RiskMinder APV-vejledning til butikschefer og arbejdsmiljøkoordinatorer

Transkript

1 RiskMinder APV-vejledning til butikschefer og arbejdsmiljøkoordinatorer Indhold Indledning... 2 Spørgsmål og svar... 2 Trin 1. Opstart af APV... 2 Start APV-periode... 6 Indtast antal medarbejdere... 9 Udsæt APV-periode Trin 2. APV handlingsplanen Log-in APV-handlingsplanen - overblik Ikke behandlede endnu - svar fra APV-skemaerne kommer ind her Gruppér svarene, hvis de vedrører det samme problem Flyt svarene til handlingsplanen Arbejd med problemet i handlingsplanen Føj et nyt svar til en eksisterende gruppe af svar remindere en hjælp til at huske deadlines i handlingsplanen Problemet er løst send fra handlingsplanen til arkivering APV-besvarelser sådan får jeg et hurtigt overblik Se detaljerne på problemerne i handlingsplanen Se alle problemer, som er fremkommet i APV-besvarelserne Manuel opstart af en APV-periode Hvordan starter jeg en manuel APV-periode? side 1

2 Indledning Alle arbejdsgivere med én eller flere ansatte skal ifølge loven udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). Formålet med arbejdspladsvurderingen er at få et godt arbejdsmiljø for alle i butikken. APV en kan hjælpe jer til at få overblik over arbejdsmiljøforholdene - hvad fungerer godt, og hvor er der eventuelle problemer, som skal løses og hvornår? På den måde giver APV øget mulighed for at planlægge og prioritere arbejdsmiljøopgaverne i sammenhæng med virksomhedens øvrige aktiviteter og drift. For at lette gennemførelsen af APV en i butikkerne, har vi valgt at lade denne indgå som en elektronisk APV i RiskMinder, hvor den Elektroniske egenkontrol også er. APV en er delt i to, hvor en del er for medarbejderne, mens en anden del er for butikkens ledelse. Delen for medarbejderne består af spørgsmål om arbejdsmiljøet i butikken. Den anden del er for butikschef, købmand eller arbejdsmiljøkoordinatoren i butikken og består af arbejdet med handlingsplanen. Denne del er sikret med et password, som skal indtastes. Du har modtaget (eller modtager snarest) et password i en . Handlingsplanen skal dog være tilgængelig for medarbejderne og myndigheder, hvorfor den skal printes igen, når der er ændringer, og altid forefindes et sted i butikken, hvor medarbejderne kan finde den. Inden handlingsplanen printes, bør man sikre sig, at der ikke fremgår kritik af enkeltpersoner ved navns nævnelse. Dine medarbejdere kan udfylde en APV anonymt eller vælge at tilkendegive, hvilken afdeling de er ansat i ved besvarelsen. Spørgsmål og svar Har du spørgsmål til den elektroniske APV i RiskMinder, kan du få hjælp. De fleste kæder har en kædeansvarlig, der hjælper kædens butikker, hvis der er spørgsmål om selve APV en. Du kan også kontakte DSK, ligesom medlemmer af Dansk Erhverv også kan benytte dem. Hvis spørgsmålet drejer sig om teknikken i forbindelse med RiskMinder, bedes man kontakte DSK, tlf Trin 1. Opstart af APV APV-perioden, hvor medarbejderne kan udfylde en besvarelse, starter automatisk op, når du har valgt det. (Du kan også udskyde opstart af APV se næste afsnit). Der vil i perioden kunne ses en knap på startsiden, som hedder APV for medarbejdere. APVperioden vil være aktiv i 60 dage, hvor medarbejderne kan udfylde deres APV. Du (arbejdsmiljøkoordinatoren) modtager en om, at APV-perioden er startet se herunder. Side 2

3 Når APV-perioden er aktiv, vil butikkens ansatte kunne trykke på knappen APV for medarbejdere på RiskMinders startside. Butikkens medarbejdere kan ikke redigere eller genfinde deres APV-besvarelse i systemet efter, at de har trykket på Gem. Dette skyldes, at de har mulighed for at besvare side 3

4 spørgsmålene anonymt. Hvis medarbejderne ønsker en kopi af deres svar, skal de printe deres APV-besvarelse umiddelbart efter, at de har udfyldt skemaet. Når der er gået 45 af de 60 dage, vil du (arbejdsmiljøkoordinatoren) få en om, at APV-perioden lukker om 15 dage. Når perioden på 60 dage er gået, får du (arbejdsmiljøkoordinatoren) en (se herunder) om, at APV-perioden er lukket. Knappen APV for medarbejdere forsvinder fra RiskMinders startside. Undervejs i 60 dages-perioden bør medarbejderne løbende opfordres til at deltage i udarbejdelsen af APV en. side 4

5 Om tre år vil en ny APV-periode automatisk starte op. side 5

6 Start APV-periode Hvis du ønsker at starte APV en og aktivere muligheden for, at medarbejderne kan udfylde et APV-skema nu, skal du trykke på knappen Arbejdsmiljø koordinator på RiskMinders startside og indtaste dit password, som du har modtaget i en . Klik på knappen Start APV nu og tryk OK til advarselsboksen. side 6

7 side 7

8 side 8

9 Indtast antal medarbejdere Antallet af medarbejdere indtastes som vist ved den røde pil tryk Gem. Ovenfor kan du se, hvor mange medarbejdere der har udfyldt en APV. side 9

10 Udsæt APV-periode Hvis du næsten lige har gennemført en APV, kan du udsætte en periode ved at klikke på knappen Udsæt APV. Vælg dernæst en dato for, hvornår du vil starte APV (senest 3 år fra sidste APV) og klik ok. side 10

11 side 11

12 Trin 2. APV handlingsplanen Log-in 1. Log-in i RiskMinder tryk på Arbejdsmiljø koordinator knap (se herunder). 2. Indtast dit password, som du har modtaget i en . Vælg APV-Handlingsplan i menuen øverst under fanen APV (se herunder). APV-handlingsplanen - overblik Du er nu inde i APV-handlingsplanen. Handlingsplanen er opdelt i 3 emner: Ikke behandlede endnu Handlingsplan Arkiv side 12

13 Ikke behandlede endnu - svar fra APV-skemaerne kommer ind her Start med trykke på fanebladet Ikke behandlede endnu så du kan se alle de besvarelser, hvor dine medarbejdere har angivet svaret Ikke i orden. Det er kun besvarelserne Ikke i orden, der kan ses i emnet Ikke behandlede endnu. Alle svar, som er angivet med I orden, skal ikke fremgå af en handlingsplan. Gruppér svarene, hvis de vedrører det samme problem Hvis flere indkomne svar vedrører det samme problem (se f.eks. illustrationen herunder), kan du med fordel gruppere dem. Du kan kun gruppere svarene fra samme spørgsmål dvs. en medarbejders svar på spørgsmål 2 kan kun grupperes med andre medarbejderes svar på spørgsmål 2. Markér de svar, som du vil gruppere, med et flueben ude til venstre. Tryk derefter på Gruppér - knappen (rød cirkel) i venstre hjørne. Du kan give de grupperede svar en overskrift, som overordnet beskriver problemet (i feltet markeret med en blå pil). Skriv den nye overskrift og tryk efterfølgende på opret gruppe. side 13

14 Flyt svarene til handlingsplanen Medarbejdernes svar skal overføres til Handlingsplanen, så du kan arbejde med dem. Du kan overføre både de grupperede svar og enkelte svar til handlingsplanen. Tryk på dokument-ikonet med en pil (markeret med rød pil) længst til venstre. Tryk OK til advarsels-boksen. Arbejd med problemet i handlingsplanen Tryk på Handlingsplan - knappen for at komme ind i handlingsplansdelen. De overførte svar ligger nu i handlingsplanen. Du kan klikke på bjælken for at se yderligere tekst. side 14

15 side 15

16 Nedenfor ses et eksempel, hvor der er klikket på bjælken med problemet. Du kan nu; Ændre gruppens navn ved den blå pil. Sætte den ansvarlig person på opgaven ved den gule pil, så det fremgår, hvem der er tovholder på problemløsningen. Sætte en opfølgningsdag på problemet ved den lilla pil. Hvis der ikke er fulgt op på problemet ved opfølgningsdatoen, afsendes en til arbejdsmiljøkoordinatoren. Beskrive det næste skridt for at løse problemet ved den grønne pil. Flere af problemerne vil kræve undersøgelser, diskussion på møder og tilbud fra eksterne håndværkere mv. Når du skriver alle handlinger ind i handlingsplanen, har du altid styr på, hvad du har gjort, og hvad den næste handling er, hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg og spørger til handlingsplanen. Alle handlinger samles i en form for logbog, som ses i nederste rude. Når du er færdig, skal du trykke Gem og luk. side 16

17 Føj et nyt svar til en eksisterende gruppe af svar Hvis der kommer et nyt svar ind, som kan grupperes sammen med en eksisterende gruppe af svar, kan dette gøres ved markere problemet som vist herunder (rød cirkel), trykke på knappen grupper (lilla pil), og afslut med at trykke på dialogboksens OK (grøn pil). Det er dog vigtigt at bemærke, at denne handling vil medføre, at logbogen i det grupperede problem nulstilles og ikke kan genskabes. side 17

18 remindere en hjælp til at huske deadlines i handlingsplanen For at huske de forskellige deadlines i handlingsplanen kan du modtage en , når en deadline er overskredet. RiskMinder har som standard indsat butikschefens adresse. Hvis du vil ændre dette, skal du indtaste den eller de -adresser, som du ønsker, at en skal sendes til. Dette gøres under menupunktet APV-opsætning (se herunder, røde pile). Du kan slette en adresse ved at trykke på skraldespands-ikonet (blå pil). Hvis -feltet er tomt, vil der ikke blive sendt s fra systemet - hverken remindere fra handlingsplanen eller s vedrørende tidspunkterne for APV-periodens start og slut. Det er derfor vigtigt, at du ikke sletter alle -adresser. side 18

19 side 19

20 Problemet er løst send fra handlingsplanen til arkivering Når et problem er løst i handlingsplanen, skal det flyttes til emnet Arkivering. I arkivet kan man således finde alle de løste problemer. For at flytte det afsluttede problem fra handlingsplanen til arkivet, skal du trykke på knappen Flyt til arkiv, som ses til højre (markeret med rød pil). Tryk OK til advarselsboksen. Når et problem er flyttet over til arkivet, vil der ikke blive sendt en reminder på en eventuel deadline. Problemet fremgår nu af arkivet side 20

21 APV-besvarelser sådan får jeg et hurtigt overblik Du kan få et overblik over antallet af APV-besvarelser og status på problemerne i handlingsplanen ved at trykke på det blå informationsikon (som angivet med rød pil) i midten af billedet. Herefter trykkes på knappen Overblik til venstre, som vist herunder (i den røde cirkel). Dette skærmbillede vil også kunne anvendes til at fremvise som dokumentation for myndighederne. side 21

22 side 22

23 Se detaljerne på problemerne i handlingsplanen Tryk på knappen Handlingsplan (i den røde cirkel) for at se detaljer på handlingsplanspunkterne. Dette skærmbillede vil også kunne anvendes til at fremvise som dokumentation for myndighederne. side 23

24 Se alle problemer, som er fremkommet i APV-besvarelserne Ved at trykke på knappen Komplet (i den røde cirkel), kan du se alle problemerne, som er fremkommet i APV-besvarelserne. Du kan både se de problemer, som endnu ikke er flyttet fra Ikke behandlede endnu til handlingsplanen, de problemer, som står på handlingsplanen, og de problemer, som er arkiveret. Manuel opstart af en APV-periode En APV-periode starter og lukker automatisk. De fleste butikker vil derfor ikke have behov for at anvende en manuel opstart af APV-perioden. Der kan dog være situationer, hvor du ønsker at starte en periode manuelt, f.eks. hvis du ønsker en hyppigere APV-frekvens end den normale 3-årige cyklus, eller hvis der på kort tid er kommet mange nye medarbejdere. En manuel opstart af en APV kan ikke foretages, hvis der allerede er en APV i gang, som medarbejderne kan udfylde. Knappen til manuel opstart er derfor skjult i 60 dagesperioden, hvor medarbejderne udfylder deres APV-besvarelse. side 24

25 Hvordan starter jeg en manuel APV-periode? Log-in 1. Log-in via RiskMinder startsiden tryk på APV-koordinator knappen. 2. Indtast dit password, som du har modtaget i en Vælg APV-opsætning (som angivet med rød pil) Når du starter en APV-periode manuelt ved at trykke på knappen Opret ny APVperiode, vil medarbejderne straks derefter kunne udfylde en APV, da knappen APV for medarbejdere vil blive synlig på RiskMinder startsiden. side 25

26 Hvis du manuelt starter en ny periode op, skal du udarbejde en ny handlingsplan. Problemerne på den tidligere handlingsplan vil blive stående på den tidligere handlingsplan og kan ikke overføres til den nye handlingsplan. Du har dog mulighed for at se både den nye og den gamle handlingsplan. Deadlines i den gamle handlingsplan vil stadig udløse en reminder , når deadlinen passeres. En manuelt opstartet APV-periode vil automatisk lukke efter 60 dage, og du vil modtage en reminder efter 45 dage, som beskrevet i trin 1. side 26