Frederiksberg Kommune. Faglig bistand og rådgivning i Ydelsescentret

Transkript

1 Faglig bistand og rådgivning i Ydelsescentret

2 Indhold 1 Indledning 2 2 Baggrund Udført arbejde 3 3 Behandling af advis - resultat Samlet krav om tilbagebetaling 5 4 Videre forløb Anbefaling til advisbehandling: 6 Ernst & Young P/S - Osvald Helmuths Vej 4 - Postboks Frederiksberg - CVR-nr (003) (002).docx 1

3 1 Indledning Ydelsescentret I Frederiksberg Kommune har i en længere periode i 2016 haft vakante stillinger samt en øget arbejdsmængde grundet kontanthjælpsreformen. Dette har resulteret i en arbejdspukkel i form af ubehandlede adviser. Som følge heraf har Frederiksberg Kommune haft behov for bistand i form af projektstyring og faglig rådgivning. Ydermere har der været behov for faglige ressourcer til at bistå med planlægning og forståelse af opgaven omkring behandlingen af adviser. EY og Frederiksberg Kommune har i henhold til aftalebrev af 22. september 2016 indgået aftale om konsulentbistand i henhold til ovenstående. Formålet med opgaven har været at bistå Frederiksberg Kommune med projektstyring samt yde faglig rådgivning, undervisning og kompetenceudvikling i forhold til afviklingen af et særligt projekt omkring behandling af indkomne adviser. Denne rapport beskriver og opsummerer det gennemførte arbejde og beskriver opnåede resultater. 2

4 2 Baggrund Udgangspunktet for opgaven var en oparbejdet pukkel af ubehandlede adviser. Adviserne omhandlede feriepenge, overskydende skat, indkomst og folkeregister frem til og med den 31. august I alt drejede det sig om: Ubehandlede feriepengeafvis 709 stk. Ubehandlede overskydende skatte advis 98 stk. Ubehandlede indtægtsadvis 989 stk. Ubehandlede folkeregisteradvis stk. I alt skulle gennemgås stk. advis Frederiksberg Kommune har afsat 3 sagsbehandlere til at forestå opgaven, hvoraf 1 var ansat i kommunen fra den 1. oktober Primo november blev der udtaget yderligere 1 medarbejder til opgaven. Opgaven blev igangsat ultimo september, men for at undgå at der kom flere fejludbetalinger, blev det besluttet, at de 2 medarbejdere, som var til rådighed på daværende tidspunkt, behandlede september advis de sidste dage op til kørsel af ydelserne. Dette betød, at der blev stoppet 31 sager grundet indkomst, feriepenge blev fratrukket rettidigt, samt en stor del af 900 advis med stop af ydelserne blev behandlet. Medarbejderne som skulle forestå opgaven er bekendt med lovens, men manglede breve til partshøring og afgørelse. Der blev i samarbejde mellem Frederiksberg Kommune og EY udarbejdet breve efter kommunens retningslinjer. Der blev udarbejdet et excelark som styringsværktøj til gennemgangen. I alle excelark blev der udover advis overskrifterne fra KMD Sag også indsat overskrifterne: Modtager ikke ydelse på hændelsestidspunkt Indtægt er fratrukket JA/NEJ Partshøring sendt den Afgørelse sendt den TB krav JA/NEJ Beløb kr. Anden fejl fundet i sagen 2.1 Udført arbejde EY har ydet faglig sparring og forestået processtyring. Den faglige sparring har bl.a. resulteret i udarbejdelsen af et oversigtark, der beskriver, hvad de forskellige adviser betyder samt hvordan der skal handles i hvert tilfælde. 3

5 3 Behandling af advis - resultat Frederiksberg Kommunes medarbejdere har behandlet de adviser, hvilket har resulteret i følgende resultater. Frederiksberg Kommune har dokumenteret arbejdet og resultaterne i et masterark. Arket indeholder alle relevante oplysninger. Arket er elektronisk arkiveret på s-drevet - Forvaltning Fælles Team Dagpenge og Kontanthjælp Kontanthjælp Kontanthjælp 2016 Advis Taskforce. Feriepenge: Feriepenge: 152 afgørelsesbreve med i alt ,22 kr. Feriepenge: 117 afgørelsesbreve med i alt ,93 kr. (de sager hvor der tidligere var partshørt, men aldrig truffet afgørelse) Feriepenge LY: 25 sager med i alt ,15 hvor der er truffet ledelsesbeslutning om borgerne ikke skal tilbagebetale Annelise har opgjort med hensyn til refusion. Tilbagebetalingskravet udgør i alt: ,15 kr. Alle advis er færdigbehandlet frem til (Der restere 17 advis, som omhandler borgere der modtager flekslønstilskuds). Det vurderes, at 42 af de 152 tilbagebetalingskrav, der er sendt, kunne være behandlet inden for samme måned, dermed kan ca. 1/4 af tilbagebetalingskravene undgås. Overskydende skat: Overskydende skat: 27 afgørelsesbreve med i alt ,27 kr. Allerede færdigbehandlet advis om overskydende skat på kr kr.: 46 sager er gennemgået, der er 6 potentielle formuesager, hvor der er værdi over formuegrænsen. Der er ikke gjort yderligere ved disse sager, da der er gået et år siden den potentielle formue kan konstateres på skats side, sammenholdt med udbetalingen af den overskydende skat. Tilbagebetalingskravet udgør i alt: ,27 kr. Alle advis er færdigbehandlet frem til Det vurderes at alle sager vedrørende overskydende skatte advis uden fordring kunne være behandlet inden for samme måned. Indtægtsadvis: E-indkomst: 146 afgørelsesbreve med i alt ,51 kr. E-indkomst: 31 afgørelsesbreve med i alt ,52 kr. (september sager som blev behandlet i uge 1 af task force opgaven) E-indkomst: 33 afgørelsesbreve med i alt ,28 kr. (de sager hvor der tidligere var partshørt, men aldrig truffet afgørelse) E-indkomst: 20 sager med i alt ,29 hvor der er truffet ledelsesbeslutning om borgerne ikke skal tilbagebetale Tilbagebetalingskravet udgør i alt: ,31kr. Alle advis er færdigbehandlet frem til Det vurderes, at ingen sager kunne være behandlet i samme måned, da de altid modtages den efterfølgende måned. Folkeregister: Der blev truffet afgørelse om, at advis vedrørende folkeregister blev behandlet i daglig drift. Vi har derfor ikke fulgt op på dette. 4

6 3.1 Samlet krav om tilbagebetaling Projektet har resulteret i udsendelse af i alt 394 afgørelser med krav om tilbagebetaling for i alt kr ,73 kr. Projektet har afdækket i alt 25 tabte sager grundet manglende vejledning til i alt ,44 kr. Frederiksberg Kommune har oplyst, at der fortsat mangler at blive vurderet 11 sager. Frederiksberg Kommune har oplyst, at der er modtaget ca. 15 klager på baggrund af ovenstående. 3.2 Refusionsmæssige konsekvenser Med henblik på at få afdækket de refusionsmæssige konsekvenser af den manglende opfølgning på indkomne adviser har bedt START om en vurdering. Vurderingen modtog vi d. 30. januar 2017 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan oplyse, at for at en kommune kan opnå statsrefusion, skal ydelsen været tildelt i overensstemmelse med lovgivningen jf. 3 i bekendtgørelse nr af 15. december Det indebærer, at hvis en kommune har undladt at reagere på adviser/oplysninger af betydning for ydelsen, og som følge heraf har udbetalt et for stort beløb til borgeren, er der ikke ret til refusion for den del af ydelsen, der er fejludbetalt. Med vurderingen fra STAR er derfor vores opfattelse, at kommunen bør opgøre et beløb svarende til den refusion der er hjemtaget i de sager, hvor er ikke er reageret på adviser/oplysninger af betydning for den udbetalte ydelse. Vurderingen fra STAR er vedlagt denne rapport. Kommunen har opgjort de fornødne berigtigelser for regnskabsårene 2015 og Berigtigelserne vil fremgå af statsrefusionsskemaet for 2016 når dette foreligger. 5

7 4 Det videre forløb Task force gruppen har færdiggjort alle adviser frem til og med 31. august Den almindelige drift har behandlet adviser herefter. Ved afslutningen af task force opgaven havde kommunen i den almindelige drift nedenstående ubehandlede adviser fra perioden 1. september 2016 til medio januar Vi har ikke taget stilling til, om advis erne fra denne periode er behandlet rettidigt. Feriepenge 14 advis fra den (Til flekslønstilskud) Overskydende - 8 advis fra den E-indkomst 50 advis fra den (Der er yderligere 6, hvoraf 1 er fra den og 5 fra den , de står alle som i gang) Folkeregister 159 advis fra den Anbefalinger i forbindelse med behandling af adviser Ved advis sagsbehandling vurderes sagen, dvs. der skal ske vurdering af, hvorvidt der skal ske ændring/ fratræk i borgerens sag eller om det er uden betydning. Hvis det er uden betydning, færdigbehandles adviset blot. Hvis der skal ske ændringer/fratræk i sagen, sendes der partshøring, advis sættes som I gang, når partshøringsfristen er udløbet, handles der i sagen, sendes afgørelsesbrev og adviset færdigbehandles. For at undgå TB krav, skal alle advis som udgangspunkt vurderes og handles på i den måned, som adviset modtages. Hvis det ikke er muligt, så er det vores anbefaling, at der besluttes en tidsfrist. Tidsfristen kunne være inden udgangen af den efterfølgende måned. For advis om overskydende skat anbefales det for alle sager uden fordring på over kr., at de gennemgås den måned, hvor advis modtages i KMD sag. Dermed kan der ske fratræk med det samme, og lukning af sagen, hvis beløbet er over ydelsesniveau. Hvis det er muligt skal sager under kr. uden fordring også gennemgås inden for samme måned, for at vurdere om der samlet set er formue i form af overskydende skat og andet. For sager med fordring kontaktes skat for at få oplyst, hvornår disse sager forventes afklaret i vente perioden kunne disse sager med fordel, gemmes i excelark, så advis kan færdigbehandles, excelark gemmes til vurdering når Skat har afgjort, om der bliver udbetalt. Det bør overvejes, om medarbejderne skal have adgang til billede G651 i KMD Aktiv, da det vil muliggøre sletning af ydelser. Medarbejderne har pt ikke adgang til billedet. 6