Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål

Transkript

1 BIBLIOTEKSSTYRELSEN Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål Kriterier og vejledning VEJLEDNINGER FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 17 BS

2 Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål Kriterier og Vejledning Vejledninger fra Biblioteksstyrelsen 17 Elektronisk udgave Revideret 6. september 2005 Udarbejdet af Lone Hansen Udgivet af Biblioteksstyrelsen Nyhavn 31 E 1051 København K Telefon Telefax: E-post: bs@bs.dk Hjemmeside: Vejledningen er kun tilgængelig elektronisk på Biblioteksstyrelsens hjemmeside Elektronisk ISBN:

3 1 Indledning Biblioteksstyrelsen administrerer Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål. Puljen fordeles i overensstemmelse med de nedenfor nævnte kriterier der er fastsat efter aftale med Kulturministeriet. Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål fastsættes årligt af Folketingets Finansudvalg normalt inden udgangen af april måned. Tilskudsperioden er 1. april til 31. marts. Denne publikation indeholder: Kriterier for tilskud fra Tips- og lottomidler til puljen Særlige biblioteker og biblioteksformål Vejledning vedrørende ansøgning Vejledning vedrørende afrapportering og regnskabsaflæggelse Publikationen offentliggøres og bliver løbende opdateret på Biblioteksstyrelsens hjemmeside under Tips- og lottomidler: 2 Kriterier for tildeling af tilskud Tips- og lottomidlerne skal først og fremmest gå til biblioteker og projekter og i mindre omfang til foreninger. 2.1 Tilskud til biblioteker Der gives normalt ikke tilskud til oprettelse eller drift af nye biblioteker, dvs. biblioteker der ikke allerede får eller tidligere har fået tilskud fra Tips- og lottomidlerne. Der kan gives tilskud til selvejende, private, amtskommunale og kommunale biblioteker der opfylder mindst ét af følgende betingelser: Samlingerne (bøger, tidsskrifter m.m.) ligger inde for fagområder og vidensfelter, som ikke dækkes tilfredsstillende af det statslige og kommunale bibliotekssystem. Samlingerne retter sig imod særlige brugergrupper og har gennem længere tid bevist deres værdi ved at give dækkende information inden for bibliotekets emneområder, eventuelt også om andre bibliotekers samlinger inden for disse emneområder. Samlingerne består af materiale, som normalt ikke ville blive afleveret til statslige eller kommunale biblioteker og som biblioteket har adgang til i kraft af forankring i særlige brugergrupper, i folkelige bevægelser eller lignende Tilskudsbetingelser Biblioteker der modtager tilskud skal opfylde følgende betingelser: Biblioteket skal betjene publikum i overensstemmelse med bestemmelserne for de statslige og statsstøttede biblioteker i Lov om biblioteksvirksomhed. Biblioteket skal indberette statistiske oplysninger til Biblioteksstyrelsen efter Biblioteksstyrelsens anvisninger. 2

4 Biblioteket skal indberette registreringsdata til DanBib. Biblioteket bør deltage i det teknologiske udviklingsarbejde. 2.2 Tilskud til projekter Der kan gives tilskud til biblioteker, institutioner, organisationer og andre til: konkrete projekter til gavn for det samlede biblioteksvæsen digitalisering af særlige samlinger og e-publicering til gavn for det samlede biblioteksvæsen etablering af konkrete samarbejder. 2.3 Tilskud til foreninger Der kan gives tilskud til landsdækkende ideelle foreninger til følgende formål: deltagelse i nordiske aktiviteter til gavn for det samlede biblioteksvæsen internationale aktiviteter til gavn for det samlede biblioteksvæsen e-publicering til gavn for det samlede biblioteksvæsen konkrete projekter, der falder uden for foreningens kerneaktiviteter til gavn for det samlede biblioteksvæsen. 3 Ansøgningsterminer m.v. 3.1 Hvem kan ansøge Biblioteker, institution, foreninger eller andre kan jf. ovenstående søge om tilskud. 3.2 Ansøgningsmåde og termin Ansøgere skal anvende web-ansøgningen på Biblioteksstyrelsens hjemmeside. Når ansøgningen er registreret og sendt via web-ansøgningen skal ansøger udskrive kvitteringen for at ansøgningen er sendt i to eksemplarer. Det ene eksemplar af kvitteringen (=ansøgningen) underskrives af den økonomisk ansvarlige og sendes til Biblioteksstyrelsen. Ansøger beholder det andet eksemplar af kvitteringen (=ansøgningen) til eget brug. For sent modtagne ansøgninger vil ikke komme i betragtning. Ansøgningsfristen fastsættes årligt i forhold til Biblioteksstyrelsens ansøgningsfrist til Kulturministeriet. For tilskudsperioden 1. april 2006 til 31. marts 2007 er fristen fastsat til den 30. september 2005 kl Dvs. ansøgninger skal sendes elektronisk via webansøgningen til Biblioteksstyrelsen senest på det anførte tidspunkt. Samtidig indsendes - som brev - det ene eksemplar af kvitteringen (=ansøgningen) i underskrevet stand. Ansøgere kan forvente svar på ansøgningerne umiddelbart efter Biblioteksstyrelsen modtager svar fra Kunststyrelsen på ansøgning om pulje til Særlige biblioteker og biblioteksformål, normalt primo maj. 3.3 Hvordan udformes ansøgningen? Ansøgere skal anvende web-ansøgningen på Biblioteksstyrelsens hjemmeside. 3

5 3.3.1 Ansøgning om driftstilskud til biblioteker Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger: Ansøger navn adresse CVR-nummer eller CPR-nummer telefon e-postadresse biblioteksnummer hjemmesideadresse (URL). Ved ansøgninger om driftstilskud til biblioteker skal der gøres rede for bibliotekets mission vision. Bibliotekets budget De samlede udgifter oplyses. Budgettet opdeles i disse poster: Løn Inventar Materialer (bøger og tidsskrifter) Evaluering Publiceringsudgifter Møder og rejser Evt. andre udgifter med specifikation Økonomisk/juridisk ansvarlig Oplysning om bibliotekets økonomisk/juridisk ansvarlige Ansøgning om tilskud til projekter m.v. Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger: Projektets titel En kort, gerne beskrivende, titel anføres. Resume af projektet En kort beskrivelse af projektet på linier. Ansøger navn adresse CVR-nummer eller CPR-nummer telefon e-postadresse for biblioteker tillige biblioteksnummer hjemmesideadresse (URL). 4

6 Det skal klart fremgå om ansøgeren er et bibliotek, en forening, en gruppe, en institution eller andet. Økonomisk/juridisk ansvarlig kommune institution forening person som et eventuelt tilskud skal udbetales til, og som er ansvarlig for at tilskuddet anvendes til det ansøgte formål. Det økonomiske ansvar omfatter også regnskabsaflæggelse og revision. Der kan kun være én ansvarlig for det samlede projekt. Formål En kort beskrivelse skal indeholde: vision/problemformulering formål målgruppe forventede perspektiver. Beskrivelsen anvendes ved Biblioteksstyrelsens behandling af ansøgningen. Beskrivelse af spredning af erfaringer og resultater. Se afsnit 3.7.4: Information om igangværende forsøg - formidling af resultater - afrapportering. Beskrivelsen af projektets formål og projektplanen bør højst fylde to A4-sider. Litteratur anvendt i forbindelse med projektudformningen: Det forudsættes at der er foretaget litteratursøgning i forbindelse med projektplanlægningen. Der angives referencer til den litteratur der er anvendt. Projektets budget De samlede projektudgifter oplyses. Budgettet opdeles i disse poster: Løn Inventar Materialer Evaluering Publiceringsudgifter Møder og rejser Evt. andre udgifter med specifikation 3.4 Fællesoplysninger for biblioteker, projekter m.v Moms Statslige institutioner: Budgettet angives eksklusive moms. 5

7 Andre ansøgere: Søges der om totalfinansiering angives budgettet inklusive moms Søges der om delvis finansiering angives budgettet eksklusive moms. Der skal tydeligt gøres opmærksom på om budgettet er opgivet inklusive eller eksklusive moms Finansieringsplan der opdeles i Ansøgt beløb Egenfinansiering Anden medfinansiering (samarbejdspartnere, fonde, m.v.). Underskrifter: Den/de juridisk/økonomisk ansvarlige skal skrive under. 3.5 Projektvarighed Der gives kun tilsagn om tilskud for et år. Der gives ikke tilskud med tilbagevirkende kraft. 3.6 Tilgængelighedskrav Biblioteksstyrelsen ønsker at fremme kravet om tilgængelighed for synshandicappede, ordblinde og svage læsere i almindelighed til de IT projekter og -ydelser som sættes i værk med tilskud. I følge Danmarks Blindebibliotek sikres tilgængeligheden til elektroniske ydelser bedst og billigst, hvis den tænkes ind fra projektets start. Biblioteksstyrelsen opfordrer derfor til at tilgængelighedsaspektet inddrages i projektets tidlige fase og at der lægges vægt på kravet om tilgængelighed ved udformningen af projektansøgninger. 3.7 Udbetaling af tilskud Udbetaling af driftstilskud foregår som følger: Tilskud på op til kr udbetales umiddelbart efter tilsagnsskrivelse er fremsendt under forudsætning at øvrige bevillingsforudsætninger er opfyldt. Tilskud fra kr til kr udbetales kvartalsvis forud. Tilskud på mere end kr udbetales månedsvis forud. Udbetaling af tilskud til projekter foregår som følger: I overensstemmelse med bevillingen udbetales tilskud løbende efter regning, når udgifterne er afholdt. Regning med tilhørende dokumentation svarende til de enkelte budgetposter jf. bevillingsskrivelsen - underskrives af den/de juridisk/ økonomisk ansvarlige. Se Vejledning vedrørende anmodning om udbetaling af tilskud fra Udviklingspuljen for folke- og skolebiblioteker, Overbygningspuljen og Tips- og lottomidler til særlige biblioteker og biblioteksformål og udbetalingsblanket på 05D0B88DEFFA} 6

8 3.8 Bevillingsforudsætninger Tilskud bevilges under forudsætning af at nedenstående retningslinier følges: Endeligt regnskab samt årsberetning indsendes til Biblioteksstyrelsen senest 1. juli i det år som bevillingen løber til. Principielle ændringer af projekter skal indrapporteres til Biblioteksstyrelsen Regnskab Regnskabet skal indeholde: Opgørelse over udgifter og indtægter Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem bevillingsperiodens budget og regnskab Underskrift af den /de juridisk/økonomisk ansvarlige. Krav til revision af regnskaber: Påtegning af tilskudsmodtagerens revisor. For tilskud under kr. er kravet at revisor skal være faguddannet For tilskud på kr. og derover skal revisor være registreret eller statsautoriseret For tilskud under givet til enkeltpersoner kræves ikke revisorpåtegning. Regnskaber fra statsinstitutioner og selvejende institutioner der revideres af Rigsrevisionen, skal underskrives af institutionens økonomiske og juridisk ansvarlige person. For øvrige tilskudsmodtagere, der skal aflægge revisionspåtegnet regnskab, skal revisor give en rapportering der omfatter revisors udarbejdede skriftlige beretning efter en revision. Beretningen kan have form af en erklæring, en rapport eller et protokollat afhængig af grundlaget for revisionen. Rapportering af tilskuddet skal være såvel finansiel revision som forvaltningsrevision. Rapporteringen skal indeholde information om den gennemførte revision og en redegørelse for revisionsresultaterne. God offentlig revisionsskik præciserer, at resultater og konklusioner skal begrundes og dokumenteres, samt at anbefalinger formuleres, når revisionen identificerer sandsynlige og hensigtsmæssige midler til at rette og forbedre de påpegede forhold Årsberetning Årsberetning fremsendes sammen med regnskabet. Beretningen kan være den tilskudsmodtagne institutions officielle årsrapport eller en delmængde heraf Øvrige bevillingsforudsætninger Andre bevillingsforudsætninger der fremgår af bevillingsskrivelsen skal respekteres Information om igangværende forsøg - formidling af resultater - afrapportering Tilskudsmodtager opfordres til i pressemateriale m.m. at nævne at driften af virksomheden/projektet har modtaget tilskud Kulturministeriets andel af tips- og lottomidlerne til Særlige biblioteker og biblioteksformål. 7

9 4 Information om administration af Tips- og lottomidler til særlige biblioteker og biblioteksformål På Biblioteksstyrelsens hjemmeside er der adgang til information om Tips- og lottomidler til Særlige biblioteker og biblioteksformål herunder oversigt over hvem der har modtaget tilskud. 4.1 Spørgsmål vedrørende Tips- og lottomidler til særlige biblioteker og biblioteksformål Eventuelle spørgsmål rettes til Lone Hansen, e-post eller Ann K. Poulsen, e- post 4.2 Ansøgninger Ansøgninger skal sendes elektronisk via web-ansøgningen til Biblioteksstyrelsen senest på det anførte tidspunkt. Samtidig indsendes - som brev - det ene eksemplar af kvitteringen (=ansøgningen) i underskrevet stand til: Biblioteksstyrelsen Nyhavn 31 E 1051 København K Mærket: Tips- og lottomidler til særlige biblioteker og biblioteksformål Fax E-post bs@bs.dk 4.3 Hvad sker der med ansøgningen? Efter ansøgningsfristen foretages følgende sagsbehandling i Biblioteksstyrelsen: Ansøgningerne fordeles blandt Biblioteksstyrelsens sagsbehandlere der forestår udarbejdelsen af indstilling m.m. som danner baggrund for Biblioteksstyrelsens ansøgning til Kunststyrelsen om pulje til Tips- og lottomidler til særlige biblioteker og biblioteksformål. Ansøger får elektronisk kvittering for modtagelsen af ansøgningen med oplysning om hvornår der kan forventes besked om udfaldet af behandlingen. LHA/6. september