Organisationsbestyrelsesmøde den 28. oktober 2014, kl Stolpehøj 61, 1. sal. Jens Elmelund, Finn Larsen og Marianne Vittrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 28. oktober 2014, kl Stolpehøj 61, 1. sal Til stede Svend Borggreen, Jesper Dalhoff, Martin Thejll Hansen, Hanne Merete Olsen, Ole Lund Petersen og John Olsen Afbud fra Fraværende uden afbud Jesper Kampmann Fra administrationen Jens Elmelund, Finn Larsen og Marianne Vittrup Indholdsfortegnelse 1. Protokol Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Konstituering Afdelingernes budgetter Almen styringsdialog og Dialogforum i Kommune Strategi for anvendelse af s dispositionsfond Forslag til forbedring af adgangsforholdene til 1. salen i Stolpehøj nr /24

2 8. Købmanden LUKKET punkt Vuggestuebygningen og fremtiden Forhandling med Kommune om opsigelse af lejemålet Vangede Nord i Helhedsplan Fleksibel udlejning Kældre og garager Valg til BL s 9. kreds Opsigelse af KAB som administrationsselskab Ny kontrakt til udlejning af festlokalet, de økonomiske rammer og betingelser for udlejningen Seminar for afdelingsbestyrelsen, repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen Returnering af ipads Afskaffelse af diæter ved BL-kurser KAB-koncept for velkomstmateriale Sager til drøftelse Naboskabsundersøgelsens resultat til debat og eventuelt konklusion Sager til orientering Fjernvarme status Individuelle moderniseringer af haver Individuelle moderniseringer køkkener og badeværelser status Tilbud om konfliktmægling Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Orientering om Udbetaling Danmark Kurser (ekstra punkt) Forslag til mødedatoer Eventuelt Bilag 4: Afdelingernes budgetter pr Bilag 6: Strategi for anvendelse af s dispositionsfond forslag v/ole Lund Petersen... 6 Bilag 7: Brev om trappeliften... 6 Bilag 7.1: Platinum brochure... 6 Bilag 7.2: Tilbud fra Trappeliften... 7 Bilag 8: Ansøgning om tilskud til renovering af købmandsbutikken... 7 Bilag 13: Udkast til aftale om fleksibel udlejning Bilag 17: Forslag til lejekontrakt og reglement v/ole Lund Petersen Bilag 21: Velkomstbrev Bilag 21.1: Opslag Ny beboer i opgangen Bilag 22: Analysenotat Mosegårdsparken Bilag 22.1: Naboskabsundersøgelsen for Mosegårdsparken Hovedrapport /24

3 Selskabet 1. Protokol Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni 2014 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er ikke fremkommet sådanne. Referatet fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse og vil herefter blive underskrevet af formanden og indsat i protokollen. - at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Protokollen blev taget til efterretning. Sager til beslutning 3. Konstituering Formanden for, Ole Nyholm, trak sig mandag den 22. september 2014 fra organisationsbestyrelsen. Ole Nyholm var udpeget af repræsentantskabet som medlem med særlig boligsocial indsigt i henhold s vedtægter 10 stk. 1. Næstformanden har siden da fungeret som konstitueret formand for boligorganisationen. Der blev ikke på det ordinære repræsentantskabsmøde den 13. marts 2014 udpeget en suppleant med særlig boligsocial indsigt. Der blevderfor i henhold til vedtægternes 10 stk. 5 indkaldt til ekstraordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 15. oktober På mødet blev John Olsen udpeget som nyt medlem af organisationsbestyrelses med særlig boligsocial indsigt. 3/24

4 Organisationsbestyrelsen forventes således at være fuldtallig på nærværende møde og skal konstituere sig med den nye sammensætning. - at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med valg af formand og næstformand. Organisationsbestyrelsen valgte ved fredsvalg: Ole Lund Petersen som formand Svend Borggreen som næstformand 4. Afdelingernes budgetter I henhold til vedtægtsbestemmelsen fremsendte administrationen i maj 2014 udkast til driftsbudgetter pr. 1. oktober 2014 for selskabets afdelinger i drift til forelæggelse og godkendelse i afdelingsbestyrelsen og på ordinært afdelingsmøde (budgetmøde). Som tidligere er driftsbudgetterne, bilag 4, opstillet således, at en sammenligning med tallene i det seneste godkendte budget - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationerne til budgetterne fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgetterne. Budgetterne udviser følgende: Mosegårdsparken Driftsbudgettet mrk. B5-1 for tiden til balancerer med kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på kr. svarende til en lejeforhøjelse på 1,04 % af den nuværende leje. Vangede Vuggestue Driftsbudgettet mrk. B1-1 for tiden til balancerer med kr. Bilag 4: Afdelingernes budgetter pr at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter. Forretningsføreren omdelte til orientering organisationens budget med de ændringer, som blev indarbejdet i forbindelse med budgettets vedtagelse på det ordinære repræsentant- 4/24

5 skabsmøde den 13. marts 2014, da det oprindelige budgetforslag desværre var udsendt med materialet. I afdelingernes budgetter er det reviderede administrationsbidrag indarbejdet. Der blev spurgt til specifikation af forbrug i vuggestuebygningen. Det kan oplyses, at el opkræves af DONG direkte hos henholdsvis Kommune og Mosegårdsparken efter målere. Varmen opgøres ligeledes efter bimålere og opkræves særskilt hos de to lejere. Mosegårdsparkens andel er specificeret i note 5 i Mosegårdsparkens budget. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter. 5. Almen styringsdialog og Dialogforum i Kommune Kommune forventes at indkalde til styringsdialogmøde i den nærmeste fremtid. Administrationen udarbejder dokumentationspakke til mødet. På styringsdialogmødet i 2013 deltog formanden for boligselskabet, forretningsføreren og driftschefen. På mødet blev følgende punkter drøftet: Moderniserings- og renoveringsplan Anvisning og lejlighedssammenlægninger Den boligsociale indsats Fleksible udlejningsregler Gennemgang af styringsrapporten Gennemgang af revisionsprotokollat/årsregnskab 2011/ at organisationsbestyrelsen bemyndiger den relevante personkreds til at fortsætte styringsdialogen med Kommune samt drøfter input til dagsorden. Organisationsbestyrelsen udpegede følgende til at fortsætte styringsdialogen: Forretningsføreren Formandskabet Martin Thejll Hansen (Hanne Merete Olsen er suppleant, hvis Martin Thejll Hansen ikke kan komme) 5/24

6 Organisationsbestyrelsen ønsker følgende punkter drøftet på styringsdialogmødet: Dialogforum Vuggestuens fremtid Købmandsbutikken Vangede Nord Samarbejde om integration Anvisning og fleksible regler Helhedsplanen 6. Strategi for anvendelse af s dispositionsfond Ole Lund Petersen har, i forbindelse med at der på dagsordenen er en ansøgning om tilskud til istandsættelse af købmandsbutikken, ønsket, at organisationsbestyrelsen behandler en strategi for anvendelse af dispositionsfondsmidler. Ole Lund Petersen har indsendt oplæg til strategi vedlagt som bilag 6. Bilag 6: Strategi for anvendelse af s dispositionsfond forslag v/ole Lund Petersen - at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til Ole Lund Petersens oplæg til strategi for anvendelse af s dispositionsfond. Strategien blev godkendt. Forretningsføreren retter baggrundsbeskrivelsen til, så den bliver faktuelt retvisende. 7. Forslag til forbedring af adgangsforholdene til 1. salen i Stolpehøj nr. 61 Hanne M. Olsen har indsendt forslag om at etablere trappelift til gangbesværede samt rampe og trykknap/døråbner til indgangsdørpartiet svarende til fællesvaskeriet. Hanne M. Olsen har modtaget et prisoverslag på ca kr. + moms. Bilag 7: Brev om trappeliften Bilag 7.1: Platinum brochure 6/24

7 Bilag 7.2: Tilbud fra Trappeliften - at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til Hanne M. Olsens forslag om at forbedre adgangsforholdene til 1. salen i Stolpehøj nr. 61. Organisationsbestyrelsen besluttede at udsætte punktet til næste møde. Kommunen spørges om muligheden for at benytte Vangede Nords lokale i nogle timer om ugen. 8. Købmanden Ole Lund Petersen har på vegne af Mosegårdsparkens afdelingsbestyrelse indsendt ansøgning til organisationsbestyrelsen om at støtte, at der foretages en renovering af købmandsbutikken for at forbedre muligheden for udlejning. Afdelingsbestyrelsens ansøgning er vedlagt som bilag 8. I ansøgningen nævnes midler fra henlæggelserne. Det er pr. mail afklaret, at afdelingsbestyrelsen ønsker at ansøge organisationsbestyrelsen om tilskud til istandsættelsen, eventuelt fra dispositionsfonden. Det kan oplyses, at købmandsbutikken nu annonceres både på virksomhedsportalen og på erhvervslokaler.dk med billeder. Der har været et antal henvendelser fra interesserede, der bl.a. ville anvende butikken til fysioterapi, massage, kjolebutik, kontorlokale, net-butik, men ingen har valgt at sige ja tak endnu. Flere har spurgt ind til, om selskabet sætter lokalerne i stand inden udlejning. KAB s erhvervsafdeling vurderer, at istandsættelsen er et væsentligt kriterium for de potentielle lejere. Bilag 8: Ansøgning om tilskud til renovering af købmandsbutikken - at organisationsbestyrelsen tager stilling til ansøgningen om at støtte istandsættelsen af købmandsbutikken for at forbedre mulighederne for udlejning. Organisationsbestyrelsen bevilligede midlerne til istandsættelsen fra dispositionsfonden. 7/24

8 9. LUKKET punkt 10. Vuggestuebygningen og fremtiden Ole Lund Petersen har bedt om at få drøftet mulighederne for vuggestuebygningens fremtid. Ole Lund Petersen spørger, om bygningen eventuelt kan benyttes til boliger i forbindelse med helhedsplanen eller sælges. Det kan oplyses, at erhvervslejekontrakter er meget svære at opsige, med mindre de er indgået for en bestemt periode. Det gælder også lejekontrakten med Kommune om Vangede Vuggestue. Erhvervslejemål kan kun i helt særlige tilfælde opsiges, og der vil som oftest være tale om, at udlejer skal betale en betydelig erstatning til den opsagte lejer jf. erhvervslejeloven. Som udgangspunkt vil det derfor være vanskeligt at bruge bygningen til andre formål, med mindre Kommune selv ønsker at opsige lejemålet. En ombygning af bygningen til boliger vil kræve en længere godkendelsesprocedure. Blandt andet skal Kommune godkende herunder betale grundkapital til de nye boliger. Bygningen kan med lejekontrakt sælges, hvis der kan findes interesserede købere. Dette kræver også kommunal godkendelse. - at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter, om mulighederne for at opsige lejemålet skal drøftes med Kommune - at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter, om den ønsker en granskning af de juridiske og økonomiske forhold vedrørende eventuelt salg eller ombygning, og i givet fald bevilger midler til den juridiske og økonomiske granskning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at kommunen skal høres om planer og holdninger i forbindelse med styringsdialogen, hvorefter punktet tages op igen på et senere møde. 8/24

9 11. Forhandling med Kommune om opsigelse af lejemålet Vangede Nord i 2015 Ole Lund Petersen har bedt om, at organisationsbestyrelsen drøfter en opsigelse af lejemålet Vangede Nord i Det kan oplyses, at lejekontrakten med Kommune om Vangede Nord også er indgået i henhold til erhvervslejeloven, og derfor er meget svær at opsige fra s side. Samarbejdet med Kommune om det boligsociale arbejde kan naturligvis forhandles med kommunen. I den forbindelse kan det være en mulighed at tage en afslutning af arbejdet i området op med kommunen. Det kan oplyses, at ejendomskontoret melder om et godt samarbejde mellem ejendomskontoret og boligsocial medarbejder Sofie Christensen. Ejendomskontoret bruger Sofie Christensen i flere henseender bl.a. ved konflikter og i situationer, hvor medarbejderne fra ejendomskontoret ikke kan tale en beboer til rette. Ejendomskontoret retter henvendelse til Sofie Christensen gennemsnitligt et par gange om måneden. Det sker også, at det er Sofie Christensen, der retter henvendelse til ejendomskontoret. Hvis lejemålet ønskes opsagt, skal den fremtidige brug af lejemålet besluttes. Et eventuelt huslejetab skal være indregnet i afdelingen Mosegårdsparkens budget. - at organisationsbestyrelsen drøfter, om der skal indledes forhandlinger med Kommune om en opsigelse af lejemålet Vangede Nord i 2015 Organisationsbestyrelsen besluttede, at kommunen skal høres om planer og holdninger i forbindelse med styringsdialogen, hvorefter punktet tages op igen på et senere møde. 12. Helhedsplan Den 26. juni 2014 blev der holdt afdelingsmøde om helhedsplanen. Mødet forløb fint. Der var fint fremmøde og bredt set positiv stemning over for projektet. Afstemningen viste et stort flertal for at arbejde videre med projektet, så følgegruppen har fin opbakning. 9/24

10 På mødet blev processen for udarbejdelse af en helhedsplan fremlagt, og det blev understreget, at der ikke er nogen helhedsplan, hvis beboerne ikke godkender planen. Beboerne inddrages i processen gennem temamøder, og planen vedtages på afdelingsmøder. Det var planen at gennemføre temamøder i efteråret 2014, men denne plan er nu ændret. På følgegruppemødet den 21. august 2014, blev det besluttet at afvente første udmelding fra Landsbyggefonden (LBF) før der holdes temamøder. Rådgiverne anbefaler at indlede dialogen med LBF, for at processen kan komme videre, fordi der på nuværende tidspunkt ikke er overblik over, hvad LBF vil gå ind i, og derfor er det lidt at famle i blinde. Rådgiverne har talt med LBF, og de mente blandt andet, at hvis man involverer beboerne på det nuværende stadie, så skal det ske i meget overordnede linjer, da der er risiko for, at beboerne arbejder med emner, som LBF ikke finder aktuelle og derfor ikke kan give støtte til, og som i øvrigt først måske bliver til noget om 1½ år. Og det kræver meget tålmodighed. En anden strategi er at starte dialogen og så derefter, når rammerne er på plads at starte beboerinvolvering, tema-møder osv., hvor rammerne så fyldes ud efter beboernes ønsker. Når LBF har modtaget det første materiale, vil de efterfølgende komme på besigtigelse og give den første tilbagemelding og her også eventuelt stille krav til planen. Der er p.t. en ventetid på omkring 1 år på en besigtigelse. Med baggrund i ovenstående blev det besluttet at fremsende første udgave af en helhedsplan til LBF, at udskyde temamøder til der har været dialog med LBF og at udsende information til alle beboere om beslutningen. Den første ansøgning sendes til LBF i oktober måned, og samtidig orienteres Kommune. Ole Nyholm, som har valgt at udtræde af bestyrelsen, var udpeget som medlem af følgegruppen for organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen kan udpege nyt medlem til følgegruppen. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og eventuelt udpeger nyt medlem til følgegruppen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og udpegede John Olsen til følgegruppen. 10/24

11 13. Fleksibel udlejning Organisationsbestyrelsen behandlede senest emnet på mødet den 11. juni 2014, hvor det blev givet en kort status på forhandlingerne med Kommune. Ved mail af 20. august 2014 har Kommune meddelt, at Kommunalbestyrelsens Økonomiudvalg på møde den 18. august 2014 har godkendt, at der bliver indgået en aftale mellem Kommune og om fleksibel udlejning. På den baggrund er der udarbejdet et udkast dateret den 29. september 2014 til en aftale om fleksibel udlejning med ikrafttræden den 1. januar 2015 vedlagt som bilag 13. Udkastet til aftale er i overensstemmelse med beslutningsgrundlaget fra mødet i organisationsbestyrelsen den 24. oktober Aftalen er 4-årig og løber til den 31. december Kommune er vendt tilbage med foreløbige ønsker til præciseringer. Udover almindelige sproglige præciseringer ønsker kommunen følgende præciseret: Under grøn anvisning og ressourcestærke beboere ønskes en præcisering af, hvad der menes med arbejde henholdsvis fast tilknytning til arbejdsmarkedet f.eks. et minimum på ugentlig arbejdstid. Under Unge i kommunen ønskes præciseret, at den unge skal være under 30 år. Under skilsmisseramte i kommunen ønskes præciseret, at det handler om skilsmisse, separation eller brudt samliv, som er afsluttet indenfor det seneste år, og at parret har boet sammen minimum et år forud for samlivets ophør. Under tilknytning til området ønskes en præcisering af, hvad der menes med på anden måde tilknytning til kommunen. Vedlagt kopi af udkastet til aftale, med Kommunes foreløbige ændringsforslag, bilag 13. Når aftalen er underskrevet, skal de boligsøgende, der er skrevet op på den almindelige venteliste til en bolig i informeres om, at der er indført fleksibel udlejning. Bilag 13: Udkast til aftale om fleksibel udlejning - at organisationsbestyrelsen drøfter Kommunes ændringsforslag samt bemyndiger formandskabet og administrationen til i fællesskab at færdigforhandle og indgå en aftale med Kommune om fleksibel udlejning. 11/24

12 Organisationsbestyrelsen godkendte, at aftalen præciseres efter Kommunes ønsker, og bemyndigede formandskabet til sammen med administrationen at færdigforhandle aftalen med Kommune. 14. Kældre og garager På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at der skal laves en gennemgang af regler og procedurer for udlejning af garager/bi-lejemål i Mosegårdsparken. Der kan gennemføres en garagerevision. Den sidste blev foretaget i Garagerevisionen går ud på, at udlejningen anmoder de enkelte garagelejere om at forevise registreringsattesten på deres køretøj, så det kan sikres, at garagerne bliver brugt til det, de er beregnet til, og ikke bliver brugt som et eventuelt ekstra pulterrum e.l. Der har desuden været tale om en eventuel lejeregulering af garagerne. Såfremt dette er et ønske, skal forslaget om lejeændringen godkendes på et afdelingsmøde, inden en ændring af den månedlige leje kan iværksættes. Hvis lejeændringen vedtages, skal samtlige lejemål opsiges, og der skal udfærdiges nye lejekontrakter. Depositum for de gamle lejemål skal udbetales, og nyt depositum skal indbetales. Hvis der ønskes en lejeregulering, vil det være hensigtsmæssigt at koordinere de to ting, så beboerne i forbindelse med indgåelse af ny lejekontrakt også bliver bedt om at fremvise registreringsattest, så de ikke oplever at blive forstyrret to gange indenfor et kort tidsrum. Leje for garager i andre sammenlignelige afdelinger ligger på kr. pr. måned med mest vægt på kr. pr. måned. For kælderlejemål gælder tilsvarende regler. Hvis det ønskes at ændre den månedlige leje, skal lejeændringen besluttes på et afdelingsmøde. Herefter skal der foretages en registrering af samtlige kælderlejemål. Dvs. at der skal skaffes adgang til samtlige kælderlejemål. Her kan ejendomskontoret konstatere areal, el m.m. Til info ligger lejen for kælderlejemål i lignende bebyggelser i området af kr. pr. måned. Såfremt der vedtages ændringer af lejen, og opsigelse/genudlejning iværksættes, vil afdelingen efterfølgende blive opkrævet for ydelserne jævnfør KAB s prisblad. 12/24

13 - at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal foretages garagerevision, samt om der skal arbejdes videre med en lejeregulering af henholdsvis garager og kælderrum. Organisationsbestyrelsen ønskede, at KAB udarbejder forslag til afdelingsmødet. 15. Valg til BL s 9. kreds For den kommende 2-årsperiode skal vælges 2 kredsdelegerede til BL s 9. kreds. Ved den ekstraordinære kongres den 27. marts 2004 blev kongressen nedlagt, og et repræsentantskab er nu den højeste myndighed i BL med en valgperiode på 2 år. bliver tildelt i alt 2 kredsdelegerede i henhold til gældende vedtægter. Der skal tillige vælges suppleanter. I sidste periode var Svend Borggreen valgt som kredsdelegeret. Ligeledes var Christine Langer valgt som kredsdelegeret men fratrådte den 13. marts 2014, hvorefter Niels Udby, som var valgt som kredssuppleant, indtrådte på hendes plads. - at organisationsbestyrelsen vælger 2 kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 9. kreds samt 2 suppleanter. Svend Borggreen og Ole Lund Petersen blev udpeget som kredsdelegerede. 16. Opsigelse af KAB som administrationsselskab Ole Lund Petersen har bedt om, at organisationsbestyrelsen drøfter en opsigelse af KAB som administrationsselskab. Kompetencen til at forhandle og beslutte aftaler om valg af administrationsselskab blev på repræsentantskabsmødet den 15. oktober 2014 trukket tilbage til repræsentantskabet. Det blev samtidig besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe til at undersøge muligheder. Arbejdsgruppen skal bestå af 6 medlemmer i alt, heraf 3 udpeget af repræsentantskabet og 3 udpeget af organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet udpegede 3 medlemmer og opfordrede organisationsbestyrelsen til at udpege 3 medlemmer samt udpege en tovholder. 13/24

14 - at organisationsbestyrelsen udpeger 3 medlemmer, heraf 1 som tovholder, til arbejdsgruppen om fremtidigt valg af administrationsselskab. - at organisationsbestyrelsen bevilger midler til rådgivning til arbejdsgruppen. Jens Elmelund orienterede om den planlagte organisationsudvikling i KAB, som har to hovedformål: at skærpe betjeningen af kunderne gennem skarpere definering af roller og ansvar at understøtte ejendomskontorerne bedre Organisationsbestyrelsen gav input til Jens Elmelund vedrørende områder, hvor KAB kan gøre det bedre. Organisationsbestyrelsen udpegede følgende til arbejdsgruppen: Ole Lund Petersen (tovholder) John Olsen Hanne Merete Olsen Organisationsbestyrelsen besluttede i første omgang ikke at afsætte midler til rådgivning, indtil arbejdsgruppen nærmere har defineret sin opgave. 17. Ny kontrakt til udlejning af festlokalet, de økonomiske rammer og betingelser for udlejningen Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 11. juni 2014 pjece og rammer for udlejningen af festlokalet, med forbehold for afdelingsmødets senere godkendelse. På ekstraordinært afdelingsmøde den 26. juni 2014 fremkom forskellige ønsker til ændring af det foreliggende forslag, og forslaget blev trukket og besluttet fremsat på et senere møde. Ole Lund Petersen har udarbejdet nyt forslag til lejekontrakt på baggrund af debatten på afdelingsmødet. Bilag 17: Forslag til lejekontrakt og reglement v/ole Lund Petersen 14/24

15 - at organisationsbestyrelsen drøfter og eventuelt godkender Ole Lund Petersens forslag til lejekontrakt og reglement med forbehold for afdelingsmødets senere godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reglerne og kontrakten med følgende tilføjelse: og andet affald tilføjes under pkt. 8. Der blev gjort opmærksom på, at det er vigtigt, at løsningen vedrørende tilbagebetaling af depositum skal fungere hurtigt. 18. Seminar for afdelingsbestyrelsen, repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen havde planlagt et seminar den 20. og 21. september Seminaret blev aflyst af den daværende formand på opfordring af Ole Lund Petersen med den begrundelse, at planlægningen havde været for mangelfuld. Repræsentantskabet opfordrede på mødet den 15. oktober 2014 organisationsbestyrelsen til at planlægge og afholde et seminar i stedet for det aflyste. - at organisationsbestyrelsen følger repræsentantskabets opfordring til at afholde et seminar. - at organisationsbestyrelsen fastlægger de overordnede rammer for seminaret. Organisationsbestyrelsen besluttede snarest muligt at afholde et seminar om visioner og vedtægter. Seminaret afholdes på Stolpehøj, men mad og hjælp købes udefra. Der blev nedsat en forberedelsesgruppe med følgende deltagere: John Olsen Svend Borggreen Ole Lund Petersen Marianne Vittrup (tovholder) 15/24

16 19. Returnering af ipads Repræsentantskabet besluttede på det ordinære møde den 13. marts 2014, at der ikke længere skal være ipads til rådighed for organisationsbestyrelsesmedlemmerne, men i stedet itudstyr i afdelingsbestyrelseslokalet til brug for organisations- og afdelingsbestyrelse. KAB tilbyder at købe de udleverede ipads tilbage for købsprisen, hvis de er uskadte og kun marginalt brugte. KAB kan i øvrigt levere følgende, hvis organisationsbestyrelsen ønsker it-udstyr til lokalet: PC-pakke til beboervalgte Stationær eller bærpar pc inkl. ledninger m.v. Bordprinter Firewall og antivirus Support fra KAB s Hotline indenfor Hotlines normale åbningstid Pakken koster kr. inkl. moms pr. år (2014-priser) brugerpakke KAB-mail, som kan tilgås via webmail pakken koster 750 kr. pr. stk. pr. år (2014-priser) Brugerpakke til beboervalgte Mulighed for at anvende Word, Excel og PowerPoint på KAB s arbejdsportal. Support fra KAB s Hotline indenfor Hotlines normale åbningstid. Brugerpakken koster kr. inklusive moms pr. år pr. stk. (2014-priser). Pakken kan købes uden at købe PC-pakke. - at organisationsbestyrelsen beslutter, om det ønskes, at KAB tilbagekøber ipads fra organisationsbestyrelsen - at organisationsbestyrelsen beslutter, hvorvidt det ønskes at tilkøbe Pc-pakke og/eller brugerpakker til bestyrelseslokalet. Organisationsbestyrelsen besluttede, at ipads sælges tilbage til KAB. Afdelingsbestyrelsen har allerede besluttet at indkøbe printer og pc for ca kr. Organisationsbestyrelsen besluttede at dække halvdelen af beløbet, mod at medlemmerne får nøgler til bestyrelseslokalet og kan anvende udstyret. 16/24

17 20. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. Sidste år deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 1. Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. 2. Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Organisationsbestyrelsen for SAB har på deres møde den 22. april 2014 besluttet helt at afskaffe diæter i forbindelse med kurser. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. - at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. Organisationsbestyrelsen besluttede at afskaffe diæter til BL-kurser. 21. KAB-koncept for velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. 17/24

18 Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: 1. Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B-ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. 2. På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev, bilag 21, med praktiske og lokale oplysninger herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, bilag 21.1, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn i 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nummer, der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Bilag 21: Velkomstbrev Bilag 21.1: Opslag Ny beboer i opgangen - at organisationsbestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. Organisationsbestyrelsen besluttede at lade velkomstmaterialet indgå i boligorganisationens obligatoriske servicemål. Det blev nævnt, at en udflytter-undersøgelse vil være en god ide. Jens Elmelund orienterede om, at det er i støbeskeen i KAB. 18/24

19 Sager til drøftelse 22. Naboskabsundersøgelsens resultat til debat og eventuelt konklusion Naboskabsundersøgelsen blev bestilt af organisationsbestyrelsen og gennemført primo 2014 som opfølgning på en undersøgelse gennemført i Analysenotatet, som er udarbejdet af KAB på baggrund af den automatisk genererede rapport, konkluderer blandt andet: Svarprocenten er desværre kun ca. halvt så høj som i ,5 % af beboerne har svaret i 2014 mod 40 % i Når kun ca. hver femte har besvaret, kan der ikke generaliseres ud fra resultaterne. Risikoen for tilfældige udsving er relativt stor. Rapporten kan dog pege på nogle tendenser. Besvarelsen i 2014 ligger tæt på besvarelsen i Der ser således ikke ud til at være sket større forandringer i beboernes opfattelse af området og naboskabet i perioden. Mosegårdsparkens undersøgelse ligger omkring gennemsnittet for alle undersøgelser lavet indenfor det seneste år, når det gælder beboernes oplevelse af naboskabet, kontakter udenfor området, den oplevede tryghed, ressourcer i boligområdet og accepten af forskellighed i området. Langt de fleste beboere er glade for at bo i området. Beboernes tilfredshed med det fysiske miljø ser dog ud til at ligge under gennemsnittet. Bilag 22: Analysenotat Mosegårdsparken Bilag 22.1: Naboskabsundersøgelsen for Mosegårdsparken Hovedrapport - at organisationsbestyrelsen drøfter naboskabsundersøgelsens resultater. Punktet blev pga. det fremskredne tidspunkt udsat til næste møde. Sager til orientering 23. Fjernvarme status Alle arbejder er afsluttet, og anlæggene er driftsklare/igangsat. Der er foretaget fejl- og mangelgennemgang. Ejendomskontoret har ikke derefter hørt om fejl eller mangler, som ikke er udbedret. Styrings- og projektmæssigt har der været meget plads til forbedringer. 19/24

20 Fjernvarme er dog nu ved at etablere stopventiler i Stolpegårdsvej i stedet for inde i nr. 1, og det sidste skulle dermed være på plads. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Individuelle moderniseringer af haver Det sidste tilbud på etablering af haver er indhentet, men leverandørerne har ikke meldt tilbage trods flere rykkere. Der har ikke været henvendelser fra beboere på det oprindelige tilbud. Det ser således ud til, at det kan blive svært at få tilbud hjem til en pris, beboerne vil betale. Afdelingsbestyrelsen har tilkendegivet, at de ønsker, at det undersøges, om haverne kan inddrages i helhedsplanen. Beslutningen skal op på et afdelingsmøde. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Individuelle moderniseringer køkkener og badeværelser status Siden organisationsbestyrelsesmødet i marts 2014 er der skrevet accept på 3 køkkener. Derudover er der en beboer, der har ønsket, at der indhentes tilbud på modernisering af badeværelse. I alt er 39 køkkensager afsluttet, og 3 er i gang. Der er d.d. ikke iværksat modernisering af nogen badeværelser. Samlet er der skrevet tilbudsbreve for kr. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/24

21 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at de individuelle moderniseringer sættes i bero, da rådgiver anbefaler en fuld udskiftning af køkkener og badeværelser i forbindelse med helhedsplanen. KAB undersøger med rådgiver, om der er boliger, hvor køkkener og/eller badeværelser bliver mindre berørt, idet disse så kan undtages fra at blive stillet i bero. 26. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef/ejendomsleder. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller ejendomslederen/driftchefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er en informationspjece om tilbuddet på vej, som vil blive omdelt til de lokale ejendomskontorer. 21/24

22 - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl I tidsrummet kl dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra den 15. august 2014 til den 15. august I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen, og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. - organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Orientering om Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer 22/24

23 skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 29. Kurser (ekstra punkt) Det blev besluttet, at kurser skal være et fast punkt på dagsordenen. Ole Lund Petersen blev bevilget 300 kr. til kurset Nye regler og lovgivning på boligområdet. 30. Forslag til mødedatoer 2015 Organisationsbestyrelsesmøder: Organisationsbestyrelsesmøde den 19. februar 2015, kl Organisationsbestyrelsesmøde den 24. september 2015, kl Repræsentantskabsmøde: Repræsentantskabsmøde den 19. februar 2015, kl Afdelingsmøde: Afdelingsmøde den 26. maj 2015, kl /24

24 Vi har lagt organisationsbestyrelsesmødet den 19. februar 2015 lidt tidligere af hensyn til, at det efterfølgende repræsentantskabsmøde ikke skal komme til at ligge for sent. - at organisationsbestyrelsen godkender eller ændrer de foreslåede mødedatoer og tidspunkter. Organisationsbestyrelsen godkendte de foreslåede mødedatoer. 31. Eventuelt Ingen punkter. 24/24