De Europæiske Fællesskabers Tidende C 406/33

Transkript

1 C 406/33 BERETNING om regnskab for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer (Luxembourg) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med centrets svar (98/C 406/06) 1.1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 ( 1 ). BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF OVERSÆT- TELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS OR- GANERS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUT- TEDES PR. DECEMBER Retten har revideret regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet ( 2 ) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for centret, og som er fastsat i artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet. Budgetregnskabet og det almindelige regnskab 1.5. Selv om 1997 er centrets tredje regnskabsår (dvs. to regnskabsår er afsluttet), føres regnskabet stadig på regneark og ikke ved hjælp af passende regnskabssoftware. I beretningen om de to foregående regnskabsår ( 3 ) kritiserede Retten brugen af regneark Centret kan kun beregne de faktiske omkostninger ved de tjenesteydelser, centret leverer til brugerorganerne, ved at anvende et analytisk regnskabssystem Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Revisionen omfattede regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring Revisionen gav Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betraget lovlige og formelt rigtige. ( 1 ) EFT L 314 af , s. 1. ( 2 ) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 er regnskabet over centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1997 opstillet den 25. februar 1998 og sendt til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskaberne den 3. marts I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform. Aftaler med Kommissionen 1.7. I 1996 og 1997 indgik centret en aftale med Kommissionen om de oversættelser, som normalt skulle have været oversat af centret, men i stedet blev overdraget til Kommissionens oversættelsesafdeling. Omkostningerne ved tjenesteydelserne leveret i denne forbindelse blev dækket over centrets budget og udgjorde 0,4 mio. ECU for 1996 og 0,2 mio. ECU for 1997 (i dette beløb indgår 0,06 mio. ECU, der vedrører andet arbejde end oversættelsesarbejde, såsom terminologiarbejde og standardisering) Under tidligere aftaler var faktureringen baseret på andre kriterier end dem, der blev anvendt ved revisionen af det udførte arbejde (dage i stedet for sider). Derfor kan Retten ikke udtale sig om, hvorvidt de angivne beløb er berettigede. Retten har endvidere ikke kunnet få en forklaring på, hvorfor nettoprisen for en oversat side var 36 ECU i 1996 og 82 ECU i Endvidere har centret ikke kunnet forelægge fyldestgørende bilag for de ( 3 ) EFT C 393 af , s. 47.

2 C 406/ ,06 mio. ECU, der er brugt til terminologiarbejde og standardisering. Gennemførelsesbestemmelser til de finansielle bestemmelser Budget 1.9. Der er kun brugt 58 %, eller 0,89 mio. ECU, af de automatisk fremførte bevillinger fra regnskabsåret En meget høj procentdel af de fremførte bevillinger bortfalder dermed, og det skyldes, at der blev fremført 0,65 mio. ECU, som ikke vedrørte bestemte forpligtelser I 1997 udgjorde betalingerne kun 57,1 % af regnskabsårets bevillinger (eller 9,92 mio. ECU), 30,3 % af disse bevillinger er fremført automatisk til regnskabsåret 1998, og 12,6 % er bortfaldet Ifølge artikel 13 i centrets finansielle bestemmelser skal centret offentliggøre budgettet i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Dette er ikke sket Da Rettens revision fandt sted (i marts 1998), havde centret stadig ikke vedtaget gennemførelsesbestemmelserne til de finansielle bestemmelser, som trådte i kraft i september Bygningen Siden april 1997 har centret haft til huse i kontorer, som den luxembourgske regering har stillet til rådighed. Der foreligger stadig ikke en skriftlig aftale om betingelserne for brugen af disse kontorer. Regnskabsårets saldo I strid med bestemmelserne i artikel 32 i finansforordningen vedrørende det almindelige budget har centret ikke opført saldiene for hvert af de tidligere regnskabsår på budgettet for det følgende regnskabsår. Vedtaget af Revisionsretten på mødet i Luxembourg den 29. oktober På Revisionsrettens vegne Bernhard FRIEDMANN Formand

3 C 406/35 Tabel 1 Balance pr. 31. december 1996 og 1997 (1 000 ECU) Aktiver Anlægsaktiver Anlæg og inventar 71 9 Edb-materiel 156 Immaterielle anlægsaktiver 48 8 Subtotal Passiver Anlægskapital Egenkapital Regnskabsårets saldo Subtotal Omsætningsaktiver Bidrag fra organer Diverse debitorer 7 Subtotal Likvide beholdninger Anfordringsindskud i bank Forskudsforvaltning Subtotal Kortfristet gæld Automatisk fremførte bevillinger Diverse kreditorer Saldo bidrag fra organer Bevillinger til genanvendelse 3 Subtotal Aktiver i alt Passiver i alt Kilde: Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

4 C 406/ Tabel 2 Regnskabsårets saldo i 1996 og 1997 (1 000 ECU) Indtægter Tilskud fra Kommissionen 300 Diverse indtægter Egne indtægter Indtægter i alt Udgifter Personale Afsnit I Betalinger Fremførte bevillinger Ejendomme, materiel mv. Afsnit II Betalinger Fremførte bevillinger Udgifter i alt Regnskabsårets resultat Resultat fremført fra foregående regnskabsår Fremførte bevillinger, der er bortfaldet Kursdifference (9) (10) Kilde: Revisionsretten på grundlag af centrets tal. Regnskabsårets saldo

5 C 406/37 OVERSÆTTELSESCENTRETS SVAR Budgetregnskabet og det generelle regnskab 1.5. Som nævnt i svaret til beretningen om de hidtidige regnskabsår har centret altid været af den opfattelse, at det anvendte programmel til budgetregnskabet er uegnet til formålet. Centret er sammen med andre agenturer blevet enige om at oprette en koordineringsgruppe, der skal stå for installation og support af SI 2. Aftalen er blevet positivt modtaget af de kompetente myndigheder. Centret foretog i juni en undersøgelse af installationen af SI 2 for at kunne komme i gang så hurtigt som muligt. Det forventes, at testversionen vil være til rådighed den første uge i november Centret er fuldt ud klar over, at det er yderst vigtigt at have et effektivt driftsbogholderisystem. Det er meningen, at der i SI 2 skal integreres moduler til driftsbogholderiet og det formålsbestemte regnskab. I løbet af 1998 har centret anvendt Excel-programmel til de formålsbestemte beregninger. 1.9 og På grund af det store antal freelanceoversættelser og de svagheder, der var både i Excel-bogholderisystemet og opfølgningssystemet til oversættelserne, var der problemer med at fastsætte beløbet på de bestillingssedler, der ved slutningen af regnskabsåret 1997 var på igangværende oversættelser. For at løse dette problem har centret oprettet en database til opfølgning af de oversættelser, der udføres i 1998, og har påbegyndt installationen af SI 2 for at kunne råde over de nødvendige værktøjer til at udføre en korrekt beregning ved regnskabsårets afslutning Den relativt høje omkostning i forbindelse med offentliggørelsen af budgettet i De Europæiske Fællesskabers Tidende har fået centret til i samarbejde med fire andre agenturer at forhandle en aftale i hus med Publikationskontoret, der skal stå for en fælles offentliggørelse af budgetterne. Forhandlingen er stadig i gang, hvad angår budgettet for Europa-Parlamentet har foreslået, at budgetterne offentliggøres via Internet efter forudgående publikation af en meddelelse i EF-Tidende, hvor der henvises til webstedet. Finansforordningens gennemførelsesbestemmelser Aftaler med Kommissionen 1.8. Det var Kommissionens valg, at faktureringen skulle ske i dage. Valget begrundedes med, at de ydelser, Kommissionen yder centret, ikke kun består af oversættelse af dokumenter, men også af terminologisk bistand, standardiseringsbistand, benyttelse af databaser, osv. Centret vil forsøge af nå frem til en aftale med Kommissionen, således at der i fremtiden opstilles mere detaljerede bilag for disse ydelser, selv om de dertil hørende beløb er faldende (0,4 mio. ECU i 1996, 0,2 mio. ECU i 1997, 0,45 mio. ECU i 1998) Udkastet til gennemførelsesbestemmelser for finansforordningen er forelagt finansinspektøren til udtalelse. I tilfælde af en positiv udtalelse sættes udkastet på bestyrelsesmødets dagsorden den 26. oktober 1998 til vedtagelse. Lokaler Centret er i færd med af færdiggøre et udkast til aftale om lokaler og sikkerhed, som vil blive forelagt de luxembourgske myndigheder. Budget Saldo for regnskabsåret Centrets finansforordning indeholder ikke en mulighed for at opføre saldi fra foregående regnskabsår i efterfølgende budgetter. Centret vil undersøge, om det er muligt at ændre finansordningen, således at denne mulighed opstår.