En enkelt platform til styring af print, kopiering og scanning. you can

Transkript

1 En enkelt platform til styring af print, kopiering og scanning you can

2 Få større kontrol over og øget effektivitet i dit scannings- og kopieringsmiljø Hvad er uniflow? uniflow er en softwareplatform, der er designet til at give organisationen fuldt udbytte af multifunktionelle enheder, så du får mest muligt ud af din investering. Den modulære struktur i uniflow og den tætte integrering med Canon-hardware sikrer, at systemet kan bygges i henhold til organisationens eksakte krav. Gennem styring af både print- og scanningsprocesserne i den multifunktionelle enhed giver uniflow it-chefen mulighed for at administrere ét system med ét sæt brugerkonti og én database. Brugerne oplever ubesværet interaktion med den multifunktionelle enhed og får adgang til alle funktioner uden at skulle lære et nyt interface at kende eller skulle godkendes, hver gang de ønsker at bruge en ny funktion. Det gør systemet usædvanlig brugervenligt og øger organisationens produktivitet. Skalerbar til enhver størrelse uniflow passer perfekt til en hvilken som helst organisationsstørrelse. Det fås i versioner til 10, 50, 150 og et ubegrænset antal brugere, hvilket giver skalerbarhed og fleksibilitet uanset virksomhedstype. Den webbaserede arkitektur gør det muligt at køre softwaren i flere bygninger eller forskellige steder, idet alle data gemmes i en central SQL Server-database. Modulær arkitektur Kernefunktionaliteten i uniflow kan udvides med forskellige ekstramoduler. Hvert modul tilføjer spændende nye funktioner til systemet, så fordelene ved uniflow kan nå ud til andre dele af organisationen. Lige fra at levere sikker print til mobile enheder til at sætte brugere i stand til at opsamle dokumenter direkte til Microsoft SharePoint er uniflow virkelig et end-toend-styringssystem til kontoret. For organisationer med et printrum eller professionelle printbehov kan uniflow integreres med Helix Production Workflow, så der opnås jobregistrering, jobafsendelse via internettet, variabel dataprint og styringskapacitet til printrum.

3 Ved at inkorporere uniflow i dine dokumentprocesser vil du opnå reelle forbedringer i forbindelse med styring af og effektivitet i dine multifunktionelle enheder. Denne avancerede software er både modulær og konfigurerbar, så den kan tilpasses specifikke behov i forskellige virksomheder: store virksomheder, små kontorer, uddannelsesinstitutioner, lokale myndigheder, copy shops og printrum. Print og frigiv job fra mobil enhed Dirigér job til den bedste printer Scan dokumenter til eller SharePoint My Print Anywhere Slutbruger Universal Driver Styring af multiplatformsprinter uniflowtilbud Spor alle printomkostninger Overvåg omkostningsbesparelser Økonomidirektør Grafiske rapporter Overvåg miljøpåvirkning Kontrollér dokumentprint Begræns adgang til printere It-chef Integrér med back office-systemer Netværksperformance Brugerdefineret oprettelse af workflow

4

5 Fuldstændig kontrol over din flåde af multifunktionelle enheder uanset dine virksomhedsbehov Printerregnskab og -revision Al print og kopiering sammen med tilknyttede omkostninger kan spores og lagres. Det indbyggede rapporteringssystem sætter administratoren eller økonomiafdelingen i stand til at se og styre, hvor meget hver printer og bruger koster virksomheden. Oplysningerne kan bruges som led i en printrevision eller managed print services som en hjælp til at bestemme fremtidige printerindkøb og til at identificere, hvor der kan spares penge på omkostninger. Universal Mobile Secure Printing Brugere kan sende fortrolige job fra deres desktopcomputer eller en mobil enhed, der derefter gemmes centralt på en printserver. Jobbet frigives først, når brugeren godkendes ved printeren. Brugeren kan gå til en hvilken som helst printer eller multifunktionel enhed hvor som helst i sikker forvisning om, at jobbet printes sikkert. Desuden elimineres såvel miljømæssig spild som økonomisk spild, idet dokumenter slettes automatisk, hvis de ikke er blevet frigivet efter et bestemt tidsrum, frem for at samle støv i printerens udbakke. Ved at lade brugere sende og frigive job via deres smartphones eller andre mobile enheder kan den overordnede brugerproduktivitet forbedres. Fordeling af job til den billigste printer Laserprintere i nærheden af brugerne er praktiske, men dyre i drift. uniflow kan konfigureres, så brugeren kan printe små job på laserprinteren, men bliver bedt om at flytte jobbet til den billigere Canon multifunktionelle enhed eller den sikre printkø, når det er over en vis størrelse. Det er muligt at ændre efterbehandlingsindstillingerne for job i henhold til visse regler, f.eks. at s altid printes i sort/ hvid, mens store dokumenter altid printes på begge sider af papiret, hvilket reducerer spild og omkostninger. Forbedret printersikkerhed Gennem tæt integrering med Canons hardware til multifunktionelle enheder kan uniflow forhindre uautoriseret brug af printerne. Når der gives tilladelse til adgang, registreres al brug af printeren med henblik på fremtidig rapportering. Brugere kan også tildeles forskellige adgangsrettigheder til brug af printerens forskellige funktioner - afhængigt af deres jobfunktion. For eksempel kan nogle brugere kun tildeles mulighed for at tage kopier i sort/hvid, mens andre kan tage farvekopier. For at opnå den størst mulige grad af sikkerhed kan der gemmes et billede af hver kopi, print, fax eller scanning, der er foretaget på Canon-printeren, og billedet kan herefter undersøges for nøgleord eller foruddefinerede dokumentstrukturer. Styring af dokumenthentning Brugen af papir og oplysningerne på det udgør en vigtig del af alle brugeres daglige arbejde. uniflow giver brugere mulighed for at scanne dokumenter direkte til deres -konti, netværksmapper eller dokumentstyringssystemer, f.eks. Microsoft SharePoint, i form af meget komprimerede billedfiler. Scannede dokumenter kan behandles, så dokumentoplysningerne frigives, og indeksoplysningerne automatisk forudfyldes, eller de konverteres til et format, som f.eks. Microsoft Word, hvilket giver brugeren mulighed for at redigere dokumentet, når de er tilbage ved deres pc.

6 Sikker print, regnskab og jobfordeling Slutbrugerens oplevelse Kvaliteten af de funktioner, der tilbydes i et Management-system til kontoret, kan kun vurderes gennem brugerens oplevelse. Interaktiv routingmeddelelse Print til den normale printer Lokalt forbundne printere eller laserprintere til mindre arbejdsgrupper placeres normalt meget tættere på brugeren end en multifunktionel enhed, men desværre er de også dyrere i drift. Brugere tænker normalt ikke over, hvilken printer der er mest velegnet til at printe deres job de trykker blot på print -knappen, selvom de kunne have brugt en billigere printer. Det er måske ikke noget problem, når det drejer sig om mindre job med lave omkostninger, men større job kræver større opmærksomhed. uniflow tilbyder det bedste fra begge verdener lokale printere kan anvendes til print af mindre job, mens større job kan sendes til en sikker printerkø eller direkte til den multifunktionelle enhed for at reducere printomkostningerne. Slutbrugeren trykker stadig blot på print - knappen, men når jobbet opfylder visse betingelser, bliver vedkommende bedt om at sende det til en mere omkostningseffektiv printer. Betingelserne, der anvendes til at sende jobbet, kan være forskellige for hver printer og omfatte kriterier som f.eks. antal sider, jobomkostninger, hvorvidt jobbet indeholder farver, eller hvilken applikation der anvendes til at printe jobbet. Brugeren kan vælge at tilsidesætte meddelelsen om at sende jobbet til en mere omkostningseffektiv printer, hvis administratoren har givet tilladelse til det. Printjob kan automatisk fordeles til den mest omkostningseffektive printer frem for at lade det være op til brugeren. Indlejret sikker kø Sikker kø på mobilen Indsaml fortrolige job fra enhver printer Én ulempe ved at bruge en multifunktionel enhed i stedet for en lokal printer er, at en bruger ved en fejl kan komme til at tage en anden brugers printjob. uniflow giver mulighed for at gemme printjob på en server, så de først frigives, når brugeren står ved siden af printeren. Brugere kan sende job direkte til den sikre printerkø, eller de kan fordeles fra desktopprintere. Brugere, der arbejder uden for virksomhedens netværk, kan sende job til den sikre printerkø via , via en webbaseret portal eller direkte fra deres mobile enhed. Eftersom brugeren kan vælge enhver printer på netværket til at frigive deres job uanset modellen eller producenten, sikrer uniflows universelle printerdriver, at outputtet er nøjagtigt, som brugeren forventer. Når brugeren er klar til at indsamle sit fortrolige printjob, skal han eller hun godkendes på printeren vha. et proximitykort, et chipkort, et magnetisk plastikkort, en pinkode, et fingeraftryk eller et brugernavn og en adgangskode. Der vises en liste over brugerens job på den multifunktionelle enheds panel, hvor brugeren kan vælge at ændre, hvordan jobbet skal printes, før det frigives. Brugere med mobile enheder kan også få vist og frigive deres fortrolige printjob direkte fra smartphone-app en.

7 1 3 2 Jobnavn Mit dok.doc Papirstørrelse A4 Antal sider 15 Dupleks Nej Farve Ja Hæftning Nej Papirkilder Bakke 1 4 Pris kr. 15,- Fordeling af et job til en sikker printerkø 1 Brugere printer deres dokument til laserprinteren 2 uniflow analyserer printjobbet 3 Hvis jobbet er på mere end fem sider, bliver brugeren bedt om at sende jobbet til den sikre printerkø Det sendte job opbevares på serveren 5 Brugeren godkendes på printeren, og brugerens jobliste vises. Brugeren kan ændre printindstillinger før print, hvis det er nødvendigt 6 Jobomkostninger og eventuelle besparelser gemmes i databasen 1 Sikker print fra en mobil enhed eller via internettet 1 Brugeren printer et job fra sit hotel, sender job via eller får adgang til dokumentet vha. cloud computing 1 Internetgateway uniflow henter det fortrolige printjob fra internetgatewayen eller -serveren 3 Brugeren godkendes på printeren, og brugerens jobliste vises. Brugeren kan ændre printindstillinger før print, hvis det er nødvendigt 1 Firewall uniflow server Scanning til og et dokumentstyringssystem Dokumentstyringssystem 2 1 Brugeren identificerer sig selv på den multifunktionelle enhed og vælger at scanne jobbet 2 uniflow henter indekseringskategorier fra dokumentstyringssystemet 3 uniflow udfører optisk tegngenkendelse af dokumentet for automatisk at indsamle indeksoplysninger 4 Brugeren bekræfter indeksoplysningerne på displayet 5 uniflow komprimerer dokumentet 6 Scannede dokumenter sendes til brugerens i et redigerbart MS Word-format og til dokumentstyringssystemet i et meget komprimeret PDF-format Dynamisk scanningsinterface Scan-til- i et redigerbart format Når brugeren er godkendt på den multifunktionelle enhed, kan vedkommende desuden nemt scanne papirdokumenter til eller til virksomhedens dokumentstyringssystem. For brugere, der vælger at scanne til , foregår det på samme måde, som når de sender en fra deres desktop (på grund af indbygget integrering med Microsoft Exchange), da de kan vælge modtagere fra de globale adresselister, og det scannede dokument gemmes i brugerens mappe med sendt post. uniflow kan udføre optisk tegngenkendelse (OCR) på dokumentet og konvertere billedet til et redigerbart format, f.eks. Microsoft Word, samt udtrække tekst og stregkoder, der skal anvendes til indekseringsoplysninger. Dokumentet kan komprimeres kraftigt for at reducere filstørrelsen og kravene til opbevaring. Interaktionen med scanningsinterfacet er dynamisk og tilpasset hver enkelt bruger. Personlige knapper og scanningsworkflow følger brugeren til den valgte multifunktionelle enhed, hvilket sikrer en ensartet oplevelse, uanset hvilken printer brugeren vælger.

8 Komplet printer- og dokumentsikkerhed It-chefens perspektiv uniflow udfylder den manglende forbindelse mellem printer- og dokumentsikkerhed og giver fuld kontrol over det multifunktionelle printermiljø. Kontrol af, hvordan job printes Oplysninger, der leveres af uniflow, giver it-chefen mulighed for at definere printpolitikker for netværket. Ud over at begrænse print af store job på mindre laserprintere kan it-chefen sikre, at job printes på en bestemt måde. For eksempel kan it-chefen beslutte, at alle skal printes i sort/hvid, eller at brugeren bliver bedt om at printe jobbet på begge sider af papiret, når det er over en vis størrelse. Begrænset adgang til den multifunktionelle printer Der kan være mange årsager til, at it-chefen stiller krav om, at forskellige brugere har adgang til forskellige funktioner på samme printer. Med den tætte integrering af uniflow og Canon multifunktionelle enheder kan it-chefen angive adgangspolitikker for hver printer. For eksempel kan it-chefen vælge, at organisationens gæster kun kan tage kopier i sort/hvid, mens personalet kan anvende alle kopierings-, scannings- og faxfunktioner. Alternativt kan it-chefen vælge, at personalet kun må tage farvekopier på de multifunktionelle printere, der er placeret ved siden af direktørens kontor, mens afdelingschefer kan tage farvekopier på alle printere. Integrering med backoffice-systemer Adgang til printeren styres vha. et proximitykort, chipkort, magnetisk plastikkort, fingeraftryk, en pinkode eller et brugernavn og en adgangskode. uniflow kan integreres med virksomhedens eksisterende brugerkatalog, eller det kan lære sig selv, hvilket kort der tilhører hver enkelt bruger, så it-afdelingens arbejdsbyrde lettes. Til scanningsmiljøet kan uniflow integreres med bl.a. Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint og Therefore. Scannede dokumenter kan komprimeres kraftigt, hvilket reducerer kravene til harddiskpladsen på serveren. Alle påkrævede indekseringsoplysninger kan indsamles fra brugeren eller direkte fra selve dokumentet ved brug af stregkoder eller optisk tegngenkendelse for et område.

9 Brugerdefinerede workflows Forskellige afdelinger og brugere kræver forskellige funktioner i forbindelse med print eller scanning af dokumenter. For eksempel kan regnskabsafdelingen have et specifikt krav om scanning af fakturaer til et dokumentstyringssystem, mens salgsafdelingen vil have mulighed for at konvertere papirbestillinger til et Microsoft Excel-format, så det kan behandles. uniflow omfatter en editor til grafisk workflow, så administratoren kan beslutte nøjagtigt, hvad der skal ske, når brugere printer eller scanner et dokument. Disse workflows kan være forskellige for hver printer afhængigt af afdelingens behov, og personlige workflows kan følge brugerne, når disse bevæger sig fra printer til printer. Et træk-og-slip-interface giver administratoren mulighed for blot at oprette de nødvendige workflows for hver bruger og printer. Netværksrobusthed uniflow er udviklet til at minimere afbrydelser af driften, når der er problemer med netværket. Printer- og scanningsenheder kan konfigureres til at fungere med remote printservere, som ikke kræver en forbindelse til hovedserveren for at fungere. Servere kan også samles i klynger for at give et ekstra lag eller en robusthed. Selve den multifunktionelle enhed kan huske brugernes loginoplysninger, så de stadigt kan opnå adgang til nogle funktioner som f.eks. kopiering, selvom netværket er nede. Komplet dokumentsikkerhed Sikker print forhindrer, at potentielt sikre dokumenter efterlades i udbakken, hvor alle kan se dem. Men hvad nu, hvis dokumentet slet ikke skulle have været printet? uniflow kan opsamle hver kopi, print, scanning og fax og behandle billeddataene for nøgleord eller dokumentstrukturen, før de gemmes i et dokumentstyringssystem.

10 Sporing af omkostninger og besparelser Økonomiafdelingens perspektiv uniflow kan spore alle omkostninger, besparelser og den miljømæssige påvirkning ved print, kopiering, scanning og faxafsendelse. Spor alle printomkostninger og -besparelser uniflow hjælper økonomiafdelingen med at spore og vurdere organisationens aktuelle printomkostninger, hvilket gør det muligt at tilbageføre omkostninger og kontrollere den aktuelle brug. Lokale printere, laserprintere på netværk, printere til store formater og multifunktionelle printere kan alle spores. For Canon multifunktionelle enheder kan kopierings-, fax- og scanningsbrug også registreres sammen med enhver printaktivitet. uniflow kan håndtere det hele uanset organisationens størrelse: Fra små virksomheder med én printer til store globale, internationale organisationer med hundrede forskellige afdelinger og serverklynger. Hver printer kan tildeles forskellige prisstrukturer, hvilket gør det muligt at spore omkostninger til brugeren samt de interne printomkostninger. Der kan indstilles budgetter for at forhindre brugerne i at printe mere, end de har tilladelse til. Det kan være nødvendigt at anmode ledere om tilladelse før print af store eller dyre job. Omkostningskoder på flere niveauer kan tildeles print- og kopieringsjob, så der lægges et korrekt arbejdsbudget. Alle besparelser, der opnås ved at have uniflow installeret, registreres også, hvilket giver økonomiafdelingen mulighed for at vise det sande afkast. For eksempel kan der opnås besparelser ved at sende et job til en billigere printer eller ved at slette et sikkert printjob, som ikke er blevet opsamlet. Avanceret flådestyring Hele printerflåden i en organisation kan overvåges af uniflow, hvilket giver bedre rapporteringsmuligheder. Ændringer i målerlæsninger og den historiske printerstatus for alle printere, uanset producent, kan indhentes, og rapporter kan genereres. Grafiske rapporter Økonomiafdelingen kan se al printbrug på tværs af organisationen og opnå adgang til rapporter i henhold til bruger, printer og grupper eller omkostningskoder på flere niveauer. Standardrapporter omfatter alle påkrævede oplysninger, som f.eks. hvilken printer der benyttes mest, og hvilke brugere der har det største printforbrug. Besparelsesrapporter viser alle besparelser og potentielle besparelser, der er sket i løbet af perioden. Printrevisionsrapporter kan vise printmiljøets aktuelle tilstand sammen med en trendanalyse og en detaljeret brugsoversigt. Miljømæssige oplysninger, som f.eks. mængden af træer, der er sparet ved at printe på begge sider, eller job, der er blevet slettet af brugeren uden at være blevet printet, vises også i printrevisionsrapporterne. Hvis økonomiafdelingen har brug for flere oplysninger, kan tilpassede rapporter nemt tilføjes.

11 Brugeren printer et job til hovedprintserveren eller til et eksternt sted. 2 Jobbet analyseres, omkostninger tildeles, og besparelser udregnes 3 Jobbet kan printes på alle printere 4 Administratoren kan se rapporter og grafer, der viser omkostninger, omkostningsbesparelser og den miljømæssige påvirkning for alle job, uanset hvor de printes

12 En enkelt platform til styring af print, kopiering og scanning Denne brochure og produktspecifikationerne i den er udarbejdet forud for produktlanceringsdatoen. Endelige specifikationer kan ændres uden varsel. og : Alle firma- og/eller produktnavne er varemærker og/ eller registrerede varemærker tilhørende deres respektive producenter på deres markeder og/eller i deres lande. uniflow er et varemærke tilhørende NT-ware Systemprogrammierung GmbH. Canon Inc. canon.com Canon Europa canon-europe.com Canon Danmark Knud Højgaards Vej Søborg Tlf.: Danish Edition 0158W585 Canon Europa N.V. 2011