Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register.

Transkript

1 Domstolsstyrelsen Persondatabehandling Årsberetning St. Kongensgade København K. Tlf Fax CVR nr EAN-nr Sagsbeh. kfj J.nr Den 30. april 2012 Indhold: Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Vejlednings- og tilsynsvirksomheden i Generelle og konkrete sager Oversigt over udvalgt lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger ISSN Persondataloven - lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer - har som hovedformål at sikre, at personoplysninger ikke misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register. Loven finder som udgangspunkt anvendelse på alle domstolenes sagsområder, bortset fra visse bestemmelser på det strafferetlige område. Persondataloven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Den færøske persondatalov gælder kun for myndigheder, som er under Færøernes hjemmestyreordning. For rigsmyndighederne på Færøerne, herunder retsvæsnet, gælder således registerloven, der også gælder for Grønland. Det fremgår af persondatalovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om sin virksomhed.

2 Side 2/7 Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Domstolsstyrelsens kompetence er reguleret i persondatalovens 67 og Domstolsstyrelsen fører tilsyn med behandling af oplysninger, der foretages for domstolene. Stk. 2. Tilsynet omfatter behandling af oplysninger med hensyn til domstolenes administrative forhold. Stk. 3. For anden behandling af oplysninger træffes afgørelse af vedkommende ret. Afgørelsen kan kæres til højere ret. For særlige domstole, hvis afgørelser ikke kan indbringes for højere ret, kan den i 1. pkt. nævnte afgørelse kæres til den landsret, i hvis kreds retten er beliggende. Kærefristen er 4 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt den pågældende. 68. For Domstolsstyrelsens udøvelse af tilsyn i henhold til 67 gælder bestemmelserne i 56 og 58, 62, stk. 1, 2 og 4, 63, stk. 1, og 66. Domstolsstyrelsens afgørelser er endelige. Stk. 2. Ved udarbejdelse af bekendtgørelser eller lignende generelle retsforskrifter, der har betydning for beskyttelsen af privatlivet i forbindelse med behandling af oplysninger, der foretages for domstolene, skal der indhentes en udtalelse fra Domstolsstyrelsen. Stk. 3. Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om dens virksomhed. Domstolsstyrelsen fører således tilsyn med domstolenes behandlinger af personoplysninger på det administrative område og med overholdelsen af sikkerhedsreglerne både på det judicielle og det administrative område. Domstolsstyrelsen påser både af egen drift og efter klage fra en registreret, at persondatabehandlingen er i overensstemmelse med persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og øvrige sikkerhedsforskrifter. Hvis en borger gør indsigelse imod en domstols behandling af personoplysninger, træffer domstolen derimod selv afgørelse, når det drejer sig om det judicielle område. Domstolens afgørelse kan ifølge persondatalovens 67, stk. 3, 2.pkt, kæres til højere ret. Kære sker efter de almindelige regler i retsplejeloven, med en kærefrist på 4 uger. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave svarer til den opgave, som Datatilsynet udfører med hensyn til den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv. Med udgangspunkt i den sammenlignelige opgave søger Domstolsstyrelsen så vidt muligt at tilrettelægge tilsynsopgaven efter samme retningslinjer, som Datatilsynet fastlægger for sin tilsynsvirksomhed. Domstolsstyrelsen og Datatilsynet samarbejder i øvrigt ved at udveksle relevante oplysninger. Relevante oplysninger er for eksempel afgrænsningsspørgsmål vedrørende afgørelseskompetencen. Samtidig med persondatalovens ikrafttræden den 1. juli 2000 er også tilsynet med tinglysningssystemet henlagt til Domstolsstyrelsen. Vejlednings- og tilsynsvirksomheden Domstolene

3 Side 3/7 Domstolsstyrelsen lægger vægt på at komme i dialog om databeskyttelsesretlige spørgsmål med såvel de dataansvarlige retter som eksterne databehandlere, der drifter et it-system eller på anden måde arbejder for domstolene. Det gælder også Danmarks Domstoles eget it-center, der udvikler og drifter domstolenes sagsbehandlingssystemer. Domstolsstyrelsens tilsynsvirksomhed udgør således ikke kun en kontrolforanstaltning, men er et væsentligt værktøj i det løbende samarbejde mellem styrelsen og de enkelte retter om at sikre et højt databeskyttelsesniveau i Danmarks Domstole. Domstolsstyrelsen har i de seneste år kun foretaget få tilsynsbesøg, men planlægger at gennemføre anmeldte tilsynsbesøg fra foråret 2012, idet byretterne efterhånden er ved at komme på plads i nye bygninger efter retskredsreformen. En konkret henvendelse eller klage over rettens persondatabehandling kan efter omstændighederne udløse et uanmeldt tilsynsbesøg, men her ud over afholder styrelsen fortrinsvis anmeldte tilsynsbesøg. Styrelsen har i denne forbindelse en vigtig, løbende dialog med den ret, besøget vedrører. Domstolsstyrelsen har i mere end 10 år sammen med Rigsrevisionen og Datatilsynet deltaget i tilsynsmøder hos den private databehandler CSC. Sidstnævnte behandler blandt andet tinglysningsdata for domstolene. Domstolsstyrelsens deltagelse har haft til formål at få information om CSCs sikkerhedsmæssige fokus og at drøfte generelle og konkrete forhold, der kunne få interesse for Domstolsstyrelsen, herunder tinglysningssystemet. Møderne med CSC har efterhånden har ændret karakter til en mere overordnet orientering. Derfor har Domstolsstyrelsen igennem 2011 overvejet, om der fortsat er den fornødne forretningsmæssige værdi i at deltage i dette mødeforum. I overvejelserne har indgået, at samme forhold reguleres i CSCs kontraktlige forpligtelser vedrørende driften og vedligeholdelsen af Domstolsstyrelsens systemer, herunder tinglysningssystemet. Herunder holder Domstolsstyrelsen og Tinglysningsretten jævnlige møder med CSC. Styrelsens konklusion er, at Domstolsstyrelsen fra udgangen af 2011 ikke længere deltager i møderne. I det omfang, private databehandlere i øvrigt servicerer domstolenes it-systemer, vil Domstolsstyrelsen foretage tilsynsbesøg hos disse, ligesom der i konkrete anledninger foretages tilsynsbesøg i Danmarks Domstoles eget drift- og udviklingscenter. I udviklingsarbejdet rådgives it-centret så vidt muligt forud for pilotdrift af nyudviklede applikationer, for eksempel brugerstyringsprogrammer og sagsbehandlingsprogrammer. Anmeldelse af domstolenes behandling af fortrolige oplysninger Domstolenes behandling af fortrolige oplysninger er anmeldt til Domstolsstyrelsen, der fører en samlet fortegnelse over anmeldelserne. Behandlingen af personoplysninger ved domstolene foretages som altovervejende hovedregel på samme måde og ved anvendelse af ens it-systemer. Domstolenes behandlingsanmeldelser er derfor forholdsvis ensartede, og langt den største del af anmeldelserne er foretaget på grundlag af de standarder, som Domstolsstyrelsen har udarbejdet. Der er følgende nye anmeldelser vedrørende retternes sagsbehandling:

4 Side 4/7 Retslister til journalister Lydoptagelse Videooptagelse Meddommerdatabase (sagkyndige) Sikkerhedspolitik Danmarks domstoles sikkerhedshåndbog, der bygger på DS484, er trådt i kraft den 1. juli Håndbogen opdateres løbende af Domstolsstyrelsen. Generelle og konkrete sager: De henvendelser og klager over domstolenes persondatabehandling, som Domstolsstyrelsen har behandlet, drejer sig som hovedregel om emner, der er beskrevet i tidligere års beretninger. Nogle få er gengivet neden for. Almindelig , sikker og SMS Brugen af s er intensiveret i de sidste år, og domstolene modtager, bl.a. fra advokater, særdeles mange almindelige s med et indhold, der burde sendes som sikker . Domstolsstyrelsen har derfor brugt en del ressourcer på at finde en sikker løsning, som kan bruges af advokater og andre interessenter. Indtil videre fungerer en ordning, hvor den, der skal sende sikker til retten, skal indhente et certifikat hos DanID og derefter knytte certifikatet til rettens sikre adresse. Mange interessenter er imidlertid ikke indstillet på denne løsning, og bruger den derfor ikke i det forventede omfang. Domstolsstyrelsen kan ikke løse problemstillingen i forhold til eksterne parter, der sender e- mails til domstolene. Domstolsstyrelsen forventer dog, at den kommende offentlige E-boksløsning i det store og hele vil løse dette spørgsmål. Retslister Ekstranettet giver journalister adgang til retslisterne. Retslisterne må ikke gøres tilgængelige for andre, og må kun bruges til støtte for journalistisk og redaktionelt arbejde. Adgangen til ekstranettet kræver digital medarbejdersignatur, og det er således det pågældende medie, som journalisten er tilknyttet, der skal sørge for, at vedkommende får digital medarbejdersignatur, og at denne kun installeres på journalistens egen pc. Herefter kan mediet i Domstolsstyrelsen søge om den pågældende journalists adgang til ekstranettet. Oplysninger fra tingbogen Domstolsstyrelsen har behandlet en klage over udlevering af oplysninger fra tingbogen. Klageren, der har en beskyttet adresse, klagede over, at et forsyningsselskab, der leverede el til hans ejendom der samtidig også er hans bopæl -, havde fået en tingbogsattest med klagerens beskyttede adresse.

5 Side 5/7 Tinglysningsretten havde oplyst klageren om, at retten ikke har modtaget en henvendelse, og således heller ikke har udleveret oplysninger til forsyningsselskabet, men at alle i øvrigt kan søge oplysninger i den offentligt tilgængelige tingbog. Domstolsstyrelsen oplyste til klageren, at oplysningerne er offentligt tilgængelige, men at man ikke kan søge alene på navne i tingbogen, og man kan derfor heller ikke fremfinde en adresse, hvis man alene kender den pågældendes persons navn. Kender man derimod adressen, kan man ved opslag i tingbogen få bekræftet, at den pågældende person ejer ejendommen. I forbindelse med idriftsættelsen af den digitale tingbog blev det muligt at markere navne- og adressebeskyttelse i tingbogen. Dette sker dog først, når der disponeres over ejendommen. Klageren v/advokat udtog herefter stævning mod Justitsministeriet, idet klageren mener, at behandling, offentliggørelse og videregivelse af personoplysninger i forbindelse med digital tinglysning af rettigheder over fast ejendom, er i strid med lovgivningen om beskyttelse af persondata. Sagen er endnu ikke afsluttet. Tinglysningssregistrene Der er i et mindre omfang dokumenter i tinglysningsregistrene med oplysninger, der har krav på en eller anden grad af beskyttelse efter persondatalovens regler. Skanningsopgaven omfattede ca. 75 mio dokumenter, og alene af den grund var det ikke muligt at gennemgå samtlige dokumenter. Tinglysningsretten har derfor en procedure, hvorefter denne type oplysninger ikke bliver synlige ved opslag i tingbogen. Det viste sig kort efter idriftsættelsen af den digitale tingbog, at det standard læseprogram, som tinglysningssystemet benytter, havde svært ved at skelne h fra r. Det betød, at et antal bekræftelses-mails fra Tinglysningsretten til ejendomsmæglerkæden Home, endte på Horne Efterskole. Det fremgik at medieomtale over en længere periode, at der var fortrolige oplysninger om cpr.nr. og vedhæftede dokumenter med Tinglysningsrettens s, men det var rent faktisk ikke tilfældet. Oplysninger fra fogedretternes insolvensregistre Domstolsstyrelsen har modtaget forespørgsel om private kreditoplysnings- og udlånsvirksomheders mulighed for at få oplysninger fra retternes insolvensregister. I forespørgslen peges der på, at det vil være gavnligt for långivere og låntagere, hvis der bliver åbnet for, at långivere kan anvende oplysninger fra fogedrettens registre til brug for kreditvurdering af låneansøgere. Begrundelsen er, at det vil kunne give långiverne korrekte og mere fyldestgørende oplysninger og dermed være et bedre beslutningsgrundlag, hvilket også vil være til gavn for låntagerne og værne imod overgældssætning. Domstolsstyrelsen har også tidligere taget stilling til spørgsmålet og vurderer fortsat, at det kræver en hjemmel i retsplejeloven, der forpligter retterne til at udlevere de ønskede oplysninger, såfremt private virksomheder skal have muligheden for at få oplysninger fra insolvensregistrene. En sådan hjemmel findes ikke i dag. En udlevering af de ønskede oplysninger vil i modsat fald være i strid med persondatalovens 6.

6 Side 6/7 Behandling af cpr-numre, oplysninger i domme, anonymiseringsgrad m.v. Domstolsstyrelsen får jævnligt henvendelser om rettens brug af cpr.nr. i sagsbehandlingen, herunder videregivelsen til andre, offentliggørelse m.v. Som udgangspunkt videregiver retten ikke cpr.nr. til andre end en part i en retssag, partens advokat samt myndigheder og andre, der lovligt kan behandle cpr.nr. og som har behov for det i det konkrete tilfælde. Domstolsstyrelsen modtager med mellemrum spørgsmål om offentliggørelse af cpr.nr. under retsmøder. Det sker f.eks., når retten i et offentligt retsmøde spørger en person om cpr.nr. i den hensigt at sikre personens identitet. Domstolsstyrelsen afviser at udtale sig om dette spørgsmål, idet det henhører under rettens judicielle område. Efter retsplejelovens 41 har enhver adgang til aktindsigt i domme og kendelser, er er under 1 år gamle, uden at skulle godtgøre en særlig interesse heri. Som udgangspunkt kan domsudskrifter, hvor kun cpr.nr. er anonymiseret, således udleveres til enhver. Efter retsplejelovens 41 b har retten dog mulighed for at begrænse retten til aktindsigt, hvis dommen/kendelsen indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og offentlighedens indsigt findes at burde vige for væsentlige hensyn til den enkelte person. Om aktindsigtsretten skal indskrænkes i en konkret sag, er et judicielt spørgsmål, der alene afgøres af retten. Domme betragtes som offentliggjort, hvis de er tilgængelige for en bredere kreds, f.eks. ved at være gengivet på rettens hjemmeside. I denne situation skal personoplysninger i dommen være anonymiseret i et omfang, så enkeltpersoner ikke kan identificeres. I to tilfælde har Domstolsstyrelsen pålagt byretter at fjerne uanonymiserede oplysninger fra retternes hjemmesider. Domstolsstyrelsen har behandlet en henvendelse fra en borger bl.a. om, hvorvidt lovgivningen om Det Centrale Kriminalregister gælder for domstolene, idet en ret ved en telefonisk henvendelse havde givet oplysninger om en konkret straffesag. Domstolsstyrelsen har noteret sig, at sagen var under 1 år, gammel samt at rettens præsident efterfølgende har instrueret retsafdelingen om, at henvendelser som udgangspunkt skal rettes til og besvares af Det Centrale Kriminalregister. Styrelsen er enig i, at denne fremgangsmåde er den mest hensigtsmæssige. Domsmands registrering af sager En byret har forbudt en domsmand at registrere de sager, han medvirkede i. Spørgsmålet blev rejst af domsmanden selv, der spurgte, om han lovligt kunne (fortsætte med at) registrere oplysningerne på sin mobiltelefon med det formål at give politiet oplysningerne, hvis domsmanden blev truet e.l. Klage over pressemeddelelse

7 Side 7/7 Domstolsstyrelsen har afvist at udtale sig i anledning af en klage over indholdet af en pressemeddelelse, som blev udsendt i forbindelse med en domsafsigelse, idet de forhold, som klageren beskrev, ikke hører under Domstolsstyrelsens kompetence. Klagen var bl.a. at en pressemeddelelse, som retten udsendte samtidig med domsafsigelsen, ikke indeholdt oplysninger om, at hovedforhandlingen drejede sig om ytringsfrihed og om retsanvendelsen af den Europæiske Menneskerettighedskonventions (EMRK) art.10 Oversigt over visse love, bekendtgørelser og vejledninger Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer. Bekendtgørelse nr. 532 af 15. juni 2000 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for domstolene. Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for domstolene. Bekendtgørelse nr. 546 af 18. juni 2004 som ændret ved bekendtgørelse nr af 6. oktober 2006 og nr. 770 af 23. juni 2010 om retslister og om massemediernes aktindsigt i og opbevaring af kopier af anklageskrifter og retsmødebegæringer mv. Cirkulæreskrivelse af 23. september 2003 om vilkår for offentliggørelse af domsresumeér på hjemmesider. Retningslinjer af 15. maj 2009 om anvendelsen af og internet. Domstolsstyrelsens generelle vejledning af februar 2006 om persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af februar 2006 om anmeldelsesordningen m.v. inden for domstolsområdet efter persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af februar 2006 om de registreredes rettigheder efter persondataloven.