Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber

Transkript

1 Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber Note: Disse vedtægter er kun vejledende og kan ændres af enhver Rotary klub for at passe til klubbens egne forhold, forudsat ændringerne ikke er i strid med standard forfatningen for Rotary klubber, RI s forfatning, RI s vedtægter og politikker. I tvivlstilfælde skal foreslåede ændringer sendes til RI s generalsekretær til videre behandling i RI s ledelse. Paragraf 1: Definitioner 1. Bestyrelse: Klubbens bestyrelse 2. Bestyrelsesmedlem: Et medlem i klubbens bestyrelse 3. Medlem: Medlem af denne klub, - gælder ikke honorære medlemmer 4. RI: Rotary International 5. År: Tolvmåneders perioden, som begynder den. 1. juli Paragraf 2: Bestyrelsen Klubbens bestyrelse består af medlemmer af klubben, nemlig de medlemmer, der i henhold til Paragraf 3, stk. 1 er valgt som præsident, vicepræsident, præsident elect, sekretær, kasserer og øvrige bestyrelsesmedlemmer, samt den umiddelbare pastpræsident. Paragraf 3: Valg af bestyrelse På et ordinært møde en måned før valget af bestyrelsesmedlemmer efterlyser mødelederen forslag blandt klubmedlemmerne til præsident, vicepræsident, sekretær, kasserer og andre bestyrelsesmedlemmer. Forslagene kan fremsættes af en nomineringskomité eller af enkeltmedlemmer enten på den ene eller den anden måde eller på begge måder, alt efter hvad klubben vedtager. Hvis det besluttes at have en nomineringskomité, vælges denne efter retningslinier, som klubben fastsætter. De korrekt indkomne forslag anføres i alfabetisk orden under hvert hverv til skriftlig afstemning på årsmødet. De kandidater til præsident, vicepræsident, sekretær og kasserer, som får et flertal af stemmerne, erklæres for valgt til de respektive poster. De kandidater, som får flertal af stemmerne, erklæres for valgt til bestyrelsesmedlemmer. Præsidenten, der vælges på denne måde, indtræder i bestyrelsen som præsident elect i det år, som begynder den næste 1. juli efter valget, og overtager posten som præsident på den første dag i juli, der følger umiddelbart efter det år, hvor vedkommende har været medlem af bestyrelsen som præsident elect. De bestyrelsesmedlemmer, der vælges på denne måde, udgør sammen med den umiddelbare pastpræsident klubbens bestyrelse. Inden en uge efter deres valg træder bestyrelsesmedlemmerne sammen for at vælge et eller flere medlemmer til at være klubmester. Afgår et bestyrelsesmedlem i løbet af året, udpeger de resterende bestyrelsesmedlemmer en afløser. Afgår et medlem elect, udpeger de øvrige bestyrelsesmedlemmer en afløser. 1

2 Paragraf 4: Bestyrelsesmedlemmernes opgaver Præsidenten. Det er præsidentens opgave at lede klubbens møder og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en præsident. Præsident elect. Det er præsident elects opgave at arbejde som bestyrelsesmedlem og udføre sådanne andre opgaver, som måtte blive foreskrevet af præsidenten. Vicepræsidenten. Det er vicepræsidentens opgave at lede møder i klubben og i bestyrelsen i præsidentens fravær og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en vicepræsident. Sekretæren. Det er sekretærens opgave at påse at klubbens medlemsdatabase på rotary.dk bliver vedligeholdt og hjælpe de medlemmer, der ikke selv har mulighed for at opdatere egne medlemsdata via Internettet. Sekretæren skal også påse, at mødeindkaldelser bliver lagt på rotary.dk og at referater fra møderne bliver tilgængelige via nettet. Når et ordinært klubmøde er overstået, skal sekretæren ajourføre medlemsfremmødet. Hvis distriktsguvernøren har ønsket det, fremsendes en gang månedligt klubbens mødestatistik til guvernøren. Sekretæren skal udfærdige og sende de foreskrevne rapporter til RI inklusive de halvårlige rapporter om medlemstal. Det sker pr. 1. januar og 1. juli hvert år. Også den mellemliggende rapport pr. 1. oktober og 1. april omfattende antallet af nye medlemmer, som er blevet optaget i klubben siden rapporteringen i juli og januar, skal meddeles RI (kontoret i Zürich). Sekretæren skal endvidere udføre andre opgaver, der naturligt påhviler sekretariatsfunktionen. Stk. 5. Kassereren. Det er kassererens opgave at styre klubbens økonomi og fremlægge regnskabet for klubbens medlemmer én gang årligt. Hvis bestyrelsen ønsker det, skal kassereren tillige i oversigtsform forelægge regnskabet ved bestyrelsesmøder. Kassereren skal udføre andre opgaver, som naturligt påhviler en kasserer. Når embedet fratrædes, skal alle midler, regnskabsbøger og alle andre klubejendele afleveres til den indkommende kasserer eller til præsidenten. Stk. 6. Klubmesteren skal udføre alle de opgaver, som normalt påhviler et sådant hverv samt andre opgaver, der bliver pålagt vedkommende af præsidenten eller af bestyrelsen. Paragraf 5: Møder Årsmøde i klubben afholdes den hvert år, og på dette møde sker der valg af bestyrelsesmedlemmer til at indtræde i bestyrelsen det følgende år. Note. Paragraf 4, Stk. 2 i standard Grundlov for Rotaryklubber fastslår, at et årsmøde til valg af bestyrelsesmedlemmer i denne klub skal afholdes senest inden udgangen af december hvert år som fastlagt i vedtægterne for denne klub. Det ordinære ugentlige møde i klubben afholdes dag kl. Alle medlemmer har selv pligt til at orientere sig via rotary.dk om der forelægger ændringer eller aflysninger af ordinære møder og har desuden også selv pligt til at til- eller framelde sig et møde via rotary.dk. Alle, der er medlemmer på 2

3 mødedagen undtagen honorære medlemmer (og medlemmer, som udgår af mødestatistikken efter tilladelse fra bestyrelsen i overensstemmelse med Paragraf 7, Stk. 3 i Grundlov for Rotary klubber) registreres som mødt eller fraværende. Fremmøde tæller kun, hvis medlemmet er til stede i mindst tres (60) procent af den tid, der er afsat til mødet, enten i klubben eller i enhver anden Rotary klub. Klubben er beslutningsdygtig ved årsmødet og ved ordinære møder, såfremt en tredjedel af medlemmerne er til stede. Ordinære bestyrelsesmøder afholdes hver måned. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med nødvendigt varsel af præsidenten, når denne finder det nødvendigt, eller når mindst to bestyrelsesmedlemmer anmoder om det. Stk. 5. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Paragraf 6: Gebyrer og kontingenter Indmeldelsesgebyret er kr., og det skal betales, før en aspirant kan regnes som medlem. Medlemskontingentet er kr. årligt. Det forfalder halvårligt pr. 1. januar og 1. juli og omfatter bl.a. det fastsatte årlige abonnement på Rotary Norden. Paragraf 7: Afstemningsmåder Alle spørgsmål i klubben afgøres ved mundtlig stemmeafgivning undtagen ved valg af bestyrelsesmedlemmer, der skal ske skriftligt. Bestyrelsen kan beslutte, at en specifik afstemning kan afgøres skriftligt i stedet for mundtligt. Paragraf 8: De fire tjenestegrene De fire tjenestegrene udgør denne Rotaryklubs filosofiske og praktiske rammer. Disse tjenestegrene er Klubtjeneste, Erhvervstjeneste, Samfundstjeneste og International tjeneste. Klubben skal være aktiv i alle fire områder. Paragraf 9: Udvalg Udvalgenes opgaver er med udgangspunkt i de fire tjenestegrene at arbejde for at nå klubbens mål og gennemføre langsigtede planer. Præsident elect, præsident og netop afgåede præsident skal sammen sikre kontinuitet i ledelsen og videreførelsen. For at sikre kontinuitet i udvalgene skal udvalgsmedlemmer om muligt blive i samme udvalg i tre år. Præsident elect er ansvarlig for at udnævne nye udvalgsmedlemmer i tilfælde af frafald fra udvalgene at udnævne ledere for udvalgene at holde planlægningsmøder med udvalgene inden arbejdsårets start Det anbefales at en leder af et udvalg tidligere har været medlem af samme udvalg. Permanente udvalg nedsættes efter følgende regler: Medlemsudvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre en overordnet plan for rekruttering og bibeholdelse af medlemmer. 3

4 PR-udvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre planer for hvordan offentligheden skal informeres om Rotary samt om klubbens projekter og aktiviteter. Administrationsudvalg Dette udvalg gennemfører aktiviteter i forbindelse med effektiv drift af klubben. Projektudvalg Dette udvalg udformer og gennemfører uddannelsesmæssige, humanitære og erhvervsrelaterede projekter i relation til lokale og internationale samfundsbehov. Foundationudvalg Dette udvalg udformer og gennemfører planer for at støtte Rotary Foundation både med økonomiske bidrag og deltagelse i programmer. Yderligere ad-hoc udvalg kan nedsættes efter behov. (a) Præsidenten er født medlem i alle udvalg og oppebær som sådan alle de privilegier dette medfører. (b) Hvert udvalg skal udføre de opgaver som er blevet udvalget tildelt ifølge disse vedtægter samt eventuelle yderligere opgaver tildelt af præsidenten eller bestyrelsen. Uden særskilt tilladelse fra bestyrelsen må udvalgene ikke påtage sig andre opgaver, før en rapport er afleveret til og godkendt af bestyrelsen. (c) Udvalgsformanden er ansvarlig for udvalgets ordinære møder og aktiviteter og leder og samordner udvalgets arbejde samt rapporterer til bestyrelsen om udvalgets aktiviteter. Note: Ovenstående udvalgsstruktur er i overensstemmelse med både distriktets ledelsesplan (District Leadership Plan) og klubbens ledelsesplan (Club Leadership Plan). Klubber kan efter eget ønske nedsætte de udvalg de finder nødvendige for effektivt at kunne opfylde klubbens service- og kammeratskabsbehov. Eksempler på sådanne alternative udvalg findes i The Club Committee Manual. Klubber kan udforme alternative udvalgsstrukturer efter behov. Paragraf 10: Udvalgenes opgaver Opgaverne for samtlige udvalg fastlægges og revideres af præsidenten for hans eller hendes arbejdsår. Når der tildeles opgaver, skal præsidenten henvise til relevant RI-materiale. Projektudvalget skal tage hensyn til tjenestegrenene Virksomhedstjeneste, Samfundstjeneste og International tjeneste, når årets opgaver planlægges. Hvert udvalg skal have en specifik opgave, klart definerede mål og handlingsplaner, som fastlægges før arbejdsårets start og gennemføres i løbet af året. Det er den tiltrædende præsidents primære ansvarsområde at tilvejebringe det lederskab, som er nødvendigt for at udarbejde en anbefaling til klubudvalg, opgaver, mål og planer samt at præsentere dem for bestyrelsen inden årets afslutning som nævnt ovenfor. Paragraf 11: Orlov Efter skriftlig ansøgning til bestyrelsen kan et medlem få orlov og undlade at deltage i klubbens møder. Ansøgningen skal indeholde gode og tilstrækkelige grunde. Note: En sådan orlov gives, for at medlemmet ikke skal miste sit medlemskab i klubben. Medmindre medlemmet deltager i et ordinært møde i en anden klub, føres den pågældende som fraværende, undtagen i de tilfælde, hvor fraværet i overensstemmelse med Paragraf 8, Stk. 3 og 4, ikke føres i mødestatistikken. 4

5 Paragraf 12: Økonomi Ved begyndelsen af hvert regnskabsår skal bestyrelsen udfærdige eller foranledige udfærdiget et budget over årets forventede indkomster og udgifter, som efter bestyrelsens godkendelse skal stå som grænser for omkostninger til de respektive formål, medmindre andet fastsættes ved bestyrelsesbeslutning. Budgettet skal være adskilt i poster, der visser klubbens drift og i poster, der viser velgørenheds- og projektposter. Kassereren deponerer alle klubbens midler i en bank, som udpeges af bestyrelsen. Alle regninger må kun betales mod gyldige bilag godkendt af to bestyrelsesmedlemmer. En grundig revision af alle klubbens økonomiske transaktioner skal gennemføres hvert år af en revisor eller en anden kvalificeret person. Stk. 5. Bestyrelsen kan anmode bestyrelsesmedlemmer, som kontrollerer andre fonde, om at stille kautionsforsikring, betalt af klubben, som sikkerhed for klubbens midler. Stk. 6. Klubbens regnskabsår går fra 1. juli til 30. juni, og hvad angår opkrævning af medlemmernes kontingent opdeles det i to halvårlige perioder fra 1. juli til 31. december og fra 1. januar til 30. juni. Betaling af per capita kontingent og bladabonnementer til RI sker pr. 1. juli og 1. januar hvert år på baggrund af klubbens medlemstal på disse datoer. Paragraf 13: Valg af medlemmer (for alle former for medlemskab) Navnet på et vordende medlem, foreslået af et aktivt medlem af klubben, skal afleveres skriftligt til bestyrelsen gennem klubbens sekretær. Et medlem, som er blevet forflyttet, eller et tidligere medlem af en anden klub, kan foreslås som aktivt medlem af den tidligere klub. Forslaget skal behandles konfidentielt med undtagelse af, hvad der følger herunder. Bestyrelsen skal sikre sig, at forslaget overholder alle klubgrundlovens krav med hensyn til klassifikation og medlemskab. Bestyrelsen skal godkende eller afvise forslaget inden for 30 dage efter dets fremsættelse, og skal orientere forslagsstilleren herom gennem klubbens sekretær. Hvis bestyrelsen går ind for forslaget skal det foreslåede medlem informeres om Rotarys formål samt klubmedlemmernes privilegier og ansvar. Derefter skal det foreslåede medlem anmodes om at udfylde en medlemsansøgning og give tilladelse til at hans/hendes navn og forslag til klassifikation offentliggøres i klubben. 5

6 Stk. 5. Hvis ingen skriftlig begrundet protest er modtaget af bestyrelsen fra et medlem af klubben (bortset fra honorære medlemmer) inden for syv (7) dage efter offentliggørelsen af meddelelsen om det kommende medlem, så er denne person efter at have betalt optagelsesgebyret i henhold til disse vedtægter (hvis det ikke drejer sig om et honorært medlem) at betragte som medlem. Hvis en protest er modtaget af bestyrelsen, skal den stemme om dette spørgsmål på sit næste møde. Hvis personen godkendes trods denne protest, skal den pågældende betragtes som medlem efter at have betalt optagelsesgebyret iflg. disse vedtægter (bortset fra honorære medlemmer). Stk. 6. Når personen er blevet medlem, skal præsidenten sørge for at introducere det nye medlem i klubben og at medlemmet får sit medlemsbevis og evt. litteratur om Rotary. Præsidenten eller sekretæren skal desuden indrapportere den nye rotarianers medlemsoplysninger til RI. Præsidenten udpeger et medlem til at hjælpe den nye rotarianer til rette i klubben og sørger desuden for at medlemmet bliver optaget i et udvalg. Sekretær eller CICO skal hjælpe det nye medlem i gang med at bruge Rotary Danmarks kommunikationssystem. Stk. 7. Klubben kan i overensstemmelse med grundlaget for rotaryklubber vælge et honorært medlem, som er foreslået af bestyrelsen. Stk. 8. Klubben registrerer data om dens medlemmer i det omfang, det er nødvendigt for at administrere klubben og opfylde Rotary Internationals krav til klubbens medlemskab. Klubbens medlemsdata administreres i Rotary Danmarks medlemssystem, og medlemsdata udveksles elektronisk med RI s database under Rotary Danmarks ansvar. Paragraf 14: Beslutninger Ingen beslutninger eller forslag om at binde klubben i noget spørgsmål kan behandles i klubben, før bestyrelsen har overvejet det. Hvis der fremsættes forslag på et klubmøde, skal dette uden diskussion overføres til bestyrelsen. Paragraf 15: Forretningsorden for klubmøder Velkomst Præsentation af gæstende rotarianere Korrespondance og meddelelser Eventuelle udvalgsrapporter Eventuel afgørelse efter sidste møde Eventuelle nye sager Foredrag og andre programpunkter Afslutning Paragraf 16: Vedtægtsændringer Disse vedtægter kan ændres på et ordinært klubmøde, når et beslutningsmæssigt antal medlemmer er til stede, med to tredjedele af stemmerne fra alle tilstedeværende medlemmer, forudsat at varsel om de foreslåede ændringer er blevet sendt til hvert enkelt medlem pr. brev eller mindst ti dage før det pågældende møde. Ingen ændring af eller tilføjelse til disse vedtægter kan besluttes, som ikke er i overensstemmelse med klubgrundloven eller med RI grundlov eller vedtægter. Ajourført AIS 6