Institut for Økonomi flytter til Fuglesangs Allé 4 i perioden august. Center for Registerforskning (NCRR) flytter d

Transkript

1 FLYTTEINFO This folder is also available in English Flyttekoordinatorer: Fuglesangs Allé: Ingrid Lautrup 8000c: Bibiana Paluszewska Hermodsvej: Christel Brajkovic Mortensen NCRR: Annette Rand Madsen Kontakter på Fuglesangs Allé: IT-support: , Pedeller: , Institut for Økonomi flytter til Fuglesangs Allé 4 i perioden august Center for Registerforskning (NCRR) flytter d august Denne folder indeholder praktisk information til alle medarbejdere ved instituttet i forbindelse med flytningen til Fuglesangs Allé. Nedpakning Hver medarbejder er selv ansvarlig for at pakke sit eget kontor ned inden d. 15. august. Du vil få besked om, præcis hvilken dato flyttefirmaet kommer og flytter dit kontor. Flyttekasser vil være at finde på de enkelte lokaliteter. Du skal kontakte din lokale flyttekoordinator, hvis du mangler flyttekasser. Instruktion til nedpakning i og mærkning af flyttekasser er vedlagt følg venligst instruktionerne nøje. Der vil blive opstillet affaldscontainere på gangene på alle lokaliteter. Du skal kontakte din lokale flyttekoordinator, hvis affaldscontaineren trænger til at blive tømt. ALT på dit kontor skal pakkes ned også lamper mv. Nedpakning af it-udstyr Instruktion til nedpakning af it-udstyr (PC, skærm etc.) er vedlagt. Husk at lade flyttekassen stå åben. Hætte til fladskærme og poser til ledninger, mus og tastatur udleveres af din lokale flyttekoordinator. Husk at tage alle kabler og ledninger med fra dit gamle kontor. Husk at tage telefonen fra dit gamle kontor med Mærkater Reoler Alle flyttekasser, møbler, lamper, opslagstavler, whiteboards, inventar og skrivebord skal mærkes med flyttelabels, som udleveres af din lokale flyttekoordinator. Der er særlige mærkater til kontorstole. Husk at skrive initialer og nyt kontornummer på alle mærkater. Husk at fjerne evt. gamle mærkater på flyttekasserne. 8000c: Hyldesystemerne på dit gamle kontor skal blive hængende. Giv din flyttekoordinator besked om, hvor mange hyldemeter du har behov for på dit nye kontor. Hermodsvej: Du skal tage reolerne på dit gamle kontor med. Husk at sætte mærkater på. Fuglesangs Allé: Du skal ikke tage reolerne med fra dit gamle kontor. Der etableres et reoldepot med ekstra reoler. Giv din flyttekoordinator besked, hvis du mangler reoler.

2 Hæve-/sænkeborde Borde køres i lavest position. Ledningen må ikke fjernes fra bordet. Navneskilt 8000c: Dit navneskilt uden for din dør skal du tage med dig til Fuglesangs Allé. Hermodsvej og Fuglesangs Allé: I skal lade jeres navneskilte hænge. Nøgler og adgangskort 8000c: Hvis du har kontor på 8000c skal du aflevere dit adgangskort og nøgle til Bibiana, når du har forladt dit kontor for sidste gang. Hermodsvej: Hvis du har kontor på Hermodsvej skal du aflevere din nøgle til Ann-Marie Gabel, når du har forladt dit kontor for sidste gang. Dit adgangskort vil blive omkodet til Fuglesangs Allé. Hvis du er væk fra instituttet op til flytteperioden Hvis du er fraværende op til flytteperioden, skal du pakke dit kontor ned og sætte mærkater på dine flyttekasser, møbler og inventar, inden du er fraværende. Kontakt venligst din lokale flyttekoordinator, hvis du forventer at være væk i en længere periode op til flytteperioden. Dette er vigtigt pga. renoveringsarbejde! Lokale byttecentraler Der etableres byttecentraler på de forskellige lokaliteter, hvor du kan sætte bøger mm. som du ikke vil have med på dit nye kontor, men som dine kolleger måske vil kunne få glæde af: Hermodsvej: Lokale FH 303. Fuglesangs Allé: Lokale M c: Der vil blive opstillet et bord uden for postrummet som vil fungere som byttecentral. Skitsetegning over dit nye kontor Du skal lave en skitsetegning over dit nye kontors indretning, så flyttefolkene kan se, hvordan dit skrivebord osv. skal placeres. Se venligst vedlagte eksempel på skitsetegning samt vejledning. Tegningen skal hænges op på dørkarmen til dit nye kontor eller på væggen. Hvis du ikke har mulighed for selv at hænge den op, skal du scanne den ind og sende den til Margit Sommer: msommer@econ.au.dk. Udpakning Du skal selv sørge for at pakke dine flyttekasser ud og så vidt muligt selv sætte dit it-udstyr til igen på dit nye kontor. It-stik i væggen: Stikket til internet skal placeres øverst og telefonstikket skal placeres nederst. Kontakt it-support hvis du får brug for hjælp: tlf.: , 505@asb.dk. Ophæng af white boards, billeder osv. i dit nye kontor Kontakt din flyttekoordinator efter flytningen med besked om, hvad du gerne vil have hængt op på dit nye kontor. Pas på tyveri/suspekte personer Pas på tricktyve, som giver sig ud for at være flyttefolk. Hvis nogle flyttefolk henvender sig til dig, så sørg for: at tjekke at de kommer fra Møbeltransport Danmark at tjekke at de bærer dette firmas røde tøj at de som minimum kan fremvise et gyldigt person ID-kort fra Møbeltransport Danmark De autoriserede flyttefolk vil altid have en aftale med en person, som de har navnet på. Link til flyttehjemmeside Du kan finde indholdet af denne flyttefolder samt yderligere information vedr. flytningen her: Spørgsmål Hvis du har spørgsmål i forbindelse med flytningen, skal du kontakte din lokale flyttekoordinator: Fuglesangs Allé: Ingrid Lautrup, inl@asb.dk, c: Bibiana Paluszewska: bibiana@econ.au.dk, Hermodsvej: Christel Brajkovic Mortensen: chbm@asb.dk, / NCRR: Annette Rand Madsen: arm@ncrr.dk,

3 PAKKEINSTRUKTION I FORBINDELSE MED KONTORFLYTNING FOR AARHUS UNIVERSITET I forbindelse med den forestående flytning til nye lokaler bedes du venligst følge nedennævnte instruktion, således at de gener, der nu engang er ved at flytte, minimeres mest muligt: NEDPAKNING I FLYTTEKASSER: 1. Husk at samle kassen korrekt, som vist på samleanvisningen, der er påtrykt kassen (bunden kan gå ud af kassen, hvis denne ikke er samlet korrekt). 2. Pak ikke mere i kassen, end den kan løftes / maks kg. Ringbind skal venligst pakkes så ryggen vender op i flyttekassen! Flere flyttekasser foretrækkes frem for overfyldte kasser. 3. Alle kasser mærkes med de udleverede flyttelabels, og det er vigtigt, at disse har den rigtige farve og er forsynet med dine initialer og rum nr. på det nye kontor. Vedr. fællesarealer noteres blot rum nr. eller rumfunktion (ex. Arkiv ). Placer flyttelabels under håndtaget på begge ender af flyttekasserne, så disse kan ses, når kasserne er stablet. 4. Hovedreglen er: Alt i kasser, når bare disse kan lukkes! Sæt aldrig flyttekasser på dit skrivebord, mens du pakker/ udpakker de kan forårsage ridser! KLARGØRING AF INVENTAR: 5. IT-udstyr, printere m.v. skal afkobles. Fladskærme skal beskyttes med skærmhætter, og sættes sammen med computeren/ docking station ned i en åben flyttekasse. Tastatur, mus, ledninger m.v. skal pakkes i de udleverede hvide IT-poser, og posen lægges også i den åbne flyttekasse, der ligeledes mærkes med flyttelabels. 6. Hæve/sænke borde skal placeres i laveste position og ledninger skal venligst bindes/ tapes op. 7. Nøgler til kontormøbler, stålskabe, skuffemoduler m.v. opbevares af den enkelte medarbejder. 8. Dobbelt arkivskabe og skuffemoduler/ kassetter skal venligst tømmes. Stålarkivskabe (enkelte med 4 skuffer) skal tømmes, såfremt disse skal flyttes på trapper. 9. Husk at mærke alt inventar, som skal flyttes, med de udleverede flyttelabels: billeder, tavler, plakater osv. Fastnaglede effekter bedes venligst demonteret. Hvis der er møbler som forventes adskilt under flytningen, så er det vigtigt at alle dele mærkes individuelt (ex. sideborde til skriveborde, mødeborde i sektioner, hylder o.lign.) 10. Flyttelabels sidder dårligt fast på møbelstof. Sæt dem på armlæn, sokler eller lignende. Såfremt inventar ikke er mærket, så vil det ikke blive flyttet med til det nye kontor! 11. Husk, at fjerne flyttelabels umiddelbart efter flytningen. Efter endt flytning bedes flyttekasserne samlet et centralt sted i sammenslået stand, gerne på en palle, hvorefter Møbeltransport Danmark vil afhente og optælle disse. Rigtig god fornøjelse MØBELTRANSPORT DANMARK

4 Instruktion vedr. kontorindretning/inventar placering Lokale nr/id: Initialer: Kontaktperson Det er vigtigt at denne vejledning følges, for at kunne placere inventar korrekt! Indretningsplan bør bestå af følgende: Inventar type (bord, stol, reol, skab, plante), placering heraf og evt. initialer. 1. Lav en indretningsplan. Husk at markere dør. Se illustration A. 2. Tegn inventar ved brug af følgende symboler. Se illustrationer her til højre. 3. I lokaler med flere end 1 medarbejder, udfyldes Initial labels, til mærkning af inventar og flyttekasse. Husk at tegne initialer på inventar på indretningsplan, som vist på illustration B. Denne dør åbner ud af lokalet Plante Skab/skuffe møbel. Stol Reol Alm. Bord Vinkelbord Hjørnebord Rundtbord Ilu. B: 4. Indretningsplanen skal være synligt placeret i det nye lokale, enten på dørkarm, på væg eller lign. placering. KPD HP Denne dør åbner ind i lokalet Ilu. A: P O Pedersens Vej 28, 8200 Århus N - Islevdalvej 110, 2610 Rødovre - Hestehaven 21 A, 5260 Odense S Tel: mobel@mobel.dk

5 Indretningsplan Lokale nr/id: Initialer: Kontaktperson Plante Gulvlampe Skab/skuffe møbel. Stol Reol Alm. bord Vinkelbord Hjørnebord Rundt bord P O Pedersens Vej 28, 8200 Århus N - Islevdalvej 110, 2610 Rødovre - Hestehaven 21 A, 5260 Odense S Tel: mobel@mobel.dk

6 ASB Executive FuglesangsA lé26