Eksamensadministration, EUD Sidst opdateret /version 1.4/UNI C/Steen Eske

Transkript

1 Eksamensadministration, EUD Sidst opdateret /version 1.4/UNI C/Steen Eske Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange mv. Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler prøveadministration under CØSA. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, du beskæftiger sig med prøveadministration under CØSA. Arbejdsgange beskriver, hvordan du konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Betegnelsen på B063 er rettet. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse censorkompetencer Skolerne indberetter oplysninger om lærernes censorkompetencer og evt. erhvervscensorer som skolerne anvender. Bemærk, at dette er et andet kompetencebegreb end det der anvendes i XPRS. Her er der tale om kompetencer på fag og niveau og opdelt efter kompetence på fuldtidsuddannelser hhv. ÅU. centrale censorer lokale censorer Efter indberetning af lærernes censorkompetencer udmelder UVM et centralt censorkorps dvs. oplysninger om alle censorer der kan anvendes. For et en censor skal kunne benyttes i EASY-A skal vedkommende overføres som lokal censor. 1

2 eksamensterminer eksamensmarkeringer De fag eleverne skal kunne komme til prøve i skal være angivet med den termin UVM bestemmer på skolefag-på-hold. Eksamensmarkeringer anvendes til at angive hvilke af en elevs mulige eksaminer eleven rent faktisk skal til prøve i. Markeringerne kan sættes manuelt, ved hjælp af et udtrækningsjob eller ved tilknytning af eleven til en eksamensbegivenhed.. eksamensbegivenheder Eksamensbegivenheder er som navnet antyder en konkret eksamensbegivenhed. Fra starten af er det udelukkende en begivenhed identificeret ved et navn, et fag og en prøveform (mundtlig, skriftlig etc.). Undervejs i planlægningen tilføjes oplysninger om dato(er), tidspunkter, lokaler, lærere, censorer og elever. Individuel eksamensplan Den individuelle eksamensplan for en konkret eksamensbegivenhed er et udtryk for hvornår den enkelte elev skal til prøve. For skriftlige eksamensbegivenheder vil det naturligvis være den samme som hele eksamensbegivenheden, men for mundtlige eksamensbegivenheder er det et udtryk for rækkefølgen eleverne skal op til prøve. Den individuelle eksamensplan beregnes med udgangspunkt i oplysninger om forberedelsestid, eksaminationstid og evt. pauser i løbet af eksamensbegivenhedens udstrækning. Offentliggørelse af eksamensbegivenheder De fleste forhold omkring prøve er strengt fortrolige. Det er således kun udpegede medarbejdere der har adgang til oplysningerne. Først når eksamensbegivenhederne offentliggøres bliver oplysningerne tilgængelige for andre bl.a. i forbindelse med at oplysningerne overføres til skemasystemet. Generelt I UVM foregår prøveadministrationen i to forskellige systemer: CØSA og XPRS. Det har betydning for samspillet mellem EASY-A og UVM. 2

3 Det er uddannelserne der afgør hvilket systemet der anvendes i UVM. Pt. er det udelukkende de nyeste versioner af de gymnasiale uddannelser der administreres i XPRS (herunder også enkeltfag på gymnasialt niveau). En stor del af den lokale prøveadministration på skolerne er den samme uanset hvilket af de to systemer der anvendes i UVM, men dataudvekslingen mellem systemerne er meget forskellige. Desuden stiller XPRS støre krav til skolernes dataregistrering idet der kræves flere oplysninger i forbindelse med indberetningerne. I denne vejledning beskrives administrationen for uddannelser der administreres i CØSA. For uddannelser der administreres i XPRS henvises der til den tilsvarende vejledning. Oplysningerne om prøve er meget fortrolige og må ikke komme uvedkommende i hænde før eksamensbegivenhederne offentliggøres. Alle vinduerne omkring prøveadministrationen er derfor placeret i brugergruppen Eksamensansvarlig. Det er skolens ansvar, at kun de, der er beskæftiget med prøveadministrationen, får adgang til disse vinduer, udskrifter og batchjobs. Brugere der ikke har adgang til eksamensområdet kan heller ikke se loglinjerne fra de batchjobs som vedrører dette område. Arbejdsgange mv. I de følgende beskrives følgende emner: Køreplan Datakommunikation omkring prøveplanlægningen Skriftlige eksamenstidspunkter Indberetning af censorkompetencer Centralt censorkorps Eksamensbegivenheder Antal prøver Eksamensmarkeringer på elever Udtrækning Procentvis udtrækning Fritagelser og merit i forbindelse med automatisk udtrækning Afgangsmeldte elever Sammenknytning mellem elever og eksamensbegivenheder Tilknytning med udgangspunkt i eksamensmarkeringer Tilknytning med udgangspunkt i hold Direkte registrering af elever på eksamensbegivenhed 3

4 Fordeling af elever på eksamensbegivenheder Kontrol af prøver Offentliggørelse af eksamensbegivenheder Karakterlister og registrering af karakterer Sygeeksamen Eksamensbegivenheder på anden skole Køreplan Denne køreplan er tænkt som en hjælp til at finde ud af, hvornår du gør hvad i hele forløbet. Det er ikke et udtryk for, at alle skal gøre alle de ting, der står i planen, og i den nævnte rækkefølge. Nogle ting skal selvfølgelig foregå i en bestemt rækkefølge, mens andre ting kan laves hen af vejen, alt efter hvordan planlægningen i øvrigt foregår på skolen. Nogle skoler vælger måske endog at springe nogle af punkterne over. Det er helt op til den enkelte skole. Generelt gælder det at skolen skal sørge for en klar opdeling af opgaverne, således at alle i prøveadministrationen ved hvem der gør hvad og hvornår. CØSA udsender skr. eksamenstidspunkter. Disse indlæses automatisk af systemet. Der laves censorindberetning. Udtræk fuldtidselever til prøver ved hjælp af C271 Eksamensudtrækning for EUD-elever. Kontroller eksamensmarkeringerne så meget som skolen finder nødvendigt. Brug B282 eksamensmarkeringer oversigt. Vær specielt opmærksom på at elever der er fritaget for undervisning kan kræve en særlig behandling, idet systemet ikke nødvendigvis udtrækker disse elever til prøve. Dan eksamensmarkeringer for skriftlige eksaminer for ÅU-elever ved hjælp af batchjobbet A672 Eksamensudtrækning af ÅUelever. Dan skriftlige ved hjælp af A510 Dan skriftlige eksamensbegivenheder. Opret de mundtlige eksamensbegivenheder. Gør brug af de tre forskellige måder at tilknytte eleverne på, alt efter hvad der er mest hensigtsmæssigt i situationen. 4

5 Indlæs censorkataloget. Udvekslingstypen hedder TIC (totalt censorkorps). Indlæsningen foretages automatisk. De censorer der skal bruges på skolen skal gøres lokale. De overføres via Vinduet A000 Centrale censorer og deres kompetencer. Efterhånden som planlægningen falder på plads registreres censorer, datoer, lokaler, tilsyn m.m. på eksamensbegivenhederne. Fordel eleverne på eksamensbegivenhederne på både de mundtlige og skriftlige eksamensbegivenheder. Ret i fordelingen af eleverne, hvis eksaminationsrækkefølgen skal være anderledes end det den automatiske fordeling kom frem til. Registrer tilsyn på B358 Registrering af tilsyn på lokaler. Kontroller prøveplanlægningen for sammenfald ved hjælp af batchjobbet A794 Eksamenssammenfald. Tjek udskrifterne (A851 Lærereksamenskontrol, A852 Lokaleeksamenskontrol og A853 Eleveksamenskontrol). Offentliggør eksamensbegivenhederne ved hjælp af batchjobbet A673 Offentliggørelse af eksamen. Datakommunikation omkring prøveplanlægningen Der er nogle helt grundlæggende tabeller der udsendes efter behov. Derefter er der en del datakommunikation, der foregår på længere sigt og lang tid inden de konkrete eksaminer. Og så er der den kommunikation, der sker op til selve prøven. For hver eneste udmelding fra UVM, skal data indlæses i EASY-A. Indlæsningen sker ved hjælp af batchjobs. På nær et enkelt (Censorindlæsning) køres disse automatisk af systemet. De samlede dataudvekslinger omkring prøveadministrationen er: Udmelding af skriftlige eksamenstidspunkter (lang tid inden prøven) Indberetning af censorkompetencer (lang tid inden prøven) Udmelding af centralt censorkorps (lang tid inden prøven) Skriftlige eksamenstidspunkter På et tidspunkt, typisk lang tid inden afholdelsen af de pågældende eksaminer, udsender ministeriet de centralt fastsatte datoer og klokkeslæt for skriftlige eksaminer. Oplysningerne er fælles for alle skoler, og ikke fortrolige. Informationerne indlæses automatisk af systemet ved hjælp af batchjobbet B272 Indlæsning af skriftlige eksamenstidspunkter. På vinduet A526 5

6 Overvågning datamodtagelse kan du se om oplysningerne er kommet og af vinduet A103 Jobovervågning kan du se om batchjobbet B272 er kørt). Indberetning af censorkompetencer UVM opretholder et centralt register over censorer på erhvervsskolerne på grundlag af skolernes indberetning af censorkompetencer for lærere og erhvervscensorer. Der henvises til vejledningen Indberetning af censorstamdata. Centralt censorkorps UVM samler de indberettede censoroplysninger fra alle skoler i et centralt censorkorps, og udsender derefter dette til skolerne. Når skolerne skal benytte en censor fra det centrale censorkorps til en eksamensbegivenhed, skal der oprettes en lokal censor som en kopi af den centrale censor. Det centrale censorkartotek indlæses automatisk. På vinduet A526 Overvågning datamodtagelse kan du se om oplysningerne er kommet (datatype TIC). Eksamensbegivenheder Eksamensbegivenheder oprettes på vinduet A658 Eksamensbegivenheder (menu Aktiviteter Eksamen). Knappen Hent erstatningscensor kan kun benyttes ved mundtlige eksamensbegivenheder som er indberettet til XPRS. Se vejledningen om dette. 6

7 Tilsvarende er Censorfag noget der udmeldes fra XPRS og derfor kun relevant for eksamensbegivenheder der er indberettet til XPRS. Selve eksamensbegivenheden fortæller kun hvad prøven går ud på dvs. for hvilket skolefag, niveau, evalueringsform (skriftlig, mundtlig) og termin der skal afholdes prøve. Ved oprettelse af en eksamensbegivenhed vil systemet foreslå grundtimer for eksamensbegivenheden som helhed (i den øverste blok) til 0 for skriftlige prøver, mens værdien hentes default fra en trimmeparameter for mundtlige prøver. Bemærk, at det er muligt at ændre grundtimerne individuelt for hver censor og eksaminator. For censorer gør du det ved i censorblokken at angive et antal grundtimer for denne censor. Det skal du kun gøre hvis det afviger fra det der gælder for eksamensbegivenheden som helhed. Det kan også gøres på vinduet A658e Censorer med elever. For eksaminatorer gør du det på vinduet A658g Eksaminatorer med elever. Igen skal du kun gøre det hvis det afviger fra det der gælder for eksamensbegivenheden som helhed. Starttid af prøven hentes også default fra en trimmeoplysning. For en skriftlig eksamensbegivenhed bestemmes sluttidspunktet ud fra varigheden af skriftlig prøve på skolefaget. 7

8 For en mundtlig eksamensbegivenhed bestemmes sluttidspunktet også ud fra en trimmeoplysning. For en mundtlig eksamensbegivenhed vil systemet tilsvarende automatisk foreslå nogle pauser hvis beliggenhed og varighed også bestemmes af trimmeoplysninger. Oplysningerne om start- og sluttid, samt evt. pauser skal rettes til på de enkelte eksamensbegivenheder, hvis de ikke er korrekte. For de fleste prøver vil det gælde at censor(er) og evt. eksaminatorer er de samme for alle eleverne på den pågældende eksamensbegivenhed. Dette sikres ved i feltet Alle elever at sætte J (default). Herved knyttes den pågældende censor/eksaminator til alle eleverne. Hvis en censor eller eksaminator ikke skal fungere for alle eleverne på en eksamensbegivenhed sættes N i feltet Alle elever og i den nederste blok på henholdsvis A658e og A658g angives så de elever vedkommende skal fungere som censor hhv. eksaminator for. Det er vigtigt at denne tilknytning sker inden der foretages en fordeling af eleverne. Af hensyn til tilknytning af censorer og udskrivning af karakterlister til prøvedage må de enkelte eksamensbegivenheder uanset om de er dannet manuelt eller ved hjælp af A510 Dan skriftlige eksamensbegivenheder ikke omfatte et for stort antal elever. De skriftlige eksamensbegivenheder, som oprettes automatisk af systemet, får tildelt et navn på 10 tegn, som opbygges således: SK + termin (4 tegn) + løbenummer (4 tegn). Da disse betegnelser ikke er særligt sigende, må det anbefales efterfølgende at ændre navnet til noget mere sigende (det skal være entydigt dvs. to eksamensbegivenheder må ikke hedde det samme selv om de ligger i forskellige terminer, derfor vil det være nærliggende at lade terminen indgå i navnet). På en eksamensbegivenhed kan (og bør) du desuden anføre, hvornår oplysninger om denne eksamensbegivenhed må offentliggøres, dvs. hvornår elever og andre end de personer, der har med prøveplanlægningen at gøre, må kunne få tilgang til disse oplysninger. Oplysningen om offentliggørelsesdatoen benyttes af et batchjob til at frigive oplysningerne, som hermed samtidig overføres til skemasystemet. Når oplysningerne er frigivet og overført til skemasystemet kan de bruges ved udskrivning af diverse skemaudskrifter. Indtil da kan andre brugere ikke hente oplysninger fra eksamensdelsystemet. Se under Offentliggørelse af eksamensbegivenheder. Det er muligt at markere at en eksamensbegivenhed er en sygeeksamen. Til disse eksamensbegivenheder er det muligt at knytte elever som har en eksamensmarkering med en anden eksamenstermin end den der står på elevernes tilknytning til det pågældende fag. Det betyder at du kan knytte eleverne til disse sygeeksamensbegivenheder på grundlag af elevernes oprindelige holdplaceringer. 8

9 Til en eksamensbegivenhed kan der knyttes en række oplysninger (udover elever som behandles nedenfor): eksamensdage (og tider) lærere (eksaminatorer) censorer lokaler Oplysningerne tilknyttes eksamensbegivenheden på vinduet A658 Eksamensbegivenheder. Bemærk, at disse oplysninger ikke behøver at være registreret på det tidspunkt, hvor eksamensbegivenheden oprettes. De kan registreres efterhånden som skolens planlægning falder på plads. Bemærk, ligeledes at for de automatisk dannede skriftlige eksamensbegivenheder vil oplysning om eksamensdage og tidspunkter automatisk være sat på begivenhederne, mens de øvrige oplysninger skal påføres, når skolen har gennemført planlægningen af prøven. Tilsyn knyttes ikke til de enkelte eksamensbegivenheder, men til eksamenslokaler på de enkelte eksamensdage dvs. tilsynet går principielt på alle de eksamensbegivenheder, der finder sted i det pågældende lokale på det pågældende tidspunkt. Registreringen af tilsynet sker på vinduet B358 Registrering af tilsyn i lokale. Udskriften B359 Tilsyn pr. dato viser eksamenstilsynene. Det er muligt at knytte flere eksamensdage til en eksamensbegivenhed f.eks., i forbindelse med mundtlige eksaminer. For hver eksamensdag skal du anføre i hvilket tidsrum prøven skal foregå. Det er ligeledes muligt at knytte et antal lærere og et antal censorer til en eksamensbegivenhed. Tilsvarende kan der knyttes flere lokaler til en eksamensbegivenhed f.eks. som egentligt eksamenslokale og forberedelseslokale, eller hvis en skriftlig prøve afholdes fordelt over flere lokaler. Ved oprettelse af nye eksamensdage kopieres oplysningerne om lokaler og lærere fra den nærmest foregående eksamensdag. 9

10 Det er muligt at slette eksamensbegivenheder. Samtidig slettes alle de tilknyttede oplysninger om eksamensdage, lokaler, lærere, elever etc. Da det er en ganske omfattende kaskadesletning der gennemføres, kommer systemet med en advarsel således at der skal gives en ekstra bekræftelse før sletningen gennemføres. Antal prøver Efter reformen skal EUD-elever kun til meget få prøver. Eleverne skal altid til den afsluttende prøve på såvel grundforløb som hovedforløb. Bortset fra disse prøver skal eleverne kun til prøver hvis den normale varighed af forløbet overstiger 20 uger. Bemærk, at der er tale om den normale varighed. Selv om en elev fx på grund af personlige forhold som sygdom eller indlæringsvanskeligheder er længere tid om et forløb skal eleven ikke til flere prøver af den grund. Tilsvarende skal en elev der gennemfører et komprimeret forløb ikke til færre prøver af den grund. Hvis en elev derimod tager yderligere fag som påbygning og af den grund forlænger et forløb kan det betyde at eleven skal til flere prøver hvis den samlede varighed så overstiger grænsen Sammengængen mellem forløbets varighed og antallet af prøver udover den afsluttende prøve er som følger (dette er kun vejledende, spørg i UVM hvis du er i tvivl): Varighed Antal prøver på grundforløb ud over den afsluttende Antal prøver på hovedforløb ud over den afsluttende 0-20 uger Ingen prøver 1 prøve prøve 2 prøver prøver 3 prøver prøver 4 prøver Eksamensmarkeringer på elever Udgangspunktet for at en elev skal til prøve er, at der på eleven findes en eksamensmarkering for et skolefag eleven følger på et hold (eksamensmarkeringerne er således knyttet til elevens skolefag på holdplaceringer). Eksamensmarkeringerne kan oprettes, ses og rettes på vinduet A652 Eksamensmarkeringer (menu Aktiviteter Eksamen). 10

11 Bemærk, at afgrænsningerne i den øverste blok anvendes til at finde eleverne. Når eleverne først er fundet vises alle eksamensmarkeringerne for de enkelte elever. Ved hjælp af knapperne Slet eksamensmarkering og Opret eksamensmarkering kan du flytte rækker mellem de to blokke. Det gør du på følgende måder: Hvis du ønsker at slette en eksisterende eksamensmarkering retter du J til N i feltet Eks. på den pågældende linje og trykker på knappen 1 Slet eksamensmarkering. Eksamensmarkeringen nu slettet og står til gengæld som en mulig prøve for eleven. Hvis du ønsker at slette eksamensmarkering på en af de mulige prøver sætter du J i det forreste felt Mark. og trykker på knappen 2 Opret eksamensmarkering. Der er nu oprettet en eksamensmarkering og prøven er til gengæld fjernet som mulig prøve for eleven. Du bør sørge for at afgrænse til kun de elever du rent faktisk ønsker at arbejde med f.eks. til hold for ikke at få fremsøgt alt for mange elever. Udtrækning Eksamensmarkeringerne kan sættes på tre principielt forskellige måder: Ved en manuel registrering på den enkelte elev (A652 Eksamensmarkeringer) 11

12 Med udgangspunkt i at et hold tilknyttes en given eksamensbegivenhed (A658 Eksamensbegivenheder) På grundlag af en maskinel udtrækning af eleverne til prøve (C271 Eksamensudtrækning for EUD-elever) Hvis markeringerne sættes efter den første eller sidste metode, er eleven ikke herved automatisk knyttet til nogen eksamensbegivenhed. Det er blot registreret, at eleven skal til prøven. Hvis markeringen sættes efter den anden metode, sker det i forbindelse med, at eleven knyttes til en konkret eksamensbegivenhed. Der sættes ikke eksamensmarkering på afgangsmeldte elever uanset hvornår afgangsdatoer ligger. Bemærk, at eksamensmarkeringer - som nævnt ovenfor - er knyttet til elevens skolefag på holdplaceringer. Du kan således ikke sætte en eksamensmarkering for en elev på et skolefag eleven ikke følger. Det er desuden en betingelse, at eleven ikke er fritaget for prøve i faget. Den maskinelle udtrækning af elever sker ved hjælp af batchjobbet: C271 Eksamensudtrækning for EUD-elever. C271 Eksamensudtrækning for EUD-elever behandler en gruppe fuldtidselever svarende til de valgte afgrænsninger. Med udgangspunkt i hvilke fag der er prøve i på EUD opstilles en liste over de mulige prøver. Denne liste sorterer i tilfældig orden og eleverne udtrækkes så en efter en i det antal prøver der er angivet ved bestillingen af batchjobbet. For hver elev startes med den sorterede bruttoliste. Det undersøges så hvilke af fagene eleven ikke følger. Prøverne for disse fag fjernes fra den individuelle liste. Herefter sættes der eksamensmarkeringer for de øverste prøver svarende til det antal prøver der er angivet ved bestillingen af batchjobbet. Ved udtrækningen tages der så sædvanligt hensyn til fritagelser for prøve og meritter. Ved bestillingen kan der på forskellige måder afgrænses til hvilke elever der skal behandles og hvilket interval af eksamensterminer der medregnes. Desuden kan der angives følgende: Parameter Bemærkning Betydning/anvendelse Hvis det er nødvendigt at bestille jobbet flere gange for den samme elev (uanset om det drejer sig om forskellige afgrænsninger) bør du her angive hvad der er årsagen til at eleven skal udtrækkes igen. Du skal kunne redegøre for baggrunden for at elever ud- 12

13 trækkes flere gange. Overskriv manuelle markeringer Manuelle tæller med Medtæl tidlig. karakterer Procent udtrækkes Tvungne prøver Med J/N til denne parameter afgør du om evt. manuelt dannede eksamensmarkeringer skal slettes i forbindelse med udtrækningen eller ikke. Default er N. Med J/N afgør du her om manuelle eksamensmarkeringer skal tælles med i det antal prøver der skal udtrækkes. Default er J. Med J/N afgør du her om elevernes tidligere eksamenskarakterer skal tælles med i det antal prøver der skal udtrækkes. Default er N. Her kan du med en procent afgøre om det kun er nogle af eleverne der skal udtrækkes. Tvungne prøver vil der dog altid blive sat eksamensmarkeringer på. Default er 100. Det er kun muligt at anvende procentvis udtrækning hvis der i antallet af prøver er sat 1. Hvis du fx angiver 50 vil der for hver enkelt elev være 50% chance for at eleven bliver udtrukket hvilket ikke betyder at præcis halvdelen af eleverne bliver udtrukket. Med J/N afgør du her om elevernes tvungne prøver skal tælles med i det antal prøver der skal udtrækkes. Default er N. Der er sporbarhed på udtrækningerne på elevniveau. Dvs. du kan for hver enkelt elev se hvilke udtrækninger der er sket og hvorledes disse har været afgrænset. Oplysningerne kan ses på vinduet C272 EUD-elevers eksamensudtrækning (menusti: Aktiviteter Eksamen). Der er ikke noget job til udtrækning af ÅU-elever da disse skal til prøve i alle fag. 13

14 Procentvis udtrækning Denne facilitet kan typisk benyttes når eleverne undervejs afslutter et fag uden at der er viden om hvilke andre fag eleverne efterfølgende tager. Systemet vil udtrække den enkelte elev med N% sandsynlighed. Fritagelser og merit i forbindelse med automatisk udtrækning Hvis en elev har J til fritagelse for prøve og der ikke er registreret nogen meritkarakter (betragtes som fritagelse uanset om der er skrevet noget i feltet bevistekst) skal eleven ikke udtrækkes til prøve i det pågældende fag, men eleven skal ikke af den grund udtrækkes til færre eksaminer dvs. systemet går blot videre til elevens næste fag. Hvis en elev har J til fritagelse for prøve og der er registreret en meritkarakter (betragtes som merit uanset om der er skrevet noget i feltet bevistekst) skal eleven ikke udtrækkes til prøve i det pågældende fag, men meritten medregnes som en prøve dvs. eleven skal udtrækkes til et antal prøver der er 1 mindre end ellers. Den automatiske prøveudtrækning fungerer ikke altid korrekt for elever, som er fritaget for undervisning. Disse elever vil ikke blive udtrukket til prøve, uanset om de er fritaget for prøve eller ej. Tilsvarende vil elever - hvis de har merit - kunne blive udtrukket til for mange prøver. Disse elever er det derfor vigtigt at skolen kontrollerer manuelt. Til dette formål findes udskriften B360 Fuldtidselever med fritagelser. Udskriften viser elever med fritagelser for undervisning delt op i tre kategorier: 1. Elever der er fritaget for undervisning, men ikke for prøve 2. Elever der er fritaget både for undervisning og for prøve og som har merit 3. Elever der er fritaget både for undervisning og prøve og som ikke har merit 14

15 Ad. 1: For disse elever gælder det, at de måske skulle have været udtrukket til prøve i det pågældende fag evt. i stedet for et andet fag. Om det er tilfældet afhænger af den udtrukne prioriteringsliste som gælder for eleven. Ad. 2: For disse elever gælder det, at hvis de var blevet udtrukket til prøve i det pågældende fag (som de jo ikke skal til prøve i) så skulle de på grund af meritten udtrækkes i et fag mindre. Om det er tilfældet afhænger af den udtrukne prioriteringsliste som gælder for eleven. Ad. 3: For disse elever er der ikke behov for manuelle korrektioner hvis ellers fritagelserne er registreret korrekt. Hvis skolen konstaterer at en af de pågældende elever skal til prøve i et fag vedkommende er fritaget for undervisning i, er det nødvendigt at anvende følgende fremgangsmåde: Registrer at eleven følger faget på et af elevens hold (bemærk, at elevens skema herefter vil vise faget, så det bør først gøres når der er udskrevet skemaer). Fjern den evt. forkerte eksamensmarkering og registrer en eksamensmarkering på det pågældende fag. Knyt eleven til en eksamensbegivenhed med det pågældende fag og prøveform (det kan gøres direkte på eksamensbegivenheden eller via det pågældende hold, se sammenknytning mellem elever og eksamensbegivenheder). Det er muligt efterfølgende manuelt at slette eksamensmarkeringer på en elev igen. Hvis den pågældende eksamensmarkering er benyttet i forbindelse med, at eleven er knyttet til en eksamensbegivenhed vil eleven samtidig automatisk blive fjernet fra den pågældende eksamensbegivenhed. Eksempel: En elev følger engelsk niveau B med eksamensterminen 0699 Eleven har fået sat en eksamensmarkering (på skolefag-påholdplacering) som er knyttet til en eksamensbegivenhed EngB med denne eksamensmarkering. Hvis du sletter denne eksamensmarkering fra eleven, vil eleven samtidig blive fjernet fra eksamensbegivenheden EngB Eleven fjernes ikke fra de evt. øvrige eksamensbegivenheder, eleven er knyttet til. Det er også muligt maskinelt at annullere en prøveudtrækning. En annullering af en eksamensmarkering kan være nødvendig, hvis batchjobbet til opdatering af prøveudtrækningen har foretaget opdateringer, som du ikke forventede eller i tilfælde af ændrede forudsætninger for en enkelt eller en gruppe af elever. I sådanne tilfælde, kan du fjerne eksamensmarkerin- 15

16 ger via batchjobbet A793 Sletning af eksamensmarkeringer eller på vinduet A652a Eksamensmarkeringer. Der revisionsspor på eksamensmarkeringerne. Skolen kan ikke blot efter forgodtbefindende vælge at en elev skal op til engelsk i stedet for fransk, hvis det er fransk eleven er blevet udtrukket i. Selvfølgelig kan der være begrundelser for at ændre på udtrækningerne jf. bl.a. de ovenstående eksempler, men dem skal skolen kunne gøre rede for, hvis der rejses spørgsmål herom. Revisionssporet for eksamensmarkeringerne kan ses på vinduet C272 EUD-elevers eksamensudtrækning. Her fremgår det dels hvilken udtrækning der er gældende og dels hvilke andre udtrækninger der er sket for eleven. Hvis du ved en fejl har fået knyttet en elev til en anden eksamensbegivenhed, end den du ønsker (men med det rigtige skolefag, evalueringsform og termin), kan du slette eleven fra eksamensbegivenheden. Herefter knytter du så eleven den eksamensbegivenhed du ønsker. Afgangsmeldte elever Ved den automatiske udtrækning ved hjælp af C271 Eksamensudtrækning for EUD-elever vil elever, der har en afgangsdato, som nævnte tidligere ikke få sat eksamensmarkeringer. Det gælder uanset om afgangsdatoen ligger før eller efter den dato udtrækningen foretages pr. Det er muligt manuelt at sætte eksamensmarkeringer på afgangsmeldte elever lige som det er muligt manuelt at knytte eleverne til eksamensbegivenheder. Sammenknytning mellem elever og eksamensbegivenheder Når du skal knytte eleverne til de konkrete eksamensbegivenheder, kan det gøres efter tre forskellige principper: Du kan tage udgangspunkt i eksamensmarkeringer på elever, som endnu ikke er tilknyttet tilsvarende eksamensbegivenheder Du kan tage udgangspunkt i en eksamensbegivenhed og så registrere, at et (eller flere) hold skal knyttes til eksamensbegivenheden Du kan tage udgangspunkt i en eksamensbegivenhed og på hjælpevinduet for elever direkte registrere CPR-numre, uddannelse og version for de elever, som skal følge prøven. Tilknytning med udgangspunkt i eksamensmarkeringer Denne metode vil typisk finde anvendelse på fuldtidsuddannelser, hvor eleverne ikke nødvendigvis skal til prøve, selv om de følger undervisnin- 16

17 gen. Her er det prioriteringslisterne og skolefag, der tilsammen afgør hvilke eksaminer, den enkelte elev rent faktisk skal til. Princippet er her, at du først sørger for at registrere alle eksamensmarkeringerne for eleverne (manuelt eller ved hjælp af det senere batchjob til udtrækning af elever). Herefter kalder du en række elever frem, som skal til den samme type prøve f.eks. Informationsteknologi niveau B, mundtlig. Du kan så markere en række elever, som skal deltage i denne eksamensbegivenhed. Dette gøres på vinduet A664 Dan eksamensbegivenhed (menu Aktiviteter Eksamen), som består af to sider. På den første angiver du, hvilke eksamensmarkeringer du ønsker at finde frem. Du kan afgrænse på en række måder: Skolefag/niveau/evalueringsform, termin, uddannelse/version, Forløbsgruppe/skoleforløb, hold. Når du har afgrænset som du ønsker, trykkes på søg. Næste vindue viser så de elever med eksamensmarkeringer svarende til afgrænsningerne, og hvor eksamensmarkeringerne ikke allerede er knyttet til eksamensbegivenheder (dvs. de elever som endnu ikke er tilknyttet tilsvarende eksamensbegivenheder). 17

18 Bemærk, at vinduet således ikke viser alle eksamensmarkeringer, men kun dem der endnu ikke er brugt til at placere eleverne på eksamensbegivenheder. På dette vindue kan du knytte eleverne til eksamensbegivenheder på tre forskellige måder: 1. Du kan for den enkelte eksamensmarkering anføre hvilken eksisterende eksamensbegivenhed eleven skal knyttes til. Det gøres på selve den linje hvor elevens eksamensmarkering står. 2. Du kan markere en række eksamensmarkeringer og så i feltet nederst til højre på vinduet anføre en eksisterende eksamensbegivenhed som disse elever skal knyttes til 3. Du kan markere en række eksamensmarkeringer uden hverken at angive nogen eksisterende eksamensbegivenhed på de enkelte linjer eller i feltet nederst til højre, men i stedet danne en ny begivenhed. Hvis du anvender metode 1 vil de elever hvor du har anført hvilken eksamensbegivenhed eksamensmarkeringen skal tilknyttes blive knyttet til den anførte eksamensbegivenhed når du trykker på knappen Dan/tilknyt eksamensbegivenhed. Bemærk, at forskellige elever godt kan knyttes til forskellige eksamensbegivenheder på én gang. Hvis du anvender metode 2 vil de eksamensmarkeringer du har markeret (og hvor der ikke er anført nogen eksamensbegivenhed ud for den enkelte eksamensmarkering) blive knyttet til den eksamensbegivenhed der er anført i feltet nederst til højre, når du trykker på knappen Dan/tilknyt eksamensbegivenhed. Hvis du anvender metode 3 dvs. der er markeret eksamensmarkeringer uden nogen eksamensbegivenhed er anført hverken på selve eksamensmarkeringslinjen eller i feltet nederst til højre så åbner systemet vinduet A658 Eksamensbegivenheder, når der trykkes på knappen Dan/tilknyt eksamensbegivenhed. På dette vindue kan du oprette en helt ny eksamensbegivenhed. Bemærk, at du godt kan blande metode 1 og 2 og metode 1 og 3, men ikke metode 2 og 3. Du kan så gentage processen indtil alle eleverne, som skal til den samme type prøve, er placeret på eksamensbegivenheder. Herefter fortsættes med næste type prøve osv. Tilknytning med udgangspunkt i hold Denne metode vil typisk anvendes i de tilfælde, hvor alle eleverne på holdet som udgangspunkt skal til prøve, hvis de følger den pågældende undervisning. Bemærk som nævnt ovenfor, at afgangsmeldte elever ikke 18

19 knyttes til eksamensbegivenheden og ikke får sat eksamensmarkeringer uanset hvornår deres afgangsdato ligger. Du kan oprette eksamensmarkeringer på sådanne elever manuelt og så knytte dem til eksamensbegivenheden direkte som beskrevet nedenfor. Udgangspunktet er her, at du i forvejen har oprettet en eksamensbegivenhed dvs. hvilket skolefag, evalueringsform og termin, der er tale om. Ved at knytte et hold til den pågældende eksamensbegivenhed (holdet skal have skolefaget og der skal være en eksamenstermin på skolefaget på holdet svarende til den, der er angivet på eksamensterminen), vil systemet automatisk knytte alle de elever som følger det pågældende fag (skolefag på holdplacering) og som ikke er fritaget for prøve til eksamensbegivenheden. Samtidig sætter systemet de tilsvarende eksamensmarkeringer på elevernes skolefag på holdplacering. Alt dette gøres med udgangspunkt i vinduet A658 Eksamensbegivenheder, hvor du blot anfører det eller de hold, som skal knyttes til en eksamensbegivenhed. Bemærk, at du godt kan knytte flere hold til den samme eksamensbegivenhed. Det kan benyttes, hvis en lærer underviser to små hold, hvor skolen så kan ønske at afholde en samlet eksamensbegivenhed. Denne metode at knytte elever til en eksamensbegivenhed kræver ikke, at der i forvejen er sat eksamensmarkeringer på eleverne. Da det kan være ganske tungt at sætte eksamensmarkeringerne på eleverne manuelt, kan denne metode med fordel anvendes i en række sammenhænge, blot de fleste af eleverne skal til den aktuelle eksamensbegivenhed. Metoden kan f.eks. anvendes for alle typer af hold, hvor alle eleverne - eller blot de fleste - skal til en given prøve. Hvis enkelte elever ikke skal til prøve, kan du efterfølgende fjerne eksamensmarkeringerne fra disse elever som beskrevet ovenfor og på den måde fjerne eleverne fra eksamensbegivenheden. Direkte registrering af elever på eksamensbegivenhed Denne metode vil du med fordel kunne anvende, hvis der er tale om at knytte enkelte elever til eksamensbegivenheder f.eks. sygeeksamen. Kald den aktuelle eksamensbegivenhed frem på A658 Eksamensbegivenheder. Ved hjælp af højre musetast hentes vinduet med elever frem. Her registrerer du CPR-nummer, uddannelse og version for de(n) elev(er), der skal knyttes til prøven. Tryk på gem. Eleverne er nu knyttet til eksamensbegivenheden. Fordeling af elever på eksamensbegivenheder Systemet har faciliteter til at fordele de elever, som er knyttet til en eksamensbegivenhed. Ved fordelingen tages der hensyn til sammenknyt- 19

20 ningen mellem censorer/eksaminatorer og elever. De elever der har samme censor og samme eksaminator kommer op efter hinanden. Det er derfor vigtigt at sammenhængen mellem censor/eksaminator og elever er registreret inden eleverne fordeles. På vinduet A658 Eksamensbegivenheder trykker du på knappen Dan standard individuel plan. Systemet vil så fordele eleverne efter CPRnummer orden under hensyn til følgende forhold: Sammenknytning mellem censor/eksaminator og elever Hvilken sortering der ønskes inden for gruppen af elever med samme censor og eksaminator (alfabetisk stigende eller faldende) Hvorfra sorteringen skal starte rent alfabetisk (dermed hvilken elev der er den første der skal til prøve) De eksamensdage som er knyttet til begivenheden og tidspunkterne på de enkelte dage Oplysning fra faget om forberedelsestid og eksaminationstid eller fra dagen om start-/ og sluttid Oplysninger fra trimmevariable om de pauser skolen ønsker afsat til frokost m.v. Når du trykker på knappen åbnes et hjælpevindue A658f Dan individuelle planer. Her skal du taste den første eksamensdag på den pågældende eksamensbegivenhed. Hvis der i forvejen er oprettet eksamensdage på eksamensbegivenheden vil systemet default foreslå den første af eksamensdagene. Systemet vil fordele eleverne på den første og efterfølgende eksamensdage (du kan således ikke ved at angive den anden af to eksamensdage få lavet en cyklisk forskydning, således at de sidste elever kommer op på den første eksamensdag). På vinduet kan du samtidig angive om der ønskes sorteret i stigende eller faldende alfabetisk orden og hvorfra sorteringen skal starte. Endelige kan du på vinduet angive om der ved fordelingen skal anvendes oplys- 20

21 ninger fra fag eller fra dag (har kun betydning ved mundtlige prøver). Hvis du angiver fag benyttes oplysninger om forberedelsestid og eksaminationstid fra faget. Hvis du angiver dag får alle elever samme tid som selve eksamensdagen (lige som ved skriftlige prøver bør kun anvendes ved prøver på kun én dag). Ved fordelingen benyttes sluttidspunktet på eksamensdagen således, at kun elever, der kan afslutte deres prøve inden sluttidspunktet, sættes til prøve på den pågældende eksamensdag (har kun betydning hvis der anvendes fag-oplysninger). Hvis det viser sig at der ikke er plads til alle eleverne på den første eksamensdag (kan kun være tilfældet hvis der anvendes fag-oplysninger) og efterfølgende eksamensdage, vil systemet give en advarsel og efter accept af denne selv oprette yderlige eksamensdage efter den sidste af de eksisterende eksamensdage (under anvendelse af skoledagskalenderen). Hvis du ikke er tilfreds med den rækkefølge den automatiks fordeling har resulteret i kan du ændre på denne standard individuelle plan eller simpelthen selv registrere en bestemt rækkefølge. Det gøres på vinduet A654 Fordel elever (menu Aktiviteter Eksamen Fordel elever). Her kan du kalde en eksamensbegivenhed frem og rette i standard fordelingen på forskellige måder: Anvend kolonnen rækkefølge, gem oplysningerne og tryk på knappen Anvend rækkefølge Registrer tidspunkter direkte for en eller flere elever og tryk på knappen Ret fordeling Registrer prøvetidspunkt for en elev og tryk på knappen Skub Det normale vil være at anvende den første metode. Her kan du så selv anføre i hvilken rækkefølge elverne skal op til prøve herunder om elever- 21

22 ne skal til prøve i grupper (du giver eleverne i gruppen samme rækkefølgenummer; systemet kan dog ikke finde ud af herved at give dem fælles prøvetidspunkt og heller ikke finde ud af at sikre at en gruppe skal til prøve på samme dag). Når du har registreret rækkefølge på samtlige elever trykker du på knappen Anvend rækkefølge og systemet vil så fordele eleverne over eksamensdagene efter den registrerede rækkefølge. Hvis du selv ønsker at registrere hvilke tidspunkter eleverne skal til prøve - herunder også at en gruppe elever skal til prøve samtidig - kan du registrere prøvetidspunkter for eleverne og herefter trykke på knappen Ret fordeling. Herved vil eleverne så blive sorteret efter de registrerede prøvetidspunkter. Hvis du ønsker at ændre den periodiske rækkefølge eleverne skal til prøve i, kan dette gøres ved at markere den elev, som skal først til prøve og så trykke på knappen Ret fordeling. Hvis det f.eks. er hensigtsmæssigt at tage en elev mere op til prøve inden frokost og så flytte frokosten lidt, kan du registrere et prøvetidspunkt for den pågældende elev og derefter trykke på knappen Skub. Herved vil systemet så flytte de efterfølgende elevere under hensyn til pauser etc. Endelig er det muligt på vinduet at registrere at en elev skal frameldes til prøve. Det gør du ved at markere eleven og så trykke på knappen Frameld. Herved åbnes der et hjælpevindue, hvor du kan anføre, om eleven er frameldt rettidigt eller for sent. Det har kun betydning for aflønningen af lærer og censor, idet de skal have timer for eleven hvis frameldingen er sket for sent. Bemærk, at eleven stadig er tilknyttet eksamensbegivenheden, men ikke vil komme med på karakterlisten, hvis den udskrives efter at eleven er frameldt. De individuelle eksamensplaner benyttes, når der skal udskrives eksamensplaner for eleverne, og tilsvarende karakterlister. For den enkelte elev vises, hvornår eleven skal begynde forberedelse, og hvornår selve prøven forventes at starte. Kontrol af prøver Som hjælp ved kontrollen af at skolens planlægning af prøver er korrekt, er der et enkelt batchjob og nogle udskrifter i EASY-A: A794 Eksamenssammenfald (batchjob) A851 Lærereksamenskontrol A852 Lokaleeksamenskontrol A853 Eleveksamenskontrol B310 Eksamensplanlagte elever 22

23 Alle disse jobs bestilles som sædvanlig ved hjælp af vinduet A104 bestilling af batchjob og udskrifter. Batchjobbet bør køres, når skolen har afsluttet sin planlægning eller er undervejs i denne, da det er en forudsætning for at udskrifterne viser de relevante oplysninger. A794 Eksamenssammenfald (batchjob): Batchjobbet undersøger om der er sammenfald mellem eksamensbegivenheder indbyrdes eller mellem eksamensbegivenheder og skemabegivenheder dvs. normal undervisning. For elever gælder det specielle, at de ikke må komme til prøve to gange på samme dag. Bortset fra dette fungerer batchjobbet som det tilsvarende i forbindelse med kontrol af skemabegivenheder. A851 Lærereksamenskontrol Udskriften viser hvilke sammenfald der evt. måtte være for lærerne. Det forudsætter at batchjobbet A794 Eksamenssammenfald er kørt. A852 Lokaleeksamenskontrol Udskriften viser hvilke sammenfald der evt. måtte være for lokalerne. Det forudsætter at batchjobbet A794 Eksamenssammenfald er kørt. A853 Eleveksamenskontrol Udskriften viser hvilke sammenfald der evt. måtte være for eleverne. Det forudsætter at batchjobbet A794 Eksamenssammenfald er kørt. B310 Eksamensplanlagte elever Udskriften viser elever som er eksamensmarkeret, men som af en eller anden grund - typisk ved en fejl - ikke er tilknyttet en tilsvarende eksamensbegivenhed (der tages hensyn til prøveformen). Der bør ikke være nogen elever på udskriften. Hvis der er elever, så skal det afgøres om eksamensmarkeringen er en fejl og derfor skal slettes eller om eleven skal tilknyttes en tilsvarende eksamensbegivenhed. Udover disse udskrifter til hjælp ved kontrollen findes der en række udskrifter til brug i forbindelse med prøver: A505 Eksamensplan dato A840 Flettefil: Censorbreve B362 Eksamensplan censor A841 Flettefil: Tilsynsbreve B361 Eksamensplan tilsyn A842 Censorliste A843 Eksamenscheckliste 23

24 A849 Eksamensplan elev A844 Eksamensplan A845 Eksamensplan medarbejder A855 Frokostliste A939 Pedelliste A937 Individuel eksamensplan B357 Eksamensmarkeringer pr. hold med trækningstype B063 Eksamensdokumentation Udskrifterne gennemgås ikke her. Der henvises i stedet til en nærmere beskrivelse af de enkelte udskrifter i hjælpesystemet. Offentliggørelse af eksamensbegivenheder Som tidligere nævnt er eksamensbegivenhederne i systemet ikke umiddelbart tilgængelige for andre end de personer, der har adgang til selve eksamensdelen af EASY-A, før begivenhederne er offentliggjorte. Dette sker ved hjælp af et batchjob A673 Offentliggørelse af eksamensbegivenheder. Jobbet bestilles på vinduet A104 Bestilling af batchjobs og udskrifter (menu System Jobs). Ved bestillingen af batchjobbet skal der anføres en termin og en skæringsdato. Batchjobbet vil så offentliggøre alle de eksamensbegivenheder, som findes på denne termin, og som har en offentliggørelsesdato før den anførte skæringsdato. Det er muligt at afgrænse batchjobbet, således at der kun behandles eksamensbegivenheder med en bestemt evalueringsform. Endelig kan du ved bestillingen anføre om eksamensbegivenheder, hvor der ikke er angivet nogen offentliggørelsesdato (men som har den pågældende termin), skal offentliggøres ved denne bestilling. Som udgangspunkt bør skolen altid anføre offentliggørelsesdato undtagen på skriftlige eksaminer, som fastsættes centralt, og hvor der derfor ikke er nogen fortrolighed om oplysningerne. Som det tidligere er nævnt, medfører offentliggørelsen at oplysningerne overføres til skemasystemet. De normale skemaudskrifter vil derfor ikke medtage oplysninger om eksamensbegivenhederne før disse er offentliggjort. På tilsvarende måde vil batchjobbet A401 skemasammenfald heller ikke kunne tage højde for eksamensbegivenheder, før disse er offentliggjort. Karakterlister og registrering af karakterer Dette afsnit indeholder ikke en komplet gennemgang af forholdene omkring karakterlister og registrering af karakterer i EASY-A. Der nævnes kun de forhold, som har specielt interesse i forbindelse med eksaminer. 24

25 Som ved anden registrering af karakterer i EASY-A kan skolen vælge, om du vil anvende frigivelse, eller om karakterer automatisk skal frigives i forbindelse med at de registreres. Ved anvendelse af frigivelse gælder, at den bruger, som har registreret karaktererne, ikke kan frigive dem. Det skal en anden bruger gøre. Oplysninger om dette registreres på vinduet A914 Karaktertyper (menu Stamtabeller Fag). Her er der et felt, som hedder frigivelse: Hvis der her står N, betyder det, at skolen ikke anvender selvstændig frigivelse dvs. at karaktererne automatisk frigives, når de registreres. Hvis der står J betyder det at karaktererne skal frigives manuelt. Frigivelse er således en mulighed for at indføre en ekstra kontrol, inden karaktererne bruges til noget f.eks. eksamensbeviser eller lignende udskrifter. Ulempen ved frigivelse er at det pålægger skolen at gennemføre en totrinsproces i forbindelse med karaktererne, hvilket alt andet lige vil tage længere tid. Samtidig øges sikkerheden mod fejl imidlertid. Som udgangspunkt må det anbefales at angive J til eksamenskarakterer og standpunktskarakterer, mens det ikke er så kritisk for terminskarakterer. Karaktererne vil ofte komme fra Elevplan. Det er muligt særskilt at bestemme hvilke karaktertyper fra Elevplan der skal frigives. Hvis skolen på et tidspunkt anskaffer programmel til indskanning af karakterlister (det er der er mulighed for, men det bliver ikke en del af selve EASY-A), må det anbefales altid at anvende frigivelse. Normalt vil karaktererne registreres på grundlag af udskrevne karakterlister. Karakterlisterne for eksamensbegivenheder udskrives på grundlag af oplysningerne om eksamensbegivenhederne. Der kan udskrives en karakterliste pr. eksamensdag. Dette sker med udskriften A465 Karakterliste/eksamensdag. Udskriften bestilles på A104 Bestilling af batchjob og 25

26 udskrifter. Registreringer af karakterer på baggrund af disse karakterlister foretages på vinduet A469 Registrering af karakterer/eksamensdag. Se en nærmere beskrivelse af registrering af karakterer og anvendelse af frigivelse i vejledningen om karakterer og fritagelser. Det er ligeledes muligt at registrere karaktererne direkte på eleverne ved hjælp af vinduet A471 Registrering af karakterer/elev (menu: Elever Karakterer). Dette er imidlertid en meget tung proces, der kun kan anbefales ved registrering af enkelte karakterer. 26

27 Sygeeksamen Som det er nævnt i afsnittet om eksamensbegivenheder er det muligt at markere at en eksamensbegivenhed er en sygeeksamen. Når elever skal til sygeeksamen kan følgende fremgangsmåde benyttes: 1. Opret den pågældende eksamensbegivenhed med eksamensdag(e) på vinduet A658 Eksamensbegivenheder. Husk at markere at der er tale om en sygeeksamen. 2. Benyt højre musetast til at kalde hjælpevinduet med elever frem (A658d Elever) 3. Tast CPR-nummer, uddannelse og version for de elever, som skal til den pågældende eksamensbegivenhed og gem oplysningerne. Eleverne er nu både knyttet til deres oprindelige eksamensbegivenheder og til sygeeksamen. Det er derfor ikke nødvendigt at fjerne eleverne fra de oprindelige eksamensbegivenheder, hvilket kan give problemer, hvis der er udskrevet karakterlister til de pågældende eksamensdage. Af hensyn til problemer med offentliggørelse anbefales det ikke at registrere nogen offentliggørelsesdato på disse sygeeksaminer, der formodentlig heller ikke er omgivet af nogen særlig fortrolighed. Administrationen er herefter helt som for normale eksamensbegivenheder. 27

28 Eksamensbegivenheder på anden skole For at undgå at skolen anvender en lærer en dag, hvor vedkommende fungerer som censor på en anden skole, er det muligt at registrere oplysninger om dette i systemet. Oplysninger benyttes ved kontrol af skemaog eksamenssammenfald og i forbindelse med udskriften A505 Eksamensplan dato. Oplysningerne om eksamensbegivenheder på anden skole registreres på vinduet A504 Eksamensbegivenheder på anden skole. Systemet opretter så en eksamensbegivenhed svarende til de registrerede oplysninger og knyttet læreren (ansættelsesforholdet) til begivenheden med den rolle som angives på vinduet. Som rolle bør benyttes en censorrolle som har kontrol for sammenfald. Det er nødvendigt at give oplysninger om evalueringsform, eksamensbegivenhed (her kan du selv give et navn, som blot ikke må være identisk med en eksisterende eksamensbegivenhed), starttid, sluttid og offentliggørelsesdato. Selv om disse oplysninger ikke synes nødvendige har systemet brug for dem, når der skal dannes en skemabegivenhed (når begivenheden offentliggøres). 28