Vedtægter for Gesten Lokalråd

Transkript

1 Vedtægter for Gesten Lokalråd 1. Navn Lokalrådets navn er Gesten Lokalråd. Gesten Sogn omfatter den gamle sognegrænse. 2. Formål Det er lokalrådets formål: At få størst mulig kompetence på årsmødet At tage selvstændige initiativer At være bindeled mellem Gesten Sogn og Vejen Kommune At medvirke til, at koordinere og udvikle det lokale samarbejde og sammenhold At fremme lokalområdets udvikling og varetage områdets interesser i samarbejde med overordnede myndigheder At tage problemer op af almen karakter, som skriftligt rejses over for lokalrådet af en eller flere beboere At respektere de lokale foreningers arbejde og suverænitet At være uafhængig af partipolitik 3. Lokalrådets sammensætning Lokalrådet består af 7 medlemmer, som vælges på årsmødet for en periode på 2 år. Medlemmet udtræder af rådet hvis: Medlemmet fraflytter sognet Opnår valg til kommunalbestyrelsen Der vælges 2 suppleanter for rådsmedlemmer Der vælges 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. 4. Årsmødet Lokalrådet indkalder hvert år i februar mdr. (i forlængelse af fællesspisningen sidst onsdag i februar) til årsmøde, betegnet borgermøde der har samme funktion som en generalforsamling. Mødet indkaldes med 14 dages varsel og bekendtgøres på lokalrådets hjemmeside, i lokale medier og ved opslag på særligt udpegede steder. Mødet gennemføres med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Lokalrådets beretning 3. Forelæggelse af regnskab og budget for Lokalrådet 4. Forelæggelse af regnskab for Byfesten 5. Forelæggelse af regnskab for Gesten Fonden 1

2 6. Forelæggelse af regnskab for Borgeravisen 7. Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på årsmødet, skal være formanden i hænde senest 5 dage før mødet. Forslagsstillere skal have mulighed for selv at fremlægge deres forslag på årsmødet. 8. Valg af rådsmedlemmer I lige år vælges 4 medlemmer og ulige år 3 medlemmer Kandidater til lokalrådet skal forud for valget på selve årsmødet have lejlighed til kort at redegøre for deres kandidatur. 9. Valg af 2 suppleanter (på valg hvert år) 10. Valg af 2 revisorer (1 på valg hvert år) 11. Eventuelt Årsmødet er højeste myndighed. Alle beslutninger vedtages med almindeligt stemmeflertal af de fremmødte. 5 Valg til lokalrådet Valgbar til lokalrådet er enhver, der har fast bopæl i Gesten Sogn og som er fyldt 15 år. Stemmeberettigede er enhver der har fast bopæl i Gesten Sogn og som er fyldt 15 år. Stemmeberettigede er tillige enhver, som driver virksomhed, der er hjemmehørende i Gesten Sogn, selvom de ikke er bosiddende i sognet (1 stemme). Der kan alene stemmes ved personligt fremmøde. Valg af lokalrådsmedlemmer og suppleanter sker ved skriftlig afstemning. Alle stemmeberettigede kan stemme på lige så mange kandidater, som der er ledige pladser på valg. Såfremt antallet af kandidater svarer til antallet af ledige pladser, kan skriftlig afstemning dog undlades. Genvalg kan finde sted. 6 Lokalrådets arbejde Lokalrådet konstituerer sig selv på sit første møde efter årsmødet, dog senest 3 uger efter, med formand, næstformand, kasser, sekretær og web-ansvarlig. Lokalrådet fastsætter selv sin forretningsorden, der efterfølgende sammen med konstitueringen offentligøres på lokalrådets hjemmeside Se separat forretningsorden. Lokalrådet afholder mindst 6 årlige bestyrelsesmøder. Møderne fastlægges så vidt muligt for et år ad gangen. Lokalrådets mødekalender, samt dagsordner og mødereferater offentliggøres på lokalrådets hjemmeside. Lokalrådet kan beslutte, at et eller flere møder afholdes som lukkede møder (ved personfølsomme sager), ligesom det kan beslutte at udpege andre personer til at deltage, når der ønskes sagkyndig assistance, dog uden stemmeret. Lokalrådet er forpligtet til at nedsætte et kontaktudvalg (kontaktrådet), hvor formand eller anden repræsentant fra Gesten Sogns foreninger, kirke, skole, børnehave, handicapcenter, hal, firmaer samt andre institutioner har sæde. 2

3 Lokalrådet er forpligtet til at samle rådet 2 gang årligt. Kontaktrådet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper efter behov. Lokalrådet er beslutningsdygtigt når mindst halvdelen af rådets medlemmer herunder formanden eller næstformanden er til stede. Formaden tegner Lokalrådet over for myndigheder og samarbejdspartnere i øvrigt. Lokalrådet indgår i samarbejde med Fællesrådet for landsbysamfund i Vejen Kommune. Lokalrådet kan tage selvstændige initiativer for at fremme gode vilkår for områdets borgere, forretning/er, firmaer og institutioner og skal jfr. 2 tage problemer op af almen karakter, om skriftligt rejses over for lokalrådet af en eller flere borgere. De pågældende skal have mulighed for selv at fremlægge sagen for lokalrådet på et møde. Da lokalrådets succes og gennemslagskraft i høj grad vil være baseret på en aktiv medvirken fra borgernes side, forudsættes opgaverne i vid udstrækning løst gennem nedsættelse af ad hoc arbejdsudvalg, der refererer til lokalrådet. Lokalrådet er arbejdsgrupperne behjælpelig med myndighedskontakter, ansøgninger om puljemidler m.v., om muligt deltager 1 eller flere af lokalrådets medlemmer i arbejdsgruppens arbejde. Også borgere, der ikke opfylder valgbarhedsbestemmelserne, jfr. 5, kan deltage i arbejdsudvalgenes arbejde. 7 Gesten Byfest Lokalrådet har nedsat et Byfestudvalg til at varetage Gestens årlige byfest. Lokalrådet er ansvarlig for Byfesten. Byfestens formål er, at samle byens borgere om en fælles årlig fest, at skabe et socialt netværk blandt byens borgere, at få så mange af byens borgere som muligt, til at deltage aktivt i begivenhederne. Byfestens overskud overføres til Gesten Fonden jfr Gesten Fonden Overskud fra Byfest i Gesten indsættes på en konto, som betegnes Gesten Fonden, og som bestyres af Lokalrådet. Efter lokalrådets beslutning kan der efter ansøgning, uansøgt eller efter indstilling fra kontaktrådet jfr. 6, af fondens midler ydes tilskud, underskudsgaranti eller lån til foreninger, som er hjemhørende i eller har deres virke i Gesten Sogn samt til almene og kulturelle formål, som kan komme borgere i Gesten Sogn til gode. Herunder også til sådanne formål, som kan virke til forskønnelse eller opmuntring, eller som kan bidrage til at gøre Gesten Sogn til et godt sted at bo. Der kan max. Ansøges om kr ,00, som fonden forbeholder sig ret til, at hensætte over en årrække på max. 5 år. Når det totale ansøgte beløb er hensat udbetales det til ansøger. Er beløbet større, henvises til andre egnede fonde eller LAG. Lokalrådet kan kun modtage tilskud, underskudsgaranti eller lån efter indstilling fra Kontaktrådet. Lån er rentefri og lånets lånetid varierer. Ved underskudsgaranti skal der forelægges budget før arrangementet og regnskab, før udbetaling af garantien. Beløbets størrelse kan variere og fastsættes af lokalrådet inden afholdelse af arrangementet. 3

4 Når regnskabet for årets byfest foreligger, overføres indestående over kr ,00 til Fonden. Byfesten skal altid have likviditet på kr ,00 stående til opstart at ny byfest, og til dækning af worst case scenarier. 9 Borgeravisen Gesten Bække Veerst Borgeravisen er underlagt lokalrådene i Gesten, Bække og Veerst Bylaug og har til formål, at formidle oplysninger om arrangementer, omtale m.v. fra de 3 byer Gesten, Bække og Veerst. Borgeravisen skal ikke samle formue, men være rentabel, evt. egenkapital der overstiger kr ,- vil blive udbetalt til Gesten Lokalråd (fonden) med 2/4 del, Bække Lokalråd med ¼ del og Veerst Bylaug med ¼ del. Annoncepriser fastsættes af bogholderen, ud fra beregninger om rentabilitet. Der kan kun annonceres såfremt firmaet, personen eller foreningen har adresse i et af ovenstående lokalområder, eller annoncerer for arrangementer som foregår i et af de 3 områder, (Kragelund og V. Thorsted indgår under Bække/Veerst). Der er lavet samarbejdsaftale med Vejen Avis om placering af Borgeravisen bagerst i avisen, før kirkenyt, med sin egen overskrift. Borgeravisen betaler kun for det side antal, dog ikke mindre end halve sider, der passer med indleverede annoncer og tekst. Gesten Lokalråd er ansvarlige for den daglige drift, herunder kontakt til ansat bogholder. Det er bogholderens opgave 1 gang pr. mdr. at udsende regninger til annoncører, betale Vejen Avis, følge op på betalinger og udfærdige obligatoriske afstemninger samt regnskab herunder momsregnskab og årsregnskab. Gesten Lokalråd kan ikke uden samråd med Veerst Bylaug og Bække Lokalråd ændre samarbejdsaftale med Vejen Avis eller anden form for trykning, idet enhver aftale omkring annoncering, skal underskrives af alle implicerede parter. Ved evt. ophør af Borgeravisen, tilfalder evt. formue med 2/4 til Gesten Lokalråd, ¼ til Veerst Bylaug og ¼ til Bække Lokalråd, samme fordelingsnøgle er gældende ved evt. underskud. 10 Lokalrådets økonomi Kasseren forestår løbende betalinger. På Årsmødet 2012 blev det besluttet at ansætte en bogholder til at varetage regnskabet for Byfesten og Borgeravisen, denne bogholder er også ansat til at varetage alle Lokalrådet konti. Der opkræves ikke noget ordinært kontingent for deltagelse i lokalrådets aktiviteter, hvorfor lokalrådets økonomi er baseret på frivillige bidrag, tilskud mv. Lokalrådet kan påregne årligt tilskud fra Vejen Kommunes landdistriktspulje på ca. kr ,00. Dette tilskud forhandles dog årligt med Fællesrådet for landsbysamfund i Vejen Kommune, og kan, hvis det besluttes bortfalde. Herudover kan lokalrådet løbende søge om tilskud til konkrete tiltag hos Vejen Kommune, LAG, fonde m.m. Lokalrådet hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid eksisterende formue. Der påhviler således ikke Lokalrådets medlemmer nogen personlig hæftelse. 11 Ekstraordinært borgermøde 4

5 Lokalrådet kan beslutte at indkalde til et ekstraordinært borgermøde, såfremt det finder anledning hertil. Lokalrådet skal indkalde til et ekstraordinært borgermøde såfremt 20 af sognets valgbare borgere skriftligt fremsætter begæring herom til formanden, med angivelse af forslag til begrundet dagsorden. Indkaldelsen skal ske senest 14 dage efter begæringen er modtaget. De ekstraordinære borgermøder skal som årsmødet indkaldes med 14 dages varsel med angivelse af dagsorden og bekendtgøres på hjemmesiden, i lokale medier og ved opslag på særligt udvalgte steder. 12 vedtægtsændringer Ændringer af disse vedtægter kan kun ske på et årsmøde eller ekstraordinært borgermøde. Ændringsforslagene skal fremgå af dagsordnen og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede skal stemme for ændringerne. Afstemningen skal foregå skriftligt, såfremt dette ønskes, ellers ved håndsrækning. 13 Nedlæggelse af Lokalrådet Lokalrådet kan nedlægges på et ekstraordinært borgermøde med kun dette ene punkt på dagsordnen og såfremt 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer herfor. Lokalrådets evt. formue skal ved en evt. nedlæggelse fordeles til almennyttige formål i Gesten Sogn, efter borgermødets nærmere bestemmelse. Vær opmærksom på modtaget tilskud fra Vejen Kommunes landdistriktspulje, kan kræves helt eller delvist tilbagebetalt. Ovenstående vedtægter vedtaget på årsmødet den 27. februar