Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget

Transkript

1 DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget MØDEREFERAT 3. OKTOBER 2011 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 19. september 2011 UNIVERSITETSPARKEN 1 Sted: Referent: Lokale A Lisa Ibenfeldt Schultz 2100 KØBENHAVN Ø TLF DIR Til stede: Martin Zachariasen Camilla Jørgensen Pawel Winter Dina Riis Johannsen Rasmus Fonseca Lisa Ibenfeldt Schultz Steen Georg Brandt under behandlingen af pkt. 13 og 16 [email protected] REF: LIIS SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet 9. juni Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Ny arbejdsmiljørepræsentant 6. Gennemgang af opgavelisten 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser 8. Brev fra AMO om organisering af arbejdsmiljøarbejdet på KU

2 9. Ekstra rengøring på toiletterne 10. Besøg af rejseholdet udsat til Beredskabsarbejdet på KU 12. Administrative besparelser 13. Indførelse af RT-systemet på DIKU (Steen Georg Brandt deltager) 14. Bidrag fra DIKU til strategi Forskningsudvalgets opfølgning på DIKUs handlingsplan 16. Lønforhandlinger MUS-processen TAP-arbejdsopgaver 19. Orientering om decentrale budgetter 20. Opfølgning på strategidag konkrete initiativer 21. Eventuelt SIDE 2 AF 6 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: NCI ansætter en betjent-vikar, som kan afløse og supplere betjentfunktionen på DIKU. Vikaren kommer formelt til at høre under betjentfunktionen på Kemisk Institut, men vil i praksis betjene DIKU, DIKU har fået tilladelse til at opslå en AC-stilling som faglig sekretær, som bl.a. skal stå for sekretariatsbetjeningen af Center for Communication and Computing, Der er afholdt 1. styregruppemøde i Center for Communication and Computing med deltagelse af dekanen på Humaniora. Det er tanken, at der etableres et fysisk center i lighed med e-science Centret, Der er ikke nyt om Niels Bohr Science Park, da man stadig er i granskningsfasen og med at kvalitetssikre indretningen, Der er udbudt et kursus i granskning af byggesager og alle i arbejdsmiljøudvalget opfordres til at melde sig, Der er 7 ansøgere fra DIKU til de opslåede Freja stipendier og DI- KU er anmodet om at udpege medlemmer til bedømmelsesudvalget. Herudover er der ca. 10 ansøgere andre steder fra. De valgte personer vil automatisk få tildelt et adjunktur med mulighed for efterfølgende lektorbedømmelse, Der er modtaget 37 ansøgninger til lektorat/ajunktur på HCCområdet.

3 Endelig nævnte Martin Zachariasen, at der er afholdt et møde med kantineforeningen og Campus Service Nord i forbindelse med flytningen til HCØ, da der nu foreligger et konkret forslag til indretningen af de nye studenterfaciliteter. På foranledning af et spørgsmål fra Rasmus Fonseca oplyste Martin Zachariasen, at der er afsat 40 kvm. til et lokale med tekøkken i vandrehallen til DIKU-studerende samt at der er etableret studiepladser og grupperum i det tidligere bibliotek på Matematisk Institut. På foranledning af et spørgsmål fra Pawel Winter oplyste Martin Zachariasen, at DIKU ikke vil kunne benytte undervisningslokaler i UP1 i det kommende år. Der vil kun være undervisningslokaler på HCØ til rådighed samt lokaler i BIO-centret. Eksisterende computerlokaler på HCØ bliver ombygget til almindelige undervisningslokaler. Det vil sandsynligvis indebære, at der skal undervises i hele blokken, dvs. kl SIDE 3 AF 6 Camilla Jørgensen oplyste, at der er etableret et bedømmelsesudvalg i forbindelse med HIPERFIT-opslagene. Der vil også komme opslag inden for matematisk billedanalyse og inden for medicinsk billedanalyse. Martin Zachariasen tilføjede, at såvel Freja-stipendierne som HIPER- FIT-stillingerne er eksternt finansierede. 4. Meddelelser fra B-siden Intet. 5. Ny arbejdsmiljørepræsentant Martin Zachariasen bød Rasmus Fonseca velkommen som ny arbejdsmiljørepræsentant. 6. Gennemgang af opgavelisten Martin Zachariasen foreslog at slette punkt 1 (noter til regnskab om øremærkede midler), da der kommer et nyt regnskabsprincip med opgørelse af instituttets egenkapital. Vedrørende punkt 5 anmodede Martin Zachariasen om at modtage et regnskab for indkøb hos Viadamic. Endvidere foreslog han, at pkt. 8 (opfølgning på strategidag) udgår, da punktet blev behandlet udtømmende ved foregående møde. Pkt. 11 om bemanding af betjentfunktionen bør tillige udgå, da der er indledt en proces for at skaffe afløsning. Camilla Jørgensen foreslog at slette pkt. 6 (adfærdskodeks i e-science centret for at modvirke gener fra støj), da dette vil blive behandlet på et gruppemøde i billedgruppen. APV på Nordic Bioscience (pkt 7) kan også slettes, da NB flytter igen til oktober. Der vil blive valgt en medarbejderrepræsentant, som vil kunne stå for gennemførelse af APV.

4 I forbindelse med pkt. 9 (kaffe-stue) pålagde udvalget Pawel Winter og Rasmus Fonseca at udarbejde et forslag, evt. i samarbejde med biblioteket. SIDE 4 AF 6 Lisa Schultz foreslog, at pkt. 10 om selv-leder kurser og projektlederkurser og coaching indarbejdes i MUS-processen, således at pkt. 10 kan udgå. 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser Martin Zachariasen nævnte, at SCIENCE-IT var flyttet til terminalrummet på 1. sal efter vandskade som følge af skybruddet i juli måned. Der er etableret terminalpladser og grupperum på 2. sal. Camilla Jørgensen nævnte, at der lugter mærkeligt i møbellageret i kælderen. Lisa Schultz vil undersøge dette nærmere. Camilla Jørgensen nævnte herudover problemer med et meget kort varsel inden udskiftning af vinduer i e-science Centret. Der var støv over alt og det havde ikke været muligt at fjerne eller beskytte inventar forinden på grund af det korte varsel. Der var efterfølgende blevet gjort grundigt rent efter henvendelse til rengøringslederen. Det er dog et generelt problem, at renoveringsarbejder i bygningen varsles meget sent. I det konkrete tilfælde havde arkitekten varslet renoveringen over for matematisk institut, medens e-science var glemt. Martin Zachariasen bemærkede, at der har været kommunikationsproblemer også i forbindelse med ombygninger i NCI. Derfor havde han bedt Henning Overgård om en redegørelse. Herudover nævnte Martin Zachariasen, at man er ved at undersøge mulighederne for udsugning og køling i forbindelse med Wall Viz projektet, hvor der er opstillet 12 projektorer i et lille lokale på KUA. Der er taget kontakt til bygningstjenesten på HUM. 8. Organisering af arbejdsmiljøarbejdet på KU Martin Zachariasen fremlagde brevet fra Arbejdsmiljø og Samarbejde, som udvalget tog til efterretning. 9. Ekstra rengøring på toiletterne Lisa Schultz forklarede, at der var et ønske fra flere ansatte om at få gjort ekstra rent på toiletterne, da der er flere personer i bygningen, som benytter toiletterne. Udvalget tilsluttede sig forslaget.

5 10. Besøg af Rejseholdet Udvalget besluttede at invitere Rejseholdet i SIDE 5 AF Beredskabsarbejdet Martin Zachariasen nævnte, at der er flere aktører inden for beredskab afhængig af, om det drejer sig om bygningen eller om informationer. Derfor har man på ledelsesniveau besluttet at samle disse aktiviteter under et fælles udvalg. Der er flere forskellige trusler og det vil formentlig være hensigtsmæssigt at afholde en evakueringsøvelse. På foranledning af et spørgsmål fra Pawel Winter om indsatsen på andre områder, bemærkede Martin Zachariasen, at der mangler planer for, hvad man gør fx ved skybrud. Der skal fx være adgang til gummistøvler til at gå i oversvømmede lokaler. Lisa Schultz bemærkede, at FSU på seneste møde havde besluttet, at institutterne skulle opdatere eksisterende beredskabsplaner. Det er dog uklart, hvordan dette skal indgå i arbejdet i det nye udvalg, hvorfor beslutningen undersøges nærmere. 12. Administrative besparelser Martin Zachariasen henviste til bilaget og nævnte, at der på KU skal foretages besparelser i antallet af administrative TAP. FU-TAP (understøtter forskning og undervisning) vil ikke blive berørt. Der er udarbejdet en samlet plan for besparelser på SCIENCE. DIKU bliver ikke berørt af planen, da DIKU har få ADM-TAP. 13. Indførelse af RT-systemet på DIKU Steen Georg Brandt forklarede, at der er behov for at få bedre styr på betaling af elektroniske fakturaer på DIKU, da DIKUs regninger ofte bliver betalt for sent, fordi NCI ikke ud fra fakturaen alene kan se, hvad betalingen vedrører. DIKU skal derfor indføre RT-systemet, som man har gode erfaringer med på Kemisk Institut og Matematisk Institut. På foranledning af flere spørgsmål fra udvalget oplyste Steen Georg Brandt yderligere, at RT-systemet kun bruges ved elektroniske fakturaer og ikke ved køb med Master Card, RT-systemet ikke anvendes ved udlæg til kontantkøb, RT-systemet ikke bruges ved indkøb af IT, som indkøbes af SCIENCE-IT, der i forbindelse med rejser skal oprettes et nummer for hvert indkøb og ikke et samlet nummer for hele rejsen,

6 eventuelle godkendelser af indkøb kan uploades som bilag i systemet, og at forskergruppesekretærerne allerede bruger systemet og derfor har godt kendskab til det. SIDE 6 AF Bidrag fra DIKU til strategi 2016 Udvalget godkendte udkastet til høringssvar. 15. Forskningsudvalgets opfølgning på DIKUs handlingsplan Punktet blev udsat. 16. Lønforhandlinger 2011 Lisa Schultz oplyste, at der vil bliver sendt en mail ud til samtlige ansatte angående tidsplan for forhandlingerne. Pawel Winter erindrede om, at Leif Søndergård vil forhandle for magistrene. Camilla Jørgensen henviste til, at DIKUs principper for udmøntning af lokalløn fra 1996 findes på instituttets hjemmeside. Steen Georg Brandt oplyste, at der er igangsat et arbejde med at udvikle principper for udmøntning af lokalløn på fakultetsniveau. 17. MUS-processen 2011 Udvalget godkendte forslaget udmelding om MUS med bemærkning om, at selv-lederkurser, projektlederkurser og coaching skal anbefales og at evnen til at søge egne midler kan skal indgå som tema. 18. TAP-arbejdsopgaver Punktet blev udsat. 19. Orientering om decentrale budgetter Udvalget tog principperne til efterretning. 20. Opfølgning på strategidag Udvalget havde ikke yderligere forslag, hvorfor punktet afsluttes. 21. Eventuelt Martin Zachariasen oplyste, at bestyrelsen havde truffet en vigtig beslutning, som ville skabe behov for et ekstraordinært SU-møde og et institutmøde straks derefter.