Mødereferat. Styringsdialog 2014, Boligkontoret Århus. Aarhus Kommune

Transkript

1 Mødereferat Aarhus Kommune Børn og Unge Styringsdialog 2014, Boligkontoret Århus Mødedato: 2. december 2014 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligorganisationen: Formand Søren Høgsberg Næstformand Henrik Autzen Direktør Morten Homann Økonomichef Carl Danielsen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon Direkte telefon Fax [email protected] På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale 1. Baggrund I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune.

2 Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Pr. 1. januar 2012 er der sket en fusion mellem administrationsorganisationen Boligkontoret Århus, Boligforeningen Vesterbo, Boligforeningen BO83 og Boligforeningen Højbo med det fortsættende navn Boligkontoret Århus, i det følgende benævnt BKÅ. Grundlaget for dialogen var derfor årsregnskab 2013, som er organisationens 2. regnskabsår. Drøftelserne tog i øvrigt udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, diverse notater, årsregnskab 2013, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet: 2. Økonomi, drift og administration 2.1 Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Årsregnskab 2013 Årsregnskab 2012 Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital overstiger benchmark i styringsrapporten. Egenkapitalen vurderes at være på et pænt gennemsnitligt Aarhus-niveau. Årsregnskabet udviser et overskud på 2,9 mio. kr. Beløbet er tilgået arbejdskapitalen.

3 Driftsresultatet, der i forhold til budget 2013 overrasker positivt, har baggrund i større gebyrer, byggesagshonorarer end budgetteret. Arbejdskapitalen er fuld likvid. Den samlede dispositionsfond er i 2013 forøget med ca. 2,775 mio. kr. Den likvide del af dispositionsfonden er på 34,2 mio. kr. - et uændret niveau i forhold til Der er bevilget tilskud på 6,6 mio. kr. finansieret af dispositionsfonden (8,9 mio. kr. i 2012). Der er i 2013 ydet tilskud til såvel frikøb af hjemfaldsklausuler såvel som forbedringsarbejder i afdelingerne. Der er i regnskabsåret realiseret et lejetab på 543 t.kr. i (643 t.kr. i 2012), som finansieres over dispositionsfonden. Lejetabet der er fordelt på 16 afdelinger, skyldes primært ledige erhvervslokaler (90%). Med virkning fra 2014 skal afdelingerne af tab på fraflytning kun dække 316 kr./m2 pr. lejemålsenhed af egne henlagte midler. Dispositionsfonden dækker hvad der ligger derudover. Det yderligere træk på dispositionsfonden forventes i 2014, at blive omkring 1 mio. kr. Tilgangen (brutto) til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån var i 2013 på 17,9 mio. kr. (mod 14,9 mio. kr. i 2012). Stigningstaksten forventes de kommende år at være på samme niveau. Det tilstræbes at undgå at komme under minimumskravet til dispositionsfonden. Kravet til likvid dispositionsfond er fra 2013 forhøjet til kr. pr. lejemålsenhed. Kommer BKÅ under dette niveau skal afdelingerne betale bidrag til dispositionsfonden. Dette kan undgås ved at bevilge tilskud fra arbejdskapitalen i stedet for dispositionsfonden eller finansiere via egen trækningsret. Generelt anses organisationens nuværende konsolidering for passende. Som følge af udamortiseringen af visse afdelingers oprindelige lån vil der de kommende år være en nettotilvækst til dispositionsfonden på ca. 1 mio. kr. om året. I forbindelse med kommende budgetlægninger vurderes, om der konkret kan være behov for tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne. Der kan være tale om: Tilskud til vedligeholdelsesplan (i vurderingen indgår lejens størrelse, afdelingens beliggenhed mv.) energitilskud Driftstilskud (kun undtagelsesvis)

4 Revisors likviditetskontrol udviser overskydende likviditet på 23 mio. kr. BKÅ foretager ikke udlån af egenkapitalen men afdelingerne låner af egne midler (henlæggelser) i det omfang der er overskydende likviditet i afdelingernes vedligeholdelsesplanlægning. Der fastlægges konkrete lånegrænser for de enkelte afdelinger. Der var overvejelser også om udlån af organisationens egenkapital. BKÅ er bevidst om, at såvel udlån af egne midler som udlån af organisationens egenkapital belaster likviditeten. Der har været foretaget en analyse af BKÅ s pengestrømme og arbejdsgange og der er peget på en række områder hvor der kan hentes besparelser hjem til afdelingerne. Når besparelserne er fuldt indfasede vil de udgøre en halv mio. kr. om året. Boligorganisationen har i årets løb forrentet afdelingernes mellemregninger med 1,3% BKÅ oplyste, at 257 mio. kr. er overladt tre kapitalforvaltere, Danske Bank, Nordea og Sydbank. Det oplystes, at de tre kapitalforvaltere havde mandat til at agere indenfor en varighed (som risikobegreb) fra 1 til 5. BKÅ havde ved udgangen af 2012 en bankbeholdning 3,3 mio. kr. 2.2 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed (styringsrapport) Årsregnskab 2013 Årsregnskab 2012 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget svarer til benchmark i styringsrapporten. Afvigelse mellem administrationsbidraget som opgjort i budgettet skyldes flere indtægter i form af byggesagshonorarer mv. end forventet. 2.3 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Punktet var et tema i styringsdialog Ved brev af 24. maj 2013 har BKÅ udførligt redegjort for status på henlæggelser. I afdelinger med årlige henlæggelser under Aarhus-gennemsnit var der en del ek-

5 sempler på, at vedligeholdelsesplanerne ikke var fuldt finansierede af henlæggelser. Henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse er derfor hævet med ca. 10% i gennemsnit i både 2013 og Beboerdemokratiet har i det forløbne år arbejdet med området i overensstemmelse med øverste myndigheds vedtagne mål om at fremtidssikre boligerne. Vedligeholdelsesplanerne er bearbejdet siden dialogmødet Dette arbejde er sket i tæt samarbejde mellem administration og afdelinger, således at beboerdemokratiet har været inddraget i prioriteringer af hvilke arbejder, der skal udføres og hvornår. Oversigt over henlæggelserne, udarbejdet af BKÅ viser henlæggelsernes udvikling i perioden 2015 til De årlige henlæggelser for samtlige afdelinger er jævnt stigende indtil I dialogmødet 2013 fremlagdes oversigter over vedligeholdelsesplanernes samlede arbejder indtil Disse oversigter er yderligere bearbejdet i Samlede byggeudgifter er steget med 304 mio. kr. fra 2013 til oversigten mens der kun har været behov for ca. 35 mio.kr. yderligere realkreditlån. Dette skyldes, at der i planperioden er indregnet jævnt stigende henlæggelser indtil BKÅ oplyste, at der fortsat er udfordringer i nogle få afdelinger og, at afdelingsbestyrelserne søges inddraget mest muligt i det videre arbejde. Kommunen bemærkede i denne sammenhæng, at det fremgår af afdelingsskemaerne, at enkelte afdelingers opsparede henlæggelser kun består af årets henlæggelser. Kommunen havde ikke yderligere bemærkninger til punktet men bemærkede, at BKÅ har haft en professionel tilgang til udfordringen omkring henlæggelser. 2.4 Forvaltningsrevision BKÅ har i forbindelse med fusionen udarbejdet et nyt koncept for forvaltningsrevisionen. I dette koncept for forvaltningsrevisionen er indarbejdet det nye strategiske grundlag for organisationen, der omfatter følgende indsatsområder: Byens bedste service Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet.

6 Med udgangspunkt heri er der udarbejdet nye forretningsgange og målsætninger i BKÅ. Der er i 2013 udarbejdet rapport om opfyldelse af en lang række målsætninger for organisationen. Rapporten er behandlet af foreningsbestyrelsen i overensstemmelse med reglerne herom. Den udførte forvaltningsrevision har ikke fra revisors side givet anledning til bemærkninger. Kommunen bemærkede, at forvaltningsrevision forekommer velintegreret i organisationen. 2.5 Årsregnskab 2013 Årsregnskabet for Boligkontoret Århus, er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati BKÅ oplyste, at der strategisk er fokus på at udvikle og styrke demokratiet. Dette er ikke en opgave, der kan færdiggøres indenfor et tidsrum men er et punkt, der kontinuerligt må arbejdes med. Generelt set er det målet at øge interessen for beboerdemokratiet. I den forbindelse, er der taget initiativer bl.a. i forhold til information og kommunikation. For at højne den beboerdemokratiske deltagelse er der arbejdet med at tiltrække flere beboere til afdelingsmødet. Senest er udført følgende tiltag: Indkaldelser til afdelingsmødet gjort mere levende og nærværende Forenklet budget/vedligeholdelsesplan med bl.a. grafiske virkemidler Forkortet og revideret dirigentmappe, der anvendes som køreplan for det gode afdelingsmøde Indarbejdet forenklinger i forhold til det materiale, der udarbejdes til det årlige afdelingsmøde og kursusudvalget har afviklet dirigentkursus. Der er 7 aktive udvalg, der udover det rent faglige sigte, har til formål at aktivere flest mulige beboere i beboerdemokratiet

7 Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra såvel repræsentantskabsmøder som hovedbestyrelsesmøder. Det bemærkedes i øvrigt, at referaterne udmærker sig ved en stor grad af læsevenlighed og derfor giver beboerne reel mulighed for at gøre sig bekendt med de beslutninger, der tages på organisationsbestyrelsesniveau. Det er fortsat målet fra foreningsbestyrelsens side er, at afdelingerne bliver mere selvkørende på afdelingsmøderne dvs. uden tilstedeværelse fra foreningsbestyrelse eller administration - men der er samtidig forståelse fra BKÅ s side for, at dette kræver en længere indkøringsproces. Generelt set er beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne velfungerende. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at der p.t. er 5 afdelinger uden afdelingsbestyrelser. Det fremgår endvidere, at 8 afdelinger har et mindre velfungerende beboerdemokrati. 3. Renoveringer 28 afdelinger er omfattet af større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. Afd. 23 og 54 er omfattet af fysiske helhedsplaner støttet af Landsbyggefonden. Derudover pågår dialog med Landsbyggefonden om en helhedsplan for afdeling 44. Det fremgår af oplysningsskemaerne for afdelingerne, at vedligeholdelsesstanden er rimelig i langt de fleste afdelinger. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at 6 afdelinger har væsentlige vedligeholdelsesmæssige problemer. Afdelingerne er omfattet af igangværende initiativer. 4. Diverse BKÅ indgår aktuelt i tre boligsociale helhedsplaner: Herredsvang, Frydenlund og Vandtårnsområdet. BKÅ oplyste, at de boligsociale helhedsplaner finansieres via tilskud fra hovedorganisationen men, at indsatsen i Møllevangen historisk set

8 har været finansieret af afdelingerne selv og fortsat finansieres således. Møllevangen er ikke længere omfattet af boligsocial indsats støttet af Landsbyggefonden. Der er dialog med Landsbyggefonden om etablering af beboerhus da området stadig er sårbart. Det vurderes, at udviklingen i Charlottehøj har været uheldig på det seneste. Der er behov for fortsat fokus på det samlede område. 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation På baggrund af styringsdialogen for 2014 vil kommunen foreslå, at det aftales, at Boligkontoret Århus løbende informerer Aarhus Kommune, Alment Byggeri, om eventuelle fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb/salg uden for Aarhus Kommune. Dette har baggrund i Aarhus Kommunes overordnede tilsynsforpligtigelse som hjemstedskommune for Boligkontoret Århus. Aarhus Kommune, Alment Byggeri, vil koordinere tilsynet med de kommuner, hvor boligorganisationen fremover måtte være aktiv. Der vil fortsat være fokus på henlæggelsesspørgsmålet i de kommende års dialogmøder.