller ca kr. øvrige håndværkere udgjorde de resterende 10% af istandsættelsesudgifterne den gennemsnitlige flyttelejlighed var 78,8 m 2 fraflytterne havde i gennemsnit boet i lejlighederne i 6½ år. For god ordens skyld skal vi oplyse, at vores undersøgelse af istandsættelsesudgifter ved fraflytning omhandler alle typer lejligheder altså både lejligheder, der skal afleveres nyistandsatte, lejligheder, der blot skal afleveres i god stand, lejligheder med indvendig vedligeholdelseskonto mv. Blandt andet derfor er priserne ikke umiddelbart sammenlignelige med tallene fra Ejendomsforeningen Danmark. Bendix Kristiansen, indkøbschef Håndværkerpriser tjek din leverandør Grundlæggende har vi i Dan-Ejendomme as nogle gode, stabile og fornuftige leverandører takket være jeres indsats på ejendommene. Men vi har en forpligtelse over for både kunder og lejere til at sikre, at vi hele tiden køber varer og håndværkerydelser så billig som muligt, men samtidig sikre, at vi får leveret en god kvalitet. Derfor skal du løbende indhente kontroltilbud hos andre leverandører end dem, du normalt bruger. Når du rekvirerer og afregner håndværkerydelsen efter forbrug af tid og materialer, skal kontrollen af blandt andet materialemængder og -priser, timesatser, udkaldstillæg m.m. være ekstra nøje. Du har ansvaret for at udføre denne kontrol. På varmemesterseminaret blev der orienteret om, at vi havde undersøgt prisniveauet for nogle af de firmaer, vi anvender mest inden for fagene VVS, EL og snedker/tømrer. Disse prisniveauer skal være en hjælp for dig til at identificere de firmaer, der tager for høje priser. Timesatser inklusive eventuel servicevogn varierede meget, og der blev gjort opmærksom på at alle varmemestre såfremt deres håndværkere prismæssigt ligger over gennemsnittet skal tage kontakt med deres håndværkere og forsøge at forhandle timepriserne ned på gennemsnitsniveauet for det konkrete fag. Her er de gennemsnitsbeløb, der blev oplyst på seminaret: VVS-installatører: 331,00 kr. inkl. servicevogn pr. time EL-installatører: 339,00 kr. inkl. servicevogn pr. time Snedker/tømrer: 322,00 kr. inkl. servicevogn pr. time. 5

6 Du skal kontrollere fakturaerne for korrekt tidsforbrug, servicevogn, overtidstillæg, smudstillæg, udkaldstillæg, anvendelse af lærlinge og så vidt muligt materialepriser. Hvis der er fejl ved en faktura, skal du sende en kopi til håndværkeren eventuelt vedlagt et følgebrev (standard blev udleveret på seminaret). Vi beder håndværkeren sende en kreditnota til udligning af den forkerte faktura og en ny faktura. Hvis håndværkeren fakturerer et stort udkaldstillæg eller fakturerer tillægget allerede fra tidlig fredag eftermiddag eller lignende, beder vi dig kontakte håndværkeren og forhandle tillægget nedsat eller fjernet. På seminaret blev de geografiske forskelle i håndværkerpriserne drøftet, og vi kan oplyse, at ovennævnte gennemsnitspriser fordeler sig således på Vest-/Østdanmark: VVS-installatører: 331,00 kr. inkl. servicevogn pr. time Vest: 314,50 kr. Øst: 334,50 kr. EL-installatører: 339,00 kr. inkl. servicevogn pr. time Vest: 330,00 kr. Øst: 339,30 kr. Snedker/tømrer: 322,00 kr. inkl. servicevogn pr. time. Vest: 303,50 kr. Øst: 325,00 kr. Der skal dog gøres opmærksom på, at antallet af håndværksfirmaer Vest for Storebælt er begrænsede i antal set i forhold til antallet af firmaer fra Øst for Storebælt. Vi har efter seminaret undersøgt timepriser (ligeledes ekskl. moms) hos malerfirmaer og fandt følgende gennemsnitspriser: Malere: 272,50 kr. pr. time Vest: 260,00 kr. Øst: 297,50 kr. Hvis du på baggrund af disse gennemsnitspriser kan se, at håndværkerpriserne på din ejendom normalt er for høje, skal du kontakte håndværkerne og forsøge at forhandle priserne ned. Hvis det ikke lykkes, skal du kontakte din projektleder, så I kan finde ud af, hvad vi kan gøre muligvis skifte til en anden håndværker, som kan udføre det samme arbejde billigere. Bendix Kristiansen, indkøbschef Ny måde at behandle fakturaer vedrørende vedligeholdelse Fremover skal du behandle fakturaer vedrørende vedligeholdelsen af ejendommen på en ny måde. Du skal påføre både kontonummer og underkontonummer på alle fakturaer, der vedrører vedligeholdelse af ejendommen. (Vær opmærksom på, at det kun gælder fakturaer vedrørende vedligeholdelse.) Vi skelner mellem to typer af vedligeholdelse: løbende vedligeholdelse (uspecificerede arbejder) planlagt vedligeholdelse (arbejder, der er specificerede i budgettet) Hvordan finder du kontonummeret? Du får tilsendt to hjælpemidler til at finde det rigtige kontonummer: En aktivitetsoversigt (sendes af din projektleder) En kontoplan (vedlagt Den Blå Tråd) 6

7 Aktivitetsoversigt I aktivitetsoversigten kan du se alle de budgetterede aktiviteter på ejendommen. De planlagte vedligeholdelsesarbejder er nævnt med et kontonummer i aktivitetsoversigten. Det kontonummer og underkontonummer skal du skrive på fakturaen. De løbende vedligeholdelsesarbejder vil typisk være budgetteret som ét samlet beløb i aktivitetsoversigten. Her skal du også bruge kontoplanen til at finde frem til det kontonummer, du skal bruge. Aktivitetsoversigten kan fx se således ud: Hver aktivitet er angivet med en beskrivelse af aktiviteten, et beløb, et kontonummer, en underkonto, en dato og en fakturatype. Brug af aktivitetsoversigt for planlagt vedligeholdelse: Du skal bruge fakturatypen, kontonummeret og underkontoen til at skrive på de fakturaer, der vedrører den planlagte vedligeholdelse. Beløbet og budgetdatoen kan du bruge som ekstra information om aktiviteten. Budgetdatoen er ikke den dato aktiviteten skal starte, men derimod den dato, vi forventer, den første faktura skal betales. Brug af aktivitetsoversigt for løbende vedligeholdelse Der vil typisk være en eller flere linjer for den løbende vedligeholdelse i aktivitetsoversigten. Det er forskelligt for kunder og projektledere, hvor meget den løbende vedligeholdelse er specificeret ud. For fakturaer, der vedrører den løbende vedligeholdelse, er det sjældent angivet, hvilken konto og underkonto det skal faktureres på, fordi det er ukendt på budgetteringstidspunktet. Den løbende vedligeholdelse skal du derfor altid fakturere som en fakturatype 1, og du skal selv specificere konto og underkonto på fakturaen fx konto og underkonto

8 Ud over de planlagte og løbende aktiviteter kan der i årets løb komme vedligeholdelsesarbejder, som ikke fremgår af oversigten. Hvordan du skal håndtere disse fakturaerne, vil du få besked om fra din projektleder. Ny kontoplan Den nye kontoplan er opdelt efter bygningsdele i stedet for faggrupper. Det betyder, at du skal finde kontonummeret ud for den bygningsdel, hvor arbejdet er udført. Fx skal maling af vinduer nu konteres under vinduer i facade i stedet for på en malerkonto. Årsagen er, at vi i højere grad kan følge med i hvor på ejendommen, den løbende vedligeholdelse bliver udført. Kontoplanen er opdelt i 9 bygningsgrupper. Der er to kontonumre til hver hovedgruppe - et kontonummer til den planlagte vedligeholdelse og et til den løbende vedligeholdelse. Under hver hovedgruppe er der en række underkonti. Underkontonummeret er det samme uanset, om det er planlagt eller løbende vedligeholdelse. Kontoplanen er bygget op ud fra SfB-standarden, som er en anerkendt branchestandard til at opdele ejendomme i bygningsdele. Sådan konterer du fakturaer vedrørende vedligeholdelse Du skal skrive konto nr. + underkonto oven over dit adressestempel. Det gælder både fakturatype 1 og 2. Du skal angive kontonummeret og underkontoen: , hvor er selve kontonummeret og 311 er underkontoen. Det er vigtigt, at du påfører kontonummer + underkonto over ADRESSESTEMPLET og ikke skriver det i nærheden af fakturastemplet med kundenr., ejendomsnummer og fakturatype. Skriver du kontonummer + underkonto i nærheden af fakturastemplet, kan det skabe store problemer for indscanningen. Du skal fortsat skrive dato og en underskrift lige under adressestemplet. Hvis du kender projektnummeret for de planlagte aktiviteter, må du gerne skrive det på, men sørg for, at det står adskilt fra kontonummeret. Vær opmærksom på, at projektnumre altid skal angives med et P foran nummeret fx P3129. Hvis du har spørgsmål til, hvordan du skal kontere vedligeholdelsesfakturaerne, er du altid velkommen til at kontakte ejendomsadministratoren for din ejendom. Her er et eksempel på, hvordan du skal kontere fakturaen: 8

9 9

10 Det gælder ikke alle andre fakturaer! Det er vigtigt at understrege, at det kun drejer sig om fakturaer vedrørende vedligeholdelsen af ejendommen. Det betyder, at følgende fakturaer skal behandles som hidtil: Serviceabonnementer (Fx service på elevator og lignende) (Fakturatype 1) Renholdelse (Fx indkøb af rengøringsartikler) (Fakturatype 1) Lejlighedsmoderniseringer (Fakturatype 2) Projektfakturaer fra tidligere budgetår, der ikke er afsluttet (Fakturatype 2) Flyttesager (Fakturatype 4) Indvendig vedligeholdelse (Fakturatype 5). Fakturaer, der går ind under en af disse kategorier skal stemples, udfyldes og sendes ind, som du plejer. Der skal ikke skrives kontonummer og underkonto på! Nyt Drifts- og vedligeholdelsessystem Dorthe Hovgård Hansen, forretningsudvikler Årsagen til, at vi i det nye regnskabsår ændrer i konteringen af fakturaer, er, at vi har taget et nyt drifts- og vedligeholdelsessystem i brug. Det betyder, at vi nu udarbejder 10 års drifts- og vedligeholdelsesbudgetter, hvor vi tidligere typisk kun har udarbejdet 1, 3 eller 5 års budgetter. Vores kunder lægger stor vægt på, hvor meget deres ejendom er værd på markedet, og langtidsbudgetteringen af især drift- og vedligeholdelsesudgifter har meget stor betydning for ejendommens markedsværdi. Derudover sikrer det nye system ensartede forretningsgange i forbindelse med budgetteringen. Det gør det lettere at styre budgetteringen fremover. Ud over denne funktion indeholder systemet en række andre funktioner. Blandt andet bliver det muligt at udføre: bygningsregistrering registrering og budgettering af serviceaftaler registrering og budgettering af aktiviteter udarbejdelse af styrings- og driftsplaner diverse udskrifter m.m. I år har vi dog valgt "kun" at foretage selve budgetteringen af drifts- og vedligeholdelsesaktiviteterne på ejendommene i det nye system. I den kommende tid vil vi løbende tage flere elementer af systemet i brug. Søren Westh, udviklingschef Kort nyt: Varmemesterseminar 2005 Det næste varmemesterseminar vil blive holdt den oktober 2005 i Nyborg, hvor vi håber på at få endnu et konstruktivt seminar. Husk derfor allerede nu at sætte et kryds i kalenderen. NYT gaver skal registreres fremover Som noget nyt er vi såvel ansatte på hovedkontoret som ansatte ude på ejendommene - begyndt at registrere modtagne gaver fra leverandører eller samarbejdspartnere. 10

11 Hvis du skulle modtage en gave eller lignende som fx vin eller andet fra leverandører og samarbejdspartnere, skal du derfor udfylde en gaveliste. Vi vedlægger en liste, du skal bruge til registrering af gaver, der eventuelt modtages i forbindelse med jul/nytår. Listen skal i udfyldt stand indsendes til din projektleder senest den 5. januar Erik W. Bundesen, afdelingschef / Susanne Borch, personalechef Frist for fakturaer inden jul Fakturaer, som skal indgå i regnskaberne for 2004, skal være Dan-Ejendomme as i hænde senest mandag den 6. december Husk at tage hensyn til postgange de sidste fakturaer skal muligvis sendes med A-post, så de når frem til tiden. Oplysninger til brug for lønkørslen i december skal sendes til lønafdelingen, så vi har dem senest mandag den 13. december Gregers Rye Jensen, regnskabschef Ny bestillingsseddel til arbejdstøj Vi har fået en ny bestillingsseddel til arbejdstøj. Den er vedlagt dette nummer af Den Blå Tråd, og den skal erstatte den gamle bestillingsseddel i Håndbogen for ejendomsfunktionærer. Julen står for døren Bendix Kristiansen, indkøbschef Julen nærmer sig, og i år holder vi juleferie fra den 24. december 2004 til den 2. januar 2005 begge dage inklusive. Beredskab i julen I forbindelse med juleferien skal du sørge for bemanding af ejendomskontoret, nødvendig renovation og beredskab omkring glatføre og snerydning. Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte din projektleder. Sikkerhedspartner SP-aftalen Ved akutte skader i juleferien henviser vi til SikkerhedsPartner på telefon SikkerhedsPartner er i besiddelse af en nødplan, som er tilpasset den enkelte ejendom. Nødplanen indeholder blandt andet oplysninger om ejendommens faste håndværkere, vagttelefonnumre til vvs- og el-installatøren, elevatorfirma, låsesmed, oplysninger om evt. Falck-abonnement mv. Derudover er der oplysninger om ejendommens forsikringsselskab og i øvrigt oplysninger om evt. specielle forhold på ejendommen. (Husk - hvis du ændrer på dine leverandører på ejendommen - så skal du også revidere forholdsordren! Tal med din projektleder eller Hanne Kristensen, tlf , hvis du er i tvivl!) Det er aftalt, at SikkerhedsPartner ved akutte skader rekvirerer ejendommens håndværkere eller Skadesservice Danmark - men ved ikke akutte skader er det aftalt, at SikkerhedsPartner ikke rekvirerer håndværkere eller lignende - men alene oplyser lejeren om telefonnumre i 11

12 henhold til forholdsordren, samt henviser til at kontakte viceværten i dennes kontortid. (SikkerhedsPartner oplyser ikke viceværtens mobiltelefonnummer.) Akutte skader er fx.: Vand i ejendommen fra et sprunget/stoppet rør. Vand fra overboen. Vindue, der er blæst ud og faldet ned. Stormskader på tag. Stillads, der er væltet eller er ved at vælte. Istapper, der udgør fare (risiko for at styrte ned). Hvis lejeren vælger at kontakte en håndværker eller leverandør, er det som udgangspunkt altid lejeren, der skal betale for det udførte arbejde. Det er samtidigt aftalt, at hvis det er ældre eller svagelige mennesker, der henvender sig, må SikkerhedsPartner tage bestik af situationen og evt. hjælpe med at kontakte en håndværker eller lignende. Ved opkald fra ejendomme, der ikke er omfattet af SP-aftalen, yder vi ingen hjælp - men vi henviser alene til ejendommens varmemester og evt. til opslag i opgangen eller ved varmemesterens kontor. Husk derfor at ajourføre dette opslag. Projektlederne har etableret en vagtordning, så det er muligt at få kontakt med en projektleder i juleferien. God jul og godt nytår Det var de praktiske informationer omkring beredskabet i julen. Vi vil gerne benytte lejligheden til at ønske dig og din familie en rigtig glædelig jul og et godt nytår. Tak for din indsats i det år, der snart er gået vi ser frem til et fortsat godt samarbejde i Erik W. Bundesen, afdelingschef 12