Kasse- og regnskabsregulativ

Transkript

1 Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål Godkendelse og ansvar Delegation Økonomistyring Budget og budgetopfølgning Budget Budgetopfølgning Regnskab og revision Regnskab Intern revision Revision Indkøbs- og udbudspolitik Bestilling af varer og ydelser Leje og leasing Betalingsformidling Bilagsbehandling, godkendelse og afstemning Generelt Bilagsbehandling Godkendelse af bilag Afstemning Økonomisk ledelsesansvar Finansiel styring Finansiel styring Tegningsberettigede Opkrævning IT IT-sikkerhed Anvendelse af IT-systemer Aktiver Registrering af anlægsaktiver Skøder, kontrakter og lignende Sikkerhedsstillelse Sikring af værdier tilhørende andre Risikostyring og forsikring Ikrafttrædelse... 8 FORORD Regulativet beskriver de overordnede rammer for Byrådets fastsættelse af regler for styring af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Beskrivelserne i dette regulativ er kortfattede. Der er i fornødent omfang uddybende bilag med forretningsgange og eventuelt tilhørende vejledninger. Disse vil kunne ændres mere eller mindre administrativt, når der opstår behov for det. Regulativet findes på intranettet under økonomi. I netudgaven er teksten understreget med blå skrift for at markere, hvor der er link til et bilag, eller andet relevant materiale som f.eks. politikker og vejledninger. 1

3 1. Indledning Kasse- og regnskabsregulativet er udarbejdet jævnfør Styrelseslovens 42, stk. 7: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Regelsættet følger altid gældende lovgivning og er gyldigt for hele kommunens virksomhed, herunder også eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kommunen varetager kasse og/eller regnskabsfunktioner Formål Formålet med kasse- og regnskabsregulativet er at sikre effektiv og korrekt administration af kommunens værdier og midler samt at sikre Økonomiudvalgets indsigt i økonomiske og almindelige administrative forhold. Regulativet skal være et dynamisk redskab, der understøtter ledelsesgrundlag og arbejdsformen i kommunen med udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko Godkendelse og ansvar Kasse- og regnskabsregulativet godkendes af Byrådet. Redaktionelle ændringer kan dog godkendes af økonomichefen. Som udgangspunkt godkender direktionen bilag til regulativet. Økonomichefen er ansvarlig for, at bestemmelser, der kræver en politisk beslutning, forelægges til relevant behandling. Den ansvarlige ledelse (direktion, institutions- og afdelingsledere) skal sørge for, at fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. Økonomichefen fører det administrative tilsyn med, at den ansvarlige ledelse overholder kasse- og regnskabsregulativet Delegation Ifølge Styrelsesloven ligger det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring hos Byrådet. Denne kompetence kan delegeres. I praksis er det kommunens ledelse (direktion, institutions- og afdelingsledere), som via dette regelsæt er pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. 2

4 Ved konstituering af ledere varetager den konstituerede samtlige fuldmagtsforhold i forhold til stillingen. Ved fravær af længere varighed skal stedfortræderens kompetence formelt godkendes af direktøren for området. Godkendelsen meddeles skriftligt til den, der delegeres til. 2. Økonomistyring Byrådet vedtager kommunens regler om økonomistyring. Reglerne omfatter bevillingsniveau, bevillingsbindinger i form af rammer, overførselsregler og kompetenceforhold samt budgetansvar og budgetopfølgning. 3. Budget og budgetopfølgning 3.1. Budget Økonomiudvalget godkender de nærmere retningslinjer for den årlige budgetlægning, herunder den politiske tidsplan. Økonomichefen har ansvar for at udarbejde forslag til retningslinjer og budgetvejledningsskrivelser til direktionen, som skal sikre, at de overholdes af henholdsvis udvalg og forvaltninger Budgetopfølgning De enkelte udvalg styrer deres forbrug indenfor de givne bevillinger og de tilhørende budgetbemærkninger. Økonomiudvalget beslutter, hvor ofte og hvornår budgetopfølgningerne skal forelægges til politisk behandling. Økonomichefen har ansvar for at udarbejde retningslinjer for budgetopfølgning. 4. Regnskab og revision 4.1. Regnskab Økonomichefen har ansvar for at udarbejde beskrivelse af forretningsgange og tidsplaner for aflæggelse af halvårsregnskaber, årsregnskaber, anlægsregnskaber m.v. Direktionen skal sikre, at udvalg og forvaltninger overholder retningslinjerne Intern revision Økonomichefen udpeger medarbejdere i den centrale økonomiafdeling til den Interne Revision. Den Interne Revision udfører revision og kontroller i kommunens institutioner og afdelinger. Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for den Interne Revision. 3

5 4.3. Revision Økonomichefen har ansvar for at udarbejde et revisionsregulativ, der godkendes af Byrådet. 5. Indkøbs- og udbudspolitik Kommunens indkøbs- og udbudspolitik godkendes af Byrådet. Økonomichefen har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Ledelsen (Direktion, institutions- og afdelingsledere) har ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler Bestilling af varer og ydelser Den økonomisk ansvarlige leder skal tage stilling til, i hvilket omfang den enkelte medarbejder kan foretage bestilling af varer og ydelse samt godkende modtagelsen af varen eller ydelsen. 6. Leje og leasing Leje- og leasingaftaler, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave, godkendes af Byrådet. Større leje- og leasingaftaler vedr. finansiering af driftsanskaffelser godkendes af Økonomiudvalget, mens mindre aftaler godkendes administrativt. Økonomichefen udarbejder retningslinjer for godkendelse af leje- og leasingaftaler. Retningslinierne godkendes af Økonomiudvalget. Den centrale økonomiafdeling registrerer leasingaftalerne. 7. Betalingsformidling Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. Et gennemgående princip er, at kommunens ind- og udbetalinger skal automatiseres, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Ingen person må have enefuldmagt til kommunens konti i pengeinstitutter eller til betalingsformidling via IT-systemer, hvor der ikke automatisk sker en registrering i økonomisystemet. Undtaget herfra er konti oprettet på afdelings- eller institutionsniveau med tilhørende personlige betalingskort. Sådanne konti oprettes efter aftale med den centrale økonomiafdeling. Økonomichefen har ansvar for at beskrive mulighederne for betalingsformidling. 4

6 8. Bilagsbehandling, godkendelse og afstemning 8.1. Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Økonomisystemet skal sikre transaktionssporet (sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dokumentationen for den enkelte post). Økonomichefen er ansvarlig for økonomisystemet Bilagsbehandling Alle ind- og udbetalinger, der hører under kommunens regnskabsområde, skal bogføres. Kommunens regnskab føres på grundlag af kontrollerede og godkendte originale regnskabsbilag, som er registreret elektronisk. Fakturaer modtages elektronisk fra leverandørerne, ud fra de krav der er stillet af Økonomistyrelsen. Den øvrige bogføring hviler på elektroniske bilag, hvor dokumentationen for bilagsbehandlingen er en del af den elektroniske bilagsgang. Økonomichefen udarbejder retningslinjer for bilagsbehandling 8.3. Godkendelse af bilag Den økonomisk ansvarlige leder skal tage stilling til, i hvilket omfang den enkelte medarbejder kan disponere, kontrollere og godkende bilag til bogføring og betaling. Ingen må godkende udbetalinger til sig selv. Økonomichefen udarbejder retningslinjer for godkendelse Afstemning God økonomistyring forudsætter, at kommunens statuskonti (beholdnings- og mellemregningskonti m.m.) regelmæssigt afstemmes, og at der løbende korrigeres for eventuelle fejl. Økonomichefen fastsætter retningslinjer og intervaller for afstemning ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige statuskonti skal dog afstemmes ultimo regnskabsåret. Hvis det kan konstateres, at et beløb på status ikke er muligt at udligne, kan beløbet indstilles til afskrivning. Afskrivninger skal godkendes af Økonomichefen. Lederen (institutions- og afdelingslederen) er ansvarlig for afstemninger for eget område. 5

7 9. Økonomisk ledelsesansvar Ledelsen (Direktionen, institutions- og afdelingslederen) er forpligtet til at udføre økonomisk tilsyn, således at administrationen af økonomien foregår i overensstemmelse med gældende regler. Økonomichefen har ansvar for at fastlægge retningslinjer for det økonomiske ledelsesansvar. 10. Finansiel styring Finansiel styring Byrådet fastsætter den overordnede politik for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af andre finansielle muligheder. Økonomichefen har ansvar for, at der udarbejdes en sådan politik og for, at den vedtagne politik overholdes Tegningsberettigede Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af borgmesteren eller viceborgmesteren og herudover en person, der er bemyndiget af byrådet. Direktørerne har kompetencen til at godkende, hvilke personer der har fuldmagt til at udbetale beløb over kontiene i pengeinstitutter. Denne kompetence kan delegeres til den centrale økonomiafdeling, altid 2 i forening. Den centrale økonomiafdeling er bemyndiget til at oprette og nedlægge bankkonti Opkrævning Kommunens tilgodehavender registreres elektronisk i debitorsystemet. Digitaliseringschefen er ansvarlig for debitorsystemet og opkrævning af kommunens tilgodehavender. Digitaliseringschefen har ansvaret for at der en gang om året udarbejdes en oversigt over tilgodehavender hos borgere og virksomheder m.m. samt en opgørelse over restancer, der er vurderet til at være uerholdelige og derfor afskrives. Oversigterne forelægges til politisk behandling sammen med årsregnskabet 11. IT IT-sikkerhed Digitaliseringschefen har ansvaret for, at der udarbejdes en it-sikkerhedspolitik, 6

8 som godkendes af Direktion og Økonomiudvalg Anvendelse af IT-systemer Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige fagområder. For hvert enkelt IT-system udpeges en systemejer, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Digitaliseringschefen har ansvar for vedligeholdelse af en liste over samtlige IT-systemer. Listen angiver systemejer af hvert enkelt system. Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politiske og administrative målsætninger for fagområdet. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Systemejeren har ansvaret herfor. 12. Aktiver Registrering af anlægsaktiver Kommunens principper for registrering af materielle aktiver, immaterielle aktiver og omsætningsaktiver er fastsat i kommunens regnskabspraksis. Økonomichefen udarbejder regnskabspraksis, der bliver godkendt af Byrådet sammen med årsregnskabet Skøder, kontrakter og lignende Lederen (institutions- og afdelingslederen) er ansvarlig for at skøder og relevante kontrakter m.m. opbevares forsvarligt. Arkivering følger gældende regler Sikkerhedsstillelse Økonomichefen har ansvaret for, at alle effekter, der indleveres til kommunen som sikkerhed for restancer, tilgodehavender m.v., bliver registreret Sikring af værdier tilhørende andre Hvis kommunen opbevarer eller administrerer værdier, der tilhører andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering. Den enkelte enhed udarbejder de konkrete retningslinjer, som skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko. Den centrale økonomiafdeling skal godkende retningslinjerne Risikostyring og forsikring Beredskabschefen har ansvar for at udarbejde en risikostyrings- og forsikringspoli- 7

9 tik, der godkendes af byrådet. 13. Ikrafttrædelse Kasse- og regnskabsregulativet træder i kraft samtidig med Byrådets godkendelse. 8