Procedure for GUX optagelse samt brug af IT-reg

Transkript

1 Procedure for GUX optagelse samt brug af IT-reg Denne skrivelse retter sig mod: personale på gymnasierne med ansvar for optag ofte studievejledere. personale på De grønlandske huse og Piareersarfiit med ansvar for optag. Proceduren gælder alle ansøgere til den gymnasiale både den 3 årige GUX og det 1 årige adgangskursus. Indtastning i IT-reg. er åben hele året, men ses helst at der indtastes i perioden 1. januar Forkortelser: IIKNN = Ilinniartitaanermut, Ilageeqarnermut, Kultureqarnermut Naligiissitaanermullu Naalakkersuisoqarfik DGH = De Grønlandske Huse i Danmark Dato Aktivitet Bemærkning Ansvarlig 1 1. Ansøgningsfrist Samme dato som for andre r og samme dato for genoptag i 2. og 3. G med mindre andet er aftalt med rektor. ansvarlig for udmelding af frist 2 Inden Inden Inden Inden 15. Indhentelse af manglende oplysninger Vejledning af ansøgere med behov Bearbejdning af ansøgninger modtaget i De Grønlandske huse. Indtastning i IT-reg Hvis der modtages senere, kan skolen dispensere, hvis særlige grunde taler herfor Eksamensbeviser, bopælsattester, underskrift fra forældremyndighedsindehavere m.v. Indskærp at alle dokumentationerne skal være med, når ansøgningsskema sendes til Piareersarfiit Giver mulighed for at lede ansøger til at søge sig optaget gennem en mere hensigtsmæssig kanal end den søgte. Evt. udlevering af oplysninger om optagelsesprøve. Ansøgningerne sendes til den lokale Piareersarfik, som ansøger stammer fra Alle data på ansøger indtastes. Herunder evt. adresse i Danmark eller alternative adresser i Grønland. Piareersarfiit i GRL De grønlandske huse Piareersarfiit i GRL De grønlandske huse De grønlandske huse Piareersarfiit Status angives som Ansøgt. 6 Inden Dokumenter scannes og uploades i IT-reg Udtræk af data fra IT-reg Bemærk at de respektive dokumenter placeres i hver deres fil. Fx ansøgningsskema i én fil og dåbsattest i en anden fil. Data på ansøgere til GUX eksporteres fra IT-reg som XML fil og importeres i Lectio. Piareersarfiit 8 Udtræk af data fra IT-reg Data på ansøgere til GUX eksporteres fra IT-reg som Excel fil. Denne fil giver et

2 9 Meddelelse om optagelsesprøve og sygeoptagelsesprøve overblik over ansøgere som skal indkaldes til optagelsesprøve. Ansøgere, som har afkrydset optagelsesprøve eller ikke har taget stilling, indkaldes til prøve. Gymnasiet skal i princippet ikke tage stilling til selve ansøgningen, men alene handle ud fra ansøgers afkrydsning i pkt. 6c på ansøgningsskemaet. Meddelelse per brev og gerne mail til de indstillede. Der orienteres om prøvedato, prøvested og dato for sygeprøve. har udarbejdet standardskriv om optagelsesprøve på dansk og grønlandsk. 10 Opdatering i IT-reg Punktet Optagelse opdateres, når der foretages ændringer. 11 Opdatering i IT-reg Resultat af optagelsesprøve opdateres når resultaterne foreligger med Bestået eller Ikke bestået. 12 Overdragelse af Ansøgere som ikke har angivet en ansøgninger som begrundelse jf. ansøgningens punkt 6b, vedrører gymnasier og søgt sig optaget uden for uden for hjemkommunen, på en studieretning, der hjemkommunen også udbydes i hjemkommunen, skal overdrages til gymnasiet i hjemkommunen. Det pågældende gymnasium orienteres, studieretningsprioriteterne ændres i IT-reg og ansøger orienteres herom ved standardbrev udformet af Departementet 13 Senest 1. Finde lokale skoler til afholdelse af prøve for. Indstillede, der har problemer med at komme til optagelsesprøve på det lokale Piareersarfiit kontor, kontakter Piareersarfiit. Piareersarfiit skal efterfølgende tage kontakt til en lokal skole i prøvetagers by/bygd med henblik på afholdelse af optagelsesprøve. Piareersarfiit To dage før prøven Prøven fremsendes som pdf til alle prøvesteder Optagelsesprøve skal fastsætte og offentliggøre datoen. Prøvetager meddeler Piareersarfiit/ De grønlandske huse ønske om sygeprøve på prøvedagen. Piareersarfiit og efterskoler i GRL De grønlandske huse Meddelelse om sygeprøve Piareersarfiit meddeler antallet af tilmeldte til sygeprøven. Piareersarfiit

3 Senest 28. Vurdering af optagelsesprøve Sygeoptagelsesprøve Vurdering af sygeoptagelsesprøve Ud fra en rettevejledning. Resultaterne sendes til gymnasierne. skal fastsætte og offentliggøre datoen. Ansøger skal medbringe lægeerklæring for at kunne tage prøven. Lægeerklæringen medsendes den besvarede prøve. Ud fra rettevejledning. Resultaterne sendes til gymnasierne. Piareersarfiit i GRL De grønlandske huse evt. også folkeskoler i GRL maj 1. optagelsesrunde A) Ansøgere, der har søgt sig optaget gennem opfyldelse af retskravsbetingelserne eller ved dispensation: 1) Endeligt optag med optagelsessted: afsluttede elever, der opfylder retskravsbetingelser og som har søgt sig optaget på gymnasieskole i hjemkommune eller på gymnasieskole, der udbyder teknisk eller merkantil studieretning. 2) Endeligt optag uden optagelsessted: afsluttede elever, der opfylder retskravsbetingelser og som har søgt sig optaget på en bestemt gymnasieskole af personlige eller faglige grunde. 3) Betinget optag af ansøgere på dispensation: Afsluttede elevers optag under forudsætning af kapacitet og igangværende elevers optag betinget af opfyldelse af karakterkrav. Der meddeles senere, hvorvidt ansøger er endeligt optaget og i givet fald på hvilken gymnasieskole. B) Ansøgere med bestået optagelsesprøve: Optag under forudsætning af tilstrækkelig kapacitet. Der meddeles senere, hvorvidt ansøger er endeligt optaget og i givet fald på hvilken gymnasieskole. C) Der sendes breve om afslag med klagevejledning til de, der ikke optages maj til skolestart Løbende statusopdatering i IT-reg Status opdateres løbende. Der er følgende muligheder: Optaget betinget af FA karakterer. Optaget med optagelsessted. Optaget uden optagelsessted. Optaget under forudsætning af kapacitet. Afslag.

4 maj Klagefrist vedr. 1. optagelsesrunde juni Klagesager fra 1. optagelsesrunde afgjort Alle, der har modtaget afslag kan påklage afgørelsen Betinget optag er ikke et afslag Forventet sluttidspunkt Afgørelse direkte til klager med kopi til gymnasieskolerne juli 2. optagelsesrunde Endeligt optag: 1) igangværende der opfylder retskravsbetingelserne 2) rektoroptag ud fra en helhedsvurdering af dispensationer og de der har bestået optagelsesprøven. Øvrige betinget optagne sættes på prioriteret venteliste og gives med klagevejledning meddelelse herom. Afslag med klagevejledning meddeles øvrige. Endeligt optagne fordeles på gymnasieskole efter samme principper som ved 1. optagelsesrunde. 25 Senest den 7. juli Fordelingsudvalg udarbejder indstilling om fordeling af optagne Ved fordelingen skal udvalget først disponere pladser til dem, der allerede er optaget med optagelsessted. Dernæst skal fordeling ske i henhold til de fastsatte fordelingsprincipper. Fordelingsudvalget Udvalgets indstilling skal foreligge i form af en pakkeløsning, hvor alle optagne er fordelt. 26 Senest den 14. juli Fordelingsrunde træffer afgørelse på baggrund af Fordelingsudvalgets indstilling Manglende efterkommelse af et ønske om optagelse på en bestemt skole kan ikke påklages, da det er, der træffer afgørelse herom juli Klagefrist vedr. 2. optagelsesrunde juli Klagesager fra 2. optagelsesrunde afgjort Såvel dem, der har fået afslag, og dem der sættes på venteliste, vil kunne påklage afgørelsen til. Forventet sluttidspunkt Afgørelse direkte til klager med kopi til gymnasieskolerne.

5 29 1. august 3. optagelsesrunde Meddelelse til ansøgere på venteliste om optagelse og optagelsessted som følge af, at allerede optagne har meldt forfald august 4. optagelsesrunde Meddelelse til ansøgere på venteliste om optagelse og optagelsessted som følge af, at allerede optagne ikke har påbegyndt n 31 Ved skolestart Opdatering i IT-reg Status opdateres. Startende anføres som I gang, mens optagne, som ikke møder op bibeholder status Optaget. 32 Efter skolestart Løbende statusopdatering i IT-reg Startdato opdateres. Status opdateres ved ændring. Der er følgende muligheder: I gang. Afbrudt. Gennemført. Ved gennemført opdateres Slutdato for. Bilag 1 fra vejledningen til den gymnasiale 2.2 Optagelsesprocedure har udarbejdet en generel procedure for optagelse til GUX samt gymnasiernes brug af IT-reg. Dokumentet findes på -> Den gymnasiale -> Lovgivning og vejledninger -> Optag Kategorisering af ansøgere Efter reglerne i loven og i optagelsesbekendtgørelsen opdeles ansøgerne i en række kategorier, der hver for sig repræsenterer ansøgere med forskellige vilkår for optagelse. Fx vil en række ansøgere have krav på optagelse, medens andre ansøgere kun kan optages, hvis der er ledig kapacitet. Som konsekvens heraf vil ansøgerne få endelig besked om optagelse på forskellige tidspunkter. Det skal understreges, at endelig meddelelse om optagelse ikke nødvendigvis er ensbetydende med optagelse på den skole, ansøgeren har angivet som sin første prioritet. Optagelsesproceduren indebærer nemlig, at det kan være nødvendigt at fordele elever til andre skoler end førsteprioritetsskolen, hvis der er fastsat begrænsninger i kapaciteten. Skolernes meddelelse til eleverne om optagelse eller meddelelse om betinget optagelse bør tage udgangspunkt i disse forhold. Optagelseskategorierne er: Retskrav jf. 8, stk. 1. Hvis ansøgere opfylder retskravet skal de optages. Disse ansøgere er karakteriseret ved, at de inden for de seneste 2 år i forhold til tidspunktet for optagelse i gymnasiet har gennemført folkeskolen eller gennemført en undervisning, der står mål med, hvad der almindeligvis kræves i folkeskolen. Det er en betingelse, at ansøgeren har opnået karakteren E efter Greenlandic Grading System-skalaen ved aflæggelse af projektopgaven, i samtlige afsluttende

6 obligatoriske prøver og i samtlige standpunktskarakterer i 10. klasse. Disse ansøgere skal have endelig meddelelse om optagelse senest 1. maj. Dispensation jf. 8, stk. 2. Denne ansøgergruppe optages med forbehold for, at der ude på skolerne er tilstrækkelig kapacitet. Disse ansøgere er karakteriseret som 8, stk. 1-ansøgere, dog således at rektor på den skole, som eleven har søgt som første prioritet, har dispenseret i forhold til det karakterkrav, som er nævnt ovenfor. Et dispensationsgrundlag kan fx være, at en eller flere utilstrækkelige karakterer opvejes af andre gode karakterer, som er aktuelle i forhold til den ønskede studieretning. Disse ansøgere skal senest 1. maj have meddelelse om optagelse betinget af, at der er tilstrækkelig kapacitet, og endelig besked om optagelse, med eller uden optagelsessted, senest 1. juli. Optagelsesprøve jf. 9. Denne gruppe optages under forbehold for kapacitet ude på skolerne og under betingelse af, at de har bestået en optagelsesprøve. 9-ansøgere er karakteriseret ved: a) ikke at have afsluttet folkeskolen inden for de seneste to år eller b) at have afsluttet folkeskolen inden for de sidste to år, dog uden at opfylde betingelserne i 8. Bemærk at ansøgere, der har afsluttet folkeskolen inden for de seneste to år og aktivt opkvalificerer sig på Piareersarfiit eller en efterskole, således at retskravet potentielt kan imødekommes, skal søge sig optaget gennem 8. 9-ansøgerne skal have besked om resultatet af optagelsesprøven, og om de kan optages betinget af tilstrækkelig kapacitet senest 1. maj, og endelig besked om optagelse, med eller uden optagelsessted, senest 1. juli. Folkeskoleansøgere: Skal optages under betingelse af, at de opnår bestemte mindstekarakterer ved afsluttende prøver og standpunktsbedømmelser. Disse ansøgere er karakteriseret ved, at de på ansøgningstidspunktet endnu ikke har færdiggjort folkeskolen eller gennemført en undervisning, der står mål med, hvad der almindeligvis kræves i folkeskolen. Hvis de karakterer, ansøgeren opnår ved afslutningen af folkeskolen eller et tilsvarende undervisningsforløb, opfylder de krav, der gælder for 8, stk. 1-ansøgere, har ansøgeren retskrav på optagelse. Hvis optagelse sker på baggrund af rektors dispensation som for 8, stk. 2- ansøgere, optages ansøgeren under betingelse af tilstrækkelig kapacitet. Folkeskoleansøgere skal senest 1. maj have meddelelse om optagelse betinget af karakterkravene og endelig besked om optagelse, med eller uden optagelsessted, senest 1. juli Helhedsvurdering af 8 stk. 2 og 9 ansøgere Hvis det af kapacitetsmæssige årsager ikke er muligt at optage alle ansøgere, der har bestået optagelsesprøven eller ønskes optaget ved dispensation, beslutter rektor, hvilke af disse ansøgere der optages. Rektor skal ved denne beslutning foretage en helhedsvurdering af ansøgernes muligheder for at gennemføre GUX. De af disse ansøgere, der ikke optages på gymnasieskolen, skal i det omfang, der er kapacitet hertil, tilbydes plads på en anden gymnasieskole (Lovens 9 stk 2) Karakteromregning For ansøgere, hvis faglige niveau ikke er bedømt efter Greenlandic Grading System-skalaen, foretages karakteromregning efter tabeller, som fremgår af bilag 1 til optagelsesbekendtgørelsen. Hvis den nødvendige tabel ikke findes i bilaget, foretager en faglig vurdering Optagelsesprøven Reglerne om optagelsesprøven er indeholdt i optagelsesbekendtgørelsen. Optagelsesprøven er rettet mod 9 ansøgere. For optagelsesprøvens rammer henvises til -> Den gymnasiale -> Lovgivning og vejledninger -> Optag.

7 2.2.5 Forhåndstilkendegivelse om studieretningsvalg Ved ansøgningen om optagelse i GUX, skal ansøgeren tilkendegive sit ønske om studieretning. Det endelige studieretningsvalg foretages ved afslutningen af grundforløbet. Forhåndstilkendegivelsen har betydning for, hvilken grundforløbsklasse eleven bliver tilmeldt og forhåndstilkendegivelserne kan have betydning for klassedannelsen efter grundforløbet. Således vil elever, der ønsker at vælge en anden studieretning, kunne komme bagerst i køen, hvis en studieretningsklasse bliver overtegnet. Endeligt kan elevens forhåndstilkendegivelse om ønsket studieretning have betydning for, hvilken skole eleven optages på. Valg af studieretning uden for hjemkommunen. Ansøger kan vælge studieretninger uden for hjemkommunen under følgende forudsætninger: Den pågældende studieretning udbydes ikke i hjemkommunen. Ansøger begrunder sin ansøgning om uden for hjemkommunen. Ansøgere, der ikke anfører begrundelse for at søge sig optaget på en studieretning uden for hjemkommunen, hvor samme studieretninger også udbydes i hjemkommunen, skal hurtigst overdrages til den gymnasieskole i hjemkommunen, som udbyder den pågældende studieretning. Der henvises i øvrigt til procedure for optagelse på undervisningsportalens betaudgave -> Den gymnasiale -> Lovgivning og vejledninger -> Optag. 2.3 Ansøgnings- og optagelsesproceduren Reglerne om procedurerne ved optagelse er beskrevet i optagelsesbekendtgørelsen. Der henvises i øvrigt til procedure for optagelse på -> Den gymnasiale -> Lovgivning og vejledninger -> Optag. Når Gymnasieskolen modtager skolens 1. prioritetsansøgninger, bør skolen indledningsvis sikre, at ansøgningsskemaerne er korrekt udfyldt. Eventuelle mangler bør efter omstændighederne straks søges udbedret ved kontakt til det pågældende Piareersarfik. Mangelfulde ansøgningsskemaer kan principielt ikke danne grundlag for optagelse. Når gymnasieskolen meddeler optagelse eller betinget optagelse, bør de nødvendige forbehold om ssted, karakterer og kapacitet altid fremgå direkte af meddelelsen. Det samme gælder eventuelle forbehold om den endelige skolemæssige placering. Det skal bemærkes, at det er den gymnasieskole, som eleven har søgt som sin første prioritet, der skal give meddelelse om optagelse, uanset om eleven er blevet fordelt til en anden skole. Bemærk, at proceduren for optagelse angiver følgende: Ansøgere som ikke har angivet en begrundelse jf. ansøgningens punkt 6b, og søgt sig optaget uden for hjemkommunen, på en studieretning, der også udbydes i hjemkommunen, skal overdrages til gymnasiet i hjemkommunen. Det pågældende gymnasium orienteres, studieretningsprioriteterne ændres i IT-reg. og ansøger orienteres herom ved standardbrev udformet af. I det omfang en gymnasieskole ikke har tilstrækkelig kapacitet til at optage alle førsteprioritetsansøgere, skal skolen efter de i optagelsesbekendtgørelsen fastsatte kriterier beslutte, hvilke elever der skal optages på skolen, og hvilke elever der skal afvises og om muligt henvises til en anden skole. Ved denne beslutning er det alene elever uden ret til optagelse (dvs. elever, der har bestået en optagelsesprøve, og elever, der søger optagelse på grundlag af dispensation fra det karakterkrav, der gælder for 8, stk.1-ansøgere), der kan afvises. Efter loven skal rektor ved denne beslutning foretage en helhedsvurdering af ansøgernes muligheder for at gennemføre GUX. De elever, der ikke optages på en skole, bør i videst muligt omfang tilbydes plads på en anden skole med et studieretningsudbud, som bedst muligt rummer elevens studieretningsønske.

8 2.4 Genoptag Lovens 10 omhandler elevernes muligheder for at genoptage GUX efter afbrydelse. Stk. 1 omhandler afbrydelse efter grundforløbet, og stk. 2 omhandler afbrydelse efter 1. eller 2. G. Bestemmelserne giver eleverne et krav på genoptagelse, når afbrydelsen ikke har varet længere end 2 år og er sket efter aftale med rektor. Har undervisningen været afbrudt i mere end 2 år, vil der ikke være mulighed for genoptagelse, men eleven skal ansøge om at påbegynde n på ny. At afbrydelsen skal være efter aftale med rektor er begrundet i, at afbrydelse skal ses som det ultimative skridt, og at enhver afbrydelse derfor bør være drøftet mellem elev og rektor. Bestemmelsen giver eleven krav på at kunne fortsætte på den gymnasieskole, hvor eleven allerede er optaget eller på en anden gymnasieskole. Der er i de gældende regler ikke fastsat bestemmelser om genoptagelse af n efter afbrydelse. Skolen bør derfor fastsætte en frist for ansøgning om genoptag, hvad enten det gælder genoptag på 2. semester, 2. G eller 3. G. Hvad angår genoptag ved starten af 2. semester bør en frist for ansøgning sættes i november/december sammen med den eksisterende frist for endeligt valg af studieretning. Eleven bør informeres om disse frister i forbindelse med afbrydelsen. Ved genoptag mere end 2 år efter afbrudt henvises til på ny at ansøge om optag 1..