Vejledning til brug af Foreningsportalen

Transkript

1 Vejledning til brug af Foreningsportalen Ansøgning om - og opgørelser af tilskud Som en godkendt forening efter Folkeoplysningsloven i Svendborg Kommune skal du via Foreningsportalen ansøge om medlems- og lokaletilskud. For at kunne ansøge om tilskud, kræver det login. Har du ikke har modtaget kode hertil, bedes du kontakte Svendborg Idrætscenter for at få tildelt adgangskode. Kontaktoplysninger: Svendborg Idrætscenter, Ryttervej 70, 5700 Svendborg. Tlf / eller sic@svendborg.dk Kultur og Fritid, Ramsherred 5, 5700 Svendborg. Tlf eller kulturogfritid@svendborg.dk

2 Indholdsfortegnelse Hjælpefunktion side 3 Login side 3 Skift kodeord side 4 Hovedmenu side 5 Foreningsoplysninger side 6 Tilskud/Medlemmer side 10 - Lokaletilskud side 12 - Medlemstilskud side 15 2

3 Hjælpefunktion Der er mulighed for at få en mere detaljeret hjælp til Foreningsportalen. På sider, hvor der øverst til højre vises et? vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet. Klik på? Login Brugernavn og adgangskode oprettes og udleveres af Svendborg Kommune. Hvis du ikke allerede har fået tildelt dette, bedes du kontakte Svendborg Idrætscenter. (Se under Kontakt os ). Åben din internetbrowser og gå ind på adressen Du kan med fordel tilføje adressen i Favoritter så du let kan finde den frem fra gang til gang. På startsiden i nederste venstre hjørne klikker du på Log på. 3

4 Indtast Brugernavn og Kodeord Klik på Log på Skift kodeord Vi råder brugeren til med det samme at gå ind og skifte kodeordet Klik på Mine oplysninger/skift kodeord Her taster du det nuværende kodeord Indtast det nye kodeord Gentag det nye kodeord Klik på OK Kodeordet er nu skiftet. 4

5 Hovedmenu Efter du er logget på, ser Hovedmenuen således ud. I højre side af startsiden er der mulighed for, at Svendborg Kommune kan placere nyheder eller oplysninger til brugerne af Interbook. I venstre side er der flere menupunkter at vælge i mellem. I vejledning for lokaleansøgning er de enkelte punkter i menuen beskrevet. I denne vejledning vil kun blive beskrevet menupunktet Tilskud/Medlemmer og Foreningsoplysninger. 5

6 Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for og er forpligtet til at ændre og vedligeholde de relevante oplysninger om foreningen. Disse oplysninger vises i Foreningsregisteret. Det kunne være, hvis der er valgt ny formand eller kasserer på en generalforsamling, eller hvis nogle af personerne ændrer adresse, tlf.nr. eller lignende. Første gang man logger på, vil man blive bedt om at godkende foreningens oplysninger. Fanebladet Grundoplysninger Indeholder oplysninger om selve foreningen. Udfyld eller ret de ønskede felter. Ændring af data kræver godkendelse af Svendborg Kommune. Udfyld feltet med -adresse, og der kommer svar retur, når ændringerne er godkendt eller afvist. Klik på Gem 6

7 Fanebladet Kontakter Indeholder informationerne omkring formand, bookingansvarlig og kasserer. Vælg en af de tre typer kontaktpersoner, for at se de registrerede data. Tilføj/ændre data. Når oplysninger er ændret klikke på Gem Følgende to boks fremkommer: Klik OK til begge 7

8 Svendborg Kommune skal have en underskrevet samtykkeerklæring fra den enkelte kontaktperson, når foreningen ændrer formand, kasserer osv., såfremt data skal webpubliceres. Er det blot en ændring af adressen, tlf.nr. eller andet er det ikke nødvendigt at sende Samtykkeerklæringen ind til Svendborg Kommune. 8

9 Faneblad Øvrige oplysninger Indeholder oplysninger om de aktiviteter foreningen kan tilbyde, i hvilket geografisk område foreningen har sine aktiviteter m.m. Ønsker foreningen f.eks. at tilføje flere aktiviteter vælges aktiviteten og der klikkes på Opret og sig ja til at gemme i dialogboksen. Svendborg Kommune modtager opdateringen og skal godkende denne, før end oplysningen er opdateret for foreningen. 9

10 Tilskud/Medlemmer Under dette menupunkt kan der ansøges om henholdsvis medlems- og lokaletilskud. Det er også her de faktiske medlemstal og lokaleudgifter skal indberettes. Fritid vil sørge for, at der åbnes for de aktuelle skemaer alt afhængig af, om der er tale om ansøgning - eller opgørelser af tilskud. Fanebladet Tilskudsbesked Tilskudsbesked Her kan du se de ansøgninger/opgørelser, der er blevet godkendt og gjort klar til udbetaling i de forskellige år. Status angiver, hvor i processen ansøgningen/opgørelsen er. Der findes 3 typer status: Registreret ansøgning: Ansøgningen/opgørelsen er registreret og modtaget i Fritid. Før udbetaling: Ansøgningen/opgørelsen er godkendt og klargjort til udbetaling Udbetaling iværksat: Udbetaling af tilskud/regulering er foretaget. Ved at klikke på dette ikon ud for hver linje til venstre, kan du se den tilskudsbesked, der er genereret for denne ansøgning/opgørelse. Ved at klikke på dette ikon ud for hver linje til højre, åbnes en linje med den ansøgning/opgørelse, der ligger til grund for denne tilskudsbesked. 10

11 Fanebladet Tilskudsansøgning Tilskudsansøgning / Tilskudsopgørelse Navnet på fanebladet ændrer sig alt efter, om det er tid for ansøgning eller opgørelse. Kontroller at navne- og adresseoplysninger øverst på siden er korrekte, hvis ikke så skal de ændres under menupunktet Foreningsoplysninger. Se side 6. Vælg det ønskede tilskud på listen. 11

12 Lokaletilskud: Udfyld felterne i skemaet. Når opgørelserne skal tastes, vil man kunne se en kolonne med de tal, der blev tastet i ansøgning. 12

13 Til sidst i skemaet, er der mulighed for at vælge at vedhæfte bilag, men disse kan også fremsendes som almindelig post, hvis man foretrækker det. Ønsker man dette, sættes der flueben i feltet herfor. Udfyld navn og , på kontaktperson, klik send og ansøgning/opgørelse sendes til behandling i Fritid, Svendborg Kommune. Når du igen går ind under fanebladet Tilskudsansøgning/Tilskudsopgørelse vil ansøgningen/opgørelsen fremgå af listen som vist herover. 13

14 Status angiver, hvor i processen, ansøgningen/opgørelsen er. Der findes tre forskellige typer af status for en ansøgning: Sendt/Ikke behandlet: Ansøgningen er sendt via Interbook. Sagsbehandling har endnu ikke fundet sted. Der kan ikke foretages ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Ændre/komplementere: Svendborg Kommune kræver en ændring/uddybning af ansøgningen/opgørelsen. Når en ansøgning/opgørelse har denne status, kan kommunen ikke foretage yderligere behandling, men afventer ændring fra din side. Du vil modtage en herom. Ændring udført: Ansøgningen er ændret /uddybet og sendt ind igen for yderligere behandling. Foreningen kan ikke foretage ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Når Svendborg Kommune har bekræftet modtagelsen af ansøgningen/opgørelsen sendes den til behandling i kommunens administrator-program og kan ikke længere ses i listen under fanebladet Tilskudsansøgning/Tilskudsopgørelse. Status kan nu følges under fanebladet Tilskudsbesked. Se side

15 Medlemstilskud: Udfyld felterne i skemaerne Medlemstal og Tilskudsansøgning: 15

16 Til sidst i skemaet, er der mulighed for at vælge at vedhæfte bilag, men disse kan også fremsendes med almindelig post, hvis man foretrækker det. Ønsker man dette, sættes der flueben i feltet herfor. Fanebladet Send e mail Under dette faneblad har du mulighed for at sende en mail til Foreningsportalen vedr. tilskud og opgørelser. 16