Vedtægter for Grimstrup IF

Transkript

1 Vedtægter for Grimstrup IF 1. Foreningens navn og hjemsted A. Foreningens navn er Grimstrup Idrætsforening (forkortet Grimstrup IF). Foreningen er stiftet under navnet Grimstrup-Hjortkær-Roust Idrætsforening (GHRI) d. 3. december 1969 Foreningens hjemsted er Grimstrup i Esbjerg Kommune 2. Foreningens formål A. Det er foreningens formål - ud fra det frivillige foreningsarbejde gennem idræt og andet kulturelt virke - at fremme gode og sunde fritidsbeskæftigelser 3. Medlemskab af organisationer A. Foreningen er tilsluttet DGI Sydvest, som er en landsdelsforening under Danske Gymnastikog Idrætsforeninger (DGI) og Dansk Boldspil Union (DBU - Jylland) 4. Optagelse af medlemmer A. Enhver person, der kan tilslutte sig foreningens formål, kan optages som aktiv eller passiv medlem af foreningen B. Aktiv medlem er man, når der er betalt kontingent til en afdeling. Medlemskabet løber for et år ad gangen regnet fra den dato, hvor kontingentet er forfalden til betaling Passiv medlem er man ved betaling af kontingent for passive medlemmer. 5. Udelukkelse af medlemmer A. Bestyrelsen kan udelukke medlemmer, der er i restance med betaling af kontingent. B. Hvis et medlem krænker foreningens love eller nedsætter dens omdømme, har bestyrelsen ret til at udelukke vedkommende af foreningen. Det eller de udelukkede medlemmer kan få deres sag optaget på 1. ordinære generalforsamling. Beslutningen omstødes såfremt 2/3 af de fremmødte og stemmeberettigede medlemmer stemmer imod 6. Kontingent A. Medlemskontingenter fastlægges af bestyrelsen efter forslag fra afdelingerne. Kontingentet opkræves umiddelbart efter, at man er begyndt aktiviteten. Forfalden og indbetalt kontingent refunderes ikke, såfremt deltagelse i aktiviteten ophører B. Såfremt kontingentet ikke betales rettidigt, kan der efter bestyrelsens beslutning pålægges rykkergebyr 7. Orientering A. Foreningen orienterer om diverse aktiviteter i en lokalavis og på en lokal hjemmeside. Særlige arrangementer kan desuden postomdeles

2 8. Bestyrelsen A. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af forretningsudvalget og en repræsentant fra hver af afdelings-bestyrelserne B. Formand, kasserer og sekretær vælges direkte på generalforsamlingen De øvrige medlemmer vælges i de til enhver tid eksisterende afdelinger Formand, sekretær og kasserer udgør et forretningsudvalg (FU) C. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af foreningen og ansvaret i forhold til gældende lovgivning og nærværende vedtægter og generalforsamlingsbeslutninger D. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden E. Ved et bestyrelsesmedlems afgang i årets løb kan bestyrelsen supplere sig selv. Suppleringen er dog kun gyldig indtil næste generalforsamling, hvor der skal vælges nye medlemmer af bestyrelsen F. Formanden/FU indkalder til bestyrelsesmøde med mindst 1 uges varsel ved udsendelse af dagsorden. Bestyrelsesmøder afholdes så ofte, formanden finder det fornødent, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det G. Sekretæren tager referat af bestyrelsens møder. Referatet udsendes pr. mail til bestyrelsen, som godkender det på det kommende bestyrelsesmøde. Referatet opbevares af sekretæren som foreningens forhandlingsreferat. Desuden refererer sekretæren arrangementer og særlige begivenheder i foreningen H. Bestyrelsen udarbejder hvert år et samlet budget for det kommende år baseret på de enkelte afdelingers budgetter I. Bestyrelsen kan mellem to generalforsamlinger oprette nye afdelinger, men disse afdelingers oprettelse skal endelig bekræftes eller afkræftes på førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til særlige opgaver 9. Afdelingsbestyrelserne A. Foreningen har følgende afdelinger: Badmintonafdelingen Bankoafdelingen Børneklubben Fodboldafdelingen Gymnastikafdelingen Kiosken Kroketafdelingen Løb med Grimstrup Sportsfestudvalget Tennisafdelingen Ungdomsklubben B. Hver afdeling ledes af en afdelingsbestyrelse på mindst 3 medlemmer C. Afdelingsbestyrelsen leder den enkelte afdeling og har ansvaret i forhold til nærværende vedtægter, budgetter, generalforsamlings og bestyrelsesbeslutninger. Et medlem af en afdelingsbestyrelse er automatisk medlem af Grimstrup IF D. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig med formand og sekretær og vælger en repræsentant til bestyrelsen E. Afdelingsbestyrelsen følger den generelle forretningsorden for foreningen. Såfremt denne ønskes fraveget, skal ændringerne godkendes af bestyrelsen

3 F. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Afstemninger afgøres ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende G. Formanden indkalder til afdelingsbestyrelsesmøde med mindst en uges varsel ved udsendelse af dagsorden. Afdelingsbestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden finder det fornødent - eller når mindst 2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer ønsker det H. Sekretæren tager referat af møder og særlige begivenheder i afdelingen. Referatet udsendes pr. mail til afdelingsbestyrelsen, som godkender det på det kommende bestyrelsesmøde. Referatet opbevares af sekretæren som afdelingens forhandlingsprotokol. En kopi af referatet afleveres til bestyrelsen I. Afdelingsbestyrelsen udarbejder et budget forud for hvert regnskabsår. Budgettet skal godkendes af bestyrelsen 10. Tegningsregler A. Foreningen tegnes af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen kan meddele prokura 11. Regnskab/revision A. Foreningens regnskabsår går fra d. 1. januar til d. 31. december B. Bestyrelsen har ansvaret for at der føres et omhyggeligt og overskueligt regnskab Regnskabet revideres af to generalforsamlingsvalgte revisorer Foreningens likvide kapital skal indestå på en konto lydende på foreningens navn i et pengeinstitut Såfremt bestyrelsen finder det fordelagtigt og ansvarligt, kan denne overføre likvid kapital til mindre likvid kapital. Kassereren kan have en kontant kassebeholdning, der er afpasset efter det daglige behov 12. Hæftelse A. For foreningen forpligtelser hæfter alene dens formue. Foreningens medlemmer har intet personligt ansvar for foreningens forpligtelser 13. Ordinær generalforsamling A. Generalforsamlingen er inden for rammerne af lovgivningen og retspraksis foreningens øverste myndighed B. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af 1. kvartal C. Indkaldelse og offentlig bekendtgørelse af dagsorden skal ske via et lokalblad, der dækker foreningens område og på en lokal hjemmeside senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse D. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal skriftligt være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen E. Dagsorden for ordinær generalforsamling 1. Valg af dirigent og stemmetæller 2. Beretning om det forløbne år 3. Fremlæggelse af revideret regnskab 4. Orientering om budget og aktivitetsplan for det kommende år

4 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af formand, kasserer og sekretær 7. Valg af afdelingsbestyrelser og suppleanter efter indstilling fra afdelingsbestyrelserne 8. Valg af revisor og suppleant 9. Eventuelt F. Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent og stemmetæller. Sekretæren refererer generalforsamlingen. Under eventuelt kan der ikke træffes bindende beslutninger - der kan alene foretages vejledende afstemninger. Referatet fra generalforsamlingen udsendes pr. mail til bestyrelsen og underskrives af dirigent og sekretær 14. Ekstraordinær generalforsamling A. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller når mindst 30 af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen B. Indkaldelse sker på samme måde som til ordinær generalforsamling 15. Valg og afstemning A. Generalforsamling er beslutningsdygtig med de mødte antal medlemmer B. Stemmeberettigede er alle fremmødte medlemmer over 14 år samt alle ledere C. Valgbare til afdelingsbestyrelserne er alle medlemmer over 14 år. Valgbare til bestyrelsen er alle medlemmer over 18 år D. Valgperioden er 2 år for bestyrelsesmedlemmer og revisorer. Ved indtræden af suppleanter i bestyrelsen kan bestemmelsen i punkt E fraviges, således at det kan sikres, at der er mindst to fortsættende bestyrelsesmedlemmer med mindst et års anciennitet E. Afdelingsbestyrelserne vælges således, at medlemmerne er på valg over en 2-års periode, idet det tilstræbes, at tilnærmelsesvis halvdelen er på valg hvert år F. Forslag til valg af bestyrelsesmedlemmer kan afgives af alle stemmeberettigede - og kan fremsættes skriftligt, såfremt der stilles forslag herom. Det samme gælder for valg af revisorer G. Er der kun foreslået det antal kandidater, der er på valg, er valget afgjort. Er der flere kandidater foreslået, end der er ledige pladser, foretages skriftlig afstemning. Der kan skrives op til det antal kandidater på stemmesedlen, som skal vælges. De kandidater, der får flest stemmer, er valgt. Står en eller flere kandidater lige i stemmetal, og det har betydning for, om man er valgt eller ikke, foretages omvalg mellem de kandidater, der står lige H. Er der tvivl om gyldigheden af en stemme, træffes afgørelsen af dirigenten 16. Vedtægtsændringer A. Til ændringer i disse vedtægter kræves mindst 2/3 flertal af de fremmødte B. For at forslag til vedtægtsændringer kan behandles på generalforsamlingen, skal de forelægges sammen med dagsorden 17. Sammenslutning A. Foreningen kan sammensluttes med andre foreninger, der har samme formål. Sammenslutningen skal vedtages på en generalforsamling, og der kræves mindst 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede

5 18. Foreningens opløsning A. Foreningen kan opløses efter vedtagelse på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 3 og højst 6 ugers mellemrum, når 2/3 af de fremmødte, stemmeberettigede på en generalforsamling stemmer herfor B. Den generalforsamling, der endelig vedtager foreningens opløsning, vælger et realisationsudvalg på 5 medlemmer til at realisere foreningens aktiver og til at afvikle dens forpligtelser C. Fremkommer der herved et overskud, indsættes beløbet på en spærret konto i et pengeinstitut D. Såfremt foreningen ikke er genopstået indenfor 5 år, overdrages formuen til velgørende formål i foreningens virkeområde Vedtaget på generalforsamlingen feb. 96. Revideret på generalforsamlingen feb og marts 2011 dato underskrift dirigent