VELKOMSTBROCHURE for ejer/administrator. Velkommen hos Techem. Fordelingsregnskaber og forbrugsopgørelser. Focus på ressourcer

Transkript

1 VELKOMSTBROCHURE for ejer/administrator Velkommen hos Techem Fordelingsregnskaber og forbrugsopgørelser Focus på ressourcer

2 2

3 Velkommen hos Techem Tak fordi du valgte Techem som din samarbejdspartner. Vi er et af de førende firmaer i verden indenfor systeminstallationer og fordeling af vand- samt energiomkostninger. Vi giver adgang til innovative løsninger med fokus på service og fremtidssikrede kvalitetsprodukter. Energiledelse - helt ud i den enkelte lejlighed med Techem Portalen Denne brochure vil give dig et overordnet indblik i, hvad der kræves for at kunne levere lovmæssige korrekte fordelingsregnskaber. Du vil få et overblik over arbejdsopgaverne og kan følge workflowet i diagrammet: Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os. Med venlig hilsen Techem Danmark A/S Tlf.: info@techem.dk 3

4 Vi giver dig overblik over opgaverne Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Afgivelse af ordre Kunde hos Techem Når du afgiver din ordre, registrerer vi dig i vores system. Vi har derfor brug for unikke informationer omkring dig som kunde og ejendommen, vi skal servicere. Oplys os venligst: Ejerforhold: - firmanavn, adresse og navn på den der afgiver ordre - hvem står som ejer af ejendommen - CVR nr. - adresse til oprettelse af online-services Korrekt ejendomsadresse Fremsend kopi af det seneste fordelingsregnskab Antal lejemål og radiatorer i ejendommen Om der er gulvvarme i ejendommen Antal vandmålere, hvis der ønskes vandregnskab Ejendommens opvarmningsform f.eks. fjernvarme Skæringsdato for varme, vand og evt. el 4 Ønske om tilmelding til lovpligtig målerkontrol /turnusudskifning

5 Forklaringer Hvad er en skæringsdato? Forsyningsvirksomheden som leverer energi og vand til ejendommen, udarbejder et afsluttende regnskab for årets forbrug. På den regning finder du datoen, hvor opgørelsen går til og med - det er skæringsdatoen. Skæringsdatoen vil således også være den dato, hvor vi afslutter det årlige fordelingsregnskab til. Hvad er målerkontrol / turnusudskiftning af målere? Turnusudskiftning eller stikprøvekontrol af opsatte vand- og energimålere er lovpligtige. De er en del af en målerkontrol, der skal sikre målere, der måler korrekt. Vand- og energimålere, der har været i brug i mange år, bliver slidte, og smuds kan med tiden samle sig så det forringer målerens nøjagtighed. Derfor skal vand- og energimålere udskiftes eller efterses/kontrolleres hvert 6. år. Det er ejer / administrators ansvar at lovgivningen bliver overholdt. Tilmelder du dig Techems Målerkontrol Service - klarer vi det for dig. 5

6 Ordren sættes igang ved modtagelse af underskrevet ordrebekræftelse Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Accept Vi fremsender en ordrebekræftelse og afventer din accept. I ordrebekræftelsen er der vigtige informationer, som skal gennemgåes, for at vi kan udføre arbejdet tilfredsstillende. Alt efter opgave, beder vi dig kontrollere følgende: - Den 1. periode regnskabet udarbejdes for - Skæringsdato - Følger koldtvandsregnskabet skæringsdatoen for varme? - Kontaktdata for adgang til ejendommens målere - Aftale omkring varsling af arbejdet til beboerne - Evt. opsigelse af nuværende leverandør - Ved VVS arbejde oplyses VVS kontakt og slutdato for arbejdet - Fremsendelse af beboerliste evt. forsynet med EDB nr. - Oplysning om de enkelte lejligheders m 2 - Evt. målfast plantegning af ejendommen - Fremsend et tidligere fordelingsregnskab for ejendommen - Fremsend tidligere kontrolmanual for ejendommen - Udnyt dit administrationssystem til at filudveksle data til Techem Fremsend ordrebekræftelsen til Techem i underskrevet stand evt. via mail: salg@techem.dk 6

7 Forklaringer Hvorfor skal Techem bruge oplysninger om lejlighedernes m 2? Udover det faktiske forbrug udgør de faste udgifter også en del af afregningen til vand-, el- eller varmeværket. De faste udgifter fordeles efter de enkelte lejemåls m 2. Hvad er et EDB nr.? Hvis du selv råder over et administrationsprogram til håndtering af diverse opgaver overfor lejerne kan du foretage filudveksling med Techem. Systemet vil tildele hver enkelt beboer et unikt EDB nr. Dette nummer kan vi videreføre i vores system for at lette arbejdet for dig. 7

8 Nye fordelingsmålere fra Techem? Vores planlægsningsteam yder dig professionel service Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Aftale om udførelse Aftale om udførelse af arbejdet træffer du i samarbejde med vores planlægningsteam. Allerede i ordrefasen har vi fået en indikation omkring tidspunkt for udførelse af arbejdet. Planlægningsteamet kontakter dig for nærmere info omkring: Dato for udførelse af arbejde Varsling hos beboerne Evt. adgang til specielle lejemål Kontaktperson for adgang til lejemålene og hovedmåler Navn og tlf. nr. på servicetekniker, der skal udføre arbejdet Få flere informationer om vores produkter og ydelser på 8

9 Forklaringer Hvilke muligheder har vi for at varsle beboerne? Når der skal udføres arbejde i ejendommen skal vi have adgang til alle lejemål. Hele ejendommen varsles for besøg af servicetekniker fra Techem. Er der en beboer, der ikke kan være hjemme i det varslede tidsrum, opfordrer vi til at sørge for, at en anden person kan give adgang til lejemålet. Techem udarbejder varslingssedler som vores serviceteknikere som standard sætter op i opgangen. Det er muligt at få tilsendt varslingssedlen og selv varsle beboerne i ejendommen. 9

10 Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Udførelse I samarbejde med dig tilrettelægger vi arbejdet og udfører det med så få gener for lejerne / beboerne som muligt. Arbejdet i ejendommen Vi monterer, registrerer og koder fordelingsmålerne / bimålere Vi aflæser og registrerer hovedmåler Vi gennemgår ejendommen mht. evt. reduktioner for udsat beliggenhed (plantegninger kan være nødvendige) Vi tjekker at ejendommen/installationen er klar til måling af forbrug Efter installationen i ejendommen, er det ofte den samme servicetekniker, der bliver tilknyttet ejendommen. Det giver et godt kendskab til ejendommen og samarbejde med ejer / administrator og beboerne i ejendommen. 10

11 Vi bygger vores virksomhed på tætte kunderelationer Forklaringer Hvornår skal vi have adgang til lejemålene? - Ved opsætning, registrering og kodning af fordelingsmålere. Det er vigtigt, at både varme- og evt. vandmålere kodes på samme tid. Det betyder færre forstyrrelser for lejere / beboere. Er der ikke opsat radiobaserede fordelingsmålere i ejendommen, skal vi have adgang i forbindelse med den årlige årsaflæsning og ved flytning. Med radiobaserede fordelingsmålere skal vi ikke ind i lejemålene f.eks. i forbindelse med årsaflæsning. Hvad er udsat beliggenhed? I en ejendom kan et eller flere lejemål skille sig ud fra de andre ved at have en udsat beliggehed. F.eks. hvis en lejlighed på 1. sal befinder sig over en port i stueetagen, vil der alt andet lige, være et større varmetab i denne lejlighed. Efter loven skal der tages højde for dette i udarbejdelsen af varmeregnskabet. Plantegninger kan være nødvendige. Kan servicetekniker fra Techem udskifte en vand- / energimåler? Såfremt der forefindes funktionsdygtige stophaner ved tappestedet, vil det i de fleste tilfælde, være muligt at foretage udskiftningen. 11

12 Vi har optimerede arbejdsprocesser og er ISO certificeret Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Klarmelding af ejendom Når ejendommen er registreret internt hos Techem og meldt klar til drift, vil du modtage et færdigbrev. Brevet indeholder følgende emner: - Antal målere der er monteret/registreret - Evt. oplysning om manglende adgang til lejemål - Evt. oplysning om beregningsgebyr såfremt vi ikke opnår adgang - Fremtidigt regnskabshonorar på baggrund af den endelige registrering af fordelingsmålere 12

13 Forklaringer Hvad vil det sige, at et forbrug skal beregnes? Det sker, at vi trods flere forgæves forsøg ikke får adgang til et lejemål. Når fordelingsregnskabet skal udarbejdes, mangler vi således målerdata fra denne lejlighed og er nødsaget til at beregne et forbrug. Vi vil derfor opkræve et gebyr, indtil vi har opnået adgang til lejemålet. 13

14 En velfungerende drift af ejendommen Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Ejendom i drift Vi sætter ejendommen i drift. Det betyder, at der automatisk hvert år vil blive foretaget en årsaflæsning af alle fordelingsmålere i ejendommen, der ligger til grund for udarbejdelse af fordelingsregnskabet. Desuden registreres / aflæses indberettede flytninger. Efter skæringsdatoen for ejendommen vil du få tilsendt nedenstående, som vi bruger til udarbejdelse af fordelingsregnskabet: Beboerliste med navn, lejlighed, a conto m.m. Skema til udfyldelse af ejendommens udgifter til fordeling Du har mulighed for at indsende data via fil-udveksling fra dit administrationsprogram. Du modtager det færdige fordelingsregnskab og de tilhørende forbrugsopgørelser. Du foretager den efterfølgende distribution til lejerne / beboerne. Du kan også gøre det digitalt via Techem Portalen. Techem Portalen - online ejendomsadministration, når du vil! Vi har udviklet en unik portal på nettet, der giver stor integration mellem administrator, Techem og eventuelt også med lejer. Få overblik over alle dine aktuelle ejendomme når som helst. Vi har en høj brugervenlighed. Techem Portalen giver dig overskuelige statistikker, analyser og målerovervågning. 14 Kontakt os og hør hvordan Techem Portalen gør det nemt for dig.

15 Techem Portalen Forklaringer Hvornår skal du indsende de fornødne oplysninger? Oplysninger om ejendommens udgifter og beboerliste skal fremsendes til Techem hurtigst muligt efter skæringsdatoen for ejendommen. Hvornår er et fordelingsregnskab fremsendt rettidigt? For at et fordelingsregnskab / forbrugsopgørelserne er fremsendt rettidigt, skal det være hos lejerne / beboerne senest 4 måneder efter skæringsdato. Overskrides denne frist kan lejerne / beboerne undlade at betale eventuelle efterbetalinger. Hvorfor skal dato for din modtagelse af udgifterne oplyses? Det er lovpligtigt at oplyse datoen. Datoen bruges til at vurdere om fordelingsregnskabet / forbrugsopgørelserne er fremsendt rettidigt til lejerne/ beboerne. Kan jeg give lejerne en digital fil af forbrugsopgørelsen? Ja, hvis du har givet lejerne / beboerne adgang til Techem Portalen, vil de via arkiv online have direkte adgang til forbrugsopgørelsen. Dermed sparer du distributionen samt evt. porto. 15

16 Rigtige oplysninger udløser et rigtigt fordelingsregnskab Afgivelse af ordre Accept Aftale om udførelse Udførelse Klarmelding af ejendom Ejendom i drift Ejendom i drift Vi beder dig være opmærksom på følgende: Vi fremsender skemaer til udfyldelse af ejendommens udgifter og beboerlister. De skal udfyldes og returneres. Vigtigt - udfyld altid datoen for, hvornår du har modtaget vand-, el- og varmeregningen fra værket. Varme Samlet årsudgift - når ejendommens udgifter skal gøres op, skal du være opmærksom på, at det er årets samlede udgifter, der oplyses. Sammentæl evt. flere afregninger. Vand Vandværk - regningen vedr. vand og spildevand kommer ikke nødvendigvis fra samme selskab. Spildevand - udgifter til spildevand skal opgøres i samme periode som vandudgifterne. Beboerliste Flytninger - opdel flytninger i ind- og fraflytninger med navn og dato på den som hæfter for lejemålet i perioden. 16 Gennemgå hvert beløb - tilret a conto beløb om nødvendigt. Foretag en sammentælling af beløbene.

17 Ombygninger / Renoveringer Når ejendommen er i drift hos os, er det afgørende, at vi hurtigst muligt får besked om ombygninger / renoveringer. Det kan have indflydelse på det efterfølgende fordelingsregnskab. Flytninger Bestil en flytteaflæsning over nettet enten via Techem Portalen eller direkte på vores hjemmeside: Kontakte os på tlf.: eller mail: service@techem.dk Når du oplyser os om flytning af lejere, har vi erfaret, at vi enkelte gange mangler data, for at vi kan få registreret flytningen korrekt. Derfor bedes du være opmærksom på følgende: - Hvilken lejlighed drejer det sig om? Oplys venligst præcis adresse - Hvem flytter ud? - Hvem flytter ind? - Hvornår sker flytningen? Oplys venligst dato og årstal - Hvem kan give adgang til lejemålet? Tlf. nr. og gerne alternativ kontakt Oplys flytningen i god tid. Bestilling af flytteaflæsning skal ske senest 14 dage før fra- og indflytning. 17

18 Vi er først i mål, når du er tilfreds Vi har stor fokus på kundetilfredshed. Vi gennemfører jævnligt kundetilfredshedsundersøgelser. Større tilfredshed både hos ejer og lejer med radiobaseret forbrugsmåling. Flere og flere kunder går over til radiobaseret fjernaflæsning i forbindelse med individuel forbrugsmåling i ejendomme. Fjernaflæsning har mange fordele både for ejer og lejer. Hele ejendommens værdi løftes, idet det giver flere tilfredse lejere og muligheden for at tiltrække de rette lejere bliver større. Se mere på Vi håber denne velkomstbrochure kan være medvirkende til at få et overblik over det lovpligtige fordelingsregnskab og vores tillægsydelser. Du er altid velkommen til at kontakte os, ligesom vi gerne hjælper med vejledning også i brugen af Techem Portalen - online administration af ejendommens forbrugsmåling og fordelingsregnskaber. Med venlig hilsen Techem Danmark A/S Tlf.: info@techem.dk meget mere end fordelingsregnskaber Focus på ressourcer

19 19

20 Techem Danmark A/S Trindsøvej 7A-B, Box Aarhus C Afd. Aldersrogade København Ø Tlf.: Tlf.: info@techem.dk Focus på ressourcer AR vers.: