SIMPLIFYSCAN. Et stærkt valg til intelligent scanning

Transkript

1 SIMPLIFYSCAN Et stærkt valg til intelligent scanning

2 SIMPLIFYSCAN: ET STÆRKT VALG TIL INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan giver kontormedarbejdere let adgang til at gemme dokumenter og distribuere kopier til ethvert sted på netværket, direkte fra deres Sharp MFP. Så kan brugerne hurtigt og effektivt integrere dokumenter i deres digitale arbejdsgange. SimplifyScan sikrer, at dokumentet gemmes i den rigtige mappe som en søgbar tekstfil. Dette kan være filer til arkivering, som PDF- eller PDF/Afiler, eller redigerbare filer som Word- eller Excel-filer. Med SimplifyScan er det muligt at have online tovejskommunikation med dit netværk og/eller database. Det korrekte lagersted kan nemt udvælges på skærmen på Sharp MFP en. Processer, som tidligere skulle udføres manuelt og tog flere minutter at udføre, kan nu færdiggøres automatisk i løbet af få sekunder. SimplifyScan forener opfindsomhed med brugervenlighed i en nem og intuitiv scanningsløsning og kan integreres i alle forretningsprocesser. VÆSENTLIGE FORDELE Integreres problemfrit med din eksisterende arbejdsgang Brugervenlig Optimering af produktivitet og effektivitet Opret søgbare tekstfiler til nem genfinding Scan til alle destinationer Omkostnings effektivt Scan direkte til din virksomhedssoftware SIMPLIFYSCAN Et stærkt valg til intelligent scanning

3 DIGITAL ARKIVERING HAR ALDRIG VÆRET LETTERE, END MED SIMPLIFYSCAN! Scan direkte til din Windows-filstruktur Enhver medarbejder, der ønsker at scanne et dokument, kan lægge det på den multifunktionelle Sharp-printer (MFP). Destinationen for det scannede dokument kan indtastes på MFP ens skærm. Det er også muligt for brugerne at gennemse deres Windowsfilstruktur direkte fra MFP en og nemt vælge den korrekte mappe til at gemme et dokument. Nye mapper kan også oprettes direkte på MFP ens skærm. SimplifyScan kan automatisk oprette en ny mappe overalt i filstrukturen baseret på oplysninger i dokumentet, f.eks. dato, tid osv. Det er også muligt at tilføje yderligere data til scanningen. Disse data kan bruges til at oprette et filnavn eller til at anvende dokumentegenskaberne. Når du har trykket på startknappen gemmes dokumentet som en søgbar tekstfil i det ønskede outputformat på det korrekte sted. Med denne avancerede scanningsfunktion øges din arbejdseffektivitet enormt. Scan til enhver virksomhedssoftware SimplifyScan er i stand til at scanne og gemme dokumenter på det korrekte sted i din Windows-filstruktur. Men når du bruger et andet program, f.eks. finansielt, dokumenthåndtering, CRM, ERP eller juridisk, opføres samtlige oplysninger om forretningsforbindelser, fakturaer osv. i databasen med programmet. I dette tilfælde ville det være meget lettere at scanne og gemme dokumenter direkte i dette program. SimplifyScan kan gemme dokumentet direkte på det rigtige sted i din virksomhedssoftware, hvis et eller to spørgsmål besvares på den multifunktionelle printer. For flere oplysninger om tilslutninger kan du tjekke vores hjemmeside:

4 FUNKTIONER OG FORDELE SCAN TIL ENHVER VIRKSOMHEDSSOFTWARE Scan og gem direkte i din Windows-filstruktur, SharePoint eller din virksomhedssoftware. SimplifyScan integrerer i realtid med den virksomhedssoftware, du bruger. Det er nemt at integrere SimplifyScan i dine eksisterende forretningsprocesser for at øge produktiviteten og effektiviteten. - Øget produktivitet og effektivitet - Integreres let med din eksisterende arbejdsgang - Scan direkte til din Windows-mappestruktur, adresse, hjemmemappe eller din virksomhedssoftware - Scan direkte til en -adresse via LDAP BRUGERVENLIG Sharps MFP og grænseflade er eksempler på brugervenligt design. SimplifyScan er konstrueret på samme måde for at muliggøre en nem scanningoplevelse. Alle funktionerne i SimplifyScan er blevet mulige takket være Sharp OSA. - Let at bruge - Genkendeligt design - Sharp udseende og funktionalitet SØGBARE PDF- OG PDF/A-FILER (OCR) SimplifyScan kan konvertere gemte dokumenter til søgbare PDF- og PDF/A-tekstfiler til arkivering. Optical Character Recognition (OCR) gør, at der kan søges på tekst i dokumenter. Som følge heraf kan scannede dokumenter nemt findes. - Dokumenter kan let findes - Der kan søges på tekst i dokumenter - Anvend PDF-egenskaber - Tilføj nye scanninger til eksisterende PDF-filer MANGE OUTPUTFORMATER SimplifyScan kan konvertere scannede dokumenter i forskellige outputformater som PDF, JPG, TIFF, Word, Excel eller OpenOffice. Output fra Word kan bruges til dokumenter, der skal redigeres efter scanning og PDFoutput til arkivering. - Output af redigerbare dokumenter - Output til arkiveringsformål - Output af billeder SIMPLIFYSCAN Et stærkt valg til intelligent scanning

5 BATES-STEMPEL OG SPORING Bates-stempel anvendes på juridiske og økonomiske områder til fortløbende at nummerere eller dato/tidmarkere billeder eller dokumenter, når de scannes. Herved garanteres ægtheden. Det er muligt at tilpasse den tekst og/eller det nummer, der stemples på dokumentet samt stemplets placering og retning. - Garanterer ægthed ved fortløbende at nummerere eller dato/tid-mærke dokumenter, når de scannes - Som valgmulighed kan en sporingsfil gemmes i systemet PERSONLIGE SKABELONER Når brugere logger på enheden, bliver deres personlige scanne-menuer vist. Det er ikke nødvendigt at indtaste en -adresse eller definere en hjemmemappe; alle nødvendige oplysninger udfyldes via autentificeringsprocessen. Det giver større kontrol og sikkerhed til at scanne destinationer. - Personlige scanneskabeloner - Øget kontrol og sikkerhed for scannedestinationer - Scan til personlige destinationer uden at indtaste ekstra oplysninger STREGKODE SimplifyScan kan læse og tyde de standard stregkodefonte, der kan findes på dokumenter. Når SimplifyScan registrerer en stregkode, læser den værdien og uddrager de data, der skal anvendes som metadata. Ved scanning af store mængder (bundter) af dokumenter, kan de forskellige bundter adskilles og gemmes på forskellige steder ved hjælp af stregkode adskillelsesark. Det er også muligt at lave regler for stregkoder; en stregkode kan nemt deles. - Ingen indtastning af data på MFP - Batchscanning INGEN CLIENTSOFTWARE SimplifyScan ligger på en enkelt centralt placeret server og er kun tilgængelig for IT-administratoren. Det kræver ikke installation af software på den enkelte brugers arbejdsstation. Dette giver mulighed for nem installation og eliminerer behovet for uddannelse af slutbrugere. Brugeren arbejder direkte på MFP en, som han i forvejen er bekendt med. - Produkttræning er ikke nødvendig - Central installation, ingen installation på lokale arbejdsstationer

6 NEMME TRIN FOR INTELLIGENT ARKIVERING TRIN 1 TRIN 4 Tryk på start-knappen for at scanne og gemme dit dokument. SimplifyScan kan levere dit dokument i det ønskede outputformat: PDF, Tiff, Jpeg, Word, Excel eller OpenOffice. TRIN 5 TRIN 2 Placer det dokument, du vil bearbejde, på Sharp MFP en. TRIN 3 Vælg dokumentets destination på Sharp MFP en vha. SimplifyScan-interfacet. Dokumentet gemmes på det korrekte sted på netværket i det ønskede outputformat baseret på det input, du indtastede på Sharp MFP en. Det er ikke kun muligt at gemme dokumenter i din Windows-filstruktur, men også i mange andre programmer, f.eks. finansielle, dokumenthåndtering, CRM, ERP eller juridiske. Med SimplifyScan er tovejskommunikation mellem Sharp MFP en og dit netværk/database mulig. Nemt at vælge det korrekte lagersted fra en liste, der genereres ud fra din database, på Sharp MFP ens skærm. SIMPLIFYSCAN Et stærkt valg til intelligent scanning

7 SHARP OSA: EN NY MÅDE AT TÆNKE PÅ Alt det, du har læst i denne brochure, er muligt takket være Sharp OSA (Open Systems Architecture). Med denne udviklingsplatform kan vi omdanne kontor MFP en til en adgangsvej til resten af din virksomhed. Automatisering for nøjagtighed og effektivitet Sharp OSA er ideel til at automatisere og strømline gentagne opgaver - f.eks. dokumentscanning, indeksering og arkivering - for ekstra effektivitet med færre fejl. Derfor kan den nyeste generation af MFP er gøre meget mere end blot at printe, kopiere faxe og scanne. Med Sharp OSA kan de nye maskiner give dig umiddelbar adgang til dine netforbundne programmer for at få hurtigere, nemmere og mere effektive arbejdsgange. Nem integration og ubesværet placering Sharp OSA-applikationer, der benytter standardprotokoller og grænseflader, fordeles over hele netværket for at få hurtig, gnidningsløs integration og support. Et bedre afkast på din investering Sharps OSA-aktiverede MFP er gør det nemt for alle at nå mere. De er ikke slutningen på dokumentprocessen - de er i centrum af informationsflowet.

8 X-Solutions Europe Amersfoortseweg LK Bunschoten The Netherlands Tel. +31 (0) Fax +31 (0) X-Solutions NA Inc W. Catawba Ave Suite 102 Cornelius, NC Tel. (704) Fax (704) Understøttet Sharpudstyr For flere oplysninger om understøttet Sharp-udstyr kan du kontakte din Sharprepræsentant eller besøge X-Solutions. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions and SimplifyScan are trademarks of X-Solutions TM. SimplifyScan-dk-basic-1.2