Referat af bestyrelsesmøde - kladde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde - kladde Bestyrelsesmøde Tid: Tirsdag 21. januar 2014, kl. 19 Sted Frede Kjær, Møllestykket 16 Deltagere: Jan Magleby (Formand) Frede Kjær Hanne Gleitze, (Kasserer) Torben Toldam-Andersen Helge K. Theilgaard, (Referent) Afbud: Søren Poulsen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Orientering fra Formanden a) Tilladelse til pleje af fællesarealer b) CVR nr. for Grundejerforeningen c) Oprettelse af medarbejder Nem ID d) Oprettelse af digital postkasse e) Henvendelse fra beboer vedr. indbrud f) Henvendelse fra beboer vedr. rockere g) Gebyr ved besvarelse af mæglerhenvendelser h) Brug af Drop Box i) Ledige bestyrelsesposter 4. Status for Økonomi, v/kassereren a) Oprettelse af Hanne som bruger hos Nets og Nykredit netbank b) Opkrævning af gebyr for medlemmer, der ikke er tilmeldt betalingsservice c) Udlæg fra bestyrelsesmedlemmer. d) Fremlæggelse af regnskab for 2013 e) Udarbejdelse af budget for Opfølgning på erindrings liste fra sidste møde 6. Grupperne a) Hjemmeside b) Telt c) Veje og stier d) Fællesarealer e) Kabel TV

2 7. Planlægning af kommende arrangementer a) Bestyrelsesarrangement b) Fastelavn c) Generalforsamling 8. Nye beboere, velkomst hilsen, huse til salg/mæglerhenvendelser a) Nye beboere b) Boliger til salg 9. Eventuelt 10. Næste møde Mødet: Ad dagsordenes pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger Ad dagsordenes pkt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Ingen bemærkninger Ad dagsordenes pkt. 3 Orientering fra formanden a) Tilladelse til pleje af fællesarealer Jan havde modtaget fra BALK hvori kommunen oplyste at der eksisterer en aftale med en grundejer, hvori BALK har givet tilladelse til at fri areal kan benyttes som haveanlæg. Bestyrelsen drøftede dette, og der opstod hurtigt en række spørgsmål. bestyrelsen besluttede at konsolidere disse spørgsmål, og fremsende en samlet skrivelse til BALK for besvarelse. b) CVR nr for Grundejerforeningen Jan oplyste at GRF nu var oprettet i CVR registeret. CVR nummer for GRF er Foreningens optagelse i CVR registeret, er lovpligtig. c) Oprettelse af medarbejder Nem ID Jan oplyste at der i forbindelse med kasserer overdragelsen var oprettet 2 Nem ID konti. De 2 konti bliver anvendt af Kasserer og Formand. Bestyrelsen finder det ikke nødvendigt at oprette flere konti. d) Oprettelse af digital postkasse I forlængelse af CVR registrering er GRF også pligtig til at have en digital postkasse, hvor Formanden er oprettet som bruger. e) Henvendelse fra beboer vedrørende indbrud Bestyrelsen havde før jul modtaget en henvendelse fra beboer der bl.a. opfordrede til at oprette en gruppe for GRF på Bestyrelsen drøftede dette, og fandt at medlemmerne på eget initiativ holdt øje med hinandens huse ved ferie/fravær. Bestyrelsen ville dog arbejde videre med et eventuelt foredrag i forbindelse med generalforsamling. Torben koordinerer det videre arbejde. f) Henvendelse fra beboer vedrørende rockere. Bestyrelsen havde modtaget en henvendelse fra en beboer, der ville vide om GRF aktivt ville hindre at der flyttede rockere ind i kvarteret. Bestyrelsen drøftede dette og fandt at der desværre ikke var nogen sanktionsmuligheder man kunne bringe i anvendelse for at hindre en eventuel indflytning. Borgmesteren havde i Ballerup Bladet udtalt sig om netop dette problem, Helge ville finde disse

3 artikler frem, og emnet medtages på næste bestyrelsesmøde, her afklares det også om GRF skal skrive til BALK for at høre om deres tiltag. Det blev ligeledes diskuteret om emnet skulle medtages på dagsordenen for generalforsamlingen, der blev dog ikke truffet endelig beslutning om dette. g) Gebyr ved besvarelse af mæglerhenvendelser Bestyrelsen besluttede at det fastsatte gebyr på DKK 300 fortsættes for Gebyret dækker GRF arbejde i forbindelse med levering af information til ejendomsmægleres salgsmateriale. h) Brug af Drop Box Bestyrelsen drøftede brugen af Drop Box. Der var enighed fornuften i at have et fælles datalager, blandt bestyrelsen var det dog et fåtal der anvendte den eksisterende Drop Box konto. Det blev udtrykt ønske om at der i forbindelse med en fremtidig fælles web & data løsning kunne etableres et fælles datalager. Helge vil koordinere de videre aktiviteter. i) Ledige bestyrelsesposter Jan orienterede kort om bemandingen i bestyrelsen, og opfordrede beboere der havde lyst til at påvirke GRF arbejde til at henvende sig. Ad dagsordenes pkt. 4 Error! Reference source not found. a) Oprettelse af Hanne som bruger hos Nets og Nykredit netbank De forskellige oprettelser i forbindelse med kasserer skiftet er nu ved at være gennemført. Bestyrelsen har fundet det nødvendigt at tegne en netbanks forsikring, da GRF ikke længere er omfattet af den økonomiske beskyttelse imod netbank svindel som pengeinstitutterne yder for private netbank brugere. b) Opkrævning af gebyr for medlemmer, der ikke er tilmeldt betalingsservice Bestyrelsen fastsatte at der opkræves et gebyr på DKK 100 for kontingentopkrævninger der ikke betales via Betalings Service. c) Udlæg fra bestyrelsesmedlemmer. Kasserer opfordrede bestyrelsesmedlemmer til at medbringe kvittering for eventuelle udlæg. d) Fremlæggelse af regnskab for 2013 Kasserer fremlagde og gennemgik regnskabet for Regnskabet vil nu bliver indstillet til revision. Det godkendte regnskab omdeles til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamling. e) Udarbejdelse af budget for 2014 Forslag til budget for 2014 blev gennemgået. Da Yousee netop havde varslet kontingentstigning foreslog bestyrelsen at disse indarbejdes i budget, og opdateret budget 2014 fremlægges på næste bestyrelsesmøde. Ad dagsordenes pkt. 5 Opfølgning på erindrings liste Listen blev gennemgået og opdateret.

4 Ad dagsordenes pkt. 6 Opfølgning på erindrings liste fra sidste møde Grupperne a) Hjemmeside (Kontaktperson: Bo) Hjemmesiden var opdateret - ingen bemærkninger b) Telt (Kontaktperson: Torben og Søren).. Torben sørger for indkøb af nye elastikker til foreningens telt, og kigger på en løsning for stabilisering af næsehjulet på trailer. c) Veje og stier (Kontaktperson: Jan og Helge) Jan havde via BALK forespurgt om budget for renovering 2014, BALK oplyste at detailbudget endnu ikke var tilgængeligt. BALK havde sendt en ny belysning i offentlig høring, og opfordrede samtidig grundejerforeningerne til at komme med deres tilbagemeldinger. Helge koordinerer en samlet tilbagemelding fra GRF. d) Fællesarealer (Kontaktperson: Frede) Frede oplyste at der havde været en del stormfald nede i mosen, og at mosens udløb var blokeret. BALK gøres opmærksom på forholdende. Frede koordinerer. e) Kabel TV (Kontaktperson: Søren) Pr 1. januar 2014 er en ny lov vedrørende tilslutningspligt til fællesantenneanlæg i grundejerforeninger trådt i kraft. Hvordan og hvilken indflydelse denne nye lov får for vores eksisterende engagement med Yousee er uafklaret. Bestyrelsen besluttede at se tiden an, for at hvilke ændringer der blev igangsat af andre/større grundejerforeninger. Yousee havde meddelt en prisstigning således at prisen for grundpakken fremadrettet er på DKK 107,47 per måned. I forbindelse med gennemgang af kontingentopkrævninger og TV abonnementer, er GRF blevet opmærksom på en forskel. GRF opkræver kontingent for 136 husstande og Yousee opkræver abonnement for 137 husstande. Jan tager kontakt til Yousee for afklaring. Yousee har oplyst at fordelingen mellem abonnementer er som følger: Grundpakken 59 Mellempakken 26 Fuldpakken 52 Ad dagsordenes pkt. 7 Planlægning af kommende arrangementer a) Bestyrelsesarrangement Søren undersøger muligheder og datoer. b) Fastelavn Arrangementet afholdes 2 marts 2014, Søren koordinerer c) Generalforsamling Generalforsamlingen planlægges afholdt 29. april 2014 kl. 19:00, på Sognegården i Måløv Jan koordinerer leje af lokale. Forslag til dagsorden udarbejdes på næste bestyrelsesmøde. Foreningens vedtægter skal gennemlæses for at sikre at varslingsfrister overholdes.

5 Ad dagsordenes pkt. 8 Nye beboere, velkomst hilsen a) Nye beboere MM59, bydes velkommen af Hanne b) Boliger til salg ingen Ad dagsordenes pkt. 9 Eventuelt Ingen bemærkninger. Ad dagsordenes pkt. 10 Næste møde Næste møde planlægges afholdt tirsdag 11. marts kl hos Hanne, Møllemosen 91