RAPPORT. Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstumentbræt - for aftaleenhedsledere på niveau 3 og 4

Transkript

1 RAPPORT Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstumentbræt - for aftaleenhedsledere på niveau 3 og 4 udarbejdet af Intern Udvikling og Personale og Viden og Strategi juni 2013, senest opdateret september 2015

2 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning... 3 Eksempel på korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt... 4 DBA... 6 Brugertilfredshed... 7 Regnskab... 8 Budget...12 Sygefravær...16 Arbejdsmiljø...22 Trivsel...23 Kompetenceudvikling...24 Ledelse...25

3 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 3 Indledning Denne vejledning henvender sig til aftaleenhedsledere på niveau 3 og 4. Den beskriver, hvordan data til ledelsesinstrumentet findes og hvordan ledelsesinstrumentbrættet skal udfyldes. Vejledningen er udformet sådan, at hvert tema i ledelsesinstrumentbrættet har fået sit eget kapitel. Det er derfor ikke nødvendigt at læse hele vejledningen, hvis det er indenfor et bestemt tema, der er brug for vejledning. God læselyst.

4 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 4 Eksempel på korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt Nedenfor vises et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt for aftaleenhedsledere på niveau 3 og 4. DBA Sund Økonomi Høj Kvalitet i kerneydelserne Temaer indenfor sundhedspolitikken Styrke frivillighedsområdet Udvikling af hjælpemiddel og teknologiområdet Et godt og sundt hverdagsliv Brugertilfredshed Samlet tilfredshed med hjemmeplejen i Videbæk, rapport fra 2012 Samlet tilfredshed med personalet i hjemmeplejen i Videbæk, rapport fra 2012 Regnskab Forbrugsprocent på samlet resultat fra sidste års regnskabsresultat Budget Forventet forbrugsprocent på samlet resultat fra seneste budgetopfølgning Sygefravær Indfrielse af mål JA JA NEJ NEJ JA JA Resultat 94 % er meget tilfredse eller tilfredse (4% er utilfredse eller meget utilfredse) 92 % er meget tilfredse eller tilfredse (2% er utilfredse) Forbrugs-procent 110,1 % Forbrugs-procent 99,1 % Sygefraværs-procent Sygefraværet for det seneste år 4,2 % Arbejdsmiljø Svar (ja eller nej) Sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Spørgsmål 10 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I et sygefravær som kan knyttes sammen med udfordringer i arbejdsmiljøet?) APV-handlingsplan. Spørgsmål 15 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I udarbejdet en skriftlig APVhandlingsplan?) Brugen af APV-handlingsplan Spørgsmål 17 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Følger I løbende op på jeres handlingsplan?) Har I fået tildelt gule eller røde Smileys fra Arbejdstilsynet inden for det seneste år? Trivsel Ja Ja Nej Ja, 1 gul Score Svarprocent fra seneste Trivselsundersøgelse 80 % Medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet. (Spørgsmål 3,9 1.1 fra Trivselsundersøgelsen: Jeg oplever at der er et godt arbejdsmiljø på min arbejdsplads) Overordnet trivsel. (Spørgsmål 1.5 fra 3,7 Trivselsundersøgelsen: Alt i alt trives jeg i min nuværende aftaleenhed) Kompetencer Procentdel Procentdel afholdte MUS 68 % Procentdel med individuel kompetenceudviklingsplan 63 %

5 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 5 Ledelse Ledelse af retning 3,25 Ledelse af præstation 4,00 Relationer 3,50 Ledelse af medarbejdere 4,25 Selvledelse 3,75 Politisk rådgivning 4,00 Ledelse gennem økonomi og ressourcestyring 3,75 Gennemsnitsscore

6 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 6 DBA Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under DBA ser sådan ud. DBA Sund Økonomi Høj Kvalitet i kerneydelserne Temaer indenfor sundhedspolitikken Styrke frivillighedsområdet Udvikling af hjælpemiddel og teknologiområdet Et godt og sundt hverdagsliv Indfrielse af mål JA JA NEJ JA NEJ JA Under DBA noteres de respektive temaer fra aftaleenhedens DBA. Under indfrielse af mål noteres det om målet er indfriet eller ej

7 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 7 Brugertilfredshed Såfremt at aftaleenhedslederen vurderer, at der ikke er relevante brugertilfredshedsmålinger, skal der ikke noteres noget under brugertilfredshed. Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Brugertilfredshed ser sådan ud. Brugertilfredshed Resultat Samlet tilfredshed med hjemmeplejen i Videbæk, rapport fra % er meget tilfredse eller tilfredse (4% er utilfredse eller meget utilfredse) Samlet tilfredshed med personalet i hjemmeplejen i Videbæk, rapport fra % er meget tilfredse eller tilfredse (2 % er utilfredse) Her noteres de mest centrale spørgsmål fra brugertilfredshedsmålingen. Her noteres resultaterne på de mest centrale spørgsmål fra brugertilfredshedsmålingen.

8 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 8 Regnskab Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Regnskab ser sådan ud. Regnskab Forbrugsprocent på samlet resultat fra sidste års regnskabsresultat Forbrugsprocent 110,1 % Teksten bliver stående Forbrugsprocenten noteres Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

9 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 9 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde regnskabstal til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

10 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 10 Vælg nedenstående rapport FIBL30 under Min økonomi. Vælg fanen Min Økonomi Vælg rapport FIBL30 Under variabelskærm udfyldes budgetområdet, regnskabsåret samt bogføringsperioden. Herefter trykkes OK. Udfyld profitcenter Regnskabsår (seneste regnskabsår) Budgetperioden sættes til 1-16

11 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 11 Herefter fremkommer følgende resultat: I Ledelsesinstrumentbrættet noteres forbrugsprocent for samlet resultat.

12 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 12 Budget Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under budget ser sådan ud. Budget Forventet forbrugsprocent på samlet resultat fra seneste budgetopfølgning Forventet forbrugsprocent 99,1 % Teksten bliver stående Den forventede forbrugsprocent noteres Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

13 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 13 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde budgettal til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

14 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 14 Vælg nedenstående rapport FIBL30 under Min økonomi. Vælg fanen Min Økonomi Vælg rapport FIBL30 Under variabelskærm udfyldes budgetområdet, regnskabsåret samt bogføringsperioden. Herefter trykkes OK. Udfyld profitcenter Regnskabsår (nuværende regnskabsår) Budgetperioden sættes til 1 nummeret på indeværende måned (her 5 for maj)

15 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 15 Herefter fremkommer følgende resultat: I Ledelsesinstrumentbrættet noteres forventet forbrugsprocent for året.

16 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 16 Sygefravær Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Sygefravær ser sådan ud. Sygefravær Sygefraværet for det seneste år 4,2 % Sygefraværsprocent Teksten bliver stående Sygefraværsprocenten noteres Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

17 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 17 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde sygefraværet til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

18 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 18 Vælg fanen Mit Personale og Ledelsesinfo & rapporter 1. Vælg Fravær 2. Vælg Fraværsdage og fraværsprocenter

19 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side Vælg periode 2. Sæt medarbejderkreds til 00 = forud løn 01 = bagud løn 3. Klik på firkanten ved Medarbejderkreds 1. Vælg følgende koder: 68 Honorar/vederlag 15 Skånejob 16 Folkevalgt 82 Efterindtægt af løn Koderne skrives i MA-kreds og der trykkes enter efter hver kode. 2. Marker rækkerne og tryk på den røde firkant. Disse medarbejderkredse vil nu ikke være en del af din rapport. Klik på OK

20 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 20 Klik på ok Du får nu en fuld fraværsrapport frem for dit område. For kun at se sygefraværet, skal der selekteres på fraværsårsagskoder. Højreklik på Fraværsårsagskoder Vælg Filter og Selekter filterværdi

21 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 21 Vælg følgende fraværsårsager (linjen markeres): Delvist syg Arbejdsskade Sygdom Sygdom efter -56 aftale Nedsat tjeneste (Tryk på opret) Vær opmærksom på, at du kun kan finde de årsagskoder som du har haft i perioden. Klik på OK Du har nu en fraværsrapport, som kun indeholder det sygdom, som udgør din sygefraværsprocent. Rapporten indeholder ikke alle medarbejdere kun de medarbejdere der er registreret sygdom på.

22 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 22 Arbejdsmiljø Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under arbejdsmiljø ser sådan ud. Arbejdsmiljø Sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Spørgsmål 10 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I et sygefravær som kan knyttes sammen med udfordringer i arbejdsmiljøet?) APV-handlingsplan. (Spørgsmål 15 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. Har I udarbejdet en skriftlig APV-handlingsplan?) Brugen af APVhandlingsplan (Spørgsmål 17 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. Følger I løbende op på jeres handlingsplan?) Har I fået tildelt gule eller røde Smileys fra Arbejdstilsynet inden for det seneste år? Svar (ja eller nej) Ja Ja Nej Ja, 1 gul For de tre første spørgsmål skal svaret hentes i Årlig Beretning om Arbejdsmiljø. I 2015 udgaven var spørgsmålene henholdsvis nr. 10, 15 og 17. Teksten bliver stående For det sidste spørgsmål omkring gule og røde smiley skal oplysningerne ikke findes i bestemte undersøgelser eller rapporter. Der skal blot svares på spørgsmålet. Data findes i de delrapporter af Årlig Beretning om Arbejdsmiljø, som er lavet for de forskellige FagMED /AdmMED. Data findes i den rapport, for det FagMED/AdmMED som aftaleenheden hører under. Hvis ikke delrapporten af Årlig Beretning om arbejdsmiljø er tilgængelige i aftaleenheden kan rapporten, skaffes via sekretæren for det FagMED eller AdmMED, som aftaleenheden hører under.

23 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 23 Trivsel Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under trivsel ser sådan ud. Trivsel Score Svarprocent fra seneste Trivselsundersøgelse 67 % Medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet. 3,92 (Spørgsmål 1.1 fra Trivselsundersøgelsen: Jeg oplever at der er et godt arbejdsmiljø på min arbejdsplads) Overordnet trivsel. (Spørgsmål 1.5 fra 3,45 Trivselsundersøgelsen: Alt i alt trives jeg i min nuværende aftaleenhed) Teksten bliver stående Her noteres scoren for de respektive spørgsmål. Svarprocenten findes i Bilag 1 i Trivselsundersøgelsen Spørgsmålene var i trivselsrapporten for 2015 henholdsvis spørgsmål 1.1 og 1.5 Aftaleenhedens trivselsrapport findes i edoc. Guiden på næste side viser, hvordan den kan findes.

24 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 24 Kompetenceudvikling Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under kompetenceudvikling ser sådan ud. Kompetencer Procentdel Procentdel afholdte MUS 68 % Procentdel med individuel kompetenceudviklingsplan 63 % Teksten bliver stående Her noteres procentdelen for de respektive spørgsmål. De år hvor der er udarbejdet trivselsrapport, noteres procentdelen fra trivsels-undersøgelsen. De øvrige år noteres lederens bedste skøn. Aftaleenhedens trivselsrapport findes i edoc.

25 Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt Side 25 Ledelse Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under ledelse ser sådan ud. Ledelse Gennemsnitsscore Ledelse af retning 3,25 Ledelse af præstation 4,00 Relationer 3,50 Ledelse af medarbejdere 4,25 Selvledelse 3,75 Politisk rådgivning 4,00 Ledelse med innovation 3,75 Teksten bliver stående Her noteres scoren fra de respektive hovedgrupper Gennemsnitscoren som skal noteres i ledelsesinstrumentbrættet findes i kapitel 2 i 360 graders lederevaluering. Se nedenstående figur. Bemærk, at der ikke er opgivet et konkret tal, hvorfor det er op til aftaleenhedslederen selv at aflæse og angive gennemsnitscoren på baggrund af den orange streg i figuren. Gennemsnitscoren aflæses på den orange streg.