TIDSPLAN FOR AFSLUTNING AF REGNSKAB FOR ÅRET 2015

Transkript

1 Til samtlige centre, afdelinger og institutioner TIDSPLAN FOR AFSLUTNING AF REGNSKAB FOR ÅRET Regnskabsafslutningen for 2015 nærmer sig med hastige skridt. De centralt fastsatte tidsfrister for aflæggelse af kommunernes regnskab er for regnskab 2015 uændret i forhold til Det betyder, at kommunens regnskab skal overgives til revision senest den 1. maj Det er derfor af afgørende betydning, at de tidsfrister som fremgår af denne tidsplan overholdes til fulde. Der skal allerede nu sættes fokus på opkrævning af kommunens tilgodehavender for leverede ydelser i 2015, eventuelt i form af á conto opkrævninger. GULDBORGSUND KOMMUNE BUDGET & REGNSKAB PARKVEJ NYKØBING F. TLF SAGSNR. 15/45803 SAGSBEHANDLER: BENT CHRISTIANSEN DIR MOB [email protected] CVR NR TELEFONTIDER MAN ONS KL TORS KL FRE KL Der bør ligeledes sættes fokus på behandling af fakturaer for ydelser modtaget i I forbindelse med bestilling af varer og tjenesteydelser vedrørende regnskabsår 2015 bedes I anmode leverandøren om fremsendelse af faktura senest den 8. januar Kommunens betalingsfrister på 30 dage skal på sædvanligvis udnyttes og overholdes. Driftsoverførsler fra 2015 til 2016 Proceduren for behandling af driftsoverførsler fra 2015 til 2016 er følgende: Driftsoverførsel i henhold til Generelle retningslinjer for selvforvaltning Rene ansøgninger om overførsel af uforbrugte driftsbevillinger, opgjort i henhold til Generelle retningslinjer for selvforvaltning samt Projekter med "øremærket" tilskud (eks. fra ministerier eller EU) skal alene fremsendes til politisk beslutning i Økonomiudvalg og Byråd. Ansøgningerne vil blive behandlet i Økonomiudvalget den 7. marts og Byrådet den 17. marts Opgørelser i henhold til Generelle retningslinjer for selvforvaltning udfærdiges af Budget & Regnskab i samarbejde med centrene.

2 SIDE 2/6 Skabelon til brug for udarbejdelse af driftsoverførsler, herunder driftsprojekter med ekstern finansiering, vil blive udsendt medio januar Fristen for aflevering af opgørelserne er den 12. februar Forsikringer / rengøring Udgifter vedrørende forsikringer og rengøring har til og med regnskabsår 2014 været defineret som udgifter udenfor rammen i selvforvaltningssammenhæng. Da der imidlertid er praksis for, at budgetterne tilrettes efter gennemførte udbudsforretninger på de respektive områder, vil de nævnte poster fra og med regnskabsår 2015 indgå ved opgørelse af den enkelte enheds overførselsadgang. Som udgangspunkt vil de tilrettede budgetter svare til den kontraktmæssige udgift. Specifikke driftsoverførsler udover reglerne for selvforvaltning Eventuelle specifikke ansøgninger udover reglerne for selvforvaltning skal fremsendes til politisk behandling gennem fagudvalg, økonomiudvalg og byråd, da der her er tale om bevillingsmæssige ændringer som ikke er omfattet af det af Byrådet godkendte regelsæt. De specifikke ansøgninger skal behandles i fagudvalgenes møder i marts med efterfølgende behandling i økonomiudvalg/byråd i april. Budgetomplacering Fristen for indberetning af budgetomplaceringer vedrørende regnskabsåret 2015 er den 8. januar Det skal særligt bemærkes, at der alene er tale om budgetomplaceringer begrundet i enten politiske beslutninger før 31. december 2015 eller oprindelig fejlplacering af budgetpost. Bogføringsfrister Fristen for behandling af indgående e-fakturaer, oprettelse af udgiftsbilag samt udskrivning af fakturaer er den 15. januar Fristen for oprettelse af omposteringsbilag samt behandling af interne Guldborgsund fakturaer modtaget som e-faktura er den 22. januar Der henvises i øvrigt til udsendt vejledning Regnskabsprocedure omkring årsskiftet 2015/2016. Sidste lønkørsel bagudlønnede Opmærksomheden skal henledes på, at der kan forekomme lønposteringer frem til og med den 20. januar 2016, hvor sidste lønkørsel på regnskabsår 2015 finder sted. Der vil typisk være tale om korrektioner af hensyn til udfærdigelse af korrekt årsopgørelse. Udgiftsrestancer Som følge af de fra centralt hold skærpede tidsfrister for aflæggelse af kommunens regnskab, vurderes behovet for optagelse af udgiftsrestancer i forbindelse med regnskabsafslutningen at være stigende.

3 SIDE 3/6 Udgiftsrestancer optages i regnskabet, hvis kommunen har fået leveret en vare eller tjenesteydelse i 2015, og hvor fakturaen ikke er modtaget indenfor den afsatte tidsfrist for behandling af indkomne fakturaer. Som eksempel kan nævnes kommunens betaling for institutionsophold. Der skal ved optagelse af udgiftsrestancer anlægges et beløbsmæssigt væsentlighedsskøn. Følgende krav skal være opfyldt for optagelse af udgiftsrestance: Levering af varen / ydelsen skal være effektueret i 2015 Fakturakravet skal kunne opgøres pålideligt ikke skøn Leverandøren skal være kendt Indtægtsrestancer Hvis der i forbindelse med afslutningen af regnskabet for 2015 skulle være enkelte udestående tilgodehavender, der ikke opkræves via Opus-faktura, vil disse som udgangspunkt skulle optages som indtægtsrestance i regnskabet for Nærmere oplysninger omkring proceduren for optagelse af udgifts- og indtægtsrestancer fås ved henvendelse til jeres sædvanlige kontaktperson i Budget & Regnskab. Fysiske aktiver Indberetning af registreringspligtige fysiske aktiver skal ske løbende og senest den 15. januar Budget & Regnskab udsender nærmere retningslinjer for indberetning af registreringspligtige fysiske aktiver. Afstemning af statuskonti Afstemning af statuskonti skal ske som en integreret del af regnskabsafslutningen. Statuskonti skal være afstemt og afstemningsmateriale være indsendt til Budget & Regnskab senest den 19. februar Materiale til brug for afstemning udsendes fra Budget & Regnskab ultimo januar. Interne regnskabsbemærkninger I lighed med sidste år skal der udarbejdes interne regnskabsbemærkninger indeholdende de faktaoplysninger, der tidligere har indgået i de traditionelle regnskabsbemærkninger. Budget & Regnskab vil i samarbejde med centrene udarbejde de interne regnskabsbemærkninger. Skabelon til brug for udarbejdelse af de interne regnskabsbemærkninger vil blive udsendt fra Budget & Regnskab ultimo januar Fristen for udarbejdelse af de interne regnskabsbemærkninger er den 31. marts Regnskaber med særlige revisionskrav Regnskaber, der skal aflægges til andre myndigheder m.v., herunder regnskaber, der er underlagt særlige revisionsbestemmelser, skal udarbejdes så betids, at eventuelle afledte posteringer kan optages i regnskabet for 2015.

4 SIDE 4/6 Sådanne regnskaber skal forelægges Budget & Regnskab inden fremsendelse til revision, andre myndigheder m.v. Regnskaber for Selvejende institutioner / Kommunale ældreboliger Der kan være en tidsmæssig udfordring med hensyn til optagelse af regnskaber for bl.a. selvejende institutioner med driftsoverenskomst samt regnskab for kommunens ældreboliger. Regnskaber skal modtages således, at de kan optages i kommunens regnskab senest den 22. januar Såfremt der er tale om foreløbige regnskaber skal eventuelle afvigelser (minimale) mellem de foreløbige regnskaber og det endelige regnskab optages som korrektion i regnskabet for Anlægsregnskaber Anlægsregnskaber for anlægsarbejder, der fysisk er afsluttet senest den 31. december 2015, skal forelægges de respektive fagudvalg inden udgangen af marts måned 2016, jf. i øvrigt bestemmelserne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Budget & Regnskab udarbejder en samlet oversigt over de anlægsregnskaber, der kræver Byrådets godkendelse. Oversigten forventes forelagt Økonomiudvalget den 4. april og Byrådet den 14. april. Anlægsbemærkninger Der skal til henholdsvis afsluttede og igangværende anlægsarbejder udarbejdes bemærkninger. For afsluttede anlægsarbejder vil der typisk skulle redegøres for afvigelser mellem aktuelt regnskab og den givne anlægsbevilling. For anlægsarbejder, hvor der ikke er aflagt endeligt anlægsregnskab, skal der typisk redegøres for følgende i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet: Anlægsarbejdets stade, fysisk og tidsmæssigt, i forhold til godkendte forudsætninger Afvigelser i forhold til godkendte bevillinger/rådighedsbeløb, herunder afvigelsernes påvirkning af kommende års budgetter De nærmere regler for aflæggelse af anlægsregnskaber fremgår af bilag 6.3 til kommunens kasse- og regnskabsregulativ, hvortil der henvises. Skabelon til brug for udarbejdelse af anlægsbemærkninger vil blive udsendt ultimo januar Fristen for aflevering af anlægsbemærkninger er den 11. marts 2016.

5 SIDE 5/6 Overførsel af rådighedsbeløb Budget & Regnskab vil i samarbejde med centrene udarbejde forslag til overførsel af rådighedsbeløb fra 2015 til Grundlaget for overførsel af rådighedsbeløb fra 2015 til 2016 tager udgangspunkt i aktuelt forbrug contra korrigeret budget i 2015, herunder konkret vurdering af bevillingsbehovet for realisering af det aktuelle projekt. Proceduren for overførsel af rådighedsbeløb følger samme tidsplan som driftsoverførslerne. Ansøgninger om overførsel af rådighedsbeløb fra 2015 til 2016 skal alene fremsendes til politisk behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Ansøgningerne vil blive behandlet i Økonomiudvalget den 7. marts og Byrådet den 17. marts Ansøgninger om overførsel af rådighedsbeløb udfærdiges af Budget & Regnskab.. Fristen for aflevering af ansøgningerne er den 12. februar Principielt kan der være følgende 3 alternativer: 1. Beløbet optages helt eller delvist i Beløbet optages ikke i 2016, idet projektet først videreføres i 2017 eller senere. I dette tilfælde skal projektet optages til videreførelse i forbindelse med budgetlægningen for 2017 eller senere. 3. Beløbet optages ikke i 2016, idet anlægsarbejdet er afsluttet og regnskab udarbejdet. Skabelon til brug for udarbejdelse af ansøgning om overførsel af rådighedsbeløb vil blive udsendt medio januar Årsberetning / regnskab 2015 Årsberetningen skal udarbejdes efter samme koncept som årsberetningen for året 2014 samt de årlige budgetredegørelser. Budget & Regnskab vil i samarbejde med centrene tilvejebringe bidragene til årsberetningen. Skabelon til brug for udarbejdelse af årsberetningen vil blive udsendt fra Budget & Regnskab ultimo januar Fristen for udarbejdelse af bidrag til årsberetningen er den 26. februar Bidrag til årsberetningen under de respektive fagudvalg forventes forelagt på fagudvalgenes møder i marts. Årsberetning for året 2015 forventes behandlet i Økonomiudvalget den 4. april og Byrådet den 14. april.

6 SIDE 6/6 KMD-systemer tidsfrister for systemkørsler omkring årsskiftet Der henvises generelt til udsendte/tilgængelige servicebreve for de forskellige fagsystemer. Servicebrevene findes på KMD-Kundenet. Opmærksomheden skal henledes på, at der i forbindelse med årsafslutningen kan være behov for bestilling af diverse udtræk fra såvel økonomisystemet som de enkelte fagsystemer til brug for afstemninger m.v. Henvendelse vedrørende denne skrivelse kan ske til Budget & Regnskab. Nærværende skrivelse bedes distribueret til relevante medarbejdere. Med venlig hilsen Bent Christiansen Leder af Budget & Regnskab