Forslag til vedtægtsændringer i kolonihaveforeningen Fjordglimt

Transkript

1 Forslag til vedtægtsændringer i kolonihaveforeningen Fjordglimt Gamle vedtægter 1 Foreningens formål er: at fremme fælles interesser for sine medlemmer i alle forhold vedrørende havebrug. at administrere og vedligeholde de af Struer Kommune til foreningen udlejede arealer i overensstemmelse med de mellem foreningen og kommunen gældende kontrakter. at hindre spekulation med arealer og bebyggelser. at fremskaffe jord til haver på billigst mulige vilkår. Nye 1 Foreningens formål er: at fremme fælles interesser for sine medlemmer i alle forhold vedrørende havebrug. at administrere og vedligeholde de af Struer Kommune til foreningen udlejede arealer i overensstemmelse med de mellem foreningen og kommunen gældende kontrakter. at hindre spekulation med arealer og bebyggelser. at fremskaffe jord til haver på billigst mulige vilkår. 2 Som medlemmer kan optages alle, dog således at - ved køb indbyggere i Struer Kommune har fortrinsret i 3 mdr. fra ledighedsdato. Endvidere skal det tilstræbes, at antallet af haver - udlejet til personer som er bosat udenfor Struer Kommune - ikke overstiger 30 haver. Et medlem/husstand må max. råde over 1 have. Man må ikke overlade brugen af haveloddet til andre. 3 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Foreningens daglige ledelse forestås af en af generalforsamlingen valgt bestyrelse, der består af en formand, en kasserer samt 3 bestyrelsesmedlemmer. Ligeledes vælges 2 suppleanter til bestyrelsen samt 2 revisorer. Alle valg gælder for 2 år, dog således at kassereren, et bestyrelsesmedlem, en suppleant og en revisor første gang kun vælges for et år. Formanden og kassereren vælges direkte af generalforsamlingen og kan ikke afgå samtidig. Genvalg kan finde sted. Ethvert medlem er pligtig til at modtage valg, de afgående bestyrelsesmedlemmer dog ikke før efter 2 års forløb. Bestyrelsens honorar til dækning af omkostninger fastsættes af generalforsamlingen. 4 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år den første lørdag i april måned. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen mener, det er nødvendigt, eller det skriftligt til bestyrelsen forlanges af mindst 20 medlemmer (d.v.s. der skal være 20 haver repræsenteret) med angivelse af forhandlingsemne. Ordinær generalforsamling indvarsles af bestyrelsen med 4 ugers varsel, ekstra-ordinær generalforsamling med 14 dages varsel. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest ugedagen før generalforsamlingens afholdelse. Ved generalforsamlingen har hvert medlemskab ved personlig fremmøde 2 stemmer. Ved medlemskab forstås 2 personer, der er samboende på fælles adresse. Generalforsamlingen vælger dirigenten, og den er 2 Medlemmer er alle, der lejer en have. Det skal tilstræbes, at antallet af haver - udlejet til personer som er bosat udenfor Struer Kommune - ikke overstiger 40. Et medlem/husstand må max. råde over 1 have. Man må ikke overlade brugen af haveloddet til andre. Alle kan optages som passive medlemmer. 3 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Foreningens daglige ledelse forestås af en af generalforsamlingen valgt bestyrelse, der består af en formand, en kasserer samt 3 bestyrelsesmedlemmer. Disse valg gælder for 2 år. Der vælges 2 suppleanter til bestyrelsen samt 2 revisorer. Formanden og kassereren vælges direkte af generalforsamlingen og kan ikke afgå samtidig. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsens honorar til dækning af omkostninger fastsættes af ge neralforsamlingen. 4 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år den første lørdag i april måned. I tilfælde af sammenfald med påske kan generalforsamlingen rykkes til lørdagen før eller efter. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen mener det er nødvendigt, eller det skriftligt til bestyrelsen forlanges af mindst 20 medlemmer med angivelse af forhandlingsemne. Ordinær generalforsamling indvarsles af bestyrelsen med 4 ugers varsel, ekstraordinær generalfor samling med 14 dages varsel. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest ugedagen før generalforsamlingens afholdelse. Ved generalforsamlingen har hvert medlemskab ved personlig fremmøde 1 stemme. Generalforsamlingen vælger dirigenten, og den er

2 beslutningsdygtig, når den er lovlig indvarslet, uanset de mødendes antal. I øvrigt tages beslutningerne efter alm. stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Enhver beslutning, der tages på generalforsamlingen, føres i forhandlingsprotokollen. Vedtagelserne fra en generalforsamling kan på begæring af de fremmødte forlanges oplæst, inden mødets afslutning. Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Valg af stemmetællere. 4. Formandens beretning. 5. Regnskab ved kassereren. 6. Regnskab ved festudvalget. 7. Indkomne forslag. 8. Valg af formand/kasserer. 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 10. Valg af revisorer og suppleanter. 11. Valg af vurderingsudvalg.( 10 udvalget). 12. Valg af festudvalg. 13. Eventuelt. 5 Under ansvar overfor generalforsamlingen påhviler det bestyrelsen i alle forhold at varetage foreningens interesser. Bestyrelsen udarbejder udkast til vedtægter og ordensreglement for foreningen til efterfølgende godkendelse på generalforsamlingen samt Struer Kommune i henhold til lejekontrakt med denne. Bestyrelsen vælger selv næstformand og sekretær. Forretningsudvalget udgøres af formanden, næstformanden og kassereren. Herudover kan bestyrelsen nedsætte specielle udvalg, såvel indbyrdes som med deltagelse af andre medlemmer. Bestyrelsens beslutninger træffes efter stemmeflerhed. Sager angående foreningens køb og salg samt låntagning træffes i enighed i bestyrelsen og forelægges efterfølgende generalforsamlingen. Bestyrelsen er berettiget til på foreningens vegne og regning at søge professionel rådgivning og bistand i fornødent omfang i spørgsmål vedr. foreningens økonomiske og/eller juridiske stilling og drift. Alle bestyrelsesmøder føres til protokols. Vedtagelser kan forlanges oplæst inden mødets afslutning. 6a For så vidt der er haver til rådighed, udlejer foreningen disse på følgende betingelser. at ansøgeren råder over en helårsbolig. at vedkommende ikke under et tidligere medlemskab har overtrådt sine forpligtelser. Såfremt ovennævnte betingelser ikke er opfyldt, kan bestyrelsen nægte medlemskab. Meddeles der afslag på medlemskab, skal afslaget ledsages af en begrundelse. beslutningsdygtig, når den er lovligt indvarslet, uanset antallet af fremmødte. I øvrigt tages beslutningerne efter almindelig stemmeflerhed. Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Valg af stemmetællere. 4. Formandens beretning. 5. Regnskaber ved kassereren. 6. Budget og gebyrer. 7. Indkomne forslag. 8. Valg af formand/kasserer. 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 10. Valg af revisorer og suppleanter. 11. Valg af vurderingsudvalg. ( 10-udvalget). I ulige år vælges repræsentanter for vej 1 og 3 i lige år for vej 2 og Eventuelt. 5 For så vidt der er haver til rådighed, udlejer foreningen disse på følgende betingelser. at ansøgeren har postadresse udenfor havekolonien. at vedkommende ikke under et tidligere medlemskab har overtrådt sine forpligtelser. Såfremt ovennævnte betingelser ikke er opfyldt, kan bestyrelsen nægte medlemskab. Meddeles der afslag på medlemskab, skal afsla get ledsages af en begrundelse.

3 6b Ansøgeren forpligter sig ved sin underskrift til at overholde: lejekontraktens bestemmelser samt de i denne indeholdende generelle retningslinier for medlemmers investering i og på lejet havelod. den for haveforeningen tinglyste deklaration og den med Struer Kommune indgåede lejekontrakt. haveforeningens vedtægter og ordensreglement, ethvert af bestyrelsen givet påbud, der tjener til at sikre medlemmernes berettigede krav på ro og orden i området samt havernes vedligeholdelse og pasning. 6c Påtaler, klager og anke: Påtaler fra 10 udvalget kan ankes til bestyrelsen, hvilket skal ske senest 8 dage efter modtagelsen af påtalen. Bestyrelsens afgørelser af enhver art kan indbringes til generalforsamlingens afgørelse efter reglerne herfor. Generalforsamlingen er haveforeningens højeste myndighed, hvis afgørelser er endelige. Enhver klage til bestyrelsen skal være skriftlig med angivelse af navn og havenummer. En anonym klage vil ikke blive behandlet, idet den/de, der bliver klaget over, har krav på at vide, hvem der har indgivet klagen. 6d Erhvervsmæssig udnyttelse: Erhvervsmæssig udnyttelse af haver må ikke finde sted, ligesom husdyrhold ikke er tilladt. Hunde skal føres i snor, og katte holdes indenfor hækken. 7 Til dækning af omkostningerne i forbindelse med drift og vedligeholdelse af de lejede arealer og foreningens fælles faciliteter fastsætter bestyrelsen hvert år senest 1. marts havelejens størrelse, kontingent for passive medlemmer samt gebyrer af enhver art for det kommende regnskabsår, der løber fra 1. januar til 31. december. Lejefastsættelse samt gebyrstørrelser forelægges generalforsamlingen til godkendelse. 8 Havelejen forfalder til betaling kvartårlig hver den 1/1, 1/4, 1/7 og 1/10. For passive medlemmer opkræves kontingentet én gang årligt den 1/1 for det kommende regnskabsår. Til brug ved betalingen tilsendes indbetalingskort. Er lejen ikke betalt rettidigt, kan foreningen kræve et rykkergebyr for hvert påkrav, der sendes. Påkravets størrelse fastsættes årligt af bestyrelsen og forelægges generalforsamlingen til godkendelse. Beløbet offentliggøres i Suppevisken med virkning for det kommende regnskabsår. Ved manglende betaling træder nærværende vedtægts 9 i kraft. 6 Ansøgeren forpligter sig ved sin underskrift til at overholde: lejekontraktens bestemmelser. den for haveforeningen ting lyste deklaration og den med Struer Kommune indgåede lejekontrakt. haveforeningens vedtægter og ordens reglement. 7 Påtaler, klager og anker: Husvurderinger og påtaler fra 10-udvalget kan ankes til bestyrelsen, hvilket skal ske inden 8 dage. Enhver klage til bestyrelsen skal være skriftlig med angivelse af navn og havenummer. 8 Erhvervsmæssig udnyttelse af haver må ikke finde sted, ligesom husdyrhold ikke er tilladt.

4 9 Fra et medlems side kan lejeaftalen med 3 måneders varsel bringes til ophør til en 1/1, 1/4, 1/7 eller 1/10. Et passivt medlem kan opsige medlemskabet med 1 måneds varsel til ophør ved et årsskifte. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtelser, således som disse til enhver tid fremgår af foreningens regnskab. ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt lejen eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har berigtiget restancen senest 14 dage efter, at skriftligt påkrav herom af foreningens bestyrelse er afsendt eller fremsat. Det er dog en forudsætning for ophævelsen af lejeaftalen, at foreningens påkrav skal være afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkeligt angives, at lejemålet kan ophæves, hvis lejerestance m.m. ikke betales inden udløbet af den angivne frist. Dersom et medlem i øvrigt ikke indbetaler sit kontingent rettidigt, er bestyrelsen berettiget til at overgive beløbet til retslig inkasso og/eller ophæve lejemålet. Alle heraf følgende omkostninger afholdes skadesløst for foreningen af det pågældende medlem. Foreningen er endvidere berettiget til for ethvert krav mod et medlem at søge sig fyldestgjort gennem fogedforretning ved udlæg i vedkommendes havelod og bebyggelse m.v. ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet overlader brugen af haveloddet til en anden og trods foreningens indsigelse fortsætter dermed, eller såfremt brugeren af et havelod eller dennes husstand i gøren og laden er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dermed dens øvrige medlemmer. ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet i væsentlig grad misrøgter det lejede havelod eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området udefra, eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens til enhver tid gældende vedtægter og ordensreglement. Ved ophævelse af lejemål iht. denne vedtægts 9 er medlemmet berettiget til, senest 14 dage efter modtagelse af ophævelse, skriftligt at forlange spørgsmålet endeligt afgjort på en generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling. Har medlemmet ikke indenfor 4 uger efter opsigelse/ ophævelse af lejemål bortfjernet eller afhændet sin bebyggelse, eller er afhændelsen i strid med bestemmelserne herom, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage have og bebyggelse, og de vilkår overtagelsen skal ske på. Såfremt bebyggelsen ikke kan afhændes i henhold til vurderingen, er bestyrelsen berettiget til at afhænde bebyggelsen bedst muligt, evt. ved auktion. Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift, der er forbundet med opsigelsen og afhændelsen, herunder advokatomkostninger, retsgebyrer og lejerestancer m.m. Når opsigelse eller ophævelse af et medlemskab og 9 Fra et medlems side kan lejeaftalen med 3 måneders varsel bringes til ophør pr. 1/1, 1/4, 1/7 eller 1/10. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtel ser, således som disse til enhver tid fremgår af foreningens regnskab. ophævelse af lejeaftalen, såfremt lejen eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har betalt restancen senest 14 dage efter skriftligt påkrav med angivelse af, at lejemålet kan ophæves, hvis lejerestance m.m. ikke betales inden udløbet af den angivne frist. Indbetalinger til foreningen anvendes først til afvikling af medlemmets gæld til foreningen, dernæst til betaling af leje. Medlemmet har 4 uger efter opsigelse/ophævelse af lejemål til at fjerne eller afhænde sin bebyggelse. Såfremt bebyggelsen ikke kan afhændes i henhold til vurderingen, er bestyrelsen berettiget til at afhænde bebyggelsen bedst muligt, evt. ved auktion. Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift forbundet med opsigelsen og afhændelsen, herunder advokatomkostninger, retsgebyrer, lejerestancer m.m.

5 lejeaftale sker, er det pågældende medlem pligtig at svare foreningen leje og andre ydelser haveloddet vedrørende, ligesom medlemmet er pligtig at vedligeholde haven i samme periode. 10 Til vejledning for bestyrelsen nedsættes et stående udvalg bestående af et medlem udpeget af bestyrelsen samt 4 medlemmer af foreningen, valgt af den ordinære generalforsamling, idet der vælges et medlem for hver af de 4 fordelingsveje. Udvalget er berettiget til at give medlemmerne påtaler, såfremt en havelejer ikke overholder foreningens vedtægter og ordensreglement, herunder pasning af have og vedligeholdelse af bygninger. Påtaler skal indeholde en begrundelse. Efter 2 påtaler samme år overdrages sagen til bestyrelsen, der bestemmer sagens videre forløb, herunder hvorvidt denne vedtægts 9 skal tages i brug. Bestyrelsen indkalder det påklagede medlem til et møde med henblik på løsning af den manglende overholdelse af vedtægterne. Medlemmet har pligt til at give møde ved bestyrelsens skriftlige anmodning herom. Manglende overholdelse af mødepligten kan medføre ophævelse af medlemskab. Udvalget kan efter stemmeflerhed afgive indstilling til bestyrelsen i følgende sager: Vurdering af bebyggelsen og dens vedligeholdelsestilstand. Sager om anlæg og vedligeholdelse, når bestyrelsen ønsker en udtalelse. Sager om ordensreglementet og dets håndhævelse. De 4 medlemmer virker som kontaktmand hver for sin fordelingsvej mellem de respektive lejere og bestyrelsen. 10 udvalget skal senest 14 dage før besigtigelse af haver meddele dato for besigtigelsen ved opslag i udhængsskabene. 11 For at fremme sammenholdet mellem foreningens medlemmer, nedsættes et udvalg, kaldet festudvalget. Festudvalget vælges hvert år på den ordinære generalforsamling og består af 4 medlemmer, et medlem fra hvert af de 4 fordelingsveje, så vidt det er muligt. Udvalget står for driften af Vraldhal, herunder hører udlejning, rengøring, indkøb og vedligeholdelse af service. Lejen fastsættes i samråd med bestyrelsen. Udvalget står også for indkøb og salg af gas. Udvalget har selvstændig kasse, som hvert år revideres af hovedkassereren. Faste arrangementer for festudvalget: Høstfest, Sankt Hans og søndagstræf. Herudover har festudvalget frie hænder til at tage andre initiativer, der fremmer sammenholdet. Festudvalget kan søge bestyrelsen om tilskud til de arrangementer, de måtte lave. 10 Til vejledning for bestyrel sen vælges et stående udvalg bestående af et medlem, udpeget af bestyrelsen, samt 4 medlemmer af foreningen, valgt af den ordinære generalforsamling, idet der vælges et medlem for hver af de 4 fordelingsveje. Udvalget håndterer som de første situationer, hvor ordensregler og vedtægter ikke overholdes. Hvis dialog ikke fungerer, kan spørgsmålet overdrages til bestyrelsen. Udvalget kan afgive indstilling til bestyrelsen om vurdering af bebyggelse, have og vedligeholdelsestilstand. De 4 medlemmer er kontaktpersoner hver for sin fordelingsvej

6 12 Foreningens opløsning. Til foreningens opløsning kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt til en generalforsamling, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer. Der udpeges to likvidatorer. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der er registreret som aktive medlemmer på dette tidspunkt. Foreningen kan ikke opløses så længe lejekontrakten med Struer kommune er i kraft, medmindre anden aftale indgås med kommunen. 11 Foreningens opløsning. Til foreningens opløsning kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt til en generalforsamling, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer. Der udpeges to likvidatorer. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der er registre ret som aktive medlemmer på dette tids punkt. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakten med Struer kommune er i kraft, medmindre anden aftale indgås med kommunen.