Administrative tjeklister. Bilag 7

Transkript

1 Administrative tjeklister Bilag 7

2 Som anført i partnerskabsaftalen påhviler det partnerskabsorganisationen at have den fornødne administrative kapacitet til at sikre en forsvarlig og betryggende forvaltning af de bevilgede statsmidler, herunder et troværdigt regnskabsvæsen. Dette tilses af revisor i forbindelse med udførelse af revision efter de beskrevne retningslinjer i revisionsinstruksen. Den interne opgave- og ansvarsfordeling samt forretningsgange og procedurer bør være dokumenteret i interne skriftlige retningslinjer. Vejledning i spørgsmål om partnerskabsorganisationens regnskabsvæsen kan hentes i Finansministeriets cirkulære og vejledninger om god økonomistyring i staten ( Anvisningerne herunder, som vurderes relevante for partnerskabsorganisationens arbejde med bevillingen, skal opfattes som mindstekrav og bør indarbejdes i partnerskabsorganisationens interne forretningsgange. Nedenstående præsenterer en række vejledende tjeklister vedrørende tilrettelæggelsen af partnerskabsorganisationens forvaltning på centrale områder. De omfatter blandt andet den interne ansvars- og opgavefordeling, dokumentation af forretningsgange, vejledning om kontoplan, retningslinjer for eksterne samarbejdspartnere, aktivitetsdokumentation, regnskaber mv. 1. Tjekliste vedr. ansvars- og opgavefordelingen samt dokumentation af forretningsgange Der bør i partnerskabsorganisationen foreligge dokumentation af ansvars- og opgavefordelingen, herunder funktionsadskillelse mellem: o Bestyrelse og formand o Institutionens administrative ledelse o Bogholderi funktionen o Kassefunktionen Dokumentation bør endvidere foreligge for: o Regler for dispensationsadgang (hvem må disponere over hvilke midler) o Tilsyn og procedurer i forhold til eksterne samarbejdspartnere Forretningsgangsbeskrivelser og procedurer bør desuden foreligge for: o Postgang og kontrol hermed o Indkøb o Betalingsanvisninger o Behandling og registrering af fakturaer o Arkivfunktionen o Overførsel af midler til udlandet o Registrering og opkrævning af indtægter o Lønbehandling o Regler for attestation o Processer og ansvarsforhold i forbindelse med partnerskabssamarbejdet (oplæg til forhandlinger, budget, interne bevillingsprocedurer, rapportering, analyser, regnskab, økonomistyring, revisionsspørgsmål mv.) 1 S i d e

3 2. Tjekliste vedrørende kontoplan I nedenstående skema præsenteres en tjekliste for indholdet i kontoplanen, så det er muligt at dokumentere forbruget på både budgettets og enkeltaktiviteternes specifikationsniveau. Indtægter: o Tilskud og andre finansieringskilder fordelt på donorer o Salgsindtægter o Renter Artsspecifikation af udgifter: o Løn m.m. o Rejser, ophold og repræsentation o Husleje, rengøring m.m. o Kontorholdsudgifter o Administrativ assistance (revision, advokat m.m.) o Konsulentydelser (lokale, internationale) o Udgifter vedr. kapitalgoder (køretøjer, udstyr, andre investeringer, vedligeholdelse) Formålsspecifikation af udgifter: o Program- og - og projektstøtte (specificeret pr. program/indsatsområde) øvrige aktiviteter o Øvrige aktiviteter Den konkrete kontering skal give mulighed for at vise, hvilke udgifter der er afholdt i Danmark, og hvilke udgifter der er afholdt i udlandet. Det skal desuden være muligt at opgøre udgifternes fordeling på regioner, lande og sektorer/målgrupper. o Kort- og langsigtede aktiver og passiver, herunder opgørelse af egenkapitalen o Mellemværende med donorer o Mellemværende med partnere o Separate bankbeholdninger vedr. donorer 3. Tjekliste vedrørende samarbejdspartnere Det forudsættes, at partnerskabsorganisationen indgår skriftlige aftaler og udarbejder retningslinjer til eksterne samarbejdspartnerne vedrørende forvaltningen af aktiviteterne, således at opfyldelsen af Udenrigsministeriets krav sikres som fastsat i partnerskabsaftalen og den administrative vejledning. Sådanne aftaler og retningslinjer bør indeholde alle relevante bestemmelser, herunder vedrørende: o Den enkelte aktivitets formål og finansiering o Ansvars- og opgavefordeling o Regnskabs- og revisionsmæssige krav o Procedurer for opfølgning og rapportering vedrørende aktiviteternes faglige og økonomiske forhold o Sikring af aftalemæssig anvendelse af Udenrigsministeriets korruptionsklausul, jf. retningslinjerne 2 S i d e

4 4. Tjekliste vedrørende program-/projektdokumenter m.v. Før igangsættelsen af et nyt program/en ny indsats bør der udarbejdes et program- /projektdokument, der f.eks. tager udgangspunkt i en resultatramme, som indeholder: o Baggrundsoplysninger (sektor, målgruppe, placering i strukturen mv.) o Overordnet mål, effektindikator, outcome og output o Risikovurdering o Organisering og administration af aktiviteten o Organisatorisk og økonomisk bæredygtighed o Reviews, rapportering og evaluering o Budget, specificeret efter økonomistyringsbehovet o Finansiering o Regnskabsføring og revision o Implementeringsplan Af dokumentet skal det fremgå, hvorvidt aktiviteten er finansieret 100 pct. af partnerskabsbevillingen, eller om der er tale om samfinansiering. Såfremt sidstnævnte er tilfældet, skal dette indarbejdes i det samlede budget. Efter afslutningen af et program/indsats udarbejdes en afsluttende rapport med afsæt i partnerskabsorganisationens egen monitoreringspraksis. Rapporten beror hos partnerskabsorganisationen, men skal kunne rekvireres af Udenrigsministeriet. 3 S i d e

5 5. Tjekliste vedr. faglig, aktivitetsspecifik konsulentbistand Aktivitetsspecifik konsulentbistand Forberedelse, herunder nye faser af igangværende aktiviteter Udarbejdelse af dokumentation Faglig rådgivning, støtte og kapacitetsopbygning af lokale partnere Faglig støtte til partners administration og regnskabsførelse Monitorering af igangværende indsatser herunder på tilsynsrejser Deltagelse med ressourcepersoner i forbindelse med evaluering Rekruttering af aktivitetsspecifikt personale Udvikling af organisationens sær- og kernekompetencer Udvikling af aktivitetsspecifikke policies, strategier og retningslinjer Administrationsvederlaget Partnerskabsrganisationens egen administration, regnskabsføring Besøg og tilsyn, der ikke er led i aktivitetsspecifik monitering Rekruttering af ikke-aktivitetsspecifikt personale Kontakt med Udenrigsministeriet Mødevirksomhed vedr. partnerskabssamarbejdet Rapportering og oplæg Rapportering som led i partnerskabssamarbejdet Generelle budget- og regnskabsopgaver NGO-ledelsens deltagelse i partnerskabssamarbejdet. Ved ledelsen forstås generalsekretær/direktør og bestyrelsesmedlemmer/forretningsudvalg 4 S i d e