Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 30. april 2014 kl i Elmelyparken 1D, Solrød.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 30. april 2014 kl i Elmelyparken 1D, Solrød. 7. maj 2014 Deltagere: Lau Ostenfeldt, Kirsten Sørensen, Ulrik Steffensen, Anni Rasmussen, Frank Polauke, Olaf Wacherhausen, Brian Willandsen. Poul Reynolds. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 12. marts Referat godkendt. Hvis man ønsker et punkt optaget på dagsorden bedes man fremsende det til formanden. Minimum en uge inden næste møde. Under pkt. 11 var der spørgsmål om, hvem der betaler for en medarbejders sygdom: Løn under sygdom betales af den eller de enkelte afdelinger medarbejderen er tilknyttet. Såfremt medarbejderen er længerevarende syg, søges der refusion, som så tilgår de afdelinger, som aflønner medarbejderen. 2. Godkendelse af budget for selskabet 2015 Budgetforslag 2014/2015 godkendt. 3. Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til udbedring af altaner i tagboligerne Ansøgningen blev godkendt. Bestyrelsesmedlemmerne fra Elmelyparken forlod mødet under sagens behandling. Ulrik Steffensen har afholdt opstartsmøde med Lyngkilde A/S. Den 21. maj nedsættes et byggeudvalg som bla. består af Ulrik Steffensen, Lau Ostenfeldt og DAB. Det forventes at arbejdet igangsættes i uge 33 og er afsluttet primo oktober. Byggeskadefonden har, i sin afgørelse af 11. september 2013, besluttet at Tagboligernes altaner skal renoveres. Tagboligernes andel af udgiften hertil beløber sig til kr ,-. Ingeniørfirmaet Lyngkilde A/S, der er udpeget af Byggeskadefonden til at stå for gennemførelsen, rykker nu for igangsætning af arbejdet. Et opstartsmøde er aftalt med Lyngkilde til den 28. april. Huslejen i Tagboligerne nærmer sig et kritisk niveau. Tagboligerne modtager derfor tilskud fra dispositionsfonden til at holde igen på lejestigninger. En foreløbig beregning af huslejestigninger viser en væsentlig stigning ved en lånefinansiering over 20 år. 1

2 Afdelingsbestyrelsen ansøger derfor organisationsbestyrelsen om størst muligt tilskud til renoveringen. Indstilling fra administrationen: Det er muligt at godkende ansøgningen, da der pt. er ca. kr. 3,2 mio. i dispositionsfonden. Bilag vedlagt. 4. Kontering af omkostninger i forbindelse med overgang til ny administrator Indstillingen godkendt. I forbindelse med overgangen til en ny administrator har Boligselskabernes Landsforening, bistået bestyrelsen som konsulent. Omkostningerne herved beløber sig til kr ,98. Formanden indstiller, at beløbet afholdes af selskabets arbejdskapital. Indstilling fra administrationen: Det er muligt at godkende ansøgningen da der pt. er ca. kr. 2,6 mio. i arbejdskapital. 5. Ansøgning om tilskud til huslejenedsættelse i Skyttemarken 1, Havdrup Det godkendes, at dispositionsfonden yder et tilskud på kr de kommende 4 år. Hvis der kommer overskud i afdelingen kan tilskuddet reduceres med dette beløb. Afdelingsbestyrelsen i Skyttemarken afd. 1 anmoder organisationsbestyrelsen om et tilskud fra selskabets dispositionsfond til huslejenedsættelse i afdelingen. Afdelingen, der er på 29 lejemål, betaler ca kr. pr m2. Afdelingen trænger til at blive renoveret, men det bliver en stor økonomisk belastning for afdelingen med yderlige husleje stigning. I 2014 runder afdelingen 36 år og der er flere store opgaver de kommende år. Sti arealet på ca m2 skal snart udskiftes da det er meget ujævnt flere steder. Det kommer til at koste ca kr. Skaller fra murstenene på gavle/facader falder ned, hvilket er nødvendigt at reparere inden nogen kommer til skade og inden skaderne gør det værre og dyrere for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen er meget bekymret for at nogen kommer til skade på sti arealerne eller når skaller falder ned fra facaderne. Tagene på bygningerne i afdelingen skal der også tænkes på, da de inden for få år skal prioriteres. Afdelingen har brug for en økonomisk håndsrækning, så Skyttemarken 1 også i fremtiden er en attraktiv afdeling at bo i. Indstilling fra administrationen Afdelingen har et underskud fra regnskab 2011 på kr som hovedsagelig skyldes renovering efter 3 skimmelsvampsager. I regnskab 2012 var det akkumulerede underskud på kr og i regnskab 2013 var det nedbragt til kr Det er budgetlagt at nedbringe underskuddet med ca de kommende 4 år. 2

3 Administrationen anbefaler et tilskud på kr de kommende 4 år. Hvis der kommer overskud i afdelingen kan tilskuddet reduceres med dette beløb. 6. Ændring af navn på medarbejdernes arbejdstøj Når det nuværende arbejdstøj skal skiftes, kan der ændres navn. Indtil da kan der sættes en mærkat med Solbos logo henover det nuværende navn. Lau Ostenfeldt indstiller til bestyrelsen et ønske fra medarbejderne om, at der skiftes navn på medarbejdernes arbejdstøj fra Boligselskabet Sjælland til Solrød Boligselskab. Det anslås at ville koste kr Der indhentes tilbud på opgaven. 7. Udbetaling af boligstøtte fra Udbetaling Danmark til Solrød Boligselskab Indstillingen om at indgå aftale med Udbetaling Danmark godkendes. Indstilling Administrationen indstiller, at der indgås aftale med Udbetaling Danmark om udbetaling af boligstøtte for alle boliger i Solrød Boligselskab til administrator, Boligselskabet Sjælland. Udbetaling Danmark åbner for, at boligorganisationer, der i dag ikke får udbetalt boligstøtte, kan indgå aftale om udbetaling af boligstøtte for boliger registreret i huslejeregisteret. Aftalen kan træde i kraft med virkning fra 1. september 2014, forudsat at aftale med Udbetaling Danmark er underskrevet. Administrationen finder, at det vil have en positiv effekt på huslejerestancer, såfremt vi som administrator modtager boligstøtten. Såfremt indstillingen tiltrædes skal vi ved næste huslejevarsling informere om ændringen til alle nuværende lejere. Lejerne oplyses at de fremover ikke vil modtage boligstøtte fra Udbetaling Danmark, men beløbet vil være fratrukket i den huslejeopkrævning de modtager fra os. Bilag: Bilag A Generelle betingelser for udbetaling af boligstøtte til udlejer. 2. udgave af Lejerne har fortsat pligt til selv at kontrollere om boligstøtten er beregnet ud fra den rigtige husleje, når de får brev fra Udbetaling Danmark. Såfremt boligstøtten er forkert beregnet skal lejerne kontakte Udbetaling Danmark. Uberettiget udbetalt boligstøtte vil blive opkrævet direkte hos lejeren af Udbetaling Danmark. Boligselskabet har dog pligt til straks at tilbagebetale modtaget boligstøtte, hvis beløbet er udbetalt til en lejer, der ikke er forpligtet til at betale leje til Boligselskabet for den pågældende måned. 8. Aftale om anvisning af boliger til flygtningen Da fraflytningen er meget lille, og mange har ventet i meget lang tid på ventelisten, ønsker bestyrelsen ikke at tildele kommunen flere end 6 boliger i selskabet pr. år. 3

4 De 6 tildelte boliger kan ikke anvises til andre end denne målgruppe. Der skal fortsat kun benyttes en bolig pr. opgang til flygtninge/familiesammenførte. Ved indflytning og aflevering af mangelliste stiller kommunen tolkebistand til rådighed. Indstilling På baggrund af en henvendelse fra Solrød kommune var Lau, Ulrik og Poul den 8. april 2014 til møde med kommunen for at tale om kommunens ønske om at få flere boliger stillet til rådighed til kommunal anvisning af flygtninge. Kommunen blev bedt om at komme med et skriftligt oplæg som kan danne udgangspunkt for bestyrelsens stillingtagen. Dette oplæg er udsendt til bestyrelsen den 9. april Poul Reynolds har udarbejdet et notat fra mødet som vedlægges dagsorden. 9. Indkøb af tablets til bestyrelsen. Lau Ostenfeldt indkøber tablets til bestyrelsen. Fra august oprettes en Dropbox, som skal anvendes af bestyrelsen. Den styres af Lau. Tabletten er selskabets ejendom, hvilket der skrives under på ved modtagelsen. 10. Godkendelse af revisionsprotokollat. Revisionsprotokollatet, siderne 35 45, er godkendt af bestyrelsen den 22. januar Der foreligger intet nyt. 11. Meddelelser fra formanden. Kredsmøde den 26. marts 2014 i BL s 2. kreds: Lau Ostenfeldt og Frank Polauke deltog, og Lau blev indvalgt i repræsentantskabet. Styringsdialogkonference, Nyborg Strand, 7. april Lau Ostenfeldt deltog. Skyttemarken 1 har på afdelingsmøde med stemmetallet 18 for og 8 mod besluttet at genindtræde i samarbejdet med de øvrige afdelinger i Skyttemarken og Møllemarken. De øvrige afdelinger i Skyttemarken og Møllemarken har på et fællesmøde den 29. april imidlertid besluttet, at Skyttemarken 1 ikke skal genoptages i fællesskabet. Lau har meddelt dette til afdelingsbestyrelsen. 12. Orientering. Fra afdelingerne: Elmelyparken: Man har nu behov for de originale tegninger af tagboligerne. De kan rekvireres i administrationen hos Søren Peter Nielsen. Elmelyparken har også behov for et huslejetilskud i 2015, men det er der ikke ansøgt om, og budgetterne skal udsendes inden næste bestyrelsesmøde. Ulrik Steffensen udarbejder en ansøgning som forelægges de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Hvis alle underskriver kan tilskuddet indarbejdes i afdelingens budget. Sagen tages derefter op på det efterfølgende bestyrelsesmøde. 4

5 Tjørnely: Det er fortsat et problem at få igangsat renoveringen af tre køkkener fordi administrationen mener det ikke kan finansieres via dispositionsfonden. Det mener DAB godt det kan. Afdelingsbestyrelsen vil undersøge det yderligere og hvis det er muligt igangsættes arbejdet. Man har også et ønske om at igangsætte udskiftning af badeværelser. Man mener ikke der er behov for at administrationen tager sig af nogen byggestyring her. Man kan ikke forstå, at udlejningen ikke har påbegyndt udlejningen af bilejemålene. Det har man sagt, at man er i gang med. I stedet har udlejningen bedt deres ejendomsfunktionærer om at indtaste nogle data i systemet, før lejemålene kan udlejes. De forstår ikke hvorfor deres medarbejdere skal udføre udlejningens arbejde. Efterskrift: Påstanden er forkert. Alle bilejemål med undtagelse af en carport er sendt i tilbud. Der er et problem med carporten som undersøges. Mange bilejemål er ikke registreret rigtigt, og det arbejdes der på at rette op på. Det kan kun gøres med assistance fra de lokale folk, og det er det, de er bedt om. Skyttemarken: Der etableres flyttekøkkener. Fra administrationen: Organisationsændringer i Boligselskabet Sjælland. Byggeri er nedlagt som selvstændig afdeling og underlagt Drift. Søren Peter Nielsen er herefter Projektchef med reference til direktøren. Projektlederstillingen i Vedligehold & Energi er nedlagt og Kim Jensen er opsagt. Der er oprettet et nyt Råderetsteam bestående af 3 personer. 13. Emner til kommende møder. Intet. 14. Eventuelt Bestyrelsen vil snarest udarbejde et konkret dagsordensforslag til et møde med Boligselskabet Sjælland om afviklingen af samarbejdet. Solrød Boligselskab Lau Ostenfeldt Formand Poul Reynolds Forretningsfører 5