Vejledning til ansøgning om driftstilskud fra DDB-puljen

Transkript

1 Vejledning til ansøgning om driftstilskud fra DDB-puljen Maj : Om vejledningen Denne vejledning gælder for driftstilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks driftspulje (DDB s driftspulje) for ansøgningsåret 2015 Vejledningen er offentliggjort på DDB s hjemmeside 1, og vil evt. blive suppleret med bemærkninger og præciseringer. Eventuelle meddelelser om hvordan vilkår for driftstilskud fra DDB s driftspulje skal forstås, offentliggøres samme sted. Modtagere af driftstilskud bør derfor løbende holde sig orienteret om justeringer af vejledningen og meddelelser på DDB s hjemmeside. Ud over de anvisninger om ydelse af driftstilskud, der findes i denne vejledning, fastsættes der normalt vilkår i tilsagnsbrevet for ydelse af driftstilskud til den enkelte løsning. 2: Formålet med driftstilskud fra DDB s driftspulje Det er formålet med ydelse af tilskud fra DDB s driftspulje at fremme DDB-samarbejdet. Fra DDB s driftspulje ydes derfor driftstilskud til løsninger, der bidrager til effektivisering, udvikling, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes digitale tilbud, som kan sikre borgerne nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. 3: Hvad kan der søges driftstilskud til? Der ydes kun driftstilskud til digitale løsninger, der allerede indgår eller kan indgå i DDBsamarbejdet Der kan indgå ikke-digitale elementer i en løsning, som fx angår det fysiske biblioteksrum, men løsningen skal primært vedrøre udvikling, effektivisering, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes fælles digitale tilbud. Der kan søges om driftstilskud, der helt eller delvis dækker driftsudgifterne til løsningen. 1 Se her:

2 Der kan søges om tilskud i perioden fra og med januar 2015 til og med december Der gives dog typisk maksimalt tilskud for en 2-årig periode. Der ydes ikke driftstilskud til løsninger, hvor det må lægges til grund, at ansøgningen hovedsagelig vedrører ydelser med salg for øje, herunder særlige serviceydelser omfattet af biblioteksloven 20. Det bemærkes, at hvis en løsning, der har opnået driftstilskud fra DDB s driftspulje, måtte resultere i en ydelse, der med hjemmel i bibliotekslovens 20, i anden lovgivning eller i kommunalfuldmagtsreglerne, kan tilbydes mod betaling, kan der være fastsat krav om, at tilskuddet skal indgå som en omkostning ved prisfastsættelsen af ydelsen. Der ydes normalt ikke driftstilskud til løsninger, som kun kommer ansøger til gode lokalt. Der ydes ikke tilskud til drift af udviklingsprojekter. Denne type driftstilskud kan søges via DDB s projektpulje, som afvikles i efterårshalvåret. Hvis ansøger ønsker, at DDB helt overtager ansvaret for administrationen og driften af en given løsning, er det muligt at ansøge om midler fra driftspuljen til en nærmere analyse af, hvilke ressourcemæssige, økonomiske og kontraktmæssige konsekvenser en sådan overtagelse måtte have. Hvis en ansøgning vurderes relevant (ud fra de vurderingskriterier og bevillingsforudsætninger, som fremgår af afsnit 8 og 9), aftales de nærmere vilkår for analysen mellem ansøger og DDB-sekretariatet. 4: Hvem kan søge? Det er som udgangspunkt kun folkebiblioteker, som er tilsluttet DDB-samarbejdet, der kan ansøge om driftstilskud fra DDB s driftspulje. Dog kan også nettjenester ansøge om driftstilskud, hvis nettjenesten ejes og drives af et eller flere biblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et konsortium, en forening e.l., hvori et eller flere af de af DDB-samarbejdet omfattede biblioteker deltager. 5: Ansøgning og ansøgningsfrist Web-ansøgningen på skal anvendes. Kravene til udformning af ansøgningen fremgår af den elektroniske ansøgningsblanket med tilhørende hjælpetekster. Der modtages udelukkende ansøgninger elektronisk. Et underskrevet eksemplar af ansøgningen skal indskannes og fremsendes pr. mail til Danskernes Digitale Bibliotek til følgende mail adresse: [email protected]. Underskriver er den juridisk/økonomisk ansvarlige for projektet (institutionens leder). Ansøgningsfristen er mandag den 8. juni 2015 kl Ansøgningen anses for rettidig, når den elektroniske ansøgning er modtaget inden for ansøgningsfristen. Der kan fastsættes ekstraordinære ansøgningsfrister. I så fald offentliggøres meddelelse herom særskilt på DDB s hjemmeside. For sent modtagne ansøgninger kommer ikke i betragtning. Side 2 af 6

3 6: Hvad skal ansøgningen indeholde? Alle ansøgninger skal indeholde en række oplysninger, der anvendes som grundlag for vurderingen af ansøgningen. Nedenstående oplysninger skal gives i ansøgningen: oplysninger om ansøger, oplysninger om løsning (herunder formål, målgruppe, værdi og gevinster mv.), motivation for ansøgning (argumenter for driftstilskud), relevans i forhold til DDB s mission, vision og indsatsområder, oplysninger om ansvarlige for administration og drift, oplysninger om økonomi for løsningen, budget for løsningen, der vedhæftes ansøgningen, samt relevant dokumentation. 7: Om sagsbehandlingen af ansøgningen Ved ansøgningsfristens udløb foretages følgende i DDB-sekretariatet: Når ansøgningen er modtaget, får ansøgere en elektronisk kvittering. Ansøgningerne fordeles derefter blandt sekretariatets faglige konsulenter, som forelægger ansøgningerne til vurdering i de relevante faggrupper. Faggruppernes og sekretariatets vurderinger af de enkelte ansøgninger danner baggrund for en indstilling til DDB s koordinationsgruppe, som træffer beslutning om tilsagn eller afslag på de enkelte ansøgninger, eller eventuelt træffer beslutning om, at der skal foretages yderligere vurdering/analyse. Der kan i den forbindelse inddrages eksterne konsulenter med ekspertise inden for administration og drift af it-løsninger. Oplysninger om hvornår der er møde i koordinationsgruppen, og hvornår der kan forventes svar på ansøgningen, offentliggøres på hjemmesiden. Løsninger, der opnår tilsagn om driftsstøtte, følges herefter af en af sekretariatets faglige konsulenter. I perioden frem til at afgørelse træffes, forbeholder DDB sig ret til at eventuelt at indhente yderligere oplysninger fra ansøger, som vurderes at være nødvendige for at vurdere ansøgningen. 8: Vurdering af ansøgningen Om der skal ydes driftstilskud til en løsning, beror på en samlet vurdering af ansøgningen under hensyn til de udmeldte indsatsområder og under anvendelse af de fastsatte kriterier for ydelse af driftstilskud fra DDB s driftspulje. Vurderingen beror for det første på de nedenfor anførte hovedkriterier. Disse hovedkriterier skal en ansøgning opfylde, men ansøgningerne vil typisk opfylde kriterierne i varierende omfang. Hovedkriterierne er følgende: Side 3 af 6

4 National karakter: Løsningen skal have national karakter. Hermed forstås, at løsningen skal tage sigte på den samlede bibliotekssektor, og løsningens resultater skal have potentiale til at kunne udbredes og bruges af andre biblioteker. Brugerværdi: Løsningen skal have brugerværdi. Hermed forstås, at løsningen skal give værdi for biblioteksbrugeren eller understøtte bibliotekets betjening af biblioteksbrugeren. Fremtidsperspektiv for drift: Ansøger skal sandsynliggøre, at løsningen i fremtiden kan driftes. Hermed forstås, at der skal være realistiske muligheder for at udnytte løsningen eller dets resultater ved idriftsættelse. Ved en nærmere vurdering af de enkelte ansøgninger og ved prioritering mellem ansøgningerne, når der er indkommet flere ansøgninger for et større samlet beløb, end der er midler til i puljen, anvendes følgende kriterier: Strategisk værdi for bibliotekssektoren: Det vurderes, hvor vigtig løsningen er i forhold til den samlede bibliotekssektor. I hvilket omfang realiserer eller understøtter løsningen DDB s mission om at styrke, effektivisere og synliggøre det samlede bibliotekstilbud, og at sikre borgerne nem adgang til kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. Værdi for den fælles infrastruktur: Det vurderes, hvilke elementer i DDBsamarbejdets infrastruktur løsningen fremmer eller understøtter. Det vurderes endvidere, hvilke teknologiske funktioner løsningen muliggør for bibliotekssektoren som helhed. Driftsmæssig robusthed: Det vurderes, om løsningen er robust i forhold til administration og drift ud fra typiske SLA-kriterier som tilgængelighed, oppetid, svartider, reaktionstider mv. Endvidere vurderes den driftsmæssige robusthed ud fra økonomiske og administrative parametre. Kriterierne indgår ikke med samme vægt. Den strategiske værdi for bibliotekssektoren er højere prioriteret end de andre. Kriterierne vil dog ikke blive anvendt isoleret, idet der foretages en samlet vurdering ud fra kriterierne. 9: Bevillingsforudsætninger Hvis der opnås tilsagn om driftstilskud fra DDB s driftspulje, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsforudsætninger for tilskuddet. Et tilsagn om driftstilskud fra DDB s driftspulje ydes altid på betingelse af: at de i tilsagnsbrevet fastsatte bevillingsforudsætninger opfyldes, at driftstilskuddet anvendes i overensstemmelse med budgettet for løsningen, det i ansøgningen anførte om løsningens økonomi og aftalegrundlag samt det i øvrigt i ansøgningen anførte, at DDB-sekretariatet uden ugrundet ophold informeres om væsentlige budgetændringer samt ændringer af de driftsmæssige og administrative forhold vedrørende løsningen med henblik på godkendelse heraf, Side 4 af 6

5 at tilskuddet helt eller delvis kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes som anført i ansøgningen, i overensstemmelse med de fastsatte bevillingsforudsætninger eller i overensstemmelse med eventuelt senere godkendte ændringer. De bevillingsforudsætninger, som almindeligvis fastsættes i tilsagnsbrevet er følgende: Open Source: Af hensyn til samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen skal løsningen skal være undergivet open source-licens. Herved forstås, at løsningens kildekode er eller gøres tilgængelig ved overdragelse af løsningen eller ved genimplementering af eksisterende funktionalitet. Open source-licensen for den relevante løsnings eller komponents kildekode er GPL og for webbaserede systemer Affero-GPL (AGPL) i de seneste versioner. Andre licenser, der skal være OSI godkendte licenser2, kan godkendes af DDB-sekretariatet. Ved overdragelse af den udviklede løsning til drift i DDB-infrastrukturen skal det endvidere sikres, at den udviklede løsning, komponent e.l., der er undergivet open source-licens, repræsenterer den funktionelle helhed af den udviklede løsning, komponent e.l. Der må ikke uden DDB-sekretariatets udtrykkelige godkendelse forekomme tekniske afhængigheder i den udviklede løsning, komponent e.l., som ikke er undergivet open source-licens. DDB-infrastruktur: Løsningen skal indgå eller kunne indgå i DDB-infrastrukturen, fx ved benyttelse af DDB s infrastruktur-komponenter såsom login, CMS og indholdsdeling. Samarbejdsaftale med DDB-sekretariatet: Efter et tilsagn om driftstilskud skal der indgås en samarbejdsaftale mellem tilskudsmodtager og DDB, som bl.a. indebærer at DDB-sekretariatet fortløbende involveres i og orienteres om løsningens drift, administration og eventuelle ændringer heri. Dokumentation og overdragelse: Tilskudsmodtager skal sikre, at der tilvejebringes nødvendig dokumentation med henblik på fremtidig overdragelse af drift af løsningen. T!NG kode-retningslinjer: Al it-udvikling skal som udgangspunkt følge T!NG koderetningslinjer 3. Tilskudsmodtager kan foreslå alternative retningslinjer for kvalitet i den udviklede løsning, komponent e.l. til DDB s godkendelse. Beløbsstørrelse: Driftstilskud kan ydes med et mindre beløb end det ansøgte. Ansøger skal i så fald skriftligt meddele DDB, om ansøger opretholder ansøgningen uanset tilsagn om et mindre tilskud Side 5 af 6

6 10. Udbetaling af tilskud samt regnskab og revision 10.1: Udbetaling af driftstilskud Det vil fremgå af tilsagnsbrevet, om driftstilskuddet udbetales i rater, og hvornår udbetaling finder sted. Der gøres opmærksom på, at driftstilskuddet helt eller delvist kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt i tilfælde af, at bevillingsforudsætningerne og herunder samarbejdsaftalen ikke overholdes. 10.2: Regnskab og revision En modtager af driftstilskud fra DDB s driftspulje kan være omfattet af lov nr af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet (driftstilskudsloven) og den hertil hørende bekendtgørelse nr af 21. december 2010 (driftstilskudsbekendtgørelsen). I loven og bekendtgørelsen stilles bl.a. krav om budget, regnskabsaflæggelse og revision. Hvis en modtager af driftstilskud fra DDB s driftspulje må anses for omfattet af driftstilskudsloven og -bekendtgørelsen, vil dette fremgå af tilsagnsbrevet. Hvis modtageren ikke er omfattet af driftstilskudsloven og -bekendtgørelsen, vil de krav, der af DDB stilles til regnskabsaflæggelse og revision, fremgå af tilsagnsbrevet. Side 6 af 6